AUDITORIA ADMINISTRATIVA Dirección Regional Agraria Oficina de Informática.

Presentación del tema: "AUDITORIA ADMINISTRATIVA Dirección Regional Agraria Oficina de Informática."— Transcripción de la presentación:

1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA Dirección Regional Agraria Oficina de Informática

2 Información General  Funciones generales  La Dirección Regional Agraria, como Órgano de Línea de la Gerencia de Desarrollo Económico del Gobierno Regional Puno, cumple las siguientes Funciones Generales:  Formular, ejecutar, dirigir, controlar y administrar los planes y políticas regionales, en materia agraria en concordancia con las políticas nacionales, planes sectoriales y las propuestas promocionales de desarrollo rural de parte de las municipalidades distritales y provinciales;  Administrar y supervisar la gestión de actividades y servicios agropecuarios, en armonía con la política y normas de los sectores correspondientes y las potencialidades regionales;

3 MISION  MISIÓN (GR Puno e Institucional)  Misión del Gobierno Regional – PEI 2016-2018  “Promover el desarrollo integral y sostenible de la región Puno, con autonomía e igualdad de oportunidades, en el marco de la gestión pública moderna, transparente, competitiva y concertada, orientado a mejorar la calidad de vida de la población.  Misión Institucional PESEM 2015-2021 MINAGRI  “Diseñar y ejecutar políticas para el desarrollo de negocios agrarios y de la agricultura familiar, a través de la provisión de bienes y servicios públicos de calidad”.

4 OBJETIVOS  OBJETIVOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES  Objetivos Estratégicos Generales ( PDRC 2013-2021 )  Gestión Pública eficiente, eficaz, democrática con práctica de valores éticos y liderazgo para el desarrollo sostenible.  Niveles de producción y productividad sostenible, competitiva con tecnología limpia y responsabilidad social.  Gestión integral y sostenible de los recursos naturales y el medio ambiente con responsabilidad social.

5  Objetivo Estratégico del PEI 2016-2018 – GORE PUNO  Fortalecer la gestión pública institucional del Gobierno Regional Puno  Impulsar la competitividad de las principales cadenas productivas de la Región Puno.  Mejorar el estado de conservación y manejo sostenible de los recursos naturales de la región Puno.  Mejorar la capacidad adaptativa de las poblaciones, ecosistemas y servicios públicos, frente a los efectos del cambio climático en la región Puno.  Promover el proceso de ordenamiento territorial de la región Puno

6  Objetivos Estratégicos del PESEM 2015 AL 2021  OE.1. Gestionar los recursos naturales y la diversidad biológica de competencia del sector agrario en forma sostenible.  O.E.2. Incrementar la competitividad agraria y la inserción a los mercados, con énfasis en el pequeño productor agrario.

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8  NATURALEZA DEL ESTUDIO   Auditoría administrativa a la Direcci{on de Estad{istica Agraria e Informática  ALCANCE  Se pretende llevar a cabo un análisis de toda la empresa para identificar las áreas con mayor problemática y así mismo proponer alternativas que ayuden a mejorar la situación actual, por lo que el alcance de esta auditoría es integral.  OBJETIVOS  Brindar a la DRA los elementos necesarios para mejorar su funcionamiento,  Establecer una dinámica de trabajo para mejorar el desempeño organizacional,  Satisfacer eficazmente las necesidades de los clientes con que cuenta la empresa y,  Llevar a cabo las acciones procedentes para reposicionar a la Institución.

9  ESTRATEGIA  Promover un acercamiento con todo el personal de la Institución para estimular el trabajo en equipo, la mejora continua y el empleo racional de los recursos de los que dispone para llevar a cabo sus actividades.  JUSTIFICACION  Detener la pérdida de información y del segmento de participantes, así como de atraer a nuevos productores para fortalecer la participación de la Institución en el país.

10  ACCIONES  Formalizar la aplicación de la auditoría,  Establecer los mecanismos de coordinación para su ejecución,  Consolidar los avances en cada etapa de aplicación de la metodología,  Derivar observaciones y recomendaciones específicas para cada función del proceso y elemento bajo revisión y,  Proponer recomendaciones generales, vigilar su implementación y efectuar su seguimiento.

11  RECURSOS  Integración de un equipo de ocho y definición de los requerimientos materiales y tecnológicos necesarios.  COSTO  El trabajo se llevará a cabo de manera totalmente gratuita, salvo el caso en que la institución auditada desee realizar alguna aportación de manera voluntaria a manera de donativo para el grupo de Auditoría.

12  RESULTADOS ESPERADOS  Fortalecer adminstrativamente a la Institución,  Dotarla de los instrumentos idóneos para mejorar su rendimiento,  Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazos y,  Elevar la competitividad de la empresa.

13  EXAMEN  De acuerdo con los resultados obtenidos, en forma paralela se realizó un estudio de la información captada, lo que se tradujo en la determinación de los criterios y elementos de decisión necesarios para la emisión de juicios sustentados en los resultados alcanzados.  Con este fin, en forma individual y en equipo, los auditores basados en sus conocimientos, hicieron uso de las técnicas de análisis administrativo y plasmaron sus observaciones y conclusiones en los papeles de trabajo.  Es necesario recalcar, que el bloque de técnicas de análisis administrativo que regularmente facilitan el estudio de una organización no siguen una secuencia aislada, esto es, no se tiene que seleccionar una y agotarla en forma independiente de las demás, sino que se interrelacionan para llegar a conclusiones más estructuradas y mejor sustentadas.  Continuando con el examen, se aplicaron los indicadores de proceso administrativo, lo que facilitó la organización del rango aceptable para cada función revisada.  De acuerdo con los resultados obtenidos se determinó la evaluación siguiente para cada puesto:

14 Evaluación  DIRECCION GENERAL DEL ÁREA DE ESTADÍSTICA E INFORMATICA DE LA DRA - PUNO  La dirección general presenta un funcionamiento "regular" ya que de acuerdo a la evaluación realizada en los cuatro factores (planeación, organización, dirección y control) se detectaron algunas deficiencias como las que se mencionan a continuación:  En planeación su funcionamiento es muy pobre debido a que sólo acumula 117 puntos de 400 posibles, lo que hace que sea carente en este factor, dándole una calificación de "mal".  En organización se encontró que está funcionando de manera "regular" al acumular 5 puntos de 12 posibles.  En dirección está operando "bien" al acumular 14 puntos de 16 posibles con los que ha sido evaluado este factor.  En control también opera "bien" al sumar 9 puntos de 12 posibles lo que hace que en suma los cuatro factores acumulen 584 puntos de 1000 posibles para darle un funcionamiento "regular".

15 Evaluación  AREA DE TESORERIA  El puesto de contador opera de forma inadecuada al recibir una calificación de "mal" tras realizar la suma del puntaje de los cuatro factores antes mencionados.   En el factor uno planeación su funcionamiento es "malo" al sumar sólo 12 puntos de un total de 36.  En el factor dos organización opera de manera "regular" contando con 7 puntos de los 12 que suma en su totalidad el factor.  En el factor tres dirección su funcionamiento también es "regular", puesto que sólo acumula 10 puntos de un total de 16.  El factor cuatro control también opera "mal" al sólo sumar 10 puntos de 24 posibles; lo que en términos generales le da una suma de 345 puntos.

16 Evaluación  SUPERVISIÓN DE PRODUCCIÓN AGROINDUSTRIAL  El puesto de supervisión presenta un funcionamiento calificado como "malo" tras la suma de los cuatro factores evaluados en la presente auditoría administrativa.   El factor uno sólo suma 9 puntos de 24 posibles para calificarle como "mal".  El factor dos acumula 12 puntos de 24 posibles para ubicarle en un funcionamiento "regular".  El factor tres presenta una sumatoria de 14 puntos de los 20 con que cuenta y lo posicionan en "regular".  El factor cuatro acumula 9 puntos de 12 posibles para calificarle como "bien", lo que suma en su totalidad 293 puntos de 600 posibles.

17 Evaluación  SECRETARIA  El puesto de secretaria opera de manera "regular" una vez sumado el total de su puntaje en los cuatro factores.  El factor uno es considerado "regular" tras la suma de 14 puntos de 24 posibles.  El factor dos acumula también 14 puntos de los 24 que totaliza para evaluarle como "regular".  El factor tres se encuentra "muy mal" al sólo sumar 13 puntos de 20 que suma en su totalidad.  El factor cuatro se encuentra en un funcionamiento "regular" ya que suma ocho puntos de 12 posibles. Todo esto hace que sólo acumule 120 puntos de los 200 que tiene en su totalidad el puesto.

18 Evaluación Técnicos Distritales  Este puesto presenta un funcionamiento considerado como "malo" al llevar a cabo la sumatoria de los puntos obtenidos en cada uno de los cuatro factores evaluados.  El factor uno tiene un funcionamiento "malo" al contar sólo con 13 puntos de 36 posibles.  El factor dos opera de manera "regular" al sumar 7 puntos de 12 posibles.  El factor tres es considerado "regular" toda vez que cuenta con 11 puntos de los 16 que suma el factor en su totalidad.  El factor cuatro también se encuentra "regular" al sumar 9 puntos de 16 que totaliza el factor. En suma los cuatro factores dan un total de 668 puntos de 1400 posibles.

19 Resultados  Evaluación de Toda la Dirección de Estadística e Informática de la DRA   En términos generales, la empresa Ejemplo de presenta un funcionamiento "regular" toda vez que se acumulan 2022 puntos de 4000 posibles, lo que representa un 50.55% del 100% que significan los 4000 puntos obtenidos al sumar la totalidad de la empresa.

20 Diagrama Gant de la Auditoría Administrativa

21  EVALUACIÓN   Las siguientes tablas representan la evaluación gráfica que se realizó a toda la Dirección, así como a cada uno de los integrantes de la Institución, con la finalidad obtener datos importantes para su evaluación final, la cual se muestra al final de cada puesto.  Toda la Dirección de Estadística e Informática Muy BienBienRegularMalMuy Mal x4x3x2x1x0 1 Planeación162012158104050 2 Organización8406304202100 3 Dirección6204653101550 4 Control9206904602300 Total4000300020001000 Ponderación de Puestos Puesto Porcentaje Director General 25 Tesoreria 20 Supervisión 35 Técnicos 15 Secretaria 5 Total100 Determinación de Factores a Evaluar 1 Planeación 2 Organización 3 Dirección 4 Control Determinación de Grados Apreciación Grados Cumplimient o MUY BIEN 481-100% BIEN 361-80% REGULAR 241-60% MAL 121-40% MUY MAL 00-20% Dirección General MUY BIEN 25041000 BIEN 2503750 REGULAR 2502500 MAL 2501 MUY MAL 25000

22 Técnico Agropecuario Cuestionario Factor 1. Planeación 43210 1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 X 7 X 8 X 9 X 02313 X3X2X1X0 06610Total=13 36=600 13=X X=217 MAL Dirección General MUY BIEN 25041000 BIEN 2503750 REGULAR 2502500 MAL 2501 MUY MAL 25000

23 Factor 2. Organización 43210 10 X 11 X 12 X 01200 X3X2 03400Total=7 12=400 7=X X=233 REGULAR Dirección General MUY BIEN 25041000 BIEN 2503750 REGULAR 2502500 MAL 2501 MUY MAL 25000

24 Factor 3. Dirección 43210 13 X 14 X 15 X 16 X 11200 X4X3X2 43400Total=11 16=100 11=X X=69 REGULAR Dirección General MUY BIEN 25041000 BIEN 2503750 REGULAR 2502500 MAL 2501 MUY MAL 25000

25 Dirección General MUY BIEN 25041000 BIEN 2503750 REGULAR 2502500 MAL 2501 MUY MAL 25000 Factor 4. Control 43210 17 X 18 X 19 X 20 X 01300 X3X2 03600Total=9 16=300 9=X X=169 REGULAR TOTAL técnico agropecuario= 688

26  Cuestionario Inicial de Auditoría  Datos del encuestado  Nombre del encuestado:  Cargo dentro de la organización:  Antigüedad en su Institución:  A continuación se le aplicará un cuestionario para diagnosticar como se encuentra su Institución que posteriormente determinará si necesita algún tipo de auditoria, favor de contestar de manera clara, concisa, aportando información confiable y oportuna.  Temas a considerar dentro de la encuesta  1. Información general de su Institución  2. Planeación de su Institución  3. Organización  4. Integración  5. Dirección  6. Control  7. Contabilidad

27  Información general de su Institución   1. ¿Cuál es el nombre de su Institución? ¿______________________________________  2. ¿Cuál es la dirección de su Institución?_______________________________________  3. ¿Su Institución cuenta con alguna página web o redes sociales?____________________  4. ¿Qué productos o servicios ofrece su Institución?______________________________  5. ¿Cuál es la historia de tu empresa?_________________________________________  6. ¿Cuál es el proceso productivo de su Institución?  7. ¿Cuál es la cadena de valor de su Institución?___________________________________  8. ¿Qué infraestructura y tecnología tiene su Institución?__________________________  9. ¿Cuál es tu mercado?______________________________________________________  10. ¿Cómo das a conocer tu producto o servicio?____________________________________

28  Planeación de su Institución  11. ¿Su Institución tiene misión?  12. ¿Conoces los objetivos específicos de tu puesto?  13. ¿Conoces el objetivo de la organización?  14. ¿Su Institución cuenta con objetivos a corto y largo plazo?¿Cuáles?  15. ¿Conoces la visión de su Institución?  16. ¿Crees que le empresa va dirigida a su visión que se ha planteado?  17. ¿Cuáles son los valores de tu empresa?  18. ¿Cuál es la filosofía empresarial de tu empresa?  19. ¿Cuáles son las fortalezas de su Institución?  20. ¿Cuáles consideras que son las debilidades de su Institución?

29  CONCLUSIONES  1. La difusión de la planificación estratégica es desconocida por parte de  personal en un 80% mientras que el 20% la conoce, situación generada  debido a la reciente elaboración de la misma.  2. La estructura orgánica de una Institución es la parte fundamental donde se  refleja y se observa los departamentos con las respectivas líneas de  responsabilidad y autoridad, siendo que los organigramas funcionales y de  procesos no han sido definidos en la empresa.  3. La falta de un reglamento interno ocasiona que el personal se desmotive y  no se sienta comprometido con la dirección.  4. Falta de capacitación y motivación al personal que permita un compromiso  e identificación con los objetivos propuestos por la Institución.

30 Recomendaciones  1. Difundir la planificación estratégica a través de rótulos, carteles que recuerde cual es la misión y visión de la empresa con el objetivo que sea un medio de motivación y compromiso en el desarrollo de las actividades.  2. Diseñar un organigrama funcional donde se detallen las funciones específicas que debe cumplir cada empleado de acuerdo al nivel de responsabilidad y autoridad asignadas; así también un organigrama de procesos que constituya el preámbulo para la formulación de un manual procesos.  3. Diseñar e implementar un reglamento interno donde se especifique los derechos y obligaciones de cada persona que labora dentro del local, y difundirlas a todo el personal para que no exista inconformidad y se cree un ambiente cordial.  4. Desarrollar un plan de capacitación y cronograma semestral o anual que a través de cursos, talleres, conferencias, permita incrementar el talento humano y la capacidad de conocimientos con el fin de contar con personal altamente capacitado y competitivo dentro del mercado laboral.

31 GRACIAS…