Microsoft® Office Outlook® 2007 Formación de

Presentación del tema: "Microsoft® Office Outlook® 2007 Formación de"— Transcripción de la presentación:

1 Microsoft® Office Outlook® 2007 Formación de
[Nombre de su empresa] presenta: Microsoft® Office Outlook® 2007 Formación de [Nota para el instructor: en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas.] Conceptos básicos del calendario 1

2 Conceptos básicos del calendario
Contenido del curso Introducción: Todo sobre opciones Lección 1: Uso correcto del calendario Lección 2: Conceptos más avanzados Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba. Conceptos básicos del calendario 2

3 Introducción: Todo sobre opciones
A diferencia de un calendario de papel, Outlook 2007 le ofrece muchas opciones para controlar su tiempo. Por ejemplo, ¿la entrada del calendario es una reunión o una cita? ¿Tendrá lugar una sola vez o con regularidad? ¿Debe marcarse como ocupado, libre o provisional? En este curso conocerá aspectos básicos del calendario de Outlook, averiguará cómo registrar actividades de una forma eficaz y verá cómo puede mantenerse al tanto de las fechas importantes gracias a la periodicidad y los avisos. Cuando escribe algo en un calendario de papel, no dispone de muchas opciones donde elegir. Toma su lápiz, o su bolígrafo si es osado, y lo anota. Conceptos básicos del calendario 3

4 Conceptos básicos del calendario
Objetivos del curso Usar el tipo de entrada de calendario correcto para cada ocasión. Usar avisos para recordar actividades. Usar la periodicidad para programar con rapidez aquellas actividades que tengan lugar más de una vez. Usar colores e indicadores de disponibilidad para mostrar las entradas del calendario según sus necesidades. Conceptos básicos del calendario 4

5 Uso correcto del calendario
Lección 1 Uso correcto del calendario 5

6 Uso correcto del calendario
Dispone de cuatro opciones distintas para programar sus entradas del calendario de Outlook: citas, reuniones, eventos  y tareas. La entrada que elija dependerá de quién más esté implicado y de la apariencia que desea que tenga dicha entrada. Si selecciona las entradas del calendario directamente, sabrá al instante qué sucede, cuándo y con quién. Conceptos básicos del calendario 6

7 Conceptos básicos del calendario
Ver el calendario Primero, lo más importante. Para poder ver lo que hay en el calendario, debe saber cómo encontrarlo. Existen dos formas rápidas de ver el calendario. Puede hacer clic en Calendario en el panel de exploración. Conceptos básicos del calendario 7

8 Conceptos básicos del calendario
Ver el calendario Primero, lo más importante. Para poder ver lo que hay en el calendario, debe saber cómo encontrarlo. O bien puede hacer clic en una fecha en el Explorador de fechas, que se encuentra sobre la Barra de tareas pendientes. Conceptos básicos del calendario 8

9 Conceptos básicos del calendario
Ver el calendario Una vez que haya abierto el calendario, puede usar los botones situados en la parte superior de la ventana para mostrar u ocultar detalles. En la ilustración se muestran las opciones: Al hacer clic en Día, Semana o Mes se pasa rápidamente de una vista a otra. Adelante y Atrás permiten moverse con facilidad por el calendario. Existen otros botones que permiten mostrar u ocultar días o detalles según la vista. Conceptos básicos del calendario 9

10 Conceptos básicos del calendario
Conocer sus opciones Ahora que ya ha abierto el calendario, puede comenzar a programar. La comprensión de los cuatro tipos distintos de entradas de calendario le ayudará a hacerlo de la forma más eficaz posible. Cita. Una cita es una actividad en la que sólo participa usted, a una hora programada. Reunión. Una reunión también se produce a una hora programada, aunque se invita a varias personas a través de una convocatoria de reunión por correo electrónico. En este calendario se muestra un único día en el que cada tipo de entrada (cita, reunión, evento y tarea) tiene lugar una vez. Conceptos básicos del calendario 10

11 Conceptos básicos del calendario
Conocer sus opciones Ahora que ya ha abierto el calendario, puede comenzar a programar. La comprensión de los cuatro tipos distintos de entradas de calendario le ayudará a hacerlo de la forma más eficaz posible. Evento. Un evento es una actividad que dura todo el día. A diferencia de una cita o una reunión, un evento no ocupa tiempo en su calendario, por lo que todavía puede hacer que aparezcan otras entradas en la programación de ese día. Conceptos básicos del calendario 11

12 Conceptos básicos del calendario
Conocer sus opciones Ahora que ya ha abierto el calendario, puede comenzar a programar. La comprensión de los cuatro tipos distintos de entradas de calendario le ayudará a hacerlo de la forma más eficaz posible. Tarea. Una tarea es una actividad en la que sólo participa usted y que no necesita un tiempo programado. La novedad en Outlook 2007 es un área de las vistas Día y Semana del calendario en la que se muestran las tareas. Conceptos básicos del calendario 12

13 ¿Usted solo? Use una cita
Use una cita cuando sepa que va a estar ocupado pero la actividad solamente le concierne a usted. Por ejemplo, es posible que desee bloquear tiempo para la investigación de un proyecto, para elaborar un informe o para hacer un recado de camino a casa. Conceptos básicos del calendario 13

14 ¿Usted solo? Use una cita
En la ilustración se muestran los pasos. En la vista Día del calendario, sitúe el puntero sobre la hora deseada y haga clic. Escriba los detalles. Si necesita más tiempo para la cita, arrastre el control para alargarla. Este rápido método constituye una buena forma de iniciar cualquier entrada de calendario, no sólo una cita. Conceptos básicos del calendario 14

15 Cuando participan otras personas, se trata de una reunión
Una reunión se celebra a una hora programada e incluye a otras personas así como un lugar de reunión. Las reuniones de su calendario pueden haber sido configuradas por usted o pueden haber sido originadas por otras personas al invitarle. Las reuniones aparecen tanto en su calendario como en el de las personas convocadas. Conceptos básicos del calendario 15

16 Cuando participan otras personas, se trata de una reunión
En el calendario, es posible distinguir una reunión de una cita por la información que aparece en la entrada de reunión. En una reunión verá lo siguiente: El lugar de reunión. El nombre del organizador. Conceptos básicos del calendario 16

17 Cuando participan otras personas, se trata de una reunión
En el calendario, es posible distinguir una reunión de una cita por la información que aparece en la entrada de reunión. En Outlook, las reuniones se organizan con la ayuda de convocatorias de reunión, que se entregan a los participantes por correo electrónico. Conceptos básicos del calendario 17

18 Rematar el día con un evento
Un evento permite anotar actividades que duran todo el día. Los eventos no ocupan ninguna hora del calendario, sino que aparecen en titulares encima de la fecha especificada. Por ejemplo, en la ilustración, la Conferencia de Contoso es un evento que dura tres días y el Cumpleaños es un evento que dura un día. Conceptos básicos del calendario 18

19 Rematar el día con un evento
Use un evento cuando desee especificar una actividad en un día concreto sin que ocupe todas las franjas horarias de ese día en el calendario. Éstas son algunas actividades para las que podría usar un evento: Nota: los cumpleaños y eventos similares se repiten todos los años. En la siguiente lección se explicará como establecer la periodicidad. Conferencias, viajes de negocios o vacaciones que duren un día o más Cumpleaños y aniversarios Días festivos Conceptos básicos del calendario 19

20 Seguimiento de las tareas
Una tarea es la entrada de cualquier actividad que se desea ver en el calendario, pero que no necesita programarse a una hora concreta ni ocupa todo el día. Por ejemplo, si tiene que hacer varios recados, especifique cada recado como una tarea. (El área Tareas aparece en la vista Día o Semana del calendario). Al finalizar la tarea, quítele la marca. Una tarea completada queda asociada al día en que se finaliza, ofreciendo una lista ordenada de los logros de ese día. En la ilustración se muestra lo que ocurre al marcar una tarea como completada: tiene una marca de verificación y aparece tachada. Conceptos básicos del calendario 20

21 Seguimiento de las tareas
Puede especificar una tarea con una fecha de inicio programada y una fecha de vencimiento. Si no finaliza la tarea antes de la fecha de vencimiento, ésta se desplazará hacia adelante automáticamente y aparecerá en el día actual hasta que se vuelva a programar o se le quite la marca. Para obtener más información acerca de la creación y el uso de tareas, vea la presentación de formación de Microsoft Office Online “Outlook 2007: Salir de su bandeja de entrada”. Sugerencia: para volver a programar una tarea rápidamente, use la vista Semana y arrastre esa tarea de un día a otro. Conceptos básicos del calendario 21

22 Sugerencias para la práctica
Ver su calendario. Crear una cita. Organizar una reunión. Crear un evento. Crear una tarea. [Nota para el instructor: con Outlook 2007 instalado en su equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Outlook, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Outlook 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Conceptos básicos del calendario 22

23 Conceptos básicos del calendario
Prueba 1, pregunta 1 Para cambiar al calendario, debe cerrar y reiniciar Outlook. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Conceptos básicos del calendario 23

24 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Falso. Existen varias formas de ir al calendario. Reiniciar Outlook no es una de ellas. Conceptos básicos del calendario 24

25 Conceptos básicos del calendario
Prueba 1, pregunta 2 De las siguientes opciones, ¿cuál se podría especificar como un evento en el calendario? (Elija una respuesta). Una fiesta que empiece a las 4:00 y termine a las 6:00 p.m. Un cumpleaños. Una visita al dentista. Conceptos básicos del calendario 25

26 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Un cumpleaños. Un cumpleaños dura todo el día y esa es la utilidad de un evento. La ventaja de usar un evento es que puede mostrarse al principio del día en el calendario. De esta forma se acordará, pero el tiempo del calendario seguirá estando disponible para programar. Conceptos básicos del calendario 26

27 Conceptos básicos del calendario
Prueba 1, pregunta 3 ¿Qué tipo de entrada de calendario usaría si participasen otras personas de su trabajo? (Elija una respuesta). Una reunión. Una cita. Un evento. Conceptos básicos del calendario 27

28 Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Una reunión. Una reunión es lo que se especifica cuando participan otras personas. Conceptos básicos del calendario 28

29 Conceptos más avanzados
Lección 2 Conceptos más avanzados 29

30 Conceptos más avanzados
Escribir algo en un calendario de papel es sencillo. Pero, ¿qué sucedería si una actividad se repitiese el primer día de cada mes durante todo el año próximo? Tendría que escribir la misma información doce veces. Ya no parece tan sencillo. Quizás prefiera escribirla una sola vez y dejar que Outlook la aplique las demás veces. En esta lección se explica cómo. También verá cómo el calendario de Outlook puede recordarle la hora, ayudarle a hacer más en menos tiempo y mostrar su agenda a otras personas. Algunos detalles para el párrafo final: Outlook puede recordarle las reuniones y fechas importantes para que siempre llegue a tiempo. El sistema de códigos de colores de Outlook permite organizar las tareas y citas en menos tiempo. Puede controlar cómo ven los demás el tiempo de su calendario de Outlook y cuándo está o no está disponible. Conceptos básicos del calendario 30

31 Una vez no es suficiente: periodicidad
Algo puede suceder una y otra vez, pero ello no significa que haya que especificarlo más de una. Para indicar a Outlook que una cita, una reunión o un evento se repite en varias ocasiones, se usa la característica Periodicidad . El patrón de repetición de la actividad se denomina Frecuencia. Como puede ver en la cita “Ejercicio” de la ilustración, una cita periódica aparece repetidamente y tiene un icono de periodicidad Conceptos básicos del calendario 31

32 Una vez no es suficiente: periodicidad
Algo puede suceder una y otra vez, pero ello no significa que haya que especificarlo más de una. Para configurar la frecuencia, abra la cita y haga clic en el botón Periodicidad del grupo Opciones de la ficha Cita . Conceptos básicos del calendario 32

33 Abrir una entrada periódica
Si desea abrir una entrada periódica del calendario para ver sus detalles o para modificarla, haga doble clicen ella. Aparece un mensaje como el de la ilustración que le ofrece dos opciones: Por ejemplo: Utilice Abrir esta repetición si un día determinado decide que desea entrenar media hora más tarde de lo normal, sin cambiar la hora habitual. Utilice Abrir la serie si decide cambiar en media hora todas las repeticiones de la cita "Entrenamiento". Abrir esta repetición. Elija esta opción si desea ver o modificar una repetición, no toda la serie. Abrir la serie. Elija esta opción si desea ver o modificar toda la serie. Conceptos básicos del calendario 33

34 Abrir una entrada periódica
Si desea abrir una entrada periódica del calendario para ver sus detalles o para modificarla, haga doble clicen ella. Una vez que la serie esté abierta, cambie la frecuencia haciendo clic en el botón Periodicidad de la ficha Cita . Tenga en cuenta estas sugerencias cuando trabaje con elementos periódicos: No elimine una entrada periódica. En su lugar, cambie la hora de "Finalizar el". De esta forma, mantendrá un registro de las repeticiones pasadas. Puede que necesite crear varias entradas de calendario periódicas para lograr el patrón deseado para una sola actividad. Por ejemplo, si desea configurar un evento de día de pago que se produce el día 15 del mes y el último día del mes, necesitará configurar dos eventos periódicos. Conceptos básicos del calendario 34

35 Acordarse mediante avisos
Cuando crea cualquier tipo de entrada de calendario, se configura un aviso de forma automática. De forma predeterminada, Outlook le avisará de las citas y reuniones 15 minutos antes de que empiecen. Conceptos básicos del calendario 35

36 Acordarse mediante avisos
En la ilustración se muestra el proceso para cambiar la hora del aviso de cualquier entrada del calendario. Haga doble clic en la cita para abrirla. En el cuadro Aviso de la ficha Cita , seleccione la hora del aviso. Aparece un aviso a la hora especificada. Conceptos básicos del calendario 36

37 Acordarse mediante avisos
¿Se pregunta qué sucede con los avisos de los eventos? Outlook le avisará de los eventos 18 horas antes de que comiencen. Esta configuración automática no se puede cambiar, pero es posible seguir los mismos pasos de la ilustración para cambiar los avisos evento por evento. Conceptos básicos del calendario 37

38 Organizarse con categorías de color
¿Desea que los cumpleaños destaquen y que las citas personales resalten con respecto a las profesionales? Outlook puede hacerlo. Introducción a lascategorías de color Las categorías de color permiten asignar nombres a los colores (que podrá cambiar cuando desee). Use colores para que determinadas entradas destaquen a primera vista. Conceptos básicos del calendario 38

39 Organizarse con categorías de color
Si ha usado etiquetas en Outlook 2003 para aplicar códigosde color a las entradas del calendario, se estará preguntando si tendrá que editar cada elemento del calendario individualmente para usar el nuevo sistema. Por suerte, la respuesta es no. Al actualizar a Outlook 2007, las etiquetas del calendario se actualizan automáticamente a categorías de color. Para obtener más información acerca de la actualización de las etiquetas del calendario a categorías de color, vea la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de este curso. Si desea obtener más información acerca de la aplicación de códigos de color a los mensajes de correo electrónico mediante el mismo sistema, vea la presentación de formación de Microsoft Office Online “Outlook 2007: Salir de su bandeja de entrada”. Conceptos básicos del calendario 39

40 ¿La hora del almuerzo es flexible? Indíquelo.
Cuando programa una reunión, desea elegir una hora a la que la gente pueda asistir. Outlook permite que unos colegas se indiquen a otros quién está ocupado, quién está ausente, quién está libre y cuándo. El color del borde de una entrada del calendario indica si esa hora está programada como libre, provisional o fuera de la oficina. También verá el color del borde en su propio calendario y podrá cambiarlo. Conceptos básicos del calendario 40

41 ¿La hora del almuerzo es flexible? Indíquelo.
Las citas y reuniones recién creadas se especifican automáticamente como ocupado y los eventos como libre. Si esta información se mantiene actualizada y es precisa, se beneficiará de características que le permitirán compartir su programación con otras personas. Conceptos básicos del calendario 41

42 ¿La hora del almuerzo es flexible? Indíquelo.
Notas Si cambia la configuración de hora de un evento de libre a cualquier otra, el día completo de ese evento aparecerá sombreado. Si cambia la configuración de hora de una reunión que no haya creado usted mismo, el cambio se sobrescribirá si el organizador de la reunión actualiza la hora de la misma. Conceptos básicos del calendario 42

43 Sugerencias para la práctica
Crear entradas de calendario. Ver la hora del aviso y cambiar un aviso. Crear una cita periódica. Cambiar una repetición de una cita periódica. Organizarse mediante colores. Cambiar el modo en que se presenta la hora. Compartir la disponibilidad por correo electrónico (opcional). [Nota para el instructor: con Outlook 2007 instalado en su equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Outlook, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Outlook 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Conceptos básicos del calendario 43

44 Conceptos básicos del calendario
Prueba 2, pregunta 1 Ha hecho doble clic en una cita periódica para cambiarla. En el cuadro de diálogo que aparece, hay dos opciones. ¿Cuál le permite cambiar los detalles de todas las instancias de la cita? (Elija una respuesta). La opción Abrir esta repetición. La opción Abrir todas las citas. La opción Abrir la serie. Conceptos básicos del calendario 44

45 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
La opción Abrir la serie. Para realizar un cambio en toda la serie, seleccione Abrir la serie. Conceptos básicos del calendario 45

46 Conceptos básicos del calendario
Prueba 2, pregunta 2 Se pueden utilizar categorías de color para aplicar códigos de color a las entradas del calendario. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Conceptos básicos del calendario 46

47 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
Verdadero. También es posible aplicar códigos de color a los mensajes de correo electrónico. Conceptos básicos del calendario 47

48 Conceptos básicos del calendario
Prueba 2, pregunta 3 Normalmente, debe asistir a una reunión el primer día de cada mes. La reunión se celebrará todos los meses del año. ¿Cuántas veces debe escribir los detalles de la reunión? (Elija una respuesta). Una vez. 12 veces. 365 veces. Conceptos básicos del calendario 48

49 Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Una vez. Especifique la reunión una vez y defina su periodicidad como Mensual, el primer día del mes, finalizando un año después. A continuación, escriba los detalles, una sola vez. Dado que se ha definido como una reunión periódica, se especificará en el calendario 12 veces. Conceptos básicos del calendario 49

50 Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Conceptos básicos del calendario 50

51 Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint® incluye contenido didáctico sobre las características básicas del calendario de Outlook 2007 que los usuarios pueden usar para programar su tiempo de la manera más eficaz posible. Ha sido diseñada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice según sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptación del curso de formación de Microsoft Office Online “Calendario I: Conceptos básicos del calendario de Outlook”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva hay un marcador de posición en el que debe escribir el nombre de su empresa. También puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa información. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican en todo el documento. Incluyen Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirán en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Animación personalizaday trabaje con las opciones que aparecen. Si esta presentación contiene una animación en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX® denominado Shockwave Flash Object en su equipo. Para ello, descargue la última versión del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia. Transiciones entre diapositivas: la transición Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentación. Si desea una transición diferente, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Transición de diapositivay trabaje con las opciones que aparecen. Hipervínculo al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de formación. Dichos vínculos le llevarán a la sesión práctica de cada lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: debe tener Outlook 2007 instalado para ver las sesiones prácticas. Si no dispone de Outlook 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Puede cambiar o quitar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver ). USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVista ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla. 51