Elemento 1 Calidad Humana

Presentación del tema: "Elemento 1 Calidad Humana"— Transcripción de la presentación:

1 Elemento 1 Calidad Humana

2 Objetivo General del Elemento
Elevar la productividad y humanizar el trabajo a través de: Un esquema de trabajo colaborativo con reglas claras, metas organizacionales definidas y un liderazgo participativo. Un ambiente propicio para mejorar la seguridad, elevar la moral y la disciplina del equipo de trabajo. La generación de bienestar y armonía entre los consumidores de la empresa (clientes, accionistas, colaboradores y sociedad) identificando el trabajo como una fuente de motivación, desarrollo y liberación del potencial humano. 2 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

3 Técnica 1 Lenguaje Básico y Estructuras Organizacionales

4 Objetivo General Desarrollar un esquema de trabajo colaborativo dentro de una estructura organizacional definida, aplicando herramientas del lenguaje de calidad Moderniza y generando una estructura para el cambio a través de la participación de los colaboradores mediante el trabajo colaborativo y entendiendo las reglas del juego al asegurar que la aplicación del lenguaje de calidad Moderniza sea una referencia del quehacer del día con día entre ellos. 4 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

5 Objetivos Particulares
Crear dos estructuras organizacionales: Las UGB´s (unidades gerenciales básicas) que serán los equipos de trabajo para las actividades cotidianas. Grupos interfuncionales, para las actividades de mejora e implementación del Programa Moderniza. 5 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

6 Unidades Gerenciales Básicas (UGB´s).
Temario En esta sesión abordaremos los siguientes temas: Introducción Tema 1. Proceso de Cambio Cultural Tema 2. Lenguaje Básico. Tema 3. Estructura Funcional: Unidades Gerenciales Básicas (UGB´s). Tema 4. Estructura para la Transformación. 6 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

7 Estructura General de la Técnica
Introducción Calidad Estructura Funcional Organigrama UGB’s Estructura para la Transformación Matriz de Responsabilidades con asignación hacia las 12 Técnicas del Sistema Cambio Cultural y Lenguaje Básico Lenguaje Básico Proceso de Cambio Cultural Gerenciamiento por la Calidad Total El Ciclo PDCA Elementos de Motivación: Gerenciar y el Trabajo en Equipo Gerenciamiento de Rutina y de Mejora Liderazgo y Conceptos Ligados 7 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

8 Introducción

9 Introducción Calidad Es el conjunto de características que ofrece una empresa en sus procesos, productos, servicios que le permiten satisfacer necesidades y expectativas de sus consumidores. Es hacer feliz al cliente…siempre. 9 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

10 ¿Para qué me sirve la calidad?
Satisfacer mi cliente. Mejorar la rentabilidad de la empresa. Reducir costos y gastos. Eliminar re-procesos y desperdicios Desarrollar el talento humano. Incrementar la productividad de los colaboradores. 10 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

11 En suma… que la empresa sea competitiva, generando bienestar para todos
Niveles de Competitividad: Habilidad para sobrevivir por medio de la improvisación en la operación. 1 Nivel de calidad repetible en las áreas principales de la empresa Emergente Confiable 2 Áreas y personal especializado en el desarrollo de nuevos productos, procesos y servicios. Competente 3 Control total del ciclo de negocio y capacidad para satisfacer de manera consistente a todos los consumidores de la empresa Clase mundial 4 11 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

12 Tema 1 Proceso de cambio cultural

13 Proceso de cambio cultural
Implantar el Sistema de Gestión de Calidad Moderniza requiere un cambio cultural (creencias y valores compartidos). Mal Inconsciente Consciente Bien Bien Inconsciente Sensibilización Voluntad Repetición 13 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

14 Proceso de cambio cultural
Una misma palabra es comprendida de manera diferente por cada persona, dependiendo de su contexto. En el caso de Moderniza, se requiere la capacitación en el lenguaje básico del sistema de Calidad Moderniza, para que sea claro, se conozca su aplicación en el entorno de la empresa y sea compartido por todos. Asimilar el lenguaje de Moderniza, implica el primer paso de cambio cultural. 14 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

15 Tema 2 Lenguaje Básico

16 1.- ¿Qué es el Gerenciamiento por la Calidad Total?
Es el gerenciamiento que compromete a todos los niveles y áreas de una empresa, en la búsqueda de la satisfacción equilibrada de todos sus “consumidores”: Clientes, Accionistas, Colaboradores y Sociedad. Utilizamos la palabra consumidores para referirnos a las diferentes partes interesadas en la empresa. 16 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

17 Los consumidores de la empresa desean:
El cliente desea calidad, atención, seguridad y precios bajos. Los accionistas desean retorno de capital, costos bajos y productividad. Los colaboradores desean crecimiento personal y profesional, educación, entrenamiento, empleabilidad y salarios competitivos. La sociedad desea, antes de todo, seguridad en cuanto a los productos y servicios elaborados. 17 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

18 2.- ¿Qué significa Gerenciar?
Gerenciar es girar el PDCA 18 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

19 CICLO PDCA. Primer Paso: “P”
Los objetivos nacen de las necesidades de los clientes. Objetivo y Meta Método Es muy importante involucrar a los participantes de un proyecto de la empresa, desde la etapa de planeación. Un plan para estar completo debe considerar: Un objetivo Una meta Un método. 19 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

20 ¿Qué es un objetivo? Objetivo es una dirección a seguir. Ejemplos:
Aumentar las ventas, Reducir costos, Mejorar la calidad. 20 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

21 ¿Qué es una meta? Meta es un objetivo traducido en números y fecha.
Ejemplo: Objetivo: Aumentar las ventas. Meta: Lograr un 4% de crecimiento para el 30 de junio. 21 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

22 Método es el camino para llegar a la meta.
¿Qué es un método? Actividad Alternativa Inicio Fin No Si Método es el camino para llegar a la meta. 22 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

23 Tres pasos para tener un método
¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? 3W 23 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

24 Ciclo PDCA. Segundo Paso: “D”
Antes de ejecutar la planeación tenemos que entrenar a los que ejecutarán el plan Entrenamiento Ejecutar 24 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

25 Ciclo PDCA. Tercer Paso: “C”
Checar 25 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

26 Ciclo PDCA. Cuarto Paso: “A”
Medidas Correctivas 26 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

27 3. Gerenciar es un elemento para la motivación de los colaboradores
Empleado desmotivado en el trabajo... y altamente motivado en el deporte. 27 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

28 ¿Por qué el fútbol motiva?
El objetivo y meta son claros. Las reglas (métodos son claros). El entrenamiento se realiza antes de cada partido. Todos saben el marcador (medición). El reconocimiento es inmediato. El tiempo de juego es limitado creando tensión positiva. Hay competencia sana. Está permitido liberar todo el potencial del jugador. 28 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

29 Objetivos, metas y reglas del juego (método) 100% claros para todo el equipo:
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30 ¿Qué genera la motivación en el fútbol?
La existencia de: Entrenamiento. Ejecución del plan. Reglas claras. Marcador a la vista y reconocimiento inmediato. Plazo fatal. El entrenamiento se realiza antes del partido y el plan es colocado en práctica El chequeo y reconocimiento son inmediatos El equipo busca solución de acuerdo con los resultados alcanzados. 30 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

31 En conclusión: En el fútbol (como en cualquier otro deporte) se gira el PDCA. Los elementos motivadores del deporte pueden ser implementados dentro de las empresas. 31 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

32 Resumen Objetivos, metas y métodos claros permitiendo la liberación total del potencial individual. Metas con fecha fatal generando tensión, desafíos y energía para cumplimiento de los métodos. Genera creatividad. Entrenamiento antes del partido y ejecución del plan por los jugadores. Acción correctiva con base en el marcador Conocimiento del marcador en todo momento, facilitando el reconocimiento y conciencia de acción correctiva Planear Ejecutar Revisar Ajustar 32 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

33 4. El segundo elemento para la motivación: El trabajo en equipo
Equipo: Conjunto de personas comprometidas en el cumplimiento de metas y objetivos comunes, claramente definidos, que comparten métodos y/o recursos económicos, con habilidades y conocimientos complementarios, cuyo logro en equipo es mayor que la suma de esfuerzos individuales. 33 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

34 Diferencia entre Grupos de Trabajo y Equipos de Trabajo
CARACTERÍSTICA GRUPOS DE TRABAJO EQUIPOS DE TRABAJO Objetivo Individual Común Meta Comparten información Desempeño colectivo Sinergia Neutral o negativa Positiva Responsabilidad Individual y mutua Habilidades Aleatorias y diversas Complementarias 34 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

35 5. ¿Qué es Gerenciamiento de Rutina?
Es el gerenciamiento del día a día, realizado por el nivel operativo, utilizando el ciclo PDCA. En este caso la P de Plan se convierte en S de Standard. En sí, son todas aquellas actividades que los colaboradores ejecutan en el día con día con respecto a su posición de trabajo. 35 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

36 6. ¿Qué es el Gerenciamiento de Mejora?
Es el gerenciamiento basado en el PDCA y que es responsabilidad del nivel ejecutivo de la organización. Con este gerenciamiento, se busca hacer más productiva a la empresa mediante planes estratégicos de trabajo. Habitualmente se llega a cambiar la rutina existente, y se cambia por una mejor, elevando el nivel de desempeño de la empresa. 36 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

37 7. ¿Qué es responsabilidad?
En la administración, responsabilidad significa responder por las metas. Sin metas claras no se puede hablar de responsabilidad. A partir de las metas fijadas se define la autonomía. 37 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

38 8. El Padre de la Administración
“Administrar es hacer ocurrir. Sin la definición de donde se desea llegar con la organización, no se puede utilizar el termino administrador, gerente o director” Peter Drucker 38 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

39 9. ¿Qué significa Liderazgo?
Liderazgo significa la capacidad del jefe, gerente o director para: Involucrar a sus colaboradores. Liberar su potencial. Encausarlo hacia la meta. 39 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

40 ¿Él está liderando? No es suficiente tener poder jerárquico.
Es necesario que el director o gerente se preocupe en involucrar a sus subordinados con las metas, o en caso contrario no tendrá sentido su función. 40 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

41 10. ¿Qué es autonomía? Autonomía es la libertad para la utilización de los factores de producción (material, métodos, gente y máquinas). La autonomía siempre está orientada hacia las metas. 41 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

42 11. Teoria “X” - Teoria “Y” Douglas McGregor
¿Qué será lo que quiere? ¡Despacio! No entendí nada… ¡Vamos equipo! Bien Idea implementada con éxito 42 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

43 12. ¿Qué es un jefe estrella?
Autoritario Centralizador Sabelotodo No cree en el equipo Planea solo 43 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

44 13. ¿Qué es un problema? Es todo aquello que impide o dificulta lograr una situación ideal, es decir, un objetivo o meta. En la fase de chequeo del PDCA, los problemas aparecen como una diferencia entre lo planeado y lo real. 44 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

45 14. ¿Qué es fecha fatal? Fecha fatal significa la fecha fijada para el logro de una meta y que no debe posponerse. Este es el camino para generar las energías en las personas. Meta sin fecha límite, es pura intención. 45 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

46 ¿Qué pasa sin fecha fatal?
Cuando no hay fecha fatal, es difícil conseguir energía para las metas. 46 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

47 Tema 3 Estructura Funcional

48 La Estructura Funcional
Una empresa debe tener una estructura funcional acorde con sus procesos y actividades rutinarias. El grupo de personas que realizan actividades similares se agrupan en una Unidad Gerencial Básica (UGB’s). Cada UGB’s, debe identificar quiénes son sus clientes internos y externos, así como sus productos e indicadores, con el propósito de gerenciar la rutina del día a día. 48 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

49 ¿Qué es la UGB y cuál es su papel?
La Unidad de gestión más pequeña de la empresa; Es Gerencial, por que es auto gerenciada por el mismo equipo; Es Básica por que es una célula, es la menor unidad divisible en la empresa. 49 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

50 ¿Qué es la UGB y cuál es su papel?
La UGB es un grupo que tiene autonomía para realizar el Gerenciamiento de la Rutina (Elemento 3 de Moderniza), posee objetivos, metas y procedimientos muy claros. 50 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

51 ¿Qué es la UGB y cuál es su papel?
Ejemplos de UGB: Hotel: Camaristas, Recepción, Mantenimiento, etc. Restaurante: Meseros, Cocina, Lava loza, Administración, etc. Agencia de Viajes: Ventas Nacionales, Ventas Internacionales, Congresos y Convenciones, etc. En los casos en que una sola persona desempeñe un puesto, se puede constituir como UGB o adherirse a otra. Cuando un grupo es muy grande, digamos un restaurante que tenga más de 10 meseros, o un hotel con más de 10 camaristas, se deben crear 2 o más UGBs para facilitar el trabajo en equipo. 51 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

52 El nuevo papel de la gerencia
Al delegar el Gerenciamiento de Rutina a los colaboradores, el papel de la gerencia se transforma. 52 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

53 El nuevo papel de la Gerencia
Es un animador y orientador de la UGB. Entrena al equipo. Negocia la planeación con objetivos, metas y métodos. Realiza reuniones de rendición de cuentas. Informa sobre nuevas técnicas, actuación de la competencia ante el asunto de interés de la UGB, reclamaciones de clientes, sugerencias, etc. 53 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

54 Ejemplo de estructura por UGB´s
T1-03 Organigrama 54 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

55 Tema 4 Estructura para la transformación

56 Gerenciamiento de las Técnicas del Sistema
El Sistema Moderniza tiene 12 técnicas, cada una debe ser asignada a un responsable para que coordine la implantación en toda la empresa. Hay que buscar afinidad de la técnica con el puesto, nivel jerárquico o características personales de cada colaborador. Para micro empresas una sola persona puede ser responsable de varias técnicas. A continuación damos algunos elementos que pueden ayudar a la asignación de los responsables. 56 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

57 Elemento 1. Calidad humana
Elementos Técnicas Criterios para asignar responsable: Elemento 1. Calidad Humana T1. Lenguaje Básico y Estructuras Organizacionales Debe corresponder a la Dirección de la empresa, ya que establece la filosofía de gestión y define las estructuras organizacionales. T2. Las 5´S Puede corresponder a una persona que se caracterice por su orden y que tenga acceso a todas las áreas de la empresa. T3. Liderazgo y Desarrollo Humano Requiere capacitación a todo el personal, por lo que debe corresponder a una persona de nivel jerárquico elevado y con espíritu de servicio. 57 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

58 Elemento 2. Satisfacción del cliente
Técnicas Criterios para asignar responsable: Elemento 2. Satisfacción del cliente T4. Conocimiento del Mercado Puede corresponder a una persona que tenga contacto con los clientes, consiste en conocer mejor el mercado de la empresa. T5. Marketing Persona de nivel elevado y responsable de la comercialización. T6. Ventas y Desarrollo del Personal de Contacto Puede asignarse a cualquier persona con relación estrecha con el personal de contacto. 58 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

59 Elemento 3. Gerenciamiento de Rutina
Elementos Técnicas Criterios para asignar responsable: Elemento 3. Gerenciamiento de Rutina T7. Procesos y Eliminación de Desperdicios Puede corresponder a una persona que conozca a profundidad el funcionamiento de toda la organización. T8. Estandarización de Procesos En este caso se puede formar un comité con una persona de cada UGB y alguien que sea el líder. T9. Administración Visual Se le puede asignar a las mismas personas que la T8. 59 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

60 Elemento 4. Gerenciamiento de Mejora
Elementos Técnicas Criterios para asignar responsable: Elemento 4. Gerenciamiento de Mejora T10. Finanzas Básicas Debe corresponder a una persona que tenga acceso a toda la información financiera del negocio. T11. Sistema de Información, Política Básica y Directrices Contempla los elementos básicos para direccionar la empresa, por lo que debe corresponder a la dirección de la empresa. T12. PDCA y Rendición de Cuentas Consiste en establecer los proyectos de mejora y un sistema de rendición de cuentas, por lo que debe corresponder una persona de nivel elevado. 60 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

61 Matriz para asignar responsabilidad
T1-02 Matriz de responsabilidades 61 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

62 Gerenciamiento de las técnicas del Sistema
Una vez definida la Matriz de Responsabilidades, cada responsable deberá analizar su formato 3W y se formalizará con las firmas correspondientes. Los planes 3W tendrán que revisarse en Reuniones de Rendición de Cuentas de forma semanal y los avances se expondrán en el Administrador Visual (tablero o pizarrón de comunicación interna). 62 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

63 Acciones para implementar la Técnica 1
De acuerdo a guía de implementación (GI Anexo 3) se tienen las siguientes: 1 Establecer una matriz de responsabilidades con todos los involucrados en el proceso de cambio, para definir quién va a implementar cada una de las técnicas (Formato T1-02) 2 Elaborar un organigrama de la empresa señalando las Unidades Gerenciales Básicas (UGB’s) que la forman (Formato T1-03) 3 Llenar la Guía de Implementación conforme avance el programa. 4 Capacitar a los mandos medios y altos en el lenguaje básico. Si es posible a todo el personal. Aplicar evaluación (Formato T1-04) 5 Abrir una carpeta para la documentación del sistema de gestión con un separador por cada una de las técnicas. 63 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

64 Indicadores Indicadores sugeridos: Potencial: Horas de capacitación.
Índice de rotación del personal Índice de puntualidad. Índice de ausentismo. 64 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

65 Conclusión En la implementación de un Sistema de Gestión, uno de los elementos estratégicos es la capacidad para motivar a todos los involucrados a incorporarse en el proceso de cambio cultural. Dentro de este contexto, resulta adecuada la reflexión hacia el establecimiento de diferentes estructuras: la de organización (UGB) y la del cambio (Matriz de Responsabilidades). 65 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional

66 Conclusión En la implementación de un Sistema de Gestión, uno de los elementos estratégicos es la capacidad para involucrar a todos los miembros de la organización en el proceso de cambio considerando como la primera etapa del arranque, el de la sensibilización con vías a que todos entiendan y asuman el papel que les corresponde. Dentro de este contexto, resulta adecuada la reflexión hacia el establecimiento de diferentes estructuras: la de organización y la del cambio. La sensibilización y el involucramiento del equipo, resulta pues, un paso ineludible en un programa que considera como piedra angular la participación de todos los niveles organizacionales. 66 Elemento 1: Calidad Humana Técnica 1: Lenguaje y Estructura Organizacional