Presenta: Karla Eugenia Rivera

Presentación del tema: "Presenta: Karla Eugenia Rivera"— Transcripción de la presentación:

1 Presenta: Karla Eugenia Rivera
Dirección Ejecutiva Responsabilidades en el área Administrativa- Financiera Presenta: Karla Eugenia Rivera 23 de agosto de 2016

2 Funciones de la Asistente Administrativa
Financiero Administrativo Logístico 33.33% 33.33% 33.33%

3 Funciones de la Asistente Administrativa
FINANCIERO Apoyo en la elaboración del plan de trabajo anual, presupuesto y plan de adquisiciones. (Se inicia la preparación desde el mes de agosto del año anterior, con solicitud de cotizaciones con los diferentes proveedores) Year 1 CCM Expenditure Reports_Full Print View-Without Comments.pdf Registro, clasificación y control de la actividad presupuestaria en informes internos del MCP-ES como del Administrador PNUD) Detalle Gastos MCPES Q xls Elaborar informes trimestrales, semestrales y anuales para el administrador. Informe PNUD FM Q final.doc

4 Funciones de la Asistente Administrativa
FINANCIERO Registro en sistema contable del PNUD de las erogaciones de gasto Atlas al xlsx Manejo de Caja Chica, liquidación y respaldos de la misma. Liquidacion Anticipo # pdf Conciliación de gastos. CDR_LUX_2016.pdf

5 Funciones de la Asistente Administrativa
ADMINISTRATIVO Contestar, canalizar y dar respuesta a llamadas telefónicas. Recibir, elaborar y enviar correspondencia, llevar registro físico y electrónico Organización y archivo de los documentos en general. Inventario (control de activos y equipo) Reporte de inventarios 2015.xls Pago a proveedores, solicitudes de pago, creación de voucher, aprobación, seguimiento cheques. SPD TIGO ene16 V pdf

6 Funciones de la Asistente Administrativa
ADMINISTRATIVO Recurso Humano (licencias, vacaciones, contratos, evaluación desempeño). Preparación de gastos de movilización de miembros. Procesos de compra (requisiciones, ordenes de compra, comparativo proveedores) Ciclo de contratos por servicios o consultoría, según sea el caso. Solicitud código proveedor nuevo en sistema según sea requerido. Minutas (correspondientes a comité ejecutivo, capacitación y comunicaciones)

7 Funciones de la Asistente Administrativa
L O G I S T I C A Toma, descarga y envío de fotografías para publicación en redes y la web Toma de audios en reuniones y descarga Cotización, aprobación y coordinación de reuniones y actividades del mecanismo (búsqueda de espacio según el lugar solicitado, verificación de oferta, selección de menú, coordinación de montaje, supervisión durante el evento) *Todas las actividades tanto financieras, administrativas y logísticas, deben estar debidamente documentadas electrónica y físicamente

8 Funciones de la Asistente Administrativa
L O G I S T I C A Elaboración e impresión de listas de asistencia, agendas, material necesario para la actividad. Asegurar la disponibilidad de laptop, cañón, banner, material de apoyo, cámara y grabadora con pilas cargadas Preparación de Security Clearence para las salidas en visita de campo fuera de San Salvador SC W836 Usulutan Visita pdf Publicación de actividades o fotografías en Facebook, según sea requerido *Todas las actividades tanto financieras, administrativas y logísticas, deben estar debidamente documentadas electrónica y físicamente

9 P R E G U N T A S ???

10 MCP-ES Contribuyendo a la reducción significativa y sostenible del VIH, Tuberculosis y Malaria, a través de las subvenciones del Fondo Mundial @MCPElSalvador