5.Seguimiento.

5.Seguimiento

5. Seguimiento 5. Seguimiento. 5.1 Generalidades.
5.2 Observaciones de Tipo C. 5.2.1 Solventada. 5.2.2 Parcialmente Solventada. 5.2.3 No Solventada. 5.2.4 Turno al Área de Responsabilidades. 5.2.5 Prórroga y Seguimiento. 5.2.6 Seguimiento en COCOE. 5.2.7 Registro en SAAEF y SIR. 5.2.8 Instrumentos de Seguimiento. 5.3 Observaciones de Tipo A y B. 5.3.1 Seguimiento a Observaciones de Tipo A y B. 5.3.2 Integración del Expediente de Responsabilidades. 5.3.3 Elaboración del Oficio de Turno al Área de Responsabilidades. 5.3.4 Registro en el Sistema Integral de Responsabilidades.

5. Seguimiento 5.1 Generalidades
Las normas de auditoría de la Secretaría de la Contraloría, específicamente en las relacionadas con “Comunicación de Resultados”, se establece la obligatoriedad de dar seguimiento de las acciones de mejora; recordemos lo que refiere la norma: “5.1 Seguimiento de Observaciones de Control Interno”. Los auditores públicos darán seguimiento a la implementación de las acciones de mejora convenidas en las auditorías; lo anterior mediante el análisis documental y, en su caso físico, de las acciones realizadas por el área auditada, para cerciorarse de que se instrumentaron las acciones de mejora en los términos convenidos y promover la no reincidencia en violaciones a la normatividad. En cada una de las Dependencias, Organismos Auxiliares o Fideicomisos, se establecerá un Comité de Control y Evaluación (COCOE), con el ente auditado y la participación de funcionarios del mismo y de la Secretaría de la Contraloría, conforme a los criterios de integración y funcionamiento que ésta determine y en donde se podrá dar seguimiento de las observaciones pendientes de solventar.

5.1 Generalidades En caso de que se cumpla el término o fecha convenida para la implementación de acciones de mejora y ésas no se hayan solventado, se informarán al Comité de Control y Evaluación, así como por oficio al titular del área auditada solicitando su presencia y la de los servidores públicos del área auditada, responsables de la implementación de las acciones de mejora, en el Órgano de Control Interno o Dirección de Control y Evaluación, a fin de que emitan los comentarios y justificaciones respecto de la falta de implementación de las acciones; así como para acordar una nueva fecha de implementación, levantando para tal efecto una acta administrativa. En caso de valorarse como no justificables los comentarios o justificaciones presentadas por el área auditada, o que se cumpla con la nueva fecha de implementación de acciones y éstas no se hayan solventado, se turnarán al área de responsabilidades con la finalidad de que inicie el procedimiento administrativo correspondiente. Los resultados del seguimiento, se harán del conocimiento del área auditada y de la Dirección General de Control y Evaluación que corresponda de la Secretaría de la Contraloría, en los términos que ésta establezca.

5.1 Generalidades Otros aspectos que se deben tomar en cuenta en esta etapa, y con el propósito de orientar el seguimiento de las acciones de mejora propuestas los órganos de control interno, son los siguientes: • Comprometer al titular del área auditada a la atención de las acciones de mejora. • Asesorar a las áreas involucradas cuando estas así lo soliciten. Programar acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones propuestas. • Evaluar los logros y mejoras alcanzados como resultado de la aplicación de las sugerencias planteadas. • Establecer mecanismos de control adecuados a la aplicación de las acciones de mejora.

5.1 Generalidades Es importante recordar que algunos de los problemas o fallas encontradas durante el trabajo de auditoría, por el sólo hecho de ser detectados y evaluados a tiempo, permitirán al ente auditado adoptar las medidas necesarias al caso, sin realizar un análisis o estudio especial; no así en el caso de observaciones relevantes en las que la aplicación de las medidas correctivas o preventivas requieren de varias decisiones y en la mayoría de los casos de la aprobación del mismo titular de la propia entidad. Para el mejor desarrollo de la actividad de seguimiento de las acciones de mejora, es importante que el titular del área auditada, comunique al personal a su cargo los cambios que se ejecutarán en las operaciones, a fin de que el personal operativo pueda desempeñar su trabajo de la mejor forma, siendo una tarea por demás importante que el auditor se cerciore que se cumpla esta premisa.

5.1 Generalidades La Secretaría de la Contraloría, ha diseñado como complemento al Manual Administrativo del Proceso de Auditoría Pública, el procedimiento “Seguimiento al Dictamen de Auditoría,” el cual pretende unificar las acciones para dar seguimiento a las observaciones tipo A, B y C. Se entregará el proyecto del Procedimiento y los ocho instrumentos, para conocimiento e implementación : S01 Oficio de Turno al Área de Responsabilidades Observaciones tipo A y B. S02 Cedula de Seguimiento de Observaciones tipo A y B. S03 Oficio de Cumplimiento de Implementación de Acciones de Mejora. S04 Cédula de Seguimiento de Observaciones de Control Interno. S05 Oficio de Incumplimiento de Acciones de Mejora. S06 Acta Administrativa de las Acciones de Mejora Pendientes de Implementar. S07 Oficio de Turno al Área de Responsabilidades del Incumplimiento de Acciones de Mejora. S08 Índice para la Integración del Expediente de Seguimiento. S09 Prórroga de Auditoría.

5.1 Generalidades S01 Oficio de Turno al Área de Responsabilidades Observaciones tipo A y B.

5.1 Generalidades S02 Cédula de Seguimiento de Observaciones tipo A y B.

5.1 Generalidades S03 Oficio de Cumplimiento de Implementación de Acciones de Mejora.

5.1 Generalidades S04 Cédula de Seguimiento de Observaciones de Control Interno.

5.1 Generalidades S05 Oficio de Incumplimiento de Acciones de Mejora.

5.1 Generalidades S06 Acta Administrativa de las Acciones de Mejora Pendientes de Implementar.

5.1 Generalidades S07 Oficio de Turno al Área de Responsabilidades del Incumplimiento de Acciones de Mejora.

5.1 Generalidades S08 Índice para la Integración del Expediente de Seguimiento.

5.1 Generalidades S09 Prórroga de Auditoría.

5.2 Observaciones de Tipo C
Consideraciones para solventar este tipo de observaciones : Verificar que se halla remitido la evidencia comprobatoria de la implementación de la (s) “Acción de Mejora” acordada (s), dentro de la fecha establecida para su implementación. Si está dentro del plazo a implementar, se analiza la observación y se requisita en el SAAEF la “Cédula de Seguimiento de Observaciones de Control Interno” (S04). Una vez analizada la documentación se puede determinar: Solventada. 2) Parcialmente solventada. 3) No solventada.

5.2.1 Solventada Elaborar en el SAAEF, el Oficio de Cumplimiento de Implementación de Acciones de Mejora (S03), se notifica y se registra en dicho sistema la solventación, y en su caso el cambio de estado de la auditoría. (202 a 501). Recordar que para este tipo de observaciones, se tiene un plazo en el sistema para solventar de 20 días hábiles; si no se hace dentro del plazo, es necesario remitirlo al Subcomité de Control de Cambios, de la Secretaría de la Contraloría para realizar el registro en el SAAEF y pudiera ser motivo de una sanción. Integrar en el expediente de seguimiento, las cédulas con la documentación de la solventación, conforme al índice del expediente (S08).

5.2.2 Parcialmente Solventada
En el “Procedimiento de Seguimiento al Dictamen de Auditoría” del Manual del Proceso de Auditoría, aunque no se consideran acciones a realizar, y partiendo del principio que se establece en dicho manual, en el sentido de que “no es limitativo”, se pueden utilizar los instrumentos necesarios. Si del análisis se determina que la observación se solventa parcialmente y se requisitó el formato (S03) y no se ha vencido el plazo de solventación y el complemento es mínimo, se le puede solicitar cumplimentar al ente auditado, la información antes del vencimiento. Si se venció el plazo y la solventación es parcial, se considerará como no solventada.

5.2.3 No Solventada Elaborar en el SAAEF, el oficio de incumplimiento de acciones de mejora (S05); en el se indica la fecha y hora en que se requiere la presencia de los servidores públicos responsables de la implementación de las acciones de mejora pendientes de implementar. Notificar el oficio con las formalidades de ley, para que surta efectos la notificación. Elaborar el Acta Administrativa de las Acciones de Mejora Pendientes de Implementar por el Área Auditada (S06), el día de la cita para otorgar una nueva fecha de implementación que se establece en el acta. Registrar la nueva fecha de implementación en el SAAEF y registrar su seguimiento, se recibe la documentación y se repiten las actividades de solventación. Recordar que para la citación y el levantar el acta, la cual tiene que ser dentro del plazo que se tiene el sistema para solventar de 20 días hábiles. En caso de que no se solvente la observación, se debe turnar al área de responsabilidades.

5.2.4 Turno al Área de Responsabilidades
Elaborar o requisitar el Oficio de Turno al área de Responsabilidades del Incumplimiento de Acciones de Mejora (S07). Integrar el expediente de turno a responsabilidades, conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección General de Responsabilidades; original o copia certificada de la Cédula de Observaciones Tipo C (Formato A10), Acta Administrativa de las Acciones de Mejora Pendientes de Implementar por el Área Auditada (S06) y demás documentación vinculada a la misma. Este turno no se registra en el apartado de “Expedientes” en el SAAEF, ya que este procedimiento, no será ligado vía sistema a la auditoría, se radicará como una Actuación de Oficio. Cuando aún no es atendido el procedimiento, este asunto puede ser tratado y atendido en el Comité de Control y Evaluación.

5.2.5 Prorroga y Seguimiento
En el “Procedimiento de Seguimiento al Dictamen de Auditoría”, si se considera el otorgar prórrogas para atender o implementar las acciones de mejora, sin embargo no hay instrumentos. Por lo anterior y como todos los manuales y demás instrumentos no son limitativos, por lo que a criterio del auditor y del contralor, se pudiera considerar utilizar “Cédula de Seguimiento de Observaciones de Control Interno” (S04). Y establecer nueva fecha, o realizarlo mediante oficios. La prórroga sólo se pueden autorizar previamente a vencer el plazo para la implementación, de lo contrario sólo se atenderá mediante Acta Administrativa de las Acciones de Mejora Pendientes de Implementar por el Área Auditada (S06). En el Comité de Control y Evaluación, el Contralor Interno puede presentar los asuntos referentes al seguimiento y atención a las observaciones derivadas de las auditorías para hacer del conocimiento al titular de la entidad pública y en su caso respaldar desde la alta dirección, la debida atención a las observaciones.

Seguimiento en COCOE El Comité de Control y Evaluación , es un órgano colegiado de análisis y evaluación, para fortalecer el control interno en las Dependencias y Organismos Públicos; sin perjuicio de las acciones de control y evaluación que lleven a cabo las instancias facultadas por la ley u otros ordenamientos jurídicos. Cuyo Objetivos son Coadyuvar al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, mediante la implementación de actividades que fortalezcan el control interno; e Impulsar la eficiencia, eficacia, transparencia y legalidad, en la actuación de las Dependencias y Organismos Públicos través del control interno. Por lo anterior darle seguimiento en el COCOE, puede servir para fortalecer el cumplimiento de la Observación o en su caso informar de los incumplimientos y acordar con el Titular de la Dependencia u Organismo, las acciones para darle atención a la observación.

Registro en SAAEF Y SIR

Reglas de Operación del sistema SAAEF
Registro en SAAEF Y SIR Reglas de Operación del sistema SAAEF Módulo Que se captura? Observaciones Solventación de observaciones tipo Ay B Se registran los seguimientos a las observaciones tipo A y B  Si la auditoría se encuentra terminada se tienen: 20 días para solventar las observaciones de auditorías financieras 45 días para solventar las observaciones de auditorías de obra Turnar las observaciones a responsabilidades  Una vez solventada o turnada la observación, ya no es posible registrar/modificar/eliminar seguimientos. Nota: Los días se cuentan a partir de la fecha de terminación de la auditoría y son días hábiles Solventación de observaciones tipo C Se registran los seguimientos a las observaciones tipo C Para solventar estas observaciones se tienen: 20 días para solventar las observaciones de auditorías financieras 45 días para solventar las observaciones de auditorías de obra Una vez solventada la observación, ya no es posible registrar/modificar/eliminar seguimientos. Nota: Los días se cuentan a partir de la fecha de implementación de la observación y son días hábiles. Solventación de resultados tipo A y B Se registran los seguimientos de los resultados tipo A y B  Si la acción se encuentra terminada se tienen: 20 días para solventar los resultados o Turnar los resultados a responsabilidades.  Una vez solventado o turnado el resultado, ya no es posible registrar/modificar/eliminar seguimientos. Solventación de resultados tipo C Se registran los seguimientos a los resultados tipo C Para solventar estos resultados se tienen: 20 días para solventarlos, contados a partir de la fecha de implementación y son días hábiles. Una vez solventado el resultado, ya no es posible registrar/modificar/eliminar seguimientos.

Registro en SAAEF Y SIR Como se comentó anteriormente el incumplimiento de las observaciones tipo C, no se vinculan del SAAEF al SIR, por lo que se inicia desde el SIR, como una Actuación de Oficio.

5.2.8. Instrumentos de Seguimiento
Se entregará el proyecto del Procedimiento y los ocho instrumentos, para conocimiento e implementación : S01 Oficio de Turno al Área de Responsabilidades Observaciones tipo A y B. S02 Cédula de Seguimiento de Observaciones tipo A y B. S03 Oficio de Cumplimiento de Implementación de Acciones de Mejora. S04 Cédula de Seguimiento de Observaciones de Control Interno. S05 Oficio de Incumplimiento de Acciones de Mejora. S06 Acta Administrativa de las Acciones de Mejora Pendientes de Implementar. S07 Oficio de Turno al Área de Responsabilidades del Incumplimiento de Acciones de Mejora. S08 Índice para la Integración del Expediente de Seguimiento. S09 Prórroga de Auditoría.

5.3 Observaciones de tipo A y B
5.3.1 Seguimiento a Observaciones de Tipo A y B Cuando se determinen este tipo de observaciones, y si durante, a la fecha de terminación de la auditoría y la fecha de envío del dictamen al área de responsabilidades, o incluso antes de la notificación del citatorio a garantía de audiencia, ocurren eventos que afecten los resultados determinados, se tendrá que elaborar la (S02) Cédula de Seguimiento de Observaciones Tipo A y B.

5.3.1 Seguimiento a Observaciones de Tipo A y B
Una vez elaborada la (S02) Cédula de Seguimiento de Observaciones Tipo A y B, esta debe agregarse al expediente de responsabilidades integrado por la determinación de este tipo de observaciones, para que los eventos o hechos posteriores al cierre de la auditoría, sean considerados por el área de responsabilidades para determinar lo que a derecho corresponda; anexando la documentación que aclare o justifique los resultados determinados, debidamente cotejada o certificada.

5.3.2 Integración Del Expediente De Responsabilidades
Cuando se determinen observaciones de tipo A o B, deberá integrarse el expediente de responsabilidades para turnarlo al área de responsabilidades, conforme a los lineamientos emitidos por la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría; anexando original y/o copia certificada del dictamen, cédulas de observaciones tipo A o B, que en su caso apliquen, papeles de trabajo, cédula de datos del (los) presunto(s) responsable(s), y demás documentación que se encuentre vinculada a las mismas.

5.3.3 Elaboración Del Oficio De Turno Al Área De Responsabilidades
Una vez integrado el expediente de responsabilidades, se debe elaborar el oficio de turno al área de responsabilidades; anexando original y/o copia certificada del dictamen, cédulas de observaciones tipo A o B, que en su caso apliquen, papeles de trabajo, cédula de datos del (los) presunto(s) responsable(s), y demás documentación que se encuentre vinculada a las mismas.

5.3.3 Elaboración Del Oficio De Turno Al Área De Responsabilidades
Plazo para la entrega del oficio de turno al área de responsabilidades: a) Tratándose de recursos estatales, a partir de la fecha del oficio de comunicación de término de auditoría, se tendrán los siguientes plazos para turnar el expediente al área de responsabilidades respectiva, con la finalidad de que actúe conforme a sus atribuciones: - Financieras y administrativas se tendrán 20 días hábiles como plazo máximo; - Obra pública se tendrán 45 días hábiles como plazo máximo. b) Tratándose de recursos federales, se tendrá un plazo de 45 días hábiles posteriores a la fecha de notificación de las observaciones para su solventación; posterior a dicho plazo, se tendrá como máximo 10 días hábiles para turnar el expediente al área de responsabilidades respectiva, con la finalidad de que se actúe conforme a sus atribuciones. Se podrá ampliar el plazo señalado en el párrafo anterior cuando existan elementos suficientes que así lo justifiquen; para ello se presentará solicitud de autorización a través de las Direcciones Generales de Control y Evaluación ante la Subsecretaría de Control y Evaluación, quien determinará la procedencia o no de dicha ampliación, previo acuerdo del Comité de Seguimiento a los Procedimientos de Responsabilidad Administrativa.

5.3.4 Registro En El Sistema Integral De Responsabilidades

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