Microsoft Access 2010 Nivel 0

Presentación del tema: "Microsoft Access 2010 Nivel 0"— Transcripción de la presentación:

1 Microsoft Access 2010 Nivel 0

2 Microsoft Access - Concepto
“ Es un sistema de gestión de base de datos relacional ” Access permite introducir, almacenar y manipular datos. Almacena la información en tablas Permite introducir datos desde formularios Manipular datos a través de consultas/queries Crear informes con un formato determinado

3 Concepto de Base de datos
Es un sistema de gestión de base de datos relacional ¿Qué es una Base de datos? Es una colección de datos referentes a una organización estructurada según un modelo de datos de forma que refleja las relaciones y restricciones existentes entre los objetos del mundo real y consigue independencia, integridad y seguridad de los datos.

4 Es un sistema de gestión de base de datos relacional
Modelo relacional Es un sistema de gestión de base de datos relacional Modelo Relacional Procura la mayor integridad de la información. Se basa en que los datos no están aislados, sino relacionados entre sí. La representación gráfica de este modelo es el vínculo entre las TABLAS. Ejemplo abajo:

5 ¿Cómo planificar una base de datos?
Antes de crear una base de datos, deberías hacerte las siguientes preguntas: • ¿Qué datos deseo almacenar y cuál es la mejor forma de hacerlo? • ¿Cómo introduzco los datos relativos a mi empresa o mi afición?. Esto indica los formularios que vas a necesitar. • De qué entidades nos interesa tener almacenada información. Esto indica las tablas que vas a necesitar. • ¿Qué entidades están relacionadas con otras dentro de nuestra base de datos?. Nos indica las relaciones entre tablas a la hora de realizar las consultas a la base de datos para obtener sólo la información que nos interese. • ¿Qué información de mi empresa o afición deseo mostrar?. Esto indica los tipos de informes que vas a necesitar.

6 Pasos para el diseño rever
Especificar claves principales: Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido. Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales. Definir relaciones entre las tablas : Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario. Ajustar el diseño : Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño. Aplicar las reglas de normalización : Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.

7 Normalizar la base de datos
Cuando la organización de las tablas es deficiente, se dice que no está normalizada. Hay ciertas reglas que indican cómo se deben almacenar las tablas en una base de datos relacional. A estas reglas se las denomina de normalización de datos. Las reglas más importantes de normalización son: • Evitar información repetida entre tablas: malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias Supongamos que desea tener almacenado los registros de entrada y de salida de un empleado, y además desea incluir la persona que lo envía. Si utilizara una sola tabla, tendría que repetir el nombre del empleado cada vez que le llega un registro de la misma persona. • Evitar repetición de datos dentro de una misma tabla: En ningún caso debemos tener dos valores iguales en una tabla, todos los registros de una tabla deben ser siempre distintos en por lo menos un campo. No obstante cabe tener presente que todos los campos entre dos registros de una misma tabla no tienen que ser necesariamente distintos.

8 ¿Cómo crear una Base de Datos?
Abrir Access, New Blank Database

9 ¿Cómo crear una Base de Datos?
Nombrar y seleccionar una ubicación donde guardar el archivo. Nótese la diferencia con Excel al crear un archivo nuevo.

10 Objetos de una Base de Datos
Objeto significa algo posible de seleccionar y manipular como una unidad identificable, por ejemplo una Tabla, una Consulta, un Informe, una Macro, un documento creado con otra aplicación, etc Tipos de Objetos Tablas Formularios Informes Consultas/Queries Macros Módulos

11 Objetos de una Base de Datos - Tablas
Una tabla es una recopilación de datos sobre un tema en concreto, como, por ejemplo, empleados o ventas. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como “nombre”, “dirección” ó “número de teléfono". Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas. 1 2 3 Registro o fila Campo o columna Intersección

12 Conceptos relacionados
Campo Es un elemento único de información: aparece en cada registro y suele estar limitado e identificado. Registro Equivale a cada ficha de un fichero o a una fila de la tabla. La clave principal El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única e irrepetible. (No puede tener dos valores iguales) Para entender estos conceptos partamos de un típico fichero de ALUMNOS. Cada una de las fichas incluidas en él sería un registro y cada apartado de información (DNI, nombre, apellidos, dirección, teléfono, …) que se rellena referente al alumno sería un campo.

13 Tabla – ejemplo I Campos Registros

14 Tabla – ejemplo II Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información con información de los empleados (ejemplo, una llamada “Datos”) y otra con información de los “Equipos”. En esta oportunidad, ambas tablas poseen información que las vincula, y a su vez completan la información de la otra. Puede existir también el caso, en que ellas no compartan campos idénticos, pero sí tengan un nexo que las vincule.

15 Objetos de una Base de Datos - Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos“ o “Front-end”. Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos.

16 Objetos de una Base de Datos - Formularios
Ejemplo de un formulario creado a partir de la información de dos tablas: El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación. El subformulario muestra los datos del lado "varios" de la relación.

17 Objetos de una Base de Datos - Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

18 Objetos de una Base de Datos - Queries / Consultas
Las queries o consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Tipos de Consultas Selección Acción (Consulta de eliminación, Consulta de actualización, Consulta de datos anexados, Consulta de creación de tabla) SQL (Structured Query Language)

19 Objetos de una Base de Datos – Macros y Módulos
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

20 PARA COMENZAR…

21 tablas

22 Tablas Tips para comenzar
Formato de los campos: Debe coincidir bien ó con la data source a importar o bien ser concordante con el tipo de datos a trabajar (fechas-moneda-Yes/No-Números con decimales, etc)

23 Tablas Tips para comenzar
La creación de la tabla puede realizarse importando un archivo de Excel, y creará la tabla manteniendo el diseño del archivo. Es muy recomendable NO dejar espacios ni puntos en los nombres de los campos / columnas: Ej. Fecha_Nac. En el curso veremos que puede afectar a por ej, un campo calculado Al importar datos desde Excel, es necesario que los nombres de los campos sean iguales a los de la tabla sino Access no podrá reconocerlos al tratar de incorporarlos Es frecuente que al importar datos se produzcan errores del tipo “no se importaron datos”. Esto se debe a que Access es “riguroso” a la hora de respetar formatos. Ej. no importará fechas si no está en el mismo formato que la tabla (Ej: MES/DIA vs DIA/MES) Evitar crear campos con nombres de formulas (ej. Date) porque a futuro cuando haga una fórmula se me va a complicar referenciar dicho campo. Igualmente Access advierte sobre esta práctica con un mensaje de advertencia. Hacer backup de la base de datos antes de tocar tablas. No existe el UNDO como opción ni la opción de no guardar cambios.

24 Tablas – Vistas (1) Vista diseño
Desde esta vista se diseñan los campos pero no se pueden introducir datos.

25 Tablas – Vistas (2) Vista Hoja de datos
Desde esta vista se pueden introducir datos. El aspecto es parecido a una hoja de cálculo en la cual los encabezados de las columnas son los nombres de los campos y cada fila es un registro.

26 Tablas - Clave principal
La clave principal es un campo “único” que no se puede repetir, y nos permite identificar a cada registro como único. La clave puede ser un campo ya existente en la tabla (Por ejemplo: WBS, en los reportes en que el mismo no se repite a lo largo de todo el reporte), o puede ser un campo nuevo (en este último caso la clave puede ser de tipo auto-numérico generándose automáticamente). La clave nos va a permitir relacionar una tabla con otra. En una de las tablas el campo será clave principal, mientras que en la otra no. Tip: Si no se usa clave principal en la base de datos, se puede utilizar también dentro de la opción Indexed – Yes (No Duplicates)

27 Campos Indexados Un campo indexado permite aumentar la velocidad de las queries sobre el mismo como así también acelerar las operaciones de ordenar y agrupar. Desde la vista de diseño de la tabla, se puede asignar la propiedad al campo mediante el siguiente desplegable: No: Default. Campo no indexado Yes (Duplicates OK): Campo indexado, permite registros duplicados Yes (No Duplicates): Campo indexado, no permite registros duplicados

28 Tablas - Agregado de Campos
Hay dos métodos: Directamente desde la vista Hoja de Datos, escribir el nombre del campo a agregar. Desde la vista Diseño, agregar los campos requeridos. Este método permite también rever el tipo de formato/tipo de dato. Recomendado para edición avanzada de tipo de datos. Tips: Resaltado vemos el largo del campo para editar, junto con Campo Requerido e Indexado. En Access 2010, se permite cambiar el tipo de dato desde la vista Hoja de Datos.

29 Tablas – Edición de Campos

30 Tablas – Edición de Registros

31 Tablas – Edición de Registros

32 Tablas – Importar (1) External Data > Elegir el tipo de source de los datos a Importar

33 Tablas – Importar (2) Seleccionar el archivo y si deseamos crear una tabla nueva, agregar los datos en una ya existente o linkear la información. IMPORTANTE: El archivo de Excel no debe estar filtrado.

34 Tablas – Importar (3) Excel > Seleccionar si deseamos linkear/importar una tab o un rango.

35 Tablas – Importar (4) Excel > Seleccionar si la primera línea contiene el nombre de los campos. TIP: Evitar nombres de campos con símbolos (# $ % *), dado que Access puede interpretar otras acciones.

36 Tablas – Importar (5) Excel > Nombrar los campos y definir sus propiedades

37 Tablas – Importar (6) Excel > Seleccionar si deseamos o no tener Primary Key

38 Tablas – Importar (7) Excel > Nombrar la Tabla

39 Tablas – Importar (8) Excel > Posibilidad de guardar los parámetros utilizados

40 Tablas – Importar (9) Texto > seleccionar la manera en que están delimitados los campos

41 Tablas – Importar (10) Texto > seleccionar el carácter que define la separación entre los campos

42 Tablas – Importar (11) Texto > seleccionar el formato de los campos y nombrarlos

43 Tablas – Importar (12) Texto > haciendo click en Advanced, podemos ver la configuración y nombre de los campos, y tenemos la posibilidad de almacenar esta misma Copyright © 2008 Accenture All Rights Reserved.

44 Tablas – Importar (13) Texto > seleccionamos la Primary Key

45 Tablas – Importar (14) Texto > damos un nombre a la tabla

46 Tablas – Exportar tabla (1)
Seleccionar la carpeta de destino y el tipo de formato en el cual se guardara el Excel. Se recomiendan las extensiones “binary”.

47 Tablas – Exportar Query / Consulta

48 Queries / Consultas

49 Queries – Introducción
Una Query o Consulta se encarga de Buscar, Encontrar y Devolver al usuario determinada información específica que se establece en el momento que se diseña. Las Consultas funcionan utilizando la información que ya esté ingresada en la Tabla y/o Queries que se indiquen. Una misma Query puede devolver de manera simultánea los resultados de varios campos, que pueden tener un lugar de origen diferente. Queries de Selección, son aquellas que traen la totalidad de la información que se encuentra en los campos elegidos. También se pueden establecer criterios en uno o más campos específicos que contiene la consulta, de manera tal que la devuelva sólo aquella información que cumple con las condiciones establecidas. Cuando se ejecuta la Query, se buscan todos los valores que coincidan con el criterio.

50 Queries – Criterios “criterio” *criterio* Criterio* Exacto *criterio
Contain Criterio* Begins with *criterio Ends with > criterio Mayor < criterio Menor >= criterio Mayor o igual <= criterio Menor o igual <> criterio Distinto

51 Queries – Generarlas usando Query Wizard
En primer lugar, se creará una Query usando el asistente, basándose una Table de ejemplo ya creada en la Database. En el grupo Others de la ficha Create, hacer click en Query Wizard. Esto desplegará la siguiente ventana, en la cual habrá que seleccionar la primera opción Simple Query Wizard, y de esa manera crear una Query de selección sencilla:

52 Queries – Generarlas usando Query Wizard
Para realizar éste ejemplo, en la parte de Tables y Queries, buscar la Tabla (o Query) que contiene los datos que se desean utilizar. En éste caso utilizaremos la Table: Clientes. Recordar que una Query también puede usar otra Consulta como origen de registros. En Campos disponibles, se debe tomar la información de NombreContacto, Dirección, Teléfono y Ciudad haciendo doble click o utilizando la flecha como muestra la Print. Esto los agrega a la lista Campos Selected Fields. Una vez agregados los cuatro campos, hacer click en Next:

53 Queries – Generarlas usando Query Wizard
Llame a la Query “Londres” y, hacer click en Finish.

54 Queries – Generarlas usando Query Wizard
MS Access mostrará todos los registros de los contactos en la vista Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los registros, pero sólo muestran los cuatro campos especificados en el Query Wizard de la siguiente manera:

55 Queries – Generarlas usando Query Design
Veamos ahora la manera de generar una Query, utilizando el modo diseño, pero esta vez, vamos a agregarles Criterios a la Query de Selección. Dirigirse a la Solapa Create  Grupo Others  Query Design. Esta opción desplegará un Pop Up que permitirá elegir todas las Queries y/o Tables que se deseen para extraer información de sus campos, permitiendo que los mismos se combinen en una misma Query; por lo tanto, el usuario debe posicionarse en tantas Tables y/o Queries como necesite utilizar, y una vez que encuentra posicionado en la misma, presiona el botón de Add todas las veces que sea necesario. En éste caso, vamos a utilizar sólo la Table Clientes, y los mismos campos que en el ejemplo anterior: NombreContacto, Dirección, Teléfono y Ciudad.

56 Queries – Generarlas usando Query Design
Para elegir los campos que desea que muestre la Query cuando se ejecute, se puede hacer doble click en cada uno de ellos, o bien arrastrarlos hasta el recuadro inferior que figura cuando se diseña la Consulta. Una vez que se tomaron todos los campos que se necesita que muestre la Query, pasamos a agregar los Criterios – ver cuadro Slide. En éste caso, estamos indicando a la consulta, que sólo me muestre los resultados que coinciden de manera exacta a la palabra Londres, en el campo Ciudad. Recordar que se pueden establecer tantos criterios de manera simultánea, como se deseen.

57 Queries – Generarlas usando Query Design

58 Queries – Generarlas usando Query Design
Una vez que terminamos de Diseñar la Query, presionamos el botón Run, y vemos como la misma nos devuelve lo siguiente: Ahora cerramos la Query, y la guardamos con el nombre de “Contactos de Londres” (Podrán encontrar algún “error” en este screen?)

59 Criterios – Simples y Compuestos
Criterios: condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Si en la fila Criterios queremos poner un nombre de campo en vez de un valor (para comparar campos entre sí), tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ]. Los criterios están formados por una condición o condiciones compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT, LIKE, BETWEEN, IS NULL, IS NOT NULL) ej.: >01/01/2011 AND <10/10/2011; “Londres” OR “Oxford”; NOT LIKE “Londres”. En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador AND, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador OR, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones. Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador AND

60 Criterios – Creación de Cálculos
El generador de expresiones (Expression Builder), como su nombre indica, te ayudará a escribir cualquier expresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para campos. Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural La única clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access

61 Criterios – Creación de Cálculos
Todo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute la validación. Así que, normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos incluidos en la botonera de Comparación. Los símbolos que introducirán en la caja de texto (donde vemos nuestra expresión final) son Igual, Mayor que, Menor que y Diferente de. Todas formas podemos ayudarnos de los cuadros más abajo y buscar el tipo de operador que queremos utilizar:

62 Criterios – Creación de Cálculos
Navegar por estos menúes es muy sencillo. De izquierda a derecha ves seleccionando la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuando tengas el elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y el elemento se pegará en el campo de texto de la Expresión. Utilizando este podrás incluir los mismos elementos que utilizando los botones e incluso aún más.

63 Filtrar y Ordenar Campos (1)
Al igual que en Excel, Filtrar y Ordenar permiten seleccionar determinados valores en determinados campos y ordenarlos según criterios predefinidos respectivamente. Presionando en el menu que se indica a continuación, mediante el desplegable que puede verse, es posible manipular la información en este sentido:

64 Filtrar y Ordenar Campos (2)
El filtro avanzado permite filtrar una tabla incluyendo criterios más específicos y complejos que en el caso anterior. Luego de incorporar los criterios tal como se ve en el recuadro azul, se puede aplicar el filtro mediante el item remarcado en verde. Nuevamente, esta funcionalidad replica el “Filtro Avanzado” del Excel:

65 Buscar y reemplazar Buscar y reemplazar permiten encontrar y/o reemplazar valores específicos dentro de un campo o una tabla. Se puede acceder a ellos mediante el siguiente menú o presionando Ctrl + F/Ctrl + H respectivamente: Look in: Permite buscar en un campo determinado o en toda la tabla Match: Permite buscar el valor en todo el campo, en alguna parte o al comienzo del mismo Search: Permite buscar el valor desde la posición actual hacia arriba (Up), viceversa (Down) o en ambos sentidos (All) Match Case: Búsqueda sensible a Mayúsculas y minúsculas Search Fields as Formatted: Búsqueda sensible al formato seleccionado

66 Consultas…

67 GRACIAS POR PARTICIPAR!!!!
Contacto Javier Musto: Seba Borras: GRACIAS POR PARTICIPAR!!!! Esperamos su feedback a través del mail de myLearning 