GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO

Presentación del tema: "GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO"— Transcripción de la presentación:

1 GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO
CHARLA DE SENSIBILIZACIÓN AL EQUIPO TÉCNICO EN GESTIÓN POR PROCESOS GOBIERNO REGIONAL HUÁNUCO Huánuco, 30 de Junio del 2016 Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

2 Recomendaciones iniciales

3 1. PRESENTACIÓN

4 TEMARIO PRESENTACIÓN SENSIBILIZACIÓN CAPACITACIÓN

5 PRESENTACIÓN DE PARTICIPANTES
Cada participante se presentara indicando: Nombre Cargo Oficina o Dirección Regional Profesión Años de experiencia en la Administración Públicas

6 FACILITADORES DEL GORE HCO.
ING. ELMER SANTIAGO CHUQUIYAURI SALDIVAR LIC. ESTEBAN HILMAR SUMARÁN HERRERA LIC. ROCIO INÉS VICENTE ROBLES ING. BRITTZZI GINA ZARATE CASACHAHUA SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y SISTEMAS Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

7 2. ANTECEDENTES

8 BASE LEGAL QUE SUSTENTA LA GESTIÓN POR PROCESOS
La Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública sobre la gestión por procesos indica lo siguiente: “Los órganos y entes públicos orientarán sus actividades al desarrollo de una estrategia en términos de procesos, basada en datos y evidencias, definiendo objetivos, metas y compromisos a alcanzar. (ISO 9000, Modelo de Excelencia en la Gestión y Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública) Política Nacional de Modernización aprobada mediante D.S. N° PCM, que plantea la implantación de la gestión para resultados en la administración pública y establece como el tercer pilar central a la gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional. Política Nacional de Modernización aprobada mediante D.S. N° PCM

9 AVANCES: Con Ordenanza Regional N°002-2015-CR-GRH,
Se declara de Necesidad Pública e Interés Regional el Proceso de modernización de la gestión Pública y la implementación Intensiva del Gobierno Electrónico en el Gobierno Regional Huánuco. Con Ordenanza Regional N° CR-GRH, El 4 de Diciembre se remite el Diagnostico Situacional del GRH, donde se evidencia la Duplicidad de Funciones que existe entre algunas Gerencias Regionales y las Dependencias Regionales Sectoriales. Con Informe N° GRH-GRPPAT/SGDIS Con Resolución Ejecutiva Regional N° GRH/GR, Se reconoce la Conformación de la Comisión Central de Reforma Institucional y el Equipo Técnico Regional, para la Implementación del Proceso de Reforma Institucional en el Gobierno Regional Huánuco Con Resolución Informe GRT-GRPPT-SGDIS-ETGXP Se remite el proyecto de plan de trabajo para su aprobación mediante Resolución Ejecutiva Regional con el objetivo de implementar la Gestión por Proceso en las 23 Unidades Ejecutoras del Gobierno Regional Huánuco .

10 DEFINICIÓN DE LA SITUACIÓN INICIAL

11 ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES PREVISTAS

12 “ Dime y lo olvido, enséñame y lo recuerdo , involúcrame y lo aprendo”
Benjamín Franklin

13 3. SENSIBILIZACIÓN

14 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS
“La gente no se resiste al Cambio….., se resiste a Cambiar” Peter Senge Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

15 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS ¿Qué hacemos aquí?
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

16 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS  Los entornos son dinámicos
 Requieren un proceso continuo de “Alineamiento” Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

17 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS  Optimista VS Pesimista
 Iniciadores Idealistas VS Opositores Egoístas Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

18 EL CONTEXTO DE LOS CAMBIOS PLAN DE ACCIÓN AFECTA A MI MISMO A OTROS
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

19 PROBLEMÁTICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PERUANA
Débil articulación intergubernamental e intersectorial Inadecuado diseño de la estructura de organización de funciones Dificultades para realizar buenos planes que se articulen con su presupuesto. Ajeno a la obtención de resultados para el ciudadano. PROBLEMÁTICA Bajo desempeño del Estado, lo que genera desconfianza e insatisfacción ciudadana. Carencia de sistemas y métodos de gestión de la información y el conocimiento. Ineficiencias en los procesos de producción de bienes y servicios públicos Inadecuada política y gestión de recursos humanos. Falta de seguimiento y evaluación de los resultados e impactos esperados. Carencias en infraestructura, equipamiento y logística de las entidades. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA QUE SE MIRA A SÍ MISMA Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

20 rendición de cuentas y ética pública.
A partir de la problemática identificada, el Estado se ha propuesto emprender un PROCESO DE REFORMA INTEGRAL DE GESTIÓN A NIVEL GERENCIAL Y OPERACIONAL Articulación Intergubernamental e Intersectorial Balance entre flexibilidad y control de la gestión Estado Moderno orientado al ciudadano, unitario, descentralizado, eficiente, abierto e inclusivo. Orientación al Ciudadano Sostenibilidad Transparencia, rendición de cuentas y ética pública. Innovación y aprovechamiento de las tecnologías Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

21 PROCESO DE REFORMA INTEGRAL  Orientación al Ciudadano
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

22 PROCESO DE REFORMA INTEGRAL
 Transparencia, rendición de cuentas y ética pública Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

23 PROCESO DE REFORMA INTEGRAL
 Innovación y aprovechamiento de las tecnologías Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

24 PROCESO DE REFORMA INTEGRAL  Sostenibilidad
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

25 PROCESO DE REFORMA INTEGRAL
 Balance entre flexibilidad y control de la gestión Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

26 PROCESO DE REFORMA INTEGRAL
 Articulación Intergubernamental e Intersectorial Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

27 MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA?
¿QUÉ COMPRENDE LA POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA? La Modernización de la Gestión Pública es un proceso político-técnico de transformación de actitudes y de fortalecimiento simplificación de aptitudes, de agilización de procesos, procedimientos, sistemas funcionales y administrativos, relaciones y estructuras administrativas, con el fin de hacerlos compatibles con los nuevos roles de todos los niveles de gobierno. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

28 ¿QUÉ COMPRENDE LA POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN
PÚBLICA? ESTADO MODERNO  Orientado al Ciudadano Unitario y Descentralizado Eficiente Abierto Inclusivo   Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

29 PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL
3ER PILAR DE LA PNMGP: GESTIÓN POR PROCESOS, SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Las entidades públicas deben adoptar, de manera paulatina, la gestión por procesos, continuar con los esfuerzos relacionados a la simplificación administrativa y organizarse de manera adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados. GESTIÓN POR PROCESOS SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL • Permitirá mejorar los procesos de producción con el fin que las entidades brinden servicios de manera más eficiente y eficaz y logren resultados que beneficien a los ciudadanos. • El fin es eliminar los obstáculos innecesarios que generen un funcionamiento deficiente de las entidades públicas y sobrecostos para la ciudadanía. • Una vez definidos los objetivos y priorizados los procesos, la entidad debe organizarse de manera adecuada para llevar adelante estos procesos y alcanzar los resultados esperados en la entrega de bienes y servicios de su responsabilidad. SGP – PCM Gobierno Nacional Gobiernos Regionales Gobiernos Locales Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

30 VIDEO Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

31 “ AUNQUE NADA CAMBIE, SI CAMBIO YO, TODO CAMBIA”
Honoré de Balzac

32 4. CAPACITACIÓN

33 ¿QUÉ ES UN PROCESO? Procesos Clientes Procesos RENIEC Necesidad
Bienes / Servicios Insumos (entradas) Procesos (resultados) Necesidad del Cliente Clientes Conjunto de actividades que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procesos RENIEC Usted requiere duplicado del DNI Usted feliz con su DNI Requerimiento, información, plataforma web, materiales para el DNI, procedimientos, personal calificado, etc.

34 ¿QUÉ ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE? ENFOQUE FUNCIONAL ¿Y DÓNDE ESTA
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ¿QUÉ ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE? Gerente Asistente ¿Y DÓNDE ESTA EL CLIENTE? Jefe Compras Jefe Finanzas Jefe de RHH Analista 1 Analista Coordinador Analista 2 Cajero Analista ENFOQUE FUNCIONAL

35 EL PROCESO DEBE AGREGAR VALOR
Cada tarea, actividad, proceso que desarrollamos debe incrementar elaborando o el valor del bien y servicio que estamos desarrollando. Todos los procesos tienen que agregar valor para ser considerados como tales. -Valor + Valor U S R A I O CIUDADANO O DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS U S A R I O CIUDADANO O DESTINATARIO DE LOS BIENES Y SERVICIOS P5 P4 P2 P3 P1 Elaboración: SGP/PCM –2014 Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

36 CLASIFICAR LOS PROCESOS
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública CLASIFICAR LOS PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS Procesos que definen y verifican las políticas, estrategias, objetivos y metas de la organización AS DEL CIUDADANO PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES on los procesos de producción de bienes y servicios que se entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son los que agregan valor para el destinatario de los productos. REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CIUDADANO (DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS). S TI V A T (DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS) SATISFECHAS. REQUISITOS Y EXPEC PROCESOS DE APOYO O SOPORTE Procesos que realizan actividades de apoyo necesarias para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales Flujo de Información Generan Valor Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

37 ¿QUE ES LA GESTIÓN POR PROCESOS? Enfoque gestionar metodológico que
permite integralmente las procesos, de trabajo valor”. actividades, tareas y formas contenidas en la “cadena de Esta gestión debe asegurar que los bienes y servicios generen impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

38 ENFOQUE FUNCIONAL AL ENFOQUE DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
F U N C I Ó N 1 F U N C I Ó N 2 F U N C I Ó N 3 F U N C I Ó N 1 F U N C I Ó N 2 F U N C I Ó N 3 GESTION LICENCIAS PROCESO 1 PROCESO 2 GESTION RRHH CLIENTE CLIENTE PROCESO 3 GESTION COMPRAS ENFOQUE FUNCIONAL: LAS ENFOQU E DE ENFOQUE FUNCIONAL La s funciones / Áreas Ge s tionan la entidad ÁREAS / PROCESOS Se reconocen los Procesos pero predominan las funciones ENFOQUE DE PROCESOS ORIENTADO A RESULTADOS Los procesos ge s tio nan la e ntidad Fuente: Op ti miso - Ce n tro de Desarrollo I nd ustrial (2013). Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

39 PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE
PROCESOS Enfoque Funcional (Vertical) Gestión por Procesos orientada a Resultados (Horizontal ) al Énfasis en el bien y servicio del área (producto/trabajo) Énfasis en la satisfacción del Ciudadano o destinatario de los bienes y servicios ¿Quién cometió el error? ¿Por qué ocurrió el error? ¿Cómo lo sancionamos? ¿Cómo lo resolvemos o mejoramos? Control a los servidores públicos Desarrollo de competencias de los servidores Sólo importa “cumplir” con el trabajo (horario) Busca hacer un trabajo eficaz, eficiente y con valor público No se adapta a los cambios del entorno Se adapta a los cambios del entorno Departamentalización (feudos) Trabajo en Equipo Funciones Colaboración Falta de Coordinación Coordinación estrecha Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

40 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA GESTIÓN
POR PROCESOS Liderazgo visionario. Orientación al servicio del ciudadano. Transparencia, participación ciudadana y ética pública. Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor. Evaluación permanente, mejora continua, orientación a resultados y rendición de cuentas. Innovación y aprovechamiento Valoración al servidor público. Agilidad y flexibilidad. de las tecnologías. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

41 DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Para los ciudadanos:  Bienes oportunos, responden Garantizar y servicios públicos a menor costo y que a sus necesidades. los derechos ciudadanos,  a través de procesos estándar de regulación y fiscalización.  Asegurar la identificación de las necesidades de la ciudadanía para el desarrollo de políticas públicas efectivas. Incrementa la confianza de la ciudadanía Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

42 BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS
Para las entidades: Orienten sus esfuerzos a satisfacer a los ciudadanos servicios. Se adapten Gestionen recursos. o destinatarios de los bienes y rápidamente al cambio. eficaz y eficientemente sus Fomenten el trabajo en equipo. Promuevan el desarrollo de competencias de los servidores. Que los servidores sean reconocidos en la aplicación de políticas de meritocracia. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

43 ¿COMO IMPLEMENTAR LA GESTION POR PROCESOS EN LA ENTIDAD?
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ¿COMO IMPLEMENTAR LA GESTION POR PROCESOS EN LA ENTIDAD? Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

44 Identificación de procesos
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS ETAPA III Mejora de Procesos ETAPA II Diagnóstico e Identificación de procesos - Institucionalizar la Gestión por Procesos - Documentar los procesos mejorados - Mejorar los procesos - Medir, Analizar y Evaluar ETAPA I: Preparatoria - Describir los procesos actuales - Elaborar el mapa de procesos - Determinar los proceso de la entida - Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios q brinda la entidad - Analizar propósito de la entidad - Sensibilizar a toda la entidad. - Capacitar a los encargados de implementar. - Elaborar el plan de trabajo institucional. - Analizar la situación de la entidad Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública 4. Fortalecer el órgano responsable de la implementación de la Gestión por Procesos 3. Asegurar los recursos 2. Contar con objetivos estratégicos claramente establecidos 1. Asegurar el apoyo y compromiso de la Alta Dirección CONDICION PREVIA

45 MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES
REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTE SATISFECHAS PROCESOS DE APOYO Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

46 NIVELES DE PROCESOS Gestión del Talento Humano Nivel Nivel 1 Nivel 2
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública NIVELES DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS MISIONALES REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTE SATISFECHAS PROCESOS DE APOYO Nivel Gestión del Talento Humano Gestión de compens aciones Nivel 1 Planificación del Talento Humano Organización del trabajo y Distribución Gestión del desarrollo y capacitación Gestión del Empleo Gestión de la Incorporación Nivel 2 Administración de personas Nivel 3 Selección Vinculación Inducción Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

47 FICHA DEL PROCESO NIVEL 2 FICHA DEL PROCESO NIVEL 2
DOCUMENTAR LOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS Mapa de Procesos (nivel 0) PROCESOS MISIONALES REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE CLIENTE SATISFECHAS PROCESOS DE APOYO Mapa de Procesos FICHA DEL PROCESO NIVEL 2 Ficha Técnica de procesos (nivel 0 ) Nomb re Objetivo Indicar el nombre del Proceso de Nivel 2 Indicar el objetivo del Proceso de Nivel 2 Alcance Descripción Describir brevemente el Proceso de Nivel 2 Indicar qué órganos o unidades orgánicas intervienen en el Proceso de Nivel 1 Proveed or Entrad a Diagrama de Bloques del siguiente nivel Salida Cliente Especificar proveedores internos y externos del proceso de nivel 2. Especificar cuáles son las entradas Especificar cuáles son las salidas (bien y/o servicio) Especificar clientes internos y externos del proceso de nivel 2. FICHA DEL PROCESO NIVEL 2 Objetivo Nomb re Indicar el objetivo del Proceso de Nivel 2 Indicar el nombre del Proceso de Nivel 2 Ficha de Procesos (nivel 1-nivel n-1) Alcance Descripción Describir brevemente el Proceso de Nivel 2 Indicar qué órganos o unidades orgánicas intervienen en el Proceso de Nivel 1 Proveed or Entrad a Diagrama de Bloques del siguiente nivel Salida Cliente Especificar proveedores internos y externos del p ceso de nivel 2. Especificar cuáles son las entradas Especificar cuáles son las salidas (bien y/o servicio) Especificar clientes internos y externos del proceso de nivel 2. r o Diagrama de flujo Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos Nom bre FICHA DEL PROCEDIMIENTO Objetivo Alcance Indicar el objetivo del procedimiento Indicar el nombre del procedimiento Proveedor Indicar en qué actividad inicia y qué actividad termina el procedimiento Especificar Especificar y externos proveedore s internos cuáles son las entradas Entrada Se describe de manera secuencial el desarrollo de las actividades que se realizan. Descripción de actividades Salida Especificar los productos (bienes y/o servicios) cuáles son clientes internos y externos. Especificar Cliente Ficha de procedimiento Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

48 MEDIR, ANALIZAR, EVALUAR Y MEJORAR PROCESOS
“Medir para gestionar” Si no se miden los resultados no podrá distinguirse el éxito o el fracaso. Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

49 Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública
INDICADORES  Un indicador de gestión es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos. sucesivos y por  Permite hacer mediciones en períodos comparación periódicamente con el estándar establecido, evaluar dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos planificados. ECONOMÍA EFICIENCIA EFICACIA Tipos de Indicadores RECURSOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS EFECTIVIDAD NIVEL DE SERVICIO UTILIZACIÓN Y SATISFACCIÓN Fuente: Departamento Administrativo de la Función Pública, Colombia - Octubre 2012 Elaboración: SGP/PCM CALIDAD Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

50 Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública META Valor que se desea obtener determinado. para un indicador en un periodo de tiempo INDICADOR # 5 100% % % % % % % % % % % % 100% 90% 70% Brecha % % % % % 40% 30% 20% 10% 0% Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic RESULTADO META 58 % % % % % Brec % % Brecha 80% Brecha 60% 50% Elaboración: SGP/PCM Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

51 INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA PROCESOS GESTIÓN POR
Revisión de todos los pasos de la implementación de la Gestión por Procesos. Identificación de las fortalezas y debilidades. Tener en cuenta la percepción de los funcionarios y servidores. Definir acciones clave para corregir las brechas. Identificar evidencias de avances. Formalizar a través de normas internas los avances logrados. GESTIÓN POR • • • • • Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

52 ¿Qué papel cumplo como Equipo Técnico?

53 Generadores de información
Difusión Generadores de información Apoyo en la Implementación de la Gestión por Proceso

54 SESIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS
Elaborado por la Secretaría de Gestión Pública

55 “ LA MAYORÍA DE LAS PERSONAS GASTAN MÁS TIEMPO Y ENERGÍA EN HABLAR DE LOS PROBLEMAS QUE AFRONTARLOS”
Henry Ford

56 5. CASO PRÁCTICO

57 PRACTICA DESARROLLADA
AUTODIAGNÓSTICO - IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOS PRACTICA DESARROLLADA PUNTAJE MÁXIMO PUNTAJE OBTENIDO % OBTENIDO 1 CONDICIONES PREPARATORIAS 40 17 43% 2 DOCUMENTACIÓN Y USO DE LOS PROCESOS 128 18 14% 3 MEJORA DE PROCESOS E INSTITUCIONALIZACIÓN 56 0% PUNTAJE TOTAL 224 35 16%

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74 CONSIDERACIONES FINALES
No cambiar a las personas designadas Las personas deben contar con un tiempo de antigüedad de su labor operativa Disponibilidad del tiempo del personal para la implementación