Seguimiento actividades de obra

Seguimiento actividades de obra
Manual de Usuario Enero 2010

Seguimiento actividades de obra
Contenido Seguimiento actividades de obra Acceso a la gestión de expedientes Creación manual de expedientes Creación automática de expedientes desde GOR Informes Cambio de estados de expedientes Carga masiva de documentos en expedientes Workflows Utilitario para creación de expedientes de Obra

1 Seguimiento actividades Obra : Acceso a la gestión de expedientes

Acceso a la gestión de expedientes
Acceso genérico desde SAP C13 Acceso desde GOR (consulta expediente asociado a la obra)

Acceso a la gestión de expedientes Acceso genérico desde SAP C13
Desde SAP C13, se accede al tratamiento de expedientes (RM) utilizando la transacción YRMSGO. Las opciones disponibles en el menú de RM dependerán del rol del usuario

En el caso que al acceder a la gestión de expedientes, aparezcan carpetas que no guarden relación con el Seguimiento de Gestión de Obras, debe de realizarse el cambio de RMS-ID. Los pasos a seguir para realizar este cambio son: Paso 1: apretar el botón de cambio de RMS-ID Paso 3: Tomar ID RMS seleccionado con el botón Paso 2: Seleccionar el ID Y_RMS_SGO

Para acceder a un expediente Paso 1: Doble clic sobre el nodo “Expediente de Obra” Aparece la pantalla de selección que permite buscar expedientes en base a sus atributos Paso 2: Restringir la búsqueda Paso 3: Al ejecutar la búsqueda con el botón , se muestra en esta zona los expedientes encontrados que verifican las restricciones en la búsqueda introducidas Paso 4: Seleccionar uno de los registros mostrados y pulsar el botón

Al seleccionar el expediente, este se abre y se visualiza en la zona de la derecha de la pantalla. Estado del expediente ID del expediente Descripción del expediente Estructura del expediente

Acceso a la gestión de expedientes
Acceso desde SAP GOR (consulta expediente asociado a la obra) Desde SAP C13 transacción YL99, se accede a la pantalla principal de Gestión de obras. Paso 1: Informar Nº de Grafo (obra) El botón se visualizará si la obra introducida tiene expediente asociado Paso 2: Pulsar intro Paso 3: Pulsar el botón , para acceder al expediente

2 Seguimiento actividades Obra: Creación manual de expedientes

Creación manual de expedientes
Opciones/Acciones principales en la creación de expedientes: Creación del expediente inicial Entrada de atributos del expediente Grabación de cambios en el expediente Entrada de Objetos de Negocio (Business Object) Entrada de documentos en el expediente Borrado de documentos en el expediente Entrada de workflows Ejecución de aplicaciones desde el expediente

Creación manual de expedientes Creación del expediente inicial (1/3)
YRMSGO Transacción YRMSGO (SAP C13) para acceso a la gestión de expedientes (RM)

Desde la carpeta Expedientes de obra, seleccionar el nodo “Expediente de obra”, pulsar botón derecho del ratón y seleccionar la opción “Crear”. Para salvar los cambios en el expediente se utiliza el botón Pantalla mostrada al crear el expediente

En la pantalla inicial aparece la siguiente barra de herramientas, donde las acciones más habituales serán Permite consultar información adicional sobre el expediente (logs, referencia de utilización,….) Cerrar el expediente grabar los cambios en el expediente Acceso a los atributos del expediente para visualizarlos o modificarlos Pasar el Expediente a modo visualización o modificación

Entrada de los atributos del expediente (1/6) Al grabar por primera vez el expediente inicial ( ) o al apretar al botón de acceso a los atributos ( ), se muestra la siguiente pantalla que permite la entrada de los atributos del expediente. Una vez introducidos, mediante el botón se continua el proceso. Los siguientes atributos, que aparecen con el valor […], son de entrada obligatoria: Descripción breve Distribuidora Delegación comercial o SS.TT., Provincia, Municipio Dirección

Entrada de los atributos del expediente (2/6) Distribuidora: Para la entrada de la distribuidora se dispone de una ayuda de búsqueda que muestra las distribuidoras existentes en SAP C13 Pulsar botón ayuda Permite realizar restricción en la ayuda Ejecuta la búsqueda de la distribuidora en función de los valores indicados en las restricciones Para seleccionar la distribuidora de la lista pulsar , o realizar doble click sobre la distribuidora escogida Para la entrada de los atributos obligatorios es recomendable la utilización de las ayudas de búsqueda en aquellos atributos que los dispongan.

Entrada de los atributos del expediente (3/6) Delegación: Para la entrada de la delegación, se dispone de una ayuda de búsqueda que muestra las delegaciones existentes en SAP C13 Permite restringir los valores Pulsar botón ayuda Ejecuta la búsqueda de la delegación en función de los valores indicados en las restricciones de la búsqueda Para seleccionar la delegación de la lista pulsar , o realizar doble click sobre la delegación escogida Para la entrada de los atributos obligatorios es recomendable la utilización de las ayudas de búsqueda en aquellos atributos que los dispongan.

Entrada de los atributos del expediente (4/6) Provincia: Para la entrada de provincia, se dispone de una ayuda de búsqueda que muestra las provincias existentes en SAP C13 para el país del expediente Permite restringir los valores Pulsar botón ayuda Ejecuta la búsqueda de la provincia en función de los valores indicados en las restricciones de la búsqueda Para seleccionar la provincia de la lista pulsar , o realizar doble click sobre la provincia escogida Para la entrada de los atributos obligatorios es recomendable la utilización de las ayudas de búsqueda en aquellos atributos que los dispongan.

Entrada de los atributos del expediente (5/6) Municipio: para la entrada de los municipios, se dispone una ayuda que muestra, en función de la delegación introducida, los municipios existentes en SAP C13 Permite restringir los valores Pulsar botón ayuda Ejecuta la búsqueda del municipio en función de los valores indicados en las restricciones de la búsqueda Para seleccionar el municipio de la lista pulsar , o realizar doble click sobre el municipio escogido Para la entrada de los atributos obligatorios es recomendable la utilización de las ayudas de búsqueda en aquellos atributos que los dispongan.

Entrada de los atributos del expediente (6/6) Coordinador de Seguridad y Salud, opcional Dirección, obligatorio. Tipo de obra, opcional. Permite seleccionarlo de una lista con los valores “red” y “acometida” Tipo de grafo, opcional Descripción breve, obligatorio. Código de Obra GOR, opcional. Código de obra GPCC, opcional. Caducidad Licencia, opcional, necesaria para Workflow de Caducidad de Licencia. Caducidad Señalamiento, opcional, necesaria para Workflow de Caducidad de Señalamiento Fecha aceptación de obra, opcional. Fecha última certificación, opcional. Hito 0: Único obra acometida, opcional. Hito 1: Apertura de Catas y Replanteo, opcional. Hito 2: Condiciones Obra Civil y Mecánica, opcional. Hito 3: Obra mecánica (visita previa al tapado), opcional. Hito 4: Puesta en servicio, opcional. Hito 5: Comprobación Final, opcional. Resto de atributos

Grabación de los cambios en el expediente (1/1) Para grabar los cambios en el expediente se ha de realizar los siguientes pasos: Paso 1 Paso 2 Seleccionar la acción de grabar Muestra el siguiente desplegable Paso 3 Si los campos obligatorios están asignados se graba el expediente y el semáforo queda en verde Si falta algún atributo obligatorio, se muestra mensaje informativo de los campos obligatorios que faltan por rellenar

Entrada de los Objetos de Negocio (1/11) 1.- Asignar el TCI al expediente. Puede realizarse de 2 formas: a.- Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón Aparecerá la siguiente pantalla: Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “TCI “y pulsar el botón botón b.- Situarse sobre nodo TCI, botón derecho del ratón  Actividades Buscar

Grabar para que el semáforo quede en verde
Creación manual de expedientes Entrada de los Objetos de Negocio (2/11) En ambos casos se muestra una pantalla que permite informar el usuario de SAP C13, pudiendo usar una ayuda de búsqueda Selecciona el TCI marcado Para utilizar la ayuda Permite restringir los valores El semáforo en ámbar indica que falta grabar las últimas modificaciones. Grabar para que el semáforo quede en verde

Entrada de los Objetos de Negocio (3/11) 2.- Asignar el Contratista al expediente. Puede realizarse de 2 formas: a.- Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón Aparecerá la siguiente pantalla: Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Contratista” y pulsar botón b.- Situarse sobre nodo Contratista, botón derecho del ratón  Actividades  Buscar

Creación manual de expedientes Entrada de los Objetos de Negocio (4/11) En ambos casos se muestra pantalla que permite informar el Contratista de SAP C13, pudiendo usar la ayuda asociada Para utilizar la ayuda Permite restringir los valores Selecciona el Contratista marcado El semáforo en ámbar indica que falta grabar las últimas modificaciones. Grabar para que el semáforo quede en verde

Entrada de los Objetos de Negocio (5/11) 3.- Asignar la Obra de Red al expediente Puede realizarse de 2 formas: a.- Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón Aparecerá la siguiente pantalla: Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Obra de red” y pulsar botón b.- Situarse sobre nodo Obra de Red, botón derecho del ratón Actividades Buscar

Creación manual de expedientes Entrada de los Objetos de Negocio (6/11) En ambos casos se muestra pantalla que permite informar las obras de red de SAP C13, pudiendo usar la ayuda asociada Para utilizar la ayuda Permite restringir los valores Ejecuta la búsqueda de la Obra en función de los valores indicados en las restricciones de la búsqueda Pulsando , se toma registro seleccionado de la búsqueda El semáforo en ámbar indica que falta grabar las últimas modificaciones. Grabar para que el semáforo quede en verde

Entrada de los Objetos de Negocio (7/11) 4.- Asignar la Obra de Acometida Puede realizarse de 2 formas: a.- Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón Aparecerá la siguiente pantalla: Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Obra de Acometida” y pulsar botón b.- Situarse sobre nodo “Obra de Acometida”, botón derecho del ratón –> Actividades Buscar

Creación manual de expedientes Entrada de los Objetos de Negocio (8/11) En ambos casos se muestra pantalla que permite informar las obras de acometida de SAP C13, pudiendo usar la ayuda asociada Para utilizar la ayuda Permite realizar restricción en la ayuda Ejecuta la búsqueda de la Obra en función de los valores indicados en las restricciones de la búsqueda Pulsando se toma registro seleccionado de la búsqueda El semáforo en ámbar indica que falta grabar las últimas modificaciones. Grabar para que el semáforo quede en verde

Entrada de los Objetos de Negocio (9/11) 1.- Asignar el Gestor de obra al expediente. Puede realizarse de 2 formas: a.- Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón b.- Situarse sobre nodo Gestor de Obra, botón derecho del ratón  Actividades Buscar

Creación manual de expedientes Entrada de los Objetos de Negocio (10/11) 5.- Asignar Gestor de Obra al expediente En ambos casos se muestra una pantalla que permite informar el usuario de SAP C13, pudiendo usar una ayuda de búsqueda Para utilizar la ayuda Permite realizar restricción en la ayuda Pulsando se toma registro seleccionado de la búsqueda El semáforo en ámbar indica que falta grabar las últimas modificaciones. Grabar para que el semáforo quede en verde

Entrada de los Objetos de Negocio (11/11) En todos los casos, existe una validación para asegurar que el valor informado es correcto. En el caso que el valor informado sea incorrecto, se muestra el siguiente mensaje y no se genera el nodo correspondiente en el expediente. Al insertar valores en los objetos de negocio, el expediente queda modificado (el semáforo mostrado en el mismo queda en color ámbar). El expediente deberá de ser grabado para que el semáforo quede en verde y los valores introducidos queden guardados Seleccionar la acción de grabar Paso 2 Paso 1 Muestra el siguiente desplegable Paso 3 Estado como queda el semáforo

Entrar documentos en el expediente (1/4) La entrada de la documentación se puede realizar de 2 formas: Manual Paso 1: Situarse sobre el nodo donde queremos anexar el documento, apretar el botón derecho del ratón  actividades  crear Paso 2: generar o anexar ficheros mediante el botón de , se pueden crear ficheros o subirlos de PC. Una vez asignados se muestra en pantalla

Entrar documentos en el expediente (2/4) Paso 3: Tras generar o subir el documento de PC, ya podemos grabar el documento RM Paso 4: Informar los atributos obligatorios ([…]) Paso 5: Finalizar el anexado del documento mediante el botón

Entrar documentos en el expediente (3/4) Automáticamente. Existe una aplicación que permite anexar documentación en el expediente de forma masiva y automática. Esta aplicación se puede ejecutar de 2 formas distintas: Desde el árbol del expediente, doble clic sobre el nodo Desde el menú Easy Access de SAP RM con la transacción YSGO03 El funcionamiento de esta aplicación se detalla en apartado 6 de esta guía

Entrar documentos en el expediente (4/4) Hay documentos, cuya entrada es obligatoria para poder cambiar el estado del expediente. Estos documentos son: Para pasar de Preparación a Lanzamiento. Sol. de Licencias municipales de GN a Ayuntamientos Licencias municipales Para pasar de Lanzamiento a Ejecución. Acta de aceptación de obra CONJUNTA CONT, DF, CSS Acta de aceptación de la obra Plano facilitado al Contratista y DF infraestructuras a const Para pasar de Ejecución a Cierre de Obra. Papel de la prueba (en formato de la máquina) Certificado de pruebas de presión Croquis fin de obra elaborados según lo dispuesto en NTC-116-D Informe realización de obra/croquis de obra para GPCC Para pasar de Cierre. Acta de dirección facultativa

Borrar documentos en el expediente (1/1) Situarse sobre el nodo a borrar, apretar el botón derecho del ratón  actividades  borrar No es equivalente la opción botón derecho + borrar que la opción botón derecho + actividades + borrar. Mientras que la primera sólo desasigna el documento del expediente, la segunda desasigna el documento del expediente y borra el documento físicamente de RM.

Iniciar workflows desde expediente (1/4) Workflow de Caducidad de Licencia. workflow para avisar tanto al TCI como al Gestor de Obra acerca de la proximidad de la fecha de caducidad de la licencia. 2 formas de activarlo: 1. Situarse en carpeta “preparación” y pulsar botón Aparece la siguiente pantalla Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Caducidad Licencia” y pulsar el botón 2. Situarse sobre el nodo “Caducidad Licencia”, botón derecho del ratón  Actividades  Crear El funcionamiento del workflow se detalla en apartado 7 de esta guía

Iniciar workflows desde expediente (2/4) Workflow de Caducidad de Señalamiento. Workflow para avisar tanto al gestor de Obra como al TCI de la proximidad de la fecha de caducidad de señalamiento. Hay 2 formas de lanzarlo: 1. Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón Aparece la siguiente pantalla Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Caducidad de Señalamiento” y pulsar el botón 2. Situarse sobre nodo “Caducidad de Señalamiento”, botón derecho del ratón  Actividades  Crear El funcionamiento del workflow se detalla en apartado 7 de esta guía

Iniciar workflows desde expediente (3/4) Workflow de Fase de preparación completada. Workflow para enviar una notificación y un correo al Gestor de Obras para que finalice la fase de preparación del expediente. Hay 2 formas de lanzarlo: 1. Situarse en la carpeta “preparación” y pulsar botón Aparece la siguiente pantalla Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Fase Preparación completada” y pulsar botón 2. Situarse sobre nodo “Fase preparación completada”, botón derecho del ratón  Actividades  Crear El funcionamiento del workflow se detalla en apartado 7 de esta guía

Iniciar workflows desde expediente (4/4) Workflow de No Conformidad. Workflow para notificar al TCI de la no conformidad con alguno de los documentos adjuntados. Hay 2 formas de lanzarlo: 1. Situarse en el nodo raíz del expediente y pulsar botón Aparece la siguiente pantalla Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “No Conformidad” y pulsar el botón 2. Situarse sobre el nodo “No Conformidad”, botón derecho del ratón  Actividades  Crear El funcionamiento del workflow se detalla en apartado 7 de esta guía

Ejecutar aplicaciones desde el expediente (1/2) Cambio de status Existen dos formas de ejecutar la aplicación desde el expediente: 1. Situarse sobre el nodo de Cambio de estatus, botón derecho del ratón  Actividades Visualizar 2. Realizar doble clic sobre el nodo “Cambio de Status” El funcionamiento de esta aplicación se detalla en apartado 5 de esta guía

Ejecutar aplicaciones desde el expediente (2/2) Anexar documentos masivamente Existen dos formas de ejecutar la aplicación desde el expediente 1. Situarse sobre el nodo de “Anexar documentos masivamente”, botón derecho del ratón  Actividades  Visualizar 2. Realizar doble clic sobre el nodo “Anexar documentos masivamente”. El funcionamiento de esta aplicación se detalla en apartado 6 de esta guía

3 Seguimiento actividades Obra: Creación del expediente desde SAP GOR

Creación de expediente desde SAP GOR
Mediante la transacción YL99 en el entorno SAP C13, se accede a la pantalla principal de la Gestión de obras. Para todas las obras, bien sean de Red, de Acometida, o de Red + Acometida, que se encuentran en fase de planificación, al pasarlas a fase de Lanzamiento se realiza la creación del correspondiente expediente asociado a la obra. Una vez realizado el pase a fase de lanzamiento, la pantalla principal de la obra quedará: En “fase de Lanzamiento” Nuevo botón, que navega al expediente Para las obras que sean de red + acometida, se crea un único expediente para ambas

Creación de expediente desde SAP GOR
Al pulsar el botón de expediente se visualiza el expediente asociado, pudiéndose tanto visualizar como modificar el expediente (dependiendo del rol del usuario) Mediante el botón podemos ver los atributos que han sido informados desde SAP GOR de forma automática con la creación del expediente.

4 Seguimiento actividades Obra: Informes

Expedientes de seguimiento de actividad de gestión de obra
Informes Expedientes de seguimiento de actividad de gestión de obra Desde el menú Easy Acceso de SAP RM mediante la transacción YSGO01 se ejecuta el informe de expedientes de seguimiento de actividades de obras. La primera pantalla que aparece tiene la siguiente apariencia:

Expedientes de seguimiento de actividad de gestión de obra
Informes Expedientes de seguimiento de actividad de gestión de obra Tras informar los criterios de selección y apretar el botón , aparece la siguiente pantalla en la que se muestra un listado con todos los expedientes seleccionados.

5 Seguimiento actividades Obra: Cambio de estado de expedientes

Cambio de estado de Expedientes
Cambiar Status desde transacción (YSGO02) Cambiar Status desde expediente

Cambio de Status de Expedientes
Cambiar status desde transacción YSGO02 Desde el menú Easy Acces de SAP RM mediante la transacción YSGO02 se ejecuta la aplicación de cambio de estado de expedientes de seguimiento de actividades de obras. La primera pantalla que aparece tiene la siguiente apariencia: valores de selección de expedientes Estado de los expedientes que se van a seleccionar Para informar si se quiere pasar a fase anterior o a fase siguiente de forma automática Para usar una variante de visualización

Cambio de Status de Expedientes
Cambiar status desde transacción YSGO02 Tras informar los criterios de selección y apretar el botón , se seleccionan todos los expedientes que cumplan os criterios de selección indicados Según lo indicado en el apartado “Opciones” el resultado variará: Si no se marca ninguna de las acciones posibles Se muestra en pantalla una lista ALV con los expedientes seleccionados y un botón para cada una de las acciones que se pueden realizar sobre los expedientes (pasar a fase anterior y/o pasar a fase siguiente). El ALV tendrá la siguiente apariencia: Informa el estado de los expedientes seleccionados Lista con todos los expedientes que se han encontrado y que cumplen las especificaciones seleccionadas

Cambio de Status de Expedientes Cambiar status desde expediente YSGO02
La barra de herramientas del ALV será la siguiente. donde:  Evoluciona el estado del expediente(s) seleccionado(s) al estado anterior (Sólo se muestra si el estado no es “En Preparación” )  Evoluciona el estado del expediente(s) seleccionado(s) al estado siguiente (Sólo se muestra si estado no es “Cerrado”)  Realiza refresco del ALV, eliminado aquellos registros cuyo estado no se corresponde al informado en el título  Muestra pantalla con detalles del expediente seleccionado

Cambio de Status de Expedientes Cambiar status desde expediente YSGO02
Las transiciones entre estados del expediente pueden requerir la entrada previa de ciertos documentos de forma obligatoria en el expediente. En el caso que falte alguno de los documentos obligatorios no se permite la transición, mostrándose el siguiente mensaje. En caso que la transición se realice satisfactoriamente el documento aparecerá con el icono informando que se ha realizado la transición. Un refresco del ALV, provocará que los expedientes evolucionados desaparezcan de la lista.

Cambio de Status de Expedientes (YSGO02)
Cambiar status desde expediente Opción Pasar a fase siguiente (aut) seleccionada Si se ha marcado esta opción se realiza la transición de estados de los expedientes seleccionados según los criterios informados en la pantalla inicial de forma automática. Si faltan documentos obligatorios, se muestra mensaje con los documentos faltantes. Si no faltan documentos y el estado permite la transición se cambia el estado de los mismos, apareciendo el siguiente mensaje.

Cambio de Status de Expedientes (YSGO02)
Cambiar status desde expediente Opción Pasar a fase anterior (aut) seleccionada Si se ha marcado esta opción se realiza la transición de estados de los expedientes seleccionados según los criterios informados en la pantalla inicial. Si el estado permite la transición se cambia el estado de los mismos, apareciendo el siguiente mensaje.

Cambio de Status de Expedientes Cambiar status desde expediente
Para acceder a la aplicación de cambio de estado desde el expediente, se ha de utilizar el nodo Es obligatorio que el expediente se encuentre en modo visualización para poder ejecutar la aplicación. No existe ninguna diferencia de funcionamiento con respecto a la ejecución vía transacción explicada anteriormente, salvo que en lugar de tener las opciones de selección aparece directamente el identificador del expediente que se está tratando. Aparecen los identificadores del expediente en lugar de los criterios de selección que aparecen cuando se ejecuta Aparece marcado el status en el que se encuentra el expediente Indicar si se quiere pasar a fase anterior o a fase siguiente (NUNCA las 2 acciones a la vez) de forma automática o no Variante del ALV que se quiere usar

6 Seguimiento actividades Obra:
Carga masiva de documentos en expedientes

Carga masiva de documentos en expedientes Acceso a la aplicación
Al acceso a la aplicación de carga masiva de documentos se puede realizar de 2 formas distintas: Directamente desde un expediente, ejecutando el nodo del expediente . Desde el menú Easy Access de SAP RM, mediante la transacción YSGO03. En ambos casos la pantalla inicial es la siguiente: Este campo sólo se visualizará si se accede desde expediente, cuando el acceso sea mediante la transacción YSGO03, el campo se deberá de informar manualmente, disponiendo para ello de una ayuda de búsqueda 1 .- Ayuda para Ubicación de los archivos a anexar 3.- Ayuda para nodo del expediente 4.- Indicar si la fecha se toma de los ficheros

Carga masiva de documentos en expedientes
Ayuda para ID de expedientes. La ayuda de búsqueda de expedientes muestra un listado con los expedientes existentes en RM para que el usuario seleccione uno de ellos. Para seleccionar un registro realizar doble clic sobre el deseado o marcar el registro y pulsar botón

Ayuda para la ruta de acceso a los ficheros Muestra pantalla para seleccionar la carpeta donde estarán los documentos que se quieran anexar al expediente Paso 1: Seleccionar la carpeta deseada Paso 2: Una vez seleccionada la carpeta, Aceptar

Ayuda para el Nodo del expediente. Esta ayuda muestra los nodos del expediente de forma jerárquica para poder indicar donde se quiere anexar los documentos. Para seleccionarlo se debe de realizar doble clic sobre el nodo deseado

Carga masiva de documentos en expedientes Anexar documentos
Una vez informado los parámetros en la pantalla inicial, con el botón se inicia el proceso de carga masiva de los documentos en el nodo del expediente. Si el expediente estuviera siendo tratado se muestra el correspondiente error y no se realiza el anexado. Si la carga de documentos se realiza, se mostrará al finalizar la misma un listado con los mensajes producidos durante el proceso.

Carga masiva de documentos en expedientes Opciones de ejecución (1/2)
Si se marca el flag de “crear documentos”, se crean tantos documentos de RM como ficheros haya en la carpeta seleccionada. En el caso que el nodo tenga el parámetro “fecha”, la fecha informada será la fecha en que se realiza la ejecución la carga, salvo que se haya indicado la opción de “tomar fechas del fichero” en cuyo caso será la fecha utilizada será la del fichero correspondiente. Si está marcado el flag de crear versiones , se creará un primer documento para el primer fichero a anexar y para resto de ficheros se van creando versiones sobre el mismo documento de RM. En el caso que el nodo permita la entrada del parámetro “fecha”, la fecha informada será la fecha en que se realiza la ejecución la carga, salvo que se haya indicado la opción de “tomar fechas del fichero”; en ese caso será la fecha de última modificación del fichero correspondiente.

Carga masiva de documentos en expedientes Opciones de ejecución (2/2)
Crear documentos por fichero Crear versiones sobre un documento

7 Seguimiento actividades Obra: Workflows

Workflows Para el seguimiento de la gestión de actividades de obras se han definidos los siguientes workflows Workflow de Caducidad de Licencia Workflow de Caducidad de Señalamiento Workflow de No conformidad Workflow de Fase de Preparación completada

Workflow de Caducidad de la licencia
Workflows Workflow de Caducidad de la licencia Este workflow es un aviso al Gestor de Obra y al TCI unos días antes de la caducidad de la licencia de obra. Se activará de forma automática desde el expediente, y en el momento de su activación solicitará la entrada del nº de días previos a la fecha de caducidad de la licencia (indicada en los atributos del expediente) en que es necesario que se realice el envío del aviso. Cuando se llega el plazo se producirá el envío del aviso de forma automática.

Workflows Workflow de Caducidad de la licencia Hay 2 formas de activar este workflow: a.- Situarse sobre carpeta Preparación y pulsar botón Crear Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Caducidad Licencia” y pulsar el botón b.- Situarse sobre nodo “Caducidad Licencia”, botón derecho del ratón  Actividades  Crear

Workflows Workflow de Caducidad de la licencia Es necesario que el atributo fecha de Caducidad de Licencia esté informada para que se lance dicho workflow. Cuando el Workflow se lanza se muestra una pantalla para informar el número de días previos a la fecha de caducidad en que se desea que se envíe el aviso. El expediente quedará con la apariencia: Indicar el nº de días previos Una vez grabado el cambio el semáforo queda en verde Se crea el nodo del workflow pero el aviso no se envía hasta que se llega a la fecha correspondiente

Workflows Workflow de Caducidad de la licencia El texto del aviso enviado es el siguiente:

Workflow de Caducidad de Señalamiento
Workflows Workflow de Caducidad de Señalamiento Consiste en un aviso tanto al Gestor de Obra como al TCI unos días antes de la fecha de Caducidad de Señalamiento. Se activará de forma automática desde el expediente, y en el momento de su activación solicitará la entrada del nº de días previos a la fecha de caducidad de señalamiento indicada en los atributos del expediente, que el sistema espera para el envío del aviso. Cuando se llega a dicho plazo, se produce el envío del aviso. Para el lanzamiento del Workflow se ha de planificar la ejecución del job SWWDHEX.

Workflows Workflow de Caducidad de Señalamiento Para activar el Workflow existen 2 opciones: a.- Situarse sobre carpeta Preparación y pulsar botón Crear Situarse sobre Caducidad de Señalamiento y pulsar botón b.- Situarse sobre nodo Caducidad de Señalamiento, botón derecho del ratón  Actividades Crear

Workflows Workflow de Caducidad de Señalamiento Es necesario que el atributo fecha de Caducidad de Señalamiento esté informada para que se lance dicho workflow. Cuando el Workflow se lanza se muestra una pantalla para introducir el número de días previos a la fecha de Workflow para que se realice el envío del aviso correspondiente El expediente quedará con la apariencia Indicar el nº de días previos El expediente debe de grabarse para que semáforo quede en verde Se crea el workflow y el aviso no se envía hasta que se llega a la fecha determinada para su envío

Workflows Workflow de Caducidad de Señalamiento Al llegarse al plazo del lanzamiento del WF se envía aviso tanto al Gestor de Obra como al TCI El texto del aviso enviado es el siguiente:

Workflow de No Conformidad
Workflows Workflow de No Conformidad Workflow que se activa de forma manual por el Gestor de Obra directamente desde el expediente, con el objetivo de enviar una aviso al TCI sobre la no conformidad con alguno de los documentos adjuntados. En el momento de su activación solicitará la entrada del motivo de no conformidad, que se incluirá dentro del texto del correo enviado al TCI. Desde el correo enviado se podrá navegar al expediente.

Workflows Workflow de No Conformidad Para activar dicho Workflow existen 2 opciones: a.- Situarse sobre nodo raíz del expediente y pulsar botón Crear Situarse sobre la línea correspondiente al nodo de “No Conformidad” y pulsar botón b.- Situarse sobre nodo “No Conformidad”, botón derecho del ratón  Actividades  Crear

Workflows Workflow de No Conformidad Se muestra una pantalla en la que se puede introducir el motivo de No Conformidad : Muestra pantalla de Cancelación por usuario Si no se ha introducido motivo Si se ha introducido motivo Se lanza el Workflow correspondiente

Workflows Workflow de No Conformidad El Workflow de No conformidad realiza los siguientes pasos 1.- Envía mail con título de No conformidad sobre los documentos de la obra al TCI El texto del correo enviado incluye el motivo de No Conformidad dado por el Gestor de obra 2.- Enviar notificación de No conformidad sobre los documentos de la obra al inbox del TCI Navega al expediente

Workflow de fase de Preparación Completada
Workflows Workflow de fase de Preparación Completada Se activará de forma manual por el TCI directamente desde el expediente, con el objetivo de enviar una aviso al Gestor de Obra para que éste último finalice la fase de preparación y por tanto cambie el estado del expediente Se envía un correo al Gestor de Obra y además se realiza notificación al Gestor de obra informando que la fase de preparación ha sido completada para que éste pueda realizar el cambio de estado

Workflows Workflow de fase de Preparación Completada Para activar dicho Workflow existen 2 opciones: a.- Situarse sobre carpeta Preparación y pulsar botón Crear Situarse sobre la línea correspondiente al nodo “Fase Preparación Completada” y pulsar b.- Situarse sobre nodo Fase Preparación Completada, botón derecho del ratón  Actividades  Crear

Workflows Workflow de fase de Preparación Completada El Workflow de Fase Preparación Completada realiza los siguientes pasos: 1.- Envía mail con título de Finalización fase preparación de la obra al Gestor de Obras El texto del correo enviado será 2.- Enviar notificación de Finalización fase preparación de la obra al inbox del Gestor de Obra

Workflows Workflow de fase de Preparación Completada Al acceder a la correspondiente notificación el gestor de obras verá siguiente pantalla Navega al expediente Finaliza el workflow sin cambiar el estado Modifica estado del expediente (aceptar la fase de preparación)

Workflows Workflow de fase de Preparación Completada La acciones que se pueden realizar desde la notificación del inbox son: Navegar a expediente  Navega hasta el expediente para consultarlo Aceptar la finalización de la fase de preparación  Cambia el estado del expediente que pasa a estado “En lanzamiento”. Finaliza el WF y desaparece del inbox del Gestor de Obras. Finalizar Workflow  Finaliza el WF y desaparece del inbox del Gestor de Obras.

8 Seguimiento actividades Obra:
Utilitario para creación de expedientes de obras

Utilitario para la creación de expedientes de obra
Acceso a la aplicación Desde el menú Easy Acces de SAP R/3 mediante la transacción YSGO04 se ejecuta el utilitario para la creación de expedientes de seguimiento de actividades de obras. La primera pantalla que aparece tiene la siguiente apariencia: Para informar el/los grafo(s) u obras para los que se desea crear los expedientes Permite escoger si se desea seleccionar por código de obra GOR o por Grafo Permite diferenciar la acción a realizar: crear los expedientes o simplemente asociar expedientes ya existentes Este flag sirve para el caso en que alguna obra de las seleccionadas ya tenga asignado un expediente y se desee crear uno nuevo. En caso de no estar seleccionado, si la obra ya tiene un expediente asociado no crea uno de nuevo.

Utilitario para la creación de expedientes de obra Crear expedientes
Para crear expedientes se ha de informar el grafo u obra, cuyo expediente se desea crear. Es posible informar varias obras. Para reinicializar los enlaces con expedientes de RM ya existentes Para crear expedientes hay que seleccionar la opción “crear expedientes” e informar en las opciones de selección, el grafo u obra, cuyo expediente se desea crear, pudiendo seleccionar varias obras/grafos. Tras la selección se debe de lanzar la creación mediante el botón Podría darse el caso que alguno de los grafos u obras seleccionados ya tuviera un expediente asociado (por ejemplo, una obra que ya tuviera un expediente anterior que hubiera sido borrado de forma manual en RM). En este caso, no se crearía el expediente a no ser que se seleccione la opción “Reiniciar IDs existentes”.

Utilitario para la creación de expedientes de obra Asignar expedientes
Grafo/obra GOR a la que se va a asignar el expediente de RM ID de expediente que se va a asignar a la obra (se dispone de una ayuda de búsqueda para seleccionar el expediente) Para asignar expedientes hay que seleccionar la opción “Asignar IDs de RM (no crear)”, informar la obra GOR o el grafo y el identificador del expediente. Una vez introducidos todos los datos se realiza la asignación con el botón Con esta opción de ejecución Sólo es posible informar una obra de GOR o grafo. Se debe de informar el ID del Expediente ( se dispone de una ayuda de búsqueda que permite seleccionarlo. La ayuda de búsqueda selecciona sólo expedientes que contengan el grafo u obra GOR seleccionado, por lo que antes de ejecutar la búsqueda es necesario informar el grafo o la obra en el campo correspondiente

Utilitario para la creación de expedientes de obra
Comentarios adicionales En el caso de obras de Red + Acometida no es necesario lanzar el proceso para cada grafo, es suficiente con indicar la obra GOR o cualquiera de los dos grafos y el proceso se encarga tanto de la creación del expediente como de la asignación del mismo a ambos grafos. La opción de “Reiniciar IDs de expediente” sólo se debe de utilizar si se conoce de antemano que el expediente asociado a la obra no existe en RM (porque ha sido borrado manualmente en RM), pues en caso contrario podría producir que para una obra de SAP R/3 hubiera más de un expediente en RM. Sólo es posible crear expedientes de obra para aquellas que ya hayan sido pasada a fase de lanzamiento en SAP GOR.

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