FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Presentación del tema: "FACTURACIÓN ELECTRÓNICA"— Transcripción de la presentación:

1 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Adquira Podium Diseñador-Comprador FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA REPSOL (ADQUIRA MARKETPLACE)

2 CONTENIDO ¿QUÉ ES ADQUIRA MARKETPLACE? FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Crear facturas a través de la plataforma de MKP Creación de Factura Única Carga de facturas por Fichero Excel Anexado Masivo de Ficheros a Facturas Copia de Facturas Remitir facturas electrónica a través de un PDF Creación individual Creación múltiple de facturas desde PDF Remitir facturas electrónica en formato factura-e GESTIÓN DE ERRORES

3 ¿QUÉ ES MARKETPLACE? Adquira Marketplace es un mercado virtual donde empresas compradoras y proveedoras pueden hacer negocio con facilidad, optimizando los procesos de compra-venta. Adquira Marketplace le ofrece la posibilidad de emitir facturas electrónicas a REPSOL tanto en el formato Factura-e, cómo en formato imagen mediante un archivo PDF o bien generar sus facturas electrónicas a través de la plataforma Adquira MKP. Tanto para el formato Factura-e como para el formato PDF sólo se podrá enviar una única factura por archivo (XML o PDF).

4 Creación de factura única
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Crear facturas a través de la plataforma de MKP Creación de factura única Para ello desde el asistente de facturación seleccionaremos la opción Crear factura única sin referencia a pedido.

5 Comenzaremos seleccionando la sociedad a la que queremos emitir el documento y posteriormente cumplimentaremos los datos de la cabecera de la factura.

6 R. Petróleo, Complejos Industriales Central de Ingeniería
Una vez incluidos los datos del documento, también podremos informar en el caso que corresponda los datos del pedido. Para ello tendremos disponibles los siguientes campos: ID de Pedido (comprador): debemos indicar el numero de pedido facilitado por Repsol ID de proyecto /Elemento PEP: podremos incluir los datos del proyecto (no es obligatorio) Tipo de proveedor: Se debe marcar si pertenecemos a alguno de estos colectivos: R. Petróleo, Complejos Industriales Central de Ingeniería “Área de gestión”: si seleccionamos Tipo de proveedor tendremos que marcar de forma obligatoria una de estas opciones: Cartagena (HCAR) Coruña (HCOR) Puertollano (HPLL) Tarragona (HTAR)

7 Posteriormente incluiremos las líneas de factura, para ello pulsaremos el botón Añadir línea .
En el formulario para cada línea tendremos que informar los campos obligatorios (destacados en amarillo). Y en el caso de que corresponda cumplimentaremos el campo Otros documentos de compras, en el que registraremos el pedido/acta/contrato de máximo o el pedido de Central de Ingeniería. Es un campo con una longitud comprendida entre 11 y 30 caracteres alfanuméricos.

8 Una vez que hayamos incluido todos los datos de la factura procederemos a Guardar la factura. Podremos adjuntar ficheros para complementarla (si es necesario) Una vez incluido el/los ficheros correspondientes procederemos a Guardar la factura y podremos comprobar que en el menú de acciones nos aparecerá la opción de enviar a Repsol (sin necesidad de firmar el documento) Finalmente pulsaremos Enviar para remitir la factura a Repsol.

9 Carga de facturas por Fichero Excel
Podremos crear varias facturas a la vez partiendo de una plantilla Excel. Para ello seleccionaremos la opción de Facturación múltiple por carga de fichero (dentro del apartado de facturación sin referencia a pedido). Según la opción seleccionada EXCEL /CSV tendremos disponible la plantilla para elaborar el Excel con todos los campos requeridos en las facturas que emitimos a Repsol.

10 Anexado Masivo de Ficheros a Facturas
Adquira Podium Diseñador-Comprador Anexado Masivo de Ficheros a Facturas Para las facturas que emitamos a Repsol, podremos adjuntar ficheros a varias facturas a la vez. Para ello, accederemos al listado de facturas en borrador, veremos el botón Anexar ficheros. Dicho botón nos llevará a la pantalla donde podremos seleccionar el fichero Excel a cargar:

11 Con el botón Seleccionar fichero, podremos seleccionar el fichero Excel con la relación de facturas y ficheros a anexar. Además tendremos la posibilidad de descargar una plantilla para ver el formato del fichero necesario. Los datos que deben incluirse en el fichero son: • Número de Factura • Nombre de fichero El fichero tendrá el siguiente formato: Al seleccionar el Excel a cargar, nos aparecerá en la tabla el nombre del fichero seleccionado y su tamaño, habilitándose el botón Cargar Fichero.

12 Adquira Podium Diseñador-Comprador
Una vez cargado el fichero Excel, si no hay problema con el procesamiento nos solicitará la confirmación de si queremos seguir con el proceso de carga: Al pulsar Si, nos llevara a la pantalla para cargar cada uno de los anexos de las facturas, en la que debemos pulsar el botón Seleccionar Ficheros y posteriormente podremos seleccionar de nuestro ordenador los documentos a adjuntar a las facturas.

13 Una vez seleccionados los adjuntos, nos aparecerá un listado con los ficheros seleccionados y la información de tamaño de cada uno. Si al seleccionar los ficheros escogemos uno que no está incluido en el fichero de carga, se nos mostrará el error correspondiente y se cargaran los ficheros que si estén contenidos en el fichero de carga. Al pulsar cargar ficheros se procederá a adjuntar los ficheros válidos a sus facturas respectivas. En la barra de progreso veremos el grado de avance de la carga de cada fichero y al acabar el resultado, mostrará OK!

14 Una vez cargados los ficheros, éstos se localizan en la factura correspondiente en el apartado de Adjuntos.

15 Copia de facturas Tenemos disponible la funcionalidad de Copiar factura una vez hayamos firmado la factura en el desplegable de acciones. Esta opción está disponible para facturas creadas desde la modalidad sin referencia pedido y que se encuentren en cualquier estado excepto En Borrador. Una vez pulsamos Copiar factura, Marketplace nos solicitará confirmación para realizar la copia

16 Al pulsar esta opción, nos copiara la factura, es decir, copiará el formulario con el contenido idéntico al de la factura inicial, pero en estado borrador y con el campo número de factura vacío, permitiéndonos de esta forma crear una nueva factura.

17 Remitir facturas a través de un PDF
Creación individual A través de Marketplace podremos enviar facturas creadas desde un documento PDF al sistema de Repsol. Para ello tendremos que seleccionar en el asistente de creación de facturas la opción Recepción de facturas. Posteriormente seleccionaremos el fichero PDF que vamos a remitir a Repsol.

18 Una vez seleccionado pulsar enviar.
En ese momento aparecerá una pantalla donde tendremos que incluir datos necesarios para la gestión del documento: Sociedad Receptora, número de factura, Base imponible, Fecha de factura, etc. Una vez cumplimentados pulsamos guardar para la creación del documento de factura.

19 Se creará el documento de factura en estado Firmado (sin necesidad de que tengamos que firmar de nuevo). El PDF adjuntado inicialmente, será enviado a Repsol como documento legal de factura, por lo que una vez pulsada la opción enviar, se remitirá el documento PDF al Sistema de recepción de PDF’ s de Repsol, donde será validado y gestionado.

20 Antes de realizar el envío de la factura, podremos adjuntar ficheros a la misma.
Al acceder a la factura, desde el botón acciones realizaremos el envío de la factura. Además desde este botón podremos descargar la factura, eliminarla (si no la hemos enviado), etc.

21 Creación múltiple de facturas desde PDF
En Marketplace también podremos crear varias facturas desde PDF simultáneamente. Para ello seleccionaremos en el Asistente de facturación, la opción Recepción múltiple de facturas en formato PDF. Para ello elaboraremos un fichero Excel a partir de la plantilla que encontraremos en Marketplace donde podremos informar el número de factura, fecha de factura , CIF del comprador, nombre del PDF, moneda e importes.

22 Con el botón seleccionar fichero, localizamos el Excel con el que vamos a crear las facturas.
Una vez que seleccionamos le fichero con los datos de las facturas a cargar, pulsaremos el botón Cargar Fichero, para comenzar la creación de las facturas.

23 Una vez procesado el fichero, se nos solicitará confirmación para comenzar a cargar los ficheros PDF correspondientes a cada factura. Posteriormente seleccionaremos los ficheros PDF que previamente indicamos en el fichero Excel anterior.

24 Si al cargar los PDF, hemos seleccionado algún fichero que no esté referenciado o en el que el nombre no coincida con el indicado en el fichero Excel, Marketplace nos lo indicará por medio de una pantalla de error. También puede ocurrirnos que no seleccionemos alguno de los ficheros PDF informados en el Excel. En cualquier caso Marketplace procesará las facturas. Marketplace nos mostrará en pantalla los ficheros que se han incluido correctamente en la factura creada, pulsamos Cargar Fichero y automáticamente Marketplace nos llevará al listado de facturas firmadas donde visualizaremos las facturas que se han creado a partir del Excel.

25 Las facturas estarán en estado firmadas
Las facturas estarán en estado firmadas. Aquellas cuyos ficheros PDF no fueron encontrados, bien sea porque no lo seleccionamos o porque el nombre del PDF no era correcto, estarán identificadas con un signo de exclamación que nos muestra el mensaje “Factura pendiente de anexar el documento legal.” Podremos acceder a las facturas identificadas con el error para anexar el documento PDF correcto o proceder a eliminarlas ya que, no dispondremos de la opción enviar hasta incluir un PDF válido. Recordemos que el PDF creado por Marketplace está vacío. De igual forma para todas las facturas creadas de esta forma, podremos incluir mediante en el apartado Adjuntos documentos para complementar dicha factura en el caso de que lo estimemos oportuno.

26 Accederemos a la factura correspondiente y debemos sustituir el PDF, para ello seleccionamos el PDF existente (Vacío), pulsamos suprimir y posteriormente con el botón Anexar documento Legal, incluiremos PDF correcto.

27 Una vez adjuntado el PDF correcto, nos aparecerá la opción para enviar la factura.

28 Remitir facturas electrónicas en formato Factura-e
A través de Marketplace podremos enviar facturas sin referencia a pedido cargadas desde un documento Factura-e firmado o no, del cual se extraerá la información. En este caso se carga un XML firmado o sin firmar, dicho documento se guarda como documento legal de la factura, por lo que posteriormente no se requiere la firma digital de la factura. Para las facturas creadas de esta forma el estado final será Enviada. Para crear una única factura, realizaremos la carga del XML desde la opción Recepción de facturas que encontraremos en el Asistente para la Creación de Facturas.

29 Una vez cargado el XML se crea la factura en estado firmada y procederemos al envío para que se registre en los sistemas de Repsol. También podremos hacer la carga de facturas con documentos XML utilizando un fichero comprimido (ZIP) en el que podremos incluir o bien un documento XML o varios. Para ello utilizaremos la opción de Recepción de Facturas.

30 Con el botón seleccionar adjuntamos el Zip que contiene los documentos a cargar. Es importante que recordemos que se creará una factura por documento XML cargado. Una vez seleccionado, pulsamos enviar. Posteriormente accederemos al menú Informes en el enlace facturas cargadas y seleccionaremos el fichero ZIP cargado. Pulsaremos Ver Detalle y Marketplace nos mostraré el resultado de la carga de los documentos XML incluidos en el fichero ZIP.

31 Al ver el detalle, veremos le resultado de la carga y las facturas cargadas correctamente.
Desde esta misma pantalla podemos gestionar las facturas, para remitirlas a Repsol o acceder a cada una de ellas si deseamos adjuntar algún documento adicional.

32 GESTIÓN DE ERRORES A continuación se detallan todos los errores que se pueden producir en la recepción de las facturas:

33 ¡Gracias!