Autora: Lic. Ma. del Carmen Martínez Díaz

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1 Autora: Lic. Ma. del Carmen Martínez Díaz
La Auditoría de la Información al proceso de investigación de la Universidad de Pinar del Río Autora: Lic. Ma. del Carmen Martínez Díaz Tutoras: Dra. Mayra Carmona González Dra. Maricela González Pérez C. del La Habana 2006

2 FUNDAMENTACIÓN DEL PROBLEMA

3 Elementos de Fundamentación
Ausencia de metodologías nacionales probadas para realizar auditorías de la información en el contexto de la Universidad cubana. Nuevas Formas de Organización del Trabajo adoptadas por la universidad cubana. La Universidad como componente del SNCIT. Área de Resultado Clave “Ciencia Tecnología e Innovación” identificada en la Planificación Estratégica de la UPR. Recursos y necesidades de información que subyacen en las Facultades de las universidades cubanas.

4 Elementos de Fundamentación
Necesidad de identificar y optimizar los escasos recursos disponibles en función de los objetivos del proceso de CTI. Ausencia de estudios anteriores o empleo de herramientas para evaluar el Uso, Recursos y Flujos de información en las Facultades de la UPR. Nivel de consolidación del proceso de Ciencia Tecnología e Innovación en la Facultad de Ciencias Económicas.

5 Problema ¿Qué metodología aplicada en la realización de auditorías de información en las organizaciones, puede ser implementada para evaluar sistemáticamente el uso, los recursos y el flujo de la información, y establecer el grado en el que contribuyen con los objetivos del proceso de Ciencia Tecnología e Innovación que se lleva a cabo en las Facultades de la UPR?

6 OBJETIVOS

7 Objetivo General Diseñar una metodología que permita auditar el proceso de investigación de las Facultades de la Universidad de Pinar del Río (UPR), a partir de la propuesta de Orna, por su adaptabilidad al contexto cubano, a fin de contribuir a los procesos de mejora continua del desempeño global.

8 Objetivos Específicos Correspondencia con los capítulos desarrollados
Capítulo I Antecedentes de las prácticas de la auditoría contable en el mundo. Sobre la Auditoría Contable: Aspectos de clasificación y definiciones, con énfasis en la Auditoría Interna. Sobre la Auditoría de la Información: Recopilación teórica de los orígenes, desarrollo, metodologías, principios y reglas más aceptadas, a partir de la literatura publicada. Analizar las metodologías de auditorías de información a fin de tener referentes de carácter teórico. Analizar las metodologías de auditorías de información a fin de tener referentes de carácter teórico.

9 Objetivos Específicos Correspondencia con los capítulos desarrollados
Capítulo II Propuesta metodológica para llevar a cabo una auditoría de la información en el proceso de Ciencia Tecnología e Innovación (CTI) de la Facultad de Ciencias Económicas. Estudio diagnóstico de los principales problemas del proceso de CIT, a nivel macro. Validación de la metodología propuesta. Diseñar una metodología de auditoría de la información, con el propósito de contar con un instrumento metodológico que evalúe el proceso de investigación de las Facultades de la UPR. Diseñar una metodología de auditoría de la información, con el propósito de contar con un instrumento metodológico que evalúe el proceso de investigación de las Facultades de la UPR.

10 Objetivos Específicos Correspondencia con los capítulos desarrollados
Capítulo III Análisis de los resultados de la realización de la auditoría de la información al proceso CTI de de la Facultad de Ciencias Económicas. Política de Información para el proceso de CTI de la Facultad de Ciencias Económicas. Validar la efectividad de la metodología diseñada, para la obtención de criterios que fundamenten su generalización. Validar la efectividad de la metodología diseñada, para la obtención de criterios que fundamenten su generalización.

11 PRINCIPALES CONSIDERACIONES TEORICAS

12 Metodologías Analizadas
Modelo de las siete etapas (Henczel, 2000) IMFOMAP (Burk & Horton, 1988). Acercamiento Estratégico Integrado o Metodología Híbrida (Buchanan, 1998). Análisis de Flujo de la información (Orna, 1999).

13 Desventajas y Limitaciones Modelo de las Siete Etapas (Henczel, 2000)
No existe referentes teóricos que permitan conocer sobre la validación del Modelo. Su modelo parte de la etapa de Planificación, donde se incluye elementos propios de la etapa de Selección.

14 Desventajas y Limitaciones IMFOMAP (Burk & Horton, 1988).
Propósito fundamental: realizar un inventario de los recursos de la información. Énfasis en el proceso de Descubrimiento que en el Uso de los Recursos de información. No parte del análisis del contexto organizacional, aunque hace referencia a este en alguna de sus fases. El mapa de la información es totalmente dependiente de los recursos de información identificados por las personas. Este método no ha sido actualizado por sus autores desde su creación. No incluye etapas que corresponden a una auditoría de la información (Selección, Planificación, Comunicación y Seguimiento o Continuidad).

15 Desventajas y Limitaciones Acercamiento Estratégico Integrado o Metodología Híbrida (Buchanan, 1998). Suma complicada de diversos métodos para el desarrollo de cada etapa, que la hacen infuncional para la organización. La síntesis entre las etapas podría no ser siempre lo bastante clara o ambigua. Mezcla elementos de Análisis de Contexto con la Etapa de Realización de la Auditoría (Identificar 1 - 4). Aunque plantea la auditoría de la información como un proceso, esta no incluye la Etapa de Seguimiento o Continuidad. No ofrece ejemplos prácticos, ni se tienen referentes teóricos de su validación. La metodología no ha sido actualizada desde su creación.

16 Desventajas y Limitaciones Análisis de Flujo de la Información (Orna, 1999).
Dada la complejidad de algunos de sus pasos, se necesita de un equipo multidisciplinario para su aplicación. Estructura organizada en conjunto de pasos que al no estar agrupados por Etapas muestran a la auditoría como un procedimiento y no como el proceso que realmente es.

17 Fundamentación del Diseño de la Metodología
Metodologías procedentes del ámbito internacional. Ausencia de metodologías utilizadas para auditorias de la información en el contexto de la universidad cubana. Necesidad de un proceso previo de Interpretación de estas metodologías. Ventajas y limitaciones identificadas en estas metodologías. Aplicación de Etapas o Fases fundamentales de una Auditoría de Gestión según el MAC.

18 Comparación de las Fases para la Ejecución de Auditorías
Auditoría Financiera Aceptar al cliente Planificar la Auditoria Ejecutar el examen Informar el hallazgo Auditoría de Gestión Exploración Previa Planificar Auditoría Ejecutar Examen Informar Hallazgos a los Interesados Realizar Seguimiento Auditoría Interna de Gestión (Carmona González, 1998) Seleccionar qué auditar Planificación de la auditoría Ejecución de la auditoría Informar hallazgos a los interesados Realizar el seguimiento

19 PROPUESTA METODOLÓGICA DESARROLLADA

20 PROPUESTA METODOLÓGICA
Etapas de la Metodología PROPUESTA METODOLÓGICA Etapa I. Selección Pasos a desarrollar por Etapas Paso 1.1: Análisis de las implicaciones de la información en los objetivos estratégicos del proceso en la Facultad (Área). Paso 1.2: Análisis del contexto. Resultados Principales de la Etapa Visión integral cognoscitiva del proceso de CTI y metas a alcanzar. Elementos fundamentales de la estructura y la estrategia. Interpretación de las necesidades de la organización en los objetivos. Declaración del Estado óptimo o deseado de la información y el conocimiento en función del proceso en cuestión. Personas importantes con las cuales interactuar en la organización Guías para realizar la auditoría de la información

21 PROPUESTA METODOLÓGICA
Etapas de la Metodología PROPUESTA METODOLÓGICA Etapa I. Selección Pasos a desarrollar por Etapas Etapa II. Planificación Paso 2.1: Asegurar el apoyo de la dirección del proceso y de la Facultad e identificar los recursos necesarios Paso 2.2: Establecimiento de canales de comunicación Paso 2.3: Metodología desarrollada Resultados Principales de la Etapa Apoyo y comprometimiento de la máxima dirección. Comprensión de los objetivos, necesidad y beneficios de la auditoría. Determinación del área a auditar Determinación del Equipo de Auditoría. Personas que afectará la auditoría Metodología a utilizar

22 PROPUESTA METODOLÓGICA
Etapas de la Metodología PROPUESTA METODOLÓGICA Etapa I. Selección Pasos a desarrollar por Etapas Etapa II. Planificación Paso 3.1: Recursos de Información. Inventario preliminar Paso 3.2: Constatación de la realidad a través de las personas Paso 3.3: Guardianes y accionistas de la información Paso 3.4: Flujos de información Paso 3.5:Tecnologías y sistemas para apoyar el uso de la información Paso 3.6: Cómo se evalúa el binomio costo – efectividad de la información Etapa III. Auditoría Comienzo de la realización real de la auditoría Inventario total de los recursos de información. Personas e interacciones con la información. Criterios de constatación del uso, recursos y flujos de información del proceso. Flujos de información. Criterios de evaluación del binomio costo – efectividad de la información.

23 PROPUESTA METODOLÓGICA
Etapas de la Metodología PROPUESTA METODOLÓGICA Etapa I. Selección Pasos a desarrollar por Etapas Etapa II. Planificación Paso 4.1: Hallazgos en los estándares establecidos en las guías preliminares Paso 4.2: Confrontación e interpretación de los hallazgos Etapa III. Auditoría Etapa IV. El Balance Puntos de diferencia y concordancia entre el "cómo debe ser" y "cómo es". Interpretación de los hallazgos a partir de los objetivos en cuanto a: Necesidades de Recursos de información, recursos humanos, servicios, y más apoyo de sistemas y tecnologías. Duplicidades o excesos y usos inapropiados. Interrupciones en los flujos.

24 PROPUESTA METODOLÓGICA
Etapas de la Metodología PROPUESTA METODOLÓGICA Etapa I. Selección Pasos a desarrollar por Etapas Etapa II. Planificación Paso 5.1: Elaboración del informe de Auditoría Paso 5.2: Comunicación y presentación de los resultados de la auditoría Etapa III. Auditoría Etapa IV. El Balance Resultado Fundamental El Informe de Auditoría Elaborado sobre la base de los resultados del Balance. Redactado en un lenguaje afín a las personas a quienes va dirigido. Etapa V. Comunicación de las recomendaciones

25 PROPUESTA METODOLÓGICA
Etapas de la Metodología PROPUESTA METODOLÓGICA Etapa I. Selección Pasos a desarrollar por Etapas Etapa II. Planificación Política de Información Etapa III. Auditoría Diseñada sobre la base de los problemas detectados por la auditoría. Garantiza que las recomendaciones se conviertan en acciones en la organización. La continuidad del ciclo de auditorías en la organización. Etapa IV. El Balance Etapa V. Comunicación de las recomendaciones Etapa VI. La continuidad

26 PRINCIPALES RESULTADOS DEL ESTUDIO DIAGNÓSTICO (2000 - 2005)

27 Principales Resultados del Estudio Diagnóstico (2000 - 2005)
Déficit de productos de información sobre revistas de corriente principal. Inexistencia de un Sistema de información corporativa para el control de gestión. Necesidad de optimizar los espacios de intranet en cuanto al acceso a contenidos que constituyen recursos. Necesidades de aprendizaje en la redacción de artículos científicos. Utilización de Servicios especializados. Elevar niveles de explotación de BD internacionales.

28 RESULTADOS DE LA VALIDACION DE LA METODOLOGIA

29 Interpretación de los hallazgos
Puntos de Coincidencia Puntos de Discordancia Objetivos con menor nivel de afectación Dificultades en el acceso al Plan de Generalización de Resultados (PGR) de la UPR. (Obj 5) No disponibilidad de PGR de las empresas. (Obj 5) Más del 60% de los profesores investigadores no utiliza o desconoce los PGR. (Obj 5) Ausencia de BD o SIC que facilite la gestión corporativa del proceso. (Obj 5) Disponibilidad de la información. (Obj 4) Estrategia de comercialización.(Obj 4) Divulgación de paquetes de productos y Servicios.(Obj 4) Disponibilidad de Estudios del entorno. (Obj 4) Actualizada la "Carpeta de clientes" de la UPR. (Obj 4) Resultados científicos con alta calidad.(Obj 7) 4- Incrementar ingresos en MLC y MN por actividades derivadas de la ciencia. 5- Perfeccionar mecanismos de introducción y generalización de los resultados. 7- Diseñar y ejecutar programas de investigación y postgrado académico

30 Interpretación de los hallazgos
Puntos de Discordancia Objetivos con alto nivel de afectación Escasa información y divulgación sobre convocatorias de premios. (Obj 1) Explotación inadecuada de los espacios de las Web de investigaciones (Obj 1 y 2) Inconsistencias, vacíos y duplicidades de la información.(Obj 1 y 2) Escasa disponibilidad y acceso a información sobre revistas y sus Normas de publicación.(Obj 1) Potenciar la visibilidad de los resultados científicos de la Facultad. Desarrollar la gestión de proyectos de investigación. Incrementar ingresos en MLC y MN por proyectos. Dificultades en el control del personal que participa en la actividad de proyectos de investigación. (Obj 2) Necesidad de información de convocatorias de proyectos nacionales e internacionales (Obj 2) Necesidad de incrementar el financiamiento en MLC. (Obj 3)

31 Interpretación de los hallazgos
Puntos de Discordancia Objetivo con nivel de afectación extremadamente crítico Interrupciones encontradas en los flujos de información. Ausencia de interacciones entre los implicados. Ausencia del Gestor de información. Falta de apoyo del Colectivo de sistemas y tecnologías. Inexistencia de un “Plan de acciones” para la estrategia de propiedad intelectual. La mitad de los encuestados afirma no haber utilizado nunca información sobre derecho de autor, o no la conoce. No aparece información al respecto en las Web internas de investigaciones 6-Implementar estrategia de propiedad intelectual de la Facultad.

32 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

33 Conclusiones La auditoría de la información clasifica como auditoría de gestión. La auditoría de la información, constituye un proceso para ser gestionado desde adentro de la organización. Las guías fundamentales, en la selección de una metodología o modelo para llevar a cabo un proceso de auditoría de la información son el contexto de la organización y los objetivos propuestos para la propia auditoría. La metodología que se propone en este trabajo se desarrolla sobre la base de reglas, principios, supuestos y postulados que fundamentan, modelos y metodologías, de reconocidos autores del ámbito internacional y nacional.

34 Conclusiones La metodología propuesta para realizar auditorias de información, toma como punto de partida las necesidades interpretadas en los objetivos estratégicos de la organización objeto y la comprensión de factores del entorno de esta. Los resultados obtenidos, han permitido obtener una valoración de los recursos, flujo y uso de la información, y el grado en que estos contribuyen y apoyan, el desarrollo de las tareas y el alcance de las metas trazadas en los objetivos estratégicos del proceso de CTI de la Facultad. El análisis previo de las necesidades de información y el inventario de los recursos de información, constituyen guías esenciales, para desarrollar auditorías de la información..

35 Conclusiones La viabilidad de la metodología propuesta, ha sido probada por la validez de los resultados obtenidos al identificar y advertir hechos en el contexto analizado. Las recomendaciones constituyen soluciones a la situación problemática encontrada.

36 Recomendaciones Considerar, en el entorno de la UPR, la inserción de las prácticas de auditoría de la información. Insertar en el perfil de los profesionales de la información de las universidades cubanas, las prácticas de auditorías de la información. Aplicar la metodología propuesta para realizar auditorías de la información en otros contextos de la UPR. Difundir los resultados de este estudio en las Facultades de la UPR, y demás CES del país. Valorar la posibilidad de introducir en la actividad de control de gestión, la identificación de las necesidades de información.

37 Autora: Lic. Ma. del Carmen Martínez Díaz
La Auditoría de la Información al proceso de investigación de la Universidad de Pinar del Río Autora: Lic. Ma. del Carmen Martínez Díaz Tutoras: Dra. Mayra Carmona González Dra. Maricela González Pérez C. del La Habana 2006

38 Respuestas a la Oponencia

39 Principales Contribuciones e Inclusiones de la Metodología
Estructura Lógica diseñada en seis Etapas da carácter de proceso a la auditoría de la información. Integración de elementos de otras metodologías. Suministro de herramientas y ejemplos prácticos para realizar el trabajo. Introducción de la Etapa de “Selección”. Criterios para conformación del Equipo de auditoría. (Etapa Planificación). Integración de técnicas de Orna y Horton en la Etapa Auditoría. Integración de elementos de la auditoría de gestión y de Orna para la elaboración del “Informe de Auditoría”. (Etapa Comunicación).

40 Principales Contribuciones e Inclusiones de la Metodología
Introducción de la Etapa I “Selección”. Preselección del objeto a auditar. Atención centrada en la actividad o función posible a auditar y las personas. Auditoría participativa. Identificación de actividades en las que potencialmente se puede mejorar la gestión. Problemas existentes, causas y posibles soluciones. Nuevas oportunidades para mejorar los resultados del Área. Dinamizar la gestión originando ideas nuevas. Estimular el cambio, la aceptación de los mismas y de los nuevos procedimientos

41 Principales Contribuciones e Inclusiones de la Metodología
Combinación de técnicas de Orna y Horton Etapa III de “Auditoría”. Paso 5 “Descubrimiento” de Orna Recursos de información. Inventario preliminar. (Inventario preliminar de recursos de información y Evaluación de coste/valor. Fases 1 y 2 de Infomap)

42 Criterios de factibilidad
Alto valor estratégico de la información del área seleccionada Alto potencial de la información para el valor añadido del área seleccionada. Consolidación del Sistema de Planificación Estratégica del proceso de CTI. Habilidades desarrolladas por los directivos en la aplicación de este Sistema para gestionar la organización. Resultados obtenidos por la Facultad en el proceso de CTI en la Facultad. Experiencia de los profesionales de la información.

43 Impacto de la Auditoría en el proceso de CTI de la Fac. de C
Impacto de la Auditoría en el proceso de CTI de la Fac. de C. Económicas. (corto-mediano plazo) Identificar en corto tiempo y mayor número, las dificultades en el proceso de CTI, con respecto al análisis de la evolución del mismo dentro de la estrategia de la UPR durante cinco años. Elevación de los resultados en los criterios de medida del proceso. Control integrado de toda la gestión del proceso de CTI. Elevación de los niveles de utilización óptima de los recursos de información. Unificar la relación entre los objetivos del proceso de CTI con la estrategia de información.

44 Impacto en los indicadores fundamentales.
Impacto de la Auditoría en el proceso de CTI de la Fac. de C. Económicas. (corto-mediano plazo) Impacto en los indicadores fundamentales. Relevancia: Mayor obtención de premios (Nac. e internacionales) Ciencia: Elevar el número de artículos en Revistas nacionales y de corriente principal, de libros y monografías. Tecnología: Desarrollo de software y aplicaciones registradas Pertinencia: Elevar las cifras de MN y CUC por concepto de financiación de proyectos. Mayor participación de los profesores en proyectos de innovación tecnológica. Impacto económico: Mayores ingresos por conceptos de servicios científico técnicos y eventos organizados.

45 ¿Puede ser aplicada en cualquier tipo de organización ó constituye un Modelo aplicable sólo al proceso de investigación en las facultades de la Universidad de Pinar del Río?.

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47 Anotaciones Problema Ampliado. Objetivos de la AA.II. a corto Plazo
Objetivos de la AA.II a largo plazo Vocabulario Metodología. Método. Modelo. NFTO

48 Problema (II) ¿Cómo evaluar el uso, los recursos y el flujo de la información en las Facultades de la UPR, a fin de establecer el grado de su contribución a los objetivos del proceso de Ciencia Tecnología e Innovación?

49 Los objetivos de la Auditoría financiera en Cuba, están dirigidos a mejorar los procedimientos relativos a la gestión económico-financiera y el control interno.

50 Los objetivos de la Auditoría de Gestión en Cuba están dirigidos a evaluar el grado de Economía, Eficiencia y Eficacia en la Planificación, Control y Uso de los Recursos, Verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las Actividades y Materias examinadas.

51 Las Nuevas Formas de Organización del Trabajo
Cuando se hace referencia a estas, no se omiten las formas que difieren de ellas, o sea las formas de organización del trabajo anteriores, tradicionales o como se identifica muchas veces al modelo taylorista - fordista; sino que se extiende a nuevos modos de empleo, y a las nuevas formas de relaciones del trabajo más allá del espacio limitado por la entidad, y a sistemas de trabajo que integran más allá de las formas de organización del trabajo propiamente dicho. Alhama Belamaric, R. y otros. Dimensión social de la empresa. Esencia de las Nuevas Formas Organizativas 2005

52 Los objetivos de la auditoría a corto plazo
Identificar las necesidades de información, en el marco de los objetivos del proceso de CTI en la Facultad y asignarles un nivel de importancia estratégica. Identificar los recursos actuales que apoyan del desarrollo del proceso de CTI en la Facultad. Identificar los flujos de información en el proceso de CTI dentro de la Facultad y su medio externo. Analizar déficit de recursos, duplicados, y áreas de excesos para facilitar la identificación de dónde se hacen necesarios los cambios. Elaborar una política para la gestión de información en la Facultad.

53 Los objetivos de la auditoría a largo plazo
Lograr un mayor entendimiento del significado y valor de la información en la Facultad. Mejorar el uso de los recursos de información que apoyan el proceso de CTI. Crear bases para el desarrollo de una estrategia para la gestión del conocimiento y la información. Promover la necesidad de desarrollar la gestión corporativa de la Facultad completa el rango de información, apoyado por los sistemas y tecnología apropiados.

54 metodología. (Del gr. μέθοδος, método, y -logía). f. Ciencia del método. || 2. Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica o en una exposición doctrinal Microsoft® Encarta® © Microsoft Corporation. Reservados todos los derechos.

55 Método: El camino a seguir mediante una serie de operaciones, reglas y procedimientos fijados de antemano de manera voluntaria y reflexiva, para alcanzar determinado fin que sea material o conceptual

56 Modelo: una representación de la realidad con la que se trata de reducir la variedad y complejidad del mundo real mediante el uso del lenguaje simbólico (Ander, 1983) Su ventaja reside en facilitar la manipulación de datos y su desventajas en la complejidad y variedad de la realidad que se escapa a las excesivas simplificaciones.