Análisis del Módulo de Facturación en SIGA

Presentación del tema: "Análisis del Módulo de Facturación en SIGA"— Transcripción de la presentación:

1 Análisis del Módulo de Facturación en SIGA
Problemática y Soluciones Silvia Cuesta, Secretaria Técnica de ICA Salamanca Gemma Mateos, Jefa Dpto. Turno de Oficio de ICA Murcia Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

2 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
1 Facturación de los Colegios de Abogados con SIGA (Murcia, Salamanca) ¿Qué facturamos? Facturamos SERVICIOS: es decir, las cuotas colegiales y las de incorporación, operaciones de cobros y recobros. Facturamos PRODUCTOS: gestionando la venta de otros productos a nuestros colegiados: seguros (en Salamanca, a petición individual se facturan las pólizas de Incapacidad temporal y el seguro de Accidentes) ; libros o material jurídico; togas; cursos; material promocional; fotocopias, patrocinios…etc. FACTURAMOS los servicios de TURNO de OFICIO. Se trabaja principalmente con los siguientes módulos Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

3 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
2 Facturación de servicios. ¿Cómo los facturamos? 1.1 Modulo facturación En el módulo facturación, se crean diferentes series de facturación para los servicios que se giran con frecuencia y que afectan a gran número de colegiados. En él también se determinan si van a emitirse facturas, y si va a remitirse alguna comunicación por correo electrónico asociada a dicha factura. Explicación de configuración Series de facturación. Ejemplo Cuotas Ejercientes. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

4 1.2 Módulo Productos y Servicios
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 3 1.2 Módulo Productos y Servicios A través del módulo Productos y Servicios, se determinan los periodos de cobro para cada una de esas series y cómo se harán los prorrateos de los cambios que se produzcan dentro de de cada periodo de cobro. Se puede definir la periodicidad de las cuotas fácilmente (Trimestralmente, Semestralmente) o realizar facturaciones de manera puntual. Respecto al periodo de cuotas, hacer referencia a la comodidad que supone el poder cambiar la periodicidad de las cuotas. Extrapolar al tema del pago del Turno de Oficio. Hablar de caso particular de Salamanca (cuotas trimestrales, anuales y semestrales). Aquí se configuran condiciones como la exención de cuota. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

5 Se realiza una comunicación para avisar del giro de una cuota.
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 4 1.3 Comunicaciones Se realiza una comunicación para avisar del giro de una cuota. 1.3 Ficha Colegial (grupos fijos) En la ficha colegial, a través de los grupos fijos determinamos la situación del colegiado, que nos indica : Si es un agrupado joven, si tiene una exención de cuota, una baja maternal, o si tiene suscritos determinados seguros o no. Esto condicionará su posterior facturación de servicios. A los colegiados dentro del grupo “exentos de cuota”, se les factura con un descuento del 100%, ya que es necesario que quede constancia de la emisión de la factura y de la bonificación o exención con cargo al fondo social o por el concepto que tenga la exención. Hablar del caso de Murcia, en cuanto a la exención de cuotas. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

6 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
5 1.4 Facturando cuotas Realizada por primera vez la configuración del sistema, la facturación es ágil y sencilla. 1) Se realiza una previsión de facturación. Una vez generada se revisa. Facturación/Mantenimiento de facturación 2) Si todo es correcto, se lanza la facturación. Facturación/Mantenimiento de facturación , una vez generada la previsión Ejemplo rápido de facturación cuotas. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

7 1.5 Problemática que genera la Facturación de Servicios
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 6 1.5 Problemática que genera la Facturación de Servicios 1) Facturación de servicios cuya contratación no coincide con el año natural (Ej. Seguros) 2) Control de morosidad. Gestión de cobros y recobros 3) Control aleatorio de que se han comprobado bien los periodos que determinan las diferentes cuotas 4) Control de morosidad. Actualmente se resuelve con consulta personalizada 5) Control manual de los colegiados que no domicilian sus recibos 6) Elección de correo electrónico para los s remitidos a través de “Gestión de cobros y Recobros” Pincelada del sistema de recobros. (En el punto 2) III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

8 2. Facturación de productos. ¿Cómo los facturamos?
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 7 2. Facturación de productos. ¿Cómo los facturamos? Tanto en Murcia como en Salamanca facturamos productos como: libros o material jurídico para letrados; togas; cursos; material promocional…etc; Se trabaja desde el módulo PRODUCTOS Y SERVICIOS. Explicación de configuración Series de facturación. Ejemplo Cuotas Ejercientes. En el caso del IVA hay algún problema para determinar el precio, ya que no se permite la opción “IVA incluido”, la base imponible ha de calcularse «manualmente» y el programa realiza el cálculo del IVA. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

9 2.1 Facturación masiva de productos
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 8 2.1 Facturación masiva de productos Con el objetivo de agilizar la cobra de productos vendidos al contado, existe una funcionalidad para facturar masivamente. Productos y Servicios > Carga de Compras Fichero modelo Agiliza facturaciones masivas como ventas de libros, se anota el número de colegiado y posteriormente se incluyen todos en un fichero excel, que se cargará en el sistema. La columna de Excel, FECHA DE COMPRA, no tiene ningún reflejo en la factura que posteriormente se genera. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

10 2) Etiqueta para la columna “FECHA DE COMPRAS”
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 9 2.2 Problemática que genera la Facturación de Productos 1) Mejorar el sistema de facturación de productos. (Botón de compra rápida), para las ventas al contado ( actualmente hay que señalarlos como domiciliación y generar un fichero para que resulten pagados) 2) Etiqueta para la columna “FECHA DE COMPRAS” 3) Posibilidad de marcar el precio de los productos con el IVA incluido Ver documento Murcia. Pag 18 III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

11 3. Conclusiones en materia de facturación de productos y servicios
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 10 3. Conclusiones en materia de facturación de productos y servicios a) Aunque con posibilidad de mejora, el SIGA está bien desarrollado en cuanto a lo que consideramos “Ventas” b) Queda por desarrollar parte «Compras» fuera del Turno. (Pagos a profesionales) Facturación de Servicios de Asistencia Jurídica con IVA Gestionar los pagos que hemos de realizar a otros profesionales Edición completa del modelo 190 c) Integración del programa con otros programas estándar de contabilidad d) Mejora de la ficha colegial. CEL “Control Económico del Colegiado” e) Valorar la conveniencia del desarrollo de la Factura Electrónica por SIGA. Agiliza facturaciones masivas como ventas de libros, se anota el número de colegiado y posteriormente se incluyen todos en un fichero excel, que se cargará en el sistema. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

12 4.1 Beneficios de facturar electrónicamente
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 11 4. Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura 4.1 Beneficios de facturar electrónicamente 1. Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro 2. Eliminar costes de impresión y envío postal 3. Facilitar el acceso a las facturas almacenadas más rápido, ágil y fácil 4. Facilitar la lucha contra el fraude. Incrementar transparencia en la gestión colegial 5. Subsumir la factura en los sistemas informáticos colegiales, mejorando su gestión 6. .El Colegio ofrece mayor calidad en sus servicios. 7.Proyecta una imagen innovadora acorde a las tecnologías. 8. Contribuye a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

13 4.2 ¿Qué es una Factura Electrónica?
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 12 4.2 ¿Qué es una Factura Electrónica? Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico 4.3 Consentimiento y seguridad Su uso es seguro ya que goza de unas condiciones de seguridad e integridad superiores a las facturas tradicionales. Los medios electrónicos utilizados garantizan la autenticidad del origen y del contenido de las facturas electrónicas. La factura se trasmite a través de un canal seguro. Incluye firma electrónica. 4.4 Contenido obligatorio de la factura electrónica y tipos Hay que diferenciar : Facturas formato estructurado y no estructurado 4.5 Procedimiento de tramitación, en caso de Administración 4.6 ¿Qué es el FACe? Es un portal Web que constituye el punto general de entrada de las facturas para la Administración Pública. La factura se trasmite a través de un canal seguro gracias a la firma electrónica. Produce automáticamente un apunte de entrada en un registro electrónico administrativo. Permite consultar el estado de la factura. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

14 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Murcia, Salamanca)
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 13 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Murcia, Salamanca) Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

15 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Justificación)
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 14 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Justificación) Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

16 5. Facturación del Turno de Oficio con SIGA Proceso y posibles mejoras
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 15 5. Facturación del Turno de Oficio con SIGA Proceso y posibles mejoras 5.1 En la Justificación de actuaciones La visualización de la pantalla “Designaciones”, es poco intuitiva. El método de justificación rápida crea confusión entre los letrados (sería mejor una justificación más consciente, similar a la que utilizan en el caso de “nueva actuación”) Es necesario que el letrado que suba un documento erróneo o necesite modificar sus actuaciones pueda realizarlo. Actualmente depende del Colegio. Es necesario que sea el letrado el que pueda “Finalizar” el expediente. Actualmente no puede hacerlo y el sistema no lo hace siempre correctamente. En las designaciones con cambio de letrado, sólo puede justificar el colegio. Murcia lo ha resuelto creando una nueva designación relacionada al EJG. Tramitación y resolución de expedientes que permitan al letrado justificar sus actuaciones. Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

17 Informe de justificación para los letrados
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 16 Sistema de Justificación telemática con validación del Colegio (Murcia) Algunas carencias: Un campo de observaciones en el que pueda informarse al letrado de los motivos por los que no se ha procedido a la validación de su pretensión En Salamanca justifican los propios letrados. Auditoría Informe de justificación para los letrados Listados no son ágiles, ni economizan papel. Murcia dispone de una consulta programada en el sistema y enlazada a una B.D Access, que permite generar una relación visualmente agradable Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia Salamanca disponemos de una consulta que genera un informe de Justificación por colegiado entre dos fechas, en formato Word. Es un resumen claro de lo que ha justificado y de lo que no III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

18 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
16 Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

19 a) De la gestión colegial de guardias y expedientes.
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 17 Una vez validadas las asistencias y actuaciones judiciales a facturar, hay que comprobar los errores que se hayan podido producir. 2 aspectos: a) De la gestión colegial de guardias y expedientes. Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia b) De los errores que haya cometido el letrado . En cada Colegio es diferente III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

20 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Facturación)
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 18 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Facturación) Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

21 5.2 En la Facturación del Turno de Oficio
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 19 5.2 En la Facturación del Turno de Oficio 1.) Trabajaremos desde el módulo SJCS > Facturación SJCS > Mantenimiento Facturación > Búsqueda de Facturaciones Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

22 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
20 …y “Nuevo” Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

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21 2.) Comenzamos la cumplimentación (nombre de Facturación y fecha comprendida). Guardar>Nuevo, completamos datos>Ejecutar Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

24 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
22 El proceso de facturación es el mismo para cada concepto, AD, VG y TO Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

25 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
23 Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia Sería interesante poder descargar una “carta prepago” que indique a los colegiados qué justificaciones han entrado en la facturación antes de percibir el pago y su justificación. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

26 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Facturación)
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 24 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Facturación) Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

27 5.3 En el informe de facturación
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 25 5.3 En el informe de facturación Tras la ejecución de la facturación se genera el informe que vamos a mandar al Consejo. En Murcia al utilizar el sistema para otros servicios facturables, tienen problemas específicos Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

28 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Facturación)
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 26 Proceso de Facturación del Turno de Oficio (Facturación) Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

29 5.4 En la gestión de expedientes. Proceso
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 27 5.4 En la gestión de expedientes. Proceso Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia SIGA no soporta la descarga sin aplicar filtros, debido al volumen de datos solicitados III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

30 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
28 1.) Desde el módulo SJCS -> e-Comunicaciones-> EJGs: Preparación… Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

31 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
29 2.) Accedemos a la pantalla principal de EJG y filtramos la información necesaria para… Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

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30 La generación Remesa. SJCS -> e-Comunicaciones-> EJGs: Remesas de Envío Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

33 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
31 3.) Al pulsar el botón de “Añadir expedientes”. Aparecerán todos los que están en el estado “listo remitir comisión”. Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

34 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
32 Desde Murcia y a petición de nuestra Gerencia de Justicia Gratuita, hacemos un nuevo filtro por tipo de dictamen y pulsamos “añadir a Remesa” Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

35 4.) Una vez generada la “Remesa”, descargamos la información y…
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 34 4.) Una vez generada la “Remesa”, descargamos la información y… Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

36 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
35 ¡¡¡La información es plasmada en un bloc de notas que arrastramos a Excel para comenzar entonces, a configurar el documento que remitimos a la CAJG!!! Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

37 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
36 En Salamanca se dispone de una consulta “SALAMANCA - Listado EJGs en remesa” Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

38 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
37 Se imprime y se añade como resumen de los expedientes enviados físicamente a la Subdelegación del Gobierno. El fichero descargado de la consulta tiene el siguiente formato (WORD). Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

39 Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones
10 Conclusiones en materia de facturación Turno de Oficio Mejorar el sistema de justificación de los propios letrados: mejor visualización, subidas erróneas, posibilidad de borrar. Permitir el acceso a los letrados a la Resolución Judicial de la impugnación de la Justicia Gratuita. Posibilitar al letrado para obtener por sí mismo un informe de todo lo que esta justificado y lo que falta ( que distinga cada expedientes, los art.27 y 28; qué se ha justificado de cada uno y que no; que indique si falta o no documentación que subir o si está o no completo…etc.) Salamanca obtiene actualmente un informe pero es mejorable. Posibilitar que sea el letrado el que indica cuando un expediente esta finalizado. Desactivar el acceso a los letrados durante el proceso de facturación. Generar una carta prepago con los asuntos que va a cobrar cada letrado. Descargar remesas sin filtros en la gestión de expedientes. Modificar la fecha de los informes que se descargan los letrados para que aparezca la de cuando se generó el pago . Compatibilidad con todos los sistemas operativos y navegadores. Agiliza facturaciones masivas como ventas de libros, se anota el número de colegiado y posteriormente se incluyen todos en un fichero excel, que se cargará en el sistema. III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018

40 Gracias por su atención
Análisis del Módulo de Facturación. Problemática y Soluciones 38 Gracias por su atención Hablar de lo que factura Salamanca y lo que factura Murcia III Jornadas sobre nuevas tecnologías en el gobierno y gestión de los Colegios de Abogados Gijón, 2018