Temas 1.Concepto de archivo 2.Importancia de llevar un archivo 3.Objetivos y características del archivo 4.Clases de archivos según su uso y organización.

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2 Temas 1.Concepto de archivo 2.Importancia de llevar un archivo 3.Objetivos y características del archivo 4.Clases de archivos según su uso y organización 5.Sistemas de organización de archivos 6.Concepto de retención de documental

3 "Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable." DOCUMENTO

4 Registro de información producida o recibida en razón de sus actividades o funciones. DOCUMENTO ARCHIVO

5 ARCHIVO DE DOCUMENTO Es la actividad que nace debido a los procesos administrativos, esto ocurre porque los las empresas y /o personas naturales deciden que dichos procesos se deben de justificar documentalmente, sus decisiones, expresando el cumplimiento de la ley, la oportunidad del criterio adoptado y la lógica, y coherencia de un procedimiento seguido.

6 DOCUMENTO DE ARCHIVO Se refiere al resultado de una acción y es definido por distintos autores como aquel que el producido y/o recibido por institución o individuo durante la trayectoria de su comisión o actividad para el cumplimiento de sus objetivos y conservado como prueba e información, es decir, su finalidad es cumplir con alguna gestión.

7 Qué representa la importancia de los archivos

8 Estos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza. En otras palabras son evidencia de algún suceso

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10 ARCHIVO DE GESTIÓN: "Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados". Ley 594 de 2000. ARCHIVO CENTRAL: "En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000.

11 ARCHIVO HISTÓRICO "Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente". Ley 594 de 2000. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

12 CONCEPTOS BASICOS ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas

13 “El objeto esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso institucional y de la sociedad como fuente de la historia”.

14 La ordenación es un proceso posterior a la clasificación, la cual nos permite: Acceso a la información Rápida localización del documento. Facilita la comprensión documental

15 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS  Organización alfabética  Organización numérica  Organización geográfica  Organización alfanumérica  Organización Punto de localización

16 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

17 ALFABÉTICA: Consiste en la utilización de las letras del alfabeto. (expedientes personales, expedientes académicos de estudiantes o de materias). Orden abierto. Es ideal para archivos de gestión pequeños, en donde se sabe que su crecimiento no será muy grande. Ejemplo. Ana Maria Florez Arias González Felipe Andres

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19 ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se ordena de acuerdo a la fecha en que la documentación ha sido tramitada: Ejemplo: Año- mes – día 2018-01-30 Mes – día - año 01-30-2018

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21 ORDEMACIÓN NUMÉRICA: Consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código. El número de código Ejemplo: Numero cedula Documento de identidad

22 ACUERDO 039/2002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Tablas de Retención Documental

23 DEFINICIÓN  Listado de Series y Subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

24 Tabla de Retención Documental T.R.D. Fijadas en lugar visible CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES RETENCIÓN EN AÑOS DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO ARCHIV O GESTIÓ N ARCHIV O CENTRA L C.T.ES M- D 1310-3500INFORMES 310-3508INFORMES DE GESTION25 X Se eliminan por que se consolidan en el informe de gestión de cada secretaria. 1310-4900PROGRAMAS

25 DISPOSICIÓN FINAL Y PROCEDIMIENTO §Conservación total §Eliminación §Microfilmación §Digitalización §Selección

26 CARACTERISTICAS DE LAS SERIES DOCUMENTALES §INTEGRIDAD- Todo lo relativo §DISPONIBILIDAD- Cualquier momento. §OPORTUNIDAD- Registro inmediato §SECUENCIALICIDAD- Orden cronológico

27 LEY 594 DE 2000 LEY 734 DE 2002

28 RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. ACUERDO No. 038 (Septiembre 20 de 2002) El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

29 NUEVO CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO LEY 734 DE 2002 El Congreso de Colombia ARTÍCULO 34: 5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.

30 PORTADA DE CARPETAS

31 ORDENACIÓN Orden Original, Orden Secuencial del Trámite Otras actividades: Depuración (separar copias, duplicado y documentos de apoyo), Foliación, Limpieza de la documentación.

32 CONFORMACIÓN DE LAS CARPETAS §Marcación §Ordenación §Foliación 200 19 9 201 202 Documento mas nuevo Documento mas antiguo EXPEDIENTE

33 HOJA DE CONTROL DE INGRESO DE DOCUMENTOS POR SERIE DOCUMENTAL FECHA DE INGRESOTIPO DOCUMENTALFOLIOS Nº CORRELATIVO

34 Plantilla POWER POINT 5 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

35 ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Utilización y conservación Elaboración o recepción Eliminación

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39 LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN  Ciclo Vital del Documento  Organización Archivos de Gestión  Tablas de Retención Documental  Transferencias Documentales  Eliminación Documental Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000

40 Organización de los Archivos de Gestión

41 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL  Es el listado de series, subseries y tipos documentales producidos o recibidos por las oficinas, en el que se asigna el tiempo de retención de los documentos, tanto en el archivo de gestión como en el Archivo Central e Histórico.  Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y organización de los documentos en cada oficina.  Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.

42  Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto, generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en marco de los objetivos y fines de la universidad Ejemplo: Contratos Historias Laborales, Órdenes de pago, Proyectos de Inversión, Resoluciones, Decretos, Licencias de Funcionamiento, Constancias y Certificaciones, Actas, etc.  Subserie: Es un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie.  Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de soporte al asunto respectivo. Se integran en la serie o subserie y se organizan cronológicamente.  La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. DEFINICIONES DE LA TRD

43 IMPORTANCIA DE LAS TRD  Conservar solo los documentos requeridos para la gestión.  Racionalizar la producción documental.  Regular las transferencias documentales.  Facilitar el manejo de la información.  Establecer un lenguaje archivístico y formular criterios comunes en el manejo de los documentos.

44 1 2 3 ACTAS DE CONSEJO ACUERDOS ASUNTOS DE PERSONAL DOCENTE CONCURSO DE PERSONAL DOCENTE NOVEDADES ASUNTOS ESTUDIANTILES 2012 2013 2014 ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO GESTIÓN

45 ORGANIZACIÓN FÍSICA  Con base en las TRD se reúnen los documentos que conforman las Serie Documental.  La ordenación de las Series y Subseries debe hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales se organizarán cronológica o alfabéticamente.  Los muebles donde se conservan los Archivos de Gestión deben ser identificados alfabéticamente acorde con las series establecidas para la oficina

46 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS  Series: En mayúscula, negrita y centrada.  Subserie: En mayúscula y al extremo superior derecho. SERIE SUBSERIE

47 01 ACTAS de Consejo de Facultad 2012 ACTAS de Consejo de Gerencia 2013 Informes de Gestión 2013 SECRETARÍA DE GERENCIA ACTAS Consejo de Gerencia INFORMES RESOLUCIONES SECRETARÍA DE GERENCIA ACTAS Consejo de Gerencia INFORMES RESOLUCIONES ACTAS INFORMES Informes de Gestión 2012 RESOLUCIONES RESOLUCIONES 2012

48 Formatos utilizados en los Archivos de Gestión Formato único de Inventario documental (FUI) Utilizado para las transferencias, eliminaciones, archivos de gestión Central e histórico, en el se refleja por unidad documental(carpeta) la información requerida Formato de préstamo y control documental Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas que se lleven a cabo de los documentos producidos. Formato de Comunicaciones Oficiales. Utilizado para registrar las comunicaciones recibidas o despachadas de las dependencias de la universidad

49 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Son los traslados internos de los archivos de gestión al central y finalmente al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Unidad de archivo de la sede.

50 REQUISITOS PARA LAS TRANSFERENCIAS Preparación física de los documentos:  Limpieza de la documentación  Eliminación de material metálico  Identificación del material afectado por biodeterioro.  Revisión y Foliación  Unidades de conservación y realmacenamiento  Inventario de la documentación que esta siendo remitida a la unidad de archivo.

51 FOLIACIÓN  Folio: Hoja.  Foliar: Acción de numerar hojas.  Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”  Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.  Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.  Orden consecutivo  Esquina superior derecha  En lápiz  Expedientes consecutivos

52 Eliminación Documental §ELIMINACIÓN actividad resultante de la disposición final señalada en las TVD o TRD, avaladas por el comité de Archivo mediante levantamiento de acta, estos documentos pierden todo valor legal, fiscal administrativo y testimonial

53 Procedimiento de Eliminación  Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en el archivo de Gestión.  Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión.  Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva oficina.  Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a la Unidad de Archivo de Sede.  Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación.  De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.

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