Aplicaciones de Ofimática, Digitalización de documentos

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1 Aplicaciones de Ofimática, Digitalización de documentos
4/1/ :34 PM UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO ESCUELA PROFESIONAL DE ING. DE COMPUTACION Y SISTEMAS Aplicaciones de Ofimática, Digitalización de documentos Y Workflow. Desarrollo de Soluciones Empresariales © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

2 I. OFIMATICA Contenido Ofimática Historia/origen de la ofimática
4/1/ :34 PM I. OFIMATICA Contenido Ofimática Historia/origen de la ofimática Aplicaciones de ofimática Suites Ofimáticas Aplicaciones Ofimáticas Web (Online) Ofimática en ERP © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

3 Ofimática Definición 4/1/ :34 PM Técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas Crear, coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la información necesaria en una oficina.  Realizar tareas para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos relacionados. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

4 Ofimática Historia/origen de la ofimática
4/1/ :34 PM Ofimática Historia/origen de la ofimática La automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

5 Ofimática Historia/origen de la ofimática
4/1/ :34 PM Ofimática Historia/origen de la ofimática Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. La ofimática básicamente se originó para La gestión de datos (cálculo y procesamiento de las computadoras), El almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) El intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.). © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

6 Ofimática Aplicaciones de ofimática
4/1/ :34 PM Ofimática Aplicaciones de ofimática Procesamiento de textos: Ver Procesador de texto. Hoja de cálculo Herramientas de presentación multimedia. Base de datos. Utilidades: agendas, calculadoras, etc. Programas de , correo de voz, mensajeros. Herramientas de reconocimiento de voz. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

7 Ofimática Suites Ofimáticas
4/1/ :34 PM Ofimática Suites Ofimáticas Suite o paquete ofimático es un conjunto de herramientas y aplicaciones de software encargados de realizar o ayudar en tareas relacionadas a la oficina.  Los paquetes ofimáticos mas conocidos : © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

8 Ofimática Suites Ofimáticas Multiplataforma
4/1/ :34 PM Ofimática Suites Ofimáticas Multiplataforma Oracle OpenOffice Conocido previamente como StarOffice. Fue adquirida por Sun Microsystems en agosto de 1999. Sun liberó su código fuente en julio de 2000, conformando la base de la suite de código abierto OpenOffice.org. Con la compra de Sun Microsystems por parte de Oracle, la suite pasó a llamarse Oracle Open Office. A mediados del presente año, Oracle dona OpenOffice a la Fundación Apache. Herramientas : OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Impress OpenOffice.org Base OpenOffice.org Draw OpenOffice.org Math © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

9 Ofimática Otras Suites Ofimáticas Multiplataforma
4/1/ :34 PM Ofimática Otras Suites Ofimáticas Multiplataforma Corel WordPerfect Office: suite propietaria de Corel (WordPerfect, Quattro Pro, Paradox, Corel Presentations, CorelCENTRAL y Dragon NaturallySpeaking). Lotus SmartSuite: (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus Approach y Freelance Graphics). Papyrus OFFICE: (Papyrus WORD, Papyrus BASE). IBM Lotus Symphony: suite gratuita, desarrollada a partir de OpenOffice (documento, presentación, cálculo y navegador web). © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

10 Ofimática Suites Ofimáticas
4/1/ :34 PM Ofimática Suites Ofimáticas Mac OS Mac OS y Windows Microsoft Office. ThinkFree Office. MarinerPack. iWork: suite propietaria de Apple. Apple Works: propietaria de Apple para uso doméstico. Windows EasyOffice. Microsoft Works: suite propietaria de Microsoft para uso doméstico. SSuite Office - suite propietaria para uso gratuito. Unix, GNU/Linux y derivados Siag Office. Koffice Gnome Office © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

11 Ofimática Aplicaciones Ofimáticas Web (Online)
4/1/ :34 PM Ofimática Aplicaciones Ofimáticas Web (Online) Google Docs & Spreadsheets  Crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un Procesador de textos, una Hoja de cálculo, Programa de presentación básico y un editor de formularios destinados a encuestas. Zoho - Office suite : Desarrolladas por la empresa estadounidense AdventNet. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

12 Ofimática Aplicaciones Ofimáticas Web (Online)
4/1/ :34 PM Ofimática Aplicaciones Ofimáticas Web (Online) Thinkfree online Office suite Ejecuta en Windows, Linux, Macintosh y plataformas Android. Incluye un procesador de texto (Write), hoja de cálculo (Calc), programa de presentación (Mostrar),  un editor HTML  Lee y escribe formatos de archivo de Microsoft Office (. Doc,. Xls y.Ppt).  Familiaridad de los usuarios. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

13 Ofimática Aplicaciones Ofimatica orientado a ERP
4/1/ :34 PM Ofimática Aplicaciones Ofimatica orientado a ERP KOffice Colección de programas ofimáticos libres para el escritorio Suite ofimática integrada, que se aplica sobre plataformas ERP y consta de : Kword (textos) KSpread(calculos) Kpresenter(presentaciones) Kexi KChart: KFormula Kugar © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

14 II. DIGITALIZACION DE PROCESOS Contenido
4/1/ :34 PM II. DIGITALIZACION DE PROCESOS Contenido Definición ¿A quién está dirigido? Pasos para la digitalización de documentos Beneficios © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

15 Digitalización de Documentos DEFINICION
Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador; sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar documentos. También podemos decir que es convertir señal de entrada continua(analógica), como una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos

16 Digitalización de Documentos ¿A quién está dirigido?
A quienes esta Dirigida? Dependencias Gubernamentales Empresas Industrias Instituciones Educativas Interesadas en sustituir el uso del papel por imágenes digitales que puedan ser consultadas de manera instantánea, sin riesgos de pérdida o deterioro como ocurre con los documentos en papel.

17 Pasos para la digitalización de documentos
PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Eliminación de grapas, sobres, y cualquier otro tipo de elemento como postits, etc, realizándose también expurgos y clasificación del material. DIGITALIZACIÓN Obtención de la imagen digital del documento físico. En este proceso se realizan los controles de calidad requeridos según parámetros del usuario. INDEXACIÓN Los documentos necesitan su identidad para luego poder ser localizados unívocamente por el usuario; la asignación de esta información se hace a posteriori de la digitalización de forma automática (software) o manual con una actividad de data entry. INTEGRACIÓN DE LAS FACTURAS EN LOS PROCESOS ERP Además de la disponibilidad de imágenes, el control de calidad indicado permite la integración los datos en los procesos ERP de la empresa.

18 Digitalización de Documentos Beneficios
Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes. Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios. Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel. CONSULTA DOCUMENTAL Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios. Reducción de riesgos por pérdida de documentos. Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente  con el paso del tiempo. ARCHIVO FÍSICO Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio. Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS. Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel. CAMBIO CULTURAL Acceso mediante clave personal con contraseña secreta. Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados . SEGURIDAD

19 Tipos de digitalización de documentos
Retrospectiva Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los documentos originales. Sistemática Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del documento que se recibe y esta se puede convertir en una copia autentica y sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Estas son usadas en las organizaciones que tienen sistema de gestión de documentos electrónicos.

20 III.WORKFLOW Contenido
4/1/ :34 PM III.WORKFLOW Contenido Definición Función Objetivos de un sistema de WorkFlow Elementos de un Sistema WorkFlow © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

21 4/1/ :34 PM Workflow Definición Procedimiento, que podría ser manual o automatizado, que define las actividades, secuencias, documentos, responsabilidades etc. que componen un proceso de negocio. Flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

22 4/1/ :34 PM Workflow Definición Puede estar relacionado con el Business Process Management (BPM) basadas principalmente en la impresión de negocios y en la automatización de los procesos de negocio. Facilita una mayor capacidad de respuesta y eficiencia de los procesos aumentado junto con la activación de un proceso de análisis de rutas y auditoría de los procesos iniciados y terminados. En el sistema ERP SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a través de sus Business Objects. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

23 4/1/ :34 PM Workflow FUNCION Una aplicación de Flujos de Trabajo (WorkFlow) automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo. Un requisito de flujo de trabajo es una necesidad en cualquier solución ERP. Sin embargo, algunos ofrecen incorporado funcionalidades de flujo de trabajo, mientras que otros ofrecen posibilidades de integración. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

24 Workflow OBJETIVOS DE UN SISTEMA WORKFLOW
4/1/ :34 PM Workflow OBJETIVOS DE UN SISTEMA WORKFLOW Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información. Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan Facilitar la movilidad del personal. Soportar procesos de reingeniería de negocio. Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

25 Workflow ELEMENTOS DE UN SISTEMA WORKFLOW
4/1/ :34 PM Workflow ELEMENTOS DE UN SISTEMA WORKFLOW © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

26 Desarrollo de Soluciones Empresariales
CABANILLAS ORBEGOSO, KERVIN DIAZ FLORES, CLAUDIA GOMEZ LUNA VICTORIA, ANDREA IBAÑEZ ZALDIVAR, PIERO GRACIAS…