INDUCCIÓN PARA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

Presentación del tema: "INDUCCIÓN PARA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL"— Transcripción de la presentación:

1 INDUCCIÓN PARA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

2 DEFINICIÓN: La entrega-recepción es el procedimiento administrativo de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal mediante el cual un servidor público que concluye su función, hace entrega del despacho a su cargo, mediante la elaboración del acta administrativa de entrega- recepción al servidor público que lo sustituye en sus funciones o a quien se designe para tal efecto o, en su caso, al órgano de control interno de la entidad pública de que se trate. (Art. 2 LEREJM)

3 LAS ENTIDADES EN EL ÁMBITO DE SUS RESPECTIVAS COMPETENCIAS, EMITIRÁN:
Reglamentos Manuales Formatos Demás instrumentos Con la finalidad de que se establezcan los lineamientos y criterios del procedimiento de entrega-recepción. (Art. 7 LEREJEM)

4 INSTANCIAS INVOLUCRADAS
I.- Titular de cada entidad II.- Comisión de Entrega-Recepción (Entrantes y Salientes) III.- Órgano de Control Interno IV.- Testigos

5 BENEFICIOS DE UNA CORRECTA ENTREGA-RECEPCIÓN

6 COMISIÓN DE ENTREGA-RECEPCIÓN
Grupo de personas nombradas, previo a la transición de periodos constitucionales, que tienen las funciones de enlace, recepción o vinculación para llevar a cabo el procedimiento de entrega-recepción. (Art. 3 fr. III LEREJM)

7 Ejemplo de Organigrama
H. Ayuntamiento Contraloría Sec. particular Presidencia Sindicatura Secretaría Gral. Oficialía Mayor Registro Civil Tesorería Agua Potable Obras Pub. Seguridad Pub. Servicios Pub. Catastro DIRECCIONES DEPARTAMENTOS El organigrama comprende las áreas y funciones que deben cumplir conforme a la finalidad que le dio origen esta se estructura en direcciones y departamentos. El organigrama que aquí se tiene no se esta dando como debe ser su estructura organizacional, es tan solo una idea general para una mejor comprensión del punto. Ya será tarea de ustedes continuar el que tiene sus municipio o mejorarlo. Cabe señalar que las leyes en la iniciativa privada genera obligaciones, derechos, etc., y las leyes para el gobierno son para realizar sus actividades. (Ver ley de gobierno y administración en las funciones de cada uno de estas áreas) El H. Ayuntamiento.- Es la máxima autoridad del municipio en el que se toman las decisiones que seguirá la administración pública municipal, bajo un esquema de formalidades jurídicas. Presidente.- El único regidor de calidad y ejecutor es el presidente. Sindico.- Regidor y representante legal del ayuntamiento. Proveeduría, Asesores, Ecología, Comunicación social, Planeación, Promoción Social, Ramo 33, etc. Áreas administrativas Áreas de control y recaudación Áreas de servicios públicos Áreas de evaluación RESPONSABLES Jurídico Nomina Administración Ingresos Egreso Contabilidad Policía Tránsito Mercados Rastro Aseo Público Cementerios

8 INTEGRACIÓN DE LA COMISIÓN
Se recomienda designar al responsable o responsables de la entrega-recepción, por cada una de las áreas o dependencias que se entrega.

9 ÓRGANO DE CONTROL INTERNO
La Ley prevé diversas atribuciones y obligaciones a cargo del Órgano de Control Interno, al cual, para los efectos de la propia ley, se define de la siguiente manera: Contraloría del Estado, Contralorías Municipales y a todos aquellos que realicen funciones equivalentes en las entidades previstas en la presente ley. (Art. 3 fr. VII LEREJM)

10 PRINCIPALES ATRIBUCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO (ART. 17 LEREJM)
Expedir manuales, formatos de actas y demás formatos necesarios Auxiliar a los servidores públicos en el procedimiento de entrega-recepción Coordinar la instrumentación de la entrega-recepción Revisar y supervisar el cumplimiento de la entrega- recepción Fincar, en su caso, las responsabilidades que correspondan

11 OTRAS ATRIBUCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO
Notificar a los servidores públicos salientes y entrantes, sobre el lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo la entrega-recepción. (Art. 24 LEREJM) Comparecer al acto de entrega-recepción (Art. 25 LEREJM) Recibir los señalamientos de irregularidades formulados por los servidores entrantes, a efecto de requerir al servidor público saliente para que proceda a su aclaración. (Art. 28 LEREJM)

12 OTRAS ATRIBUCIONES DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO
Levantar un acta administrativa en donde se asienten los pormenores de la comparecencia del servidor público saliente, para la aclaración de inconsistencias y/o irregularidades detectadas por los entrantes. Realizar las investigaciones a que haya lugar, en el supuesto de que exista una probable responsabilidad relacionada con las irregularidades y/o inconsistencias por los entrantes. (Art. 29 LEREJM)

13 INFORMACIÓN A ENTREGAR (ART. 20 LEREJM)
I.- Recursos Humanos a su cargo. II.- Bienes y recursos materiales a su resguardo. III.- Disposición de recursos financieros al día del acto de entrega-recepción. IV.- Total de asuntos pendientes V.- Libro Blanco (en caso de que exista) Libro blanco: documento público gubernamental en el que se hacen constar de manera cronológica las acciones conceptuales, legales presupuestarias, administrativas, operativas y de seguimiento que se hayan realizado, así como los resultados obtenidos más destacados de un programa, proyecto o asunto que se considere relevante y trascendente de la administración pública en el Estado o municipios. (Art. 3 fr. IV LEREJM) VI.- Demás documentación que de acuerdo a sus reglamentos municipales deba ser incluida.

14 INVLOCRADOS DIRECTOS EN LA ENTREGA-RECEPCIÓN

15 REQUISITOS MÍNIMOS DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN (ART. 26 LEREJM)
I. Lugar y fecha del acto de entrega-recepción; II. Hora en la que se inicia el acto de entrega-recepción; III. Entidad o dependencia que se entrega; IV. Nombre y carácter de los servidores públicos entrante y saliente que comparecen al acto o, en su caso, las personas que para el efecto se designen, así como el documento con el que se identifican para el efecto;

16 REQUISITOS MÍNIMOS DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN (ART. 26 LEREJM)
V. Nombre del representante del órgano de control interno; VI. Descripción detallada de los bienes, recursos y documentos que se entregan y, en su caso, la referencia clara de anexos si los contiene; VII. Descripción del proceso de verificación y, en su caso, las manifestaciones que en dicho proceso realicen los servidores públicos que comparecen;

17 REQUISITOS MÍNIMOS DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN (ART. 26 LEREJM)
VIII. Declaratoria de la recepción en resguardo de los recursos, bienes y documentos al servidor público entrante o la persona que se designe para el efecto; IX. Hora del cierre del acto de entrega-recepción; X. Nombre de los testigos; y XI. Firma al calce y en cada hoja de los que intervinieron.

18 OTRAS DISPOSICIONES LEGALES

19 El Ayuntamiento saliente debe hacer entrega al nuevo, mediante comisiones formadas para tal efecto, de los bienes, derechos y obligaciones que integran el patrimonio municipal, en términos de Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco y la Ley de Entrega-Recepción del Estado de Jalisco y sus Municipios. (Art 16 Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco)

20 Sin perjuicio de lo anterior, en la entrega de la administración pública municipal, cada uno de los responsables de las dependencias municipales debe proporcionar al nuevo titular, lista del personal asignado, inventario de los bienes a su cargo, obras en proceso de realización, relación de asuntos en trámite, dinero, títulos, archivos, libros, documentos que conciernan a la institución y todo aquello que por cualquier concepto corresponda al patrimonio municipal. (Art 16 Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco)

21 Los documentos firmados por los nuevos titulares a manera de recibos, sólo acreditan la recepción material de los bienes entregados, sin que esto los exima de las responsabilidades que puedan proceder. (Art 16 Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco)

22 PLAZOS DENTRO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRTIVO DE ENTREGA-RECEPCIÓN

23 PREPARACIÓN DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN
Las entidades en el ámbito de sus respectivas competencias, emitirán los reglamentos, manuales, formatos y demás instrumentos donde se establezcan los lineamientos y criterios del procedimiento de entrega-recepción (Art.7 LEREJM)

24 Las entidades en el último año de su gestión, deberán prever, de acuerdo con su capacidad presupuestal, los recursos suficientes para sufragar los gastos que se originen por las actividades del procedimiento de entrega-recepción. (Art 19 LEREJM).

25 INTEGRACIÓN DE LA COMISIÓN RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA ENTREG-RECEPCIÓN
A más tardar treinta días antes del cambio de administración los municipios, deberán de conformar una comisión compuesta por servidores públicos de la administración saliente, y aquellas personas que nombren los titulares de la administración entrante, con el objeto de preparar el desarrollo del procedimiento administrativo de entrega-recepción. (Art 18 LEREJM).

26 NOTIFICACIÓN DEL LUGAR, FECHA Y HORA DEL ACTO DE ENTREGA - RECEPCIÓN
Se deberá de notificar mediante oficio al servidor público saliente y, en su caso, a los entrantes o a la persona que para tal efecto se designe, cuando menos con tres días hábiles de anticipación, del lugar, fecha y hora en que tendrá verificativo dicho acto, pudiendo acompañar los proyectos de acta, así como los anexos que contengan la información relativa a los bienes y documentos que se entregarán. (Art 24 LEREJM).

27 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-RECEPCIÓN
Los servidores públicos tienen la obligación de llevar a cabo el procedimiento de entrega-recepción en un plazo no mayor a cinco días hábiles contados a partir del inicio formal de la función. (Art 11 LEREJM).

28 El acto de entrega-recepción de las entidades y sus dependencias que tengan a su cargo tareas de seguridad, servicios médicos y de emergencia, así como las que por su naturaleza funcionen las veinticuatro horas del día, tendrá que realizarse desde el primer minuto en el que tenga efectos el cambio de administración, sin que en el desarrollo de dicho acto se interrumpan las tareas a las que se refiere el presente artículo. (Art 23 LEREJM).

29 VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN FÍSICA DEL CONTENIDO DEL ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN Y SUS ANEXOS
Deberán llevarse a cabo por el servidor público entrante en un término no mayor a treinta días hábiles contados a partir del acto de entrega. (Art 23 LEREJM).

30 NOTIFICACIÓN DE IRREGULARIDADES DETECTADAS EN LOS DOCUMENTOS Y RECURSOS RECIBIDOS
En caso de que durante la validación y verificación el servidor público entrante se percate de irregularidades en los documentos y recursos recibidos, dentro de un término no mayor de tres días hábiles posteriores al cumplimiento del plazo establecido anteriormente, deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control interno correspondiente, a fin de que sea requerido el servidor público saliente y proceda a su aclaración. (Art 27 LEREJM).

31 RESUMEN DE LOS PASOS A SEGUIR

32 PaSos a seguir Ley Reglamento PREVISIÓN Manual Anexos Comisiones
Preparación PREVISIÓN Ley Reglamento Manual Anexos REPRESENTACIÓN Comisiones Representantes Planeación FORMALIDAD Convocatoria para establecer programa de acción RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS ACTUACIÓN DENTRO DEL MARCO LEGAL Entrega-Recepción Integración CONSTATAR Información RESPONSABLES Procesos Administrativos Procesos Judiciales SEGUIMIENTO Evaluación Reformulación

33 R E S U M E N 30 DÍAS HÁBILES VERIFICACIÓN
NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN ENTRANTE COORDINACIÓN CON LA COMISIÓN SALIENTE 30 DÍAS ANTES QUIENES VAN A RECIBIR E INFORMAR POR ESCRITO AL PRESIDENTE ACTUAL TOMA DE PROTESTA EL DOMINGO 30 DE SEPTIEMBRE 30 DÍAS HÁBILES VERIFICACIÓN PRESENTARSE EL LUNES PRIMERO DE OCTUBRE A ENTREGAR MAX 5 DÍAS HÁBILES OCI INFORMARÁ POR ESCRITO 3 DÍAS HÁBILES ANTES; HORA Y LUGAR INFORMAR 3 DÍAS HÁBILES LA NOTIFICACIÓN DE IRREGULARIDADES SI PERSISTEN IRREGULARIDADES ACTUAR CONFORME LA LEY DE RESPONSABILIDADES DE SERV PÚBLICOS LA ADMÓN SALIENTE TIENE 5 DÍAS PARA RESPONDER NOTIFICAR A AUTORIDADES COMPETENTES

34 INCIDENCIAS

35 Las autoridades entrantes se niegan a firmar el acta de entrega-recepción y/o sus anexos
Integración y presentación de la Cuenta Pública El software adquirido para llevar la contabilidad, así como el software entregado por la ASEJ para la integración y presentación de cuenta pública, deberá ser entregado a las autoridades entrantes. Qué pasará con los bienes y servicios adquiridos que se encuentran pendientes de pago

36 PREGUNTAS FRECUENTES

37 ¿Quiénes están obligados a realizar el proceso de entrega y recepción de la administración municipal? Respuesta: Aquellos servidores públicos que se encuentren en los niveles jerárquicos comprendidos desde Titular hasta Jefe de Departamento o cargos equivalentes, y cualquiera que sea la naturaleza de sus funciones y; los que manejen cualquier clase de recursos o tengan dentro de sus funciones la responsabilidad de administrar, aplicar o comprobar recursos públicos, así como aquellos que se encuentren en situación análoga.

38 En el apartado de datos del acta de entrega-recepción, ¿debe existir un documento firmado por el titular entrante en donde se haga referencia de quiénes ocuparán el nuevo cargo? Respuesta: Sí, el Titular entrante informará formalmente, de las personas que ocuparán los puestos.

39 ¿Quién debe realizar el Acta para la Entrega-Recepción?
Respuesta: La administración saliente debe llenar todos los formatos puesto que es la que tiene bajo su resguardo la información que se va a entregar

40 ¿Qué procede si el que entrega es el mismo que recibe?
Respuesta: Estrictamente no hay ley que lo prohíba; se recomienda para no ser juez y parte, se haga la entrega al Órgano de Control Interno o su superior jerárquico.

41 ¿Habrá responsabilidad para algún servidor si no participa en la Entrega-Recepción, no entrega algún informe y/o los bienes que tiene bajo su resguardo? Respuesta: Sí, es susceptible de responsabilidad administrativa e incluso penal, el servidor público que no entregue la información, los bienes, archivos y todo lo que esté bajo su encargo.

42 ¿Es válido que la administración entrante llegue antes de la fecha establecida a solicitar documentación o el avance de la entrega- recepción? Respuesta: No hay impedimento legal, las comisiones de entrega y de la que recibe se coordinarán para esos efectos.

43 ¿Se deben cancelar cuentas bancarias, o sólo se cancelarán las firmas?
Respuesta: Se deberá solicitar mediante oficio a las instituciones bancarias, la cancelación definitiva de firmas de los servidores públicos salientes que estuvieron autorizados para el manejo de cuentas bancarias y expedición de cheques.

44 RECOMENDACIONES GENERALES

45 La entrega-recepción es un proceso jurídico-administrativo que se debe tomar con toda la seriedad debida, por lo que es recomendable antes de signar cualquier documento, asegurarse de estar completamente seguros de en todo momento respetar la Ley y el Reglamento, además de tomar medidas en todo lo que contiene, incluyendo anexos, para evitar posteriores problemas legales y en su caso penales.

46 RECOMENDACIONES: TODOS LOS IMPORTES CON NÚMERO Y LETRA.
NO DEJAR ESPACIOS EN BLANCO. SIEMPRE QUE SEA POSIBLE UTILIZAR TESTIGOS. QUE NO CONTENGA TACHADURAS O ENMENDADURAS. QUE NO CONTENGA ABREVIATURAS. TODAS LAS HOJAS DE PREFERENCIA SELLADAS. QUE CONTENGA EL NÚMERO DE HOJA Y TOTAL DE LAS MISMAS.

47 Convenios con el Estado y otros organismos públicos
NO OLVIDAR Contratos Relación de rezagos Convenios con el Estado y otros organismos públicos Juicios en trámite Asuntos en trámite Documentos oficiales

48 GRACIAS POR SU ATENCIÓN