E.D.I. SA Casos de éxito Pablo Parodi Gerencia Comercial.

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1 E.D.I. SA Casos de éxito Pablo Parodi Gerencia Comercial

2 Algunas de las empresas que confían en nosotros

3 Desarrollo de Casos de Éxito

4 Situación Previa/Problema
El banco tenía una solución de Gestión documental (de un reconocido proveedor local) que no cubría sus necesidades y que limitaba el crecimiento de la solución a otras áreas de la empresa. El uso de un solido sistema de gestión documental era critico para brindarle a sus clientes la documentación (resúmenes de cuenta, de tarjetas, etc) que podían requerir de manera rápida y segura.

5 Requisitos solicitados por el banco para el reemplazo
Uno de sus requerimientos era asegurar la migración de toda su base histórica. La nueva solución debía tener la capacidad de administrar la documentación del banco, de sus clientes y de las empresas controladas por el mismo. El proveedor elegido debía contar con una solución probada y que pudiera operar con grandes volúmenes de documentación. La empresa que brindara la solución debería brindar un soporte técnico que tuviera una capacidad de respuesta acorde a la magnitud del proyecto.

6 Solución implementada y logros alcanzados
Se instalaron licencias a perpetuidad en la empresa del gestor documental (EDMS) de E.D.I. SA. Se desarrollaron e implementaron los programas de migración de documentos existentes a la solucion EDMS*. Se desarrollaron e implementaron los programas para capturar de nueva documentación operativa y legal del Banco y los programas de consulta de usuarios. *EDMS: Electronic Document Managment Suite

7 Solución implementada y logros alcanzados
Se integró el sistema de gestión con la solución de Home Banking (posibilitando el acceso de los clientes seguridad). Como extensión al proyecto original el Banco ha implementado el Motor AnyDocument de EDMS que permite administran documentos en formatos de Word y Pdf entre otros para las operaciones de leasing.

8 Situación Previa/Problema
El banco tenía una solución de Gestión documental que no cubría sus necesidades y había sido discontinuada por el proveedor dejándose de brindar soporte a nivel local. El uso de un solido sistema de gestión documental era critico para brindarle a sus clientes la documentación (resúmenes de cuenta, de tarjetas, etc) que podían requerir de manera rápida y segura. El banco necesitaba contar con un respaldo de la documentación histórica requerida legalmente.

9 Requisitos solicitados por el banco para el reemplazo
Uno de sus requerimientos era asegurar la migración de toda su base histórica. La solución debía tener la capacidad para administrar la documentación del Banco, producida por salidas de impresión, legajos en medio papel y documentos generados por los usuarios. El proveedor elegido debía contar con una solución probada y que pudiera operar con grandes volúmenes de documentación. La empresa que brindara la solución debería brindar un soporte técnico que tuviera una capacidad de respuesta acorde a la magnitud del proyecto.

10 Solución implementada y logros alcanzados
Se reemplazó la solución que habia sido discontinuada. Se migró la base historica de documentación contenida en la antigua solución a la plataforma EDMS. Los nuevos documentos o listados son capturados y administrados por EDMS, por lo que el usuario final consulta a través de una interfase única las nuevas capturas y/o lo migrado. Se han incorporado nuevos documentos que suman más de 800 tipos de listados administrados en la solución.

11 Solución implementada y logros alcanzados
Adicionalmente el Banco adquirió el Módulo de Administración de Imágenes escaneadas y su integración a distintos aplicativos y procesos. En la actualidad el Banco está capturando y administrando en EDMS la documentación de Comercio Exterior, Proveedores y Oficios Judiciales, integrando EDMS a sus aplicativos internos (Bantotal, Solomon, etc.).

12 Situación Previa/Problema
El Banco de Córdoba detectó altos costos de impresión y distribución documental que afectaba los resúmenes de cuentas, tarjetas, etc. Legalmente tenían que conservar las copias en papel de facturas/ ressumenes emitidas por 10 años. El tiempo de consulta de dicha documentación era lento e ineficiente. En muchas ocasiones la documentación se había extraviado.

13 Solución implementada y logros alcanzados
Implementaron la solucion EDMS. Utilizan la solución para gestionar la documentación de las cuentas corrientes, tarjetas de credito, operaciones de la sucursal, etc. La empresa logró una reducción en impresoras e insumos en el sector de facturación.

14 Solución implementada y logros alcanzados
Se redujo sustancialmente el tiempo de acceso a la documentación almacenada aumentando en consecuencia la productividad de sus empleados. Se aumentó la seguridad en el almacenamiento de la información. La velocidad de respuesta en la consulta de los documentos repercutió en una mejora en la atención que recibían sus clientes.

15 Situación Previa/Problema
AVON detectó altos costos de impresión y distribución documental que afectaba a diversos departamentos. Legalmente tenían que conservar las copias de papel de facturas emitidas por 10 años. El esquema de soporte papel generaba perdida de productividad y servicio a la hora de recuperar información. El almacenamiento y posterior acceso a estos documentos era sumamente ineficiente.

16 Solución implementada y logros alcanzados
Se implemento nuestro Sistema de Gestión documental (EDMS). La empresa logró una reducción en impresoras e insumos en el sector de facturación. Se redujo sustancialmente el tiempo de acceso a la documentación almacenada aumentando en consecuencia la productividad de sus empleados.

17 Solución implementada
Se aumentó la seguridad en el almacenamiento de la información. Se centralizó el acceso a los documentos mediante una única aplicación la Gestión documental. En una segunda fase utilizaron la solución para llevar los libros rubricados de la empresa.

18 Situación Previa/Problema
Altos costos de Impresión y distribución y almacenamiento físico de copias de facturas (legalmente debe conservarse copia papel de facturas emitidas por 10 años). Dificultad de recuperar documentos ante requerimientos legales o solicitud de sus clientes. Dificultad para el manejo de grandes cantidades de documentación.

19 Solución implementada y logros alcanzados
Se implemento nuestro Sistema de Gestión documental (EDMS). La empresa logró una reducción en impresoras e insumos en el sector de facturación. Se redujo sustancialmente el tiempo de acceso a la documentación almacenada aumentando en consecuencia la productividad de sus empleados. Se aumentó la seguridad en el almacenamiento de la información. Se centralizó el acceso a los documentos mediante una única aplicación la Gestión documental.

20 Situación Previa/Problema
La empresa estaba en una migración de plataforma JDewards en AS400 a SAP. e incorporando nuevos aplicativos de administración de facturación, ERP, etc. Las empresas del grupo debían migrar la información histórica contenida en AS:400. a un formato que la independice de la plataforma de Hardware y que permita su recuperación de una manera rápida y segura. Necesitaban contar con una solución que estuviera probada en el mercado para la administración de grandes cantidades de documentos. La solución a implementar debía poder operar con servidores remotos localizados fuera de Argentina: y la posibilidad de expandir el uso de la solución a otras áreas de la empresa

21 Solución implementada
Se implemento nuestra solución aplicada a la Administración de Documentos históricos y actuales. Se evitó mantener una plataforma costosa con el único fin de recuperar documentos históricos a pedido. La implementación de la solución incluía tareas de relevamiento, planificación de operación, análisis. diseño y programación para la generación de listados en plataforma AS:400. a partir de archivos de datos residentes en dicha plataforma. El éxito del proyecto local motivó que Philip Morris seleccionara nuestra empresa para completar la migración en 9 países de Latinoamérica.

22 Muchas gracias Pablo Parodi Gerencia Comercial Pablo.parodi@edi-sa.com