Sistema de Contratista

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Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) ÍNDICE GENERAL Introducción. Registro. Iniciar Sesión. Pagina Principal. Ingreso del Presupuesto Original. Ingreso de Solicitud de Actas. Ingreso de Valuaciones. Ingreso de Presupuestos Modificados. Solicitud de Actas.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Introducción El sistema de contratista es una aplicación WEB elaborada con el fin de llevar un mejor control administrativo de las obras, reducir los tiempos de trámite y minimizar los errores. Este sistema se encarga principalmente de los trámites de actas, valuaciones y modificaciones presupuestarias. Para la tramitación de estos, el contratista deberá cargar el Presupuesto Original con el que se contrato la obra. Para acceder al sistema, ingrese al siguiente link:

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Registrarse Para ingresar en el sistema, primero debe registrarse haciendo click en el botón “Registrar” y llenando todos los campos requeridos.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) La contraseña debe tener un mínimo de 8 caracteres. Debe colocar la C.I. y el RIF, con el mismo formato de los Ejemplos, tomando en cuentas los puntos (.), guiones (-), y mayúsculas (J). Una vez completados todos los campos requeridos haga click en el botón “Presentar”. Si el sistema no puede registrarlo verifique el Rif y Cédula del representante legal.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Iniciar Sesión Una vez registrado debe iniciar su sesión colocando su Nombre de usuario y Contraseña y haciendo click en el botón “Presentar”

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Página Principal En la página principal del sistema le aparecerá toda la información de su empresa. Para ver todos los contratos relacionados a su empresa haga click en el vinculo “Contrato”.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Página Principal En la página principal del sistema le aparecerán las siguientes opciones: Desconectarse: oprima este botón para cerrar la sesión. Cambiar contraseña: utilice esta opción si desea cambiar su contraseña por medidas de seguridad. Búsqueda avanzada: No disponible. Opción válida solo para usuarios de administración. Editar Seleccionados: No disponible. Opción válida solo para usuarios de administración. Editar: esta opción permite subir el logo de su empresa al sistema, para que aparezca en los formatos de los presupuestos.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Página Principal A) ¿Como subir el logo de su empresa? 1) Haga click en “Editar” y le aparecerá la siguiente ventana: 2) Haga click en “Examinar” y le aparecerá la siguiente ventana 3) Seleccione el archivo que contiene el logo de su empresa y haga click en “Abrir” y luego en Guardar . NOTA: Solo se pueden cargar archivos de imagen en formato “JPEG”.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Página Principal A) ¿Como subir el logo de su empresa? 4) Una vez guardado, le aparecerá el logo de la empresa en la Pagina Principal

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos Al hacer click en el vínculo “Contratos ()”, aparecerá el listado de contratos firmados por su empresa, donde se podrán visualizar los datos básicos de cada uno. Se pueden observar también las opciones: “Presupuesto (), Modificaciones (), Valuación (), Actas ()”.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos B) ¿Como subir Presupuesto Original del contrato? 1) Para cargar el presupuesto original, deberá hacer click en “Presupuesto()”, y aparecerá la siguiente pantalla, luego deberá hacer click en la opción “Añadir nuevo” 2) En la nueva ventada indique los datos básicos del presupuesto, tales como: - Fecha: colocar la fecha del presupuesto original tal y como fue presentada en la oferta. - % Iva: colocar el porcentaje del IVA tal y como aparece en su presupuesto original. 3) Guarde los datos haciendo click en guardar

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos B) ¿Como subir Presupuesto Original del contrato? Una vez guardados los datos básicos del presupuesto, en la siguiente pantalla haga click en “Partidas”. 5) Luego contará con dos opciones para ingresar las partidas, la primera consiste en importar el presupuesto original desde un archivo de Excel, y la otra opción permite agregar cada partida individualmente, con esta última opción también se puede anexar alguna partida que no se haya subido al momento de importar el presupuesto. Importar el Presupuesto Original desde un archivo de Excel: - Haga click en “Importar” y luego siga las indicaciones.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos B) ¿Como subir Presupuesto Original del contrato? Nota: El archivo de Excel a importar debe contener las partidas en el mismo orden que la plantilla que se provee. Además debe contener la cabecera tal y como aparece en este modelo.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos B) ¿Como subir Presupuesto Original del contrato? Agregar partidas individualmente: - Haga click en “Añadir nuevo” Rellene cada casilla con la información de la partida: Covenin: coloque el código de la partida. Tabla CIV: ingrese la descripción de la partida. Unidad de Medida: introduzca la unidad correspondiente a la partida. Cantidad Original: cantidad aprobada según presupuesto original. Precio Unitario: precio aprobado segúnpresupuesto original.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos B) ¿Como subir Presupuesto Original del contrato? - Luego haga click en “Añadir nuevo” si desea agregar la siguiente partida, y por último haga click en “Guardar todo”. Una vez cargado y revisado el Presupuesto Original, deberá tramitarlo ante la Dirección Técnica de INFRAMIR. Para esto, seleccionelo y a continuación haga click en “Tramitar Seleccionados” Haciendo esto será enviado a la Dirección Técnica de INFRAMIR para su revisión.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos B) ¿Como subir Presupuesto Original del contrato? Nota: Una vez tramitado el Presupuesto Original el contratista no podrá editarlo. Tampoco lo podrá editar si fue aprobado. El contratista recibirá un aviso al correo electrónico que ingresó al momento de registrarse, cuando el estado del trámite cambie a status “Aprobado” o a “No aprobado”, en el caso de que el presupuesto no sea aprobado, en la casilla de “Observaciones” podrá ver los puntos que debe tomar en cuenta para editarlo y volverlo a tramitar. Para poder tramitar la primera valuación, el contratista debe tener aprobado el Presupuesto Original.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos C) ¿Cómo cargar una Valuación? 1) Para cargar una valuación, deberá hacer click en “Valuación ()”, y aparecerá la siguiente pantalla, luego deberá hacer click en la opción “Añadir nuevo” 2) En la nueva ventada indique los datos de cabecera del presupuesto, tales como: - Tipo Valuación: seleccione el tipo de valuación que desea cargar. - Fecha Fin: colocar la fecha final del periodo de la valuación. - % IVA: colocar el porcentaje del IVA vigente para la fecha. - % Amortización: ingrese el % que desea amortizar. - Multas: indique el monto de la multa (en caso de que aplique).

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos C) ¿Cómo cargar una Valuación? 3) Guarde los datos haciendo click en guardar Nota Nº1: En caso de que desee cargar una valuación de anticipo sólo es necesario que seleccione el tipo de valuación. El monto de ésta será calculado automáticamente dependiendo del porcentaje aprobado en el momento de la contratación.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos C) ¿Cómo cargar una Valuación? 4) Una vez guardado los datos, haga click en “Detalle Valuación” para que ingrese las partidas que ejecutó durante el periodo de la valuación, luego seleccione de la lista desplegable la partida, y coloque la cantidad a relacionar en esta valuación, por ultimo guarde y haga click en “Añadir nuevo” para que cargue la siguiente partida.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos C) ¿Cómo cargar una Valuación? Luego de agregar todas las partidas que serán relacionadas en esta valuación, regresar a la pantalla principal, seleccionar la valuación y tramitarla. Nota: - Una vez tramitada la valuación llega inmediatamente un correo electrónico de alerta al Ing. Inspector designado, para que éste revise la valuación. En el momento que el Ing. Inspector apruebe o no la valuación, le llegará al contratista un correo informándole que el “Estado Inspector” ha cambiado a “Aprobado” o a “No Aprobado”, en el caso de que no aprueben la valuación, el contratista podrá ver en las observaciones lo que debe editar, para volver a tramitarlo y que el Ing. Inspector vuelva a revisar la valuación. - Cuando el Ing. Inspector APRUEBA la valuación, el contratista podrá imprimir tanto la planilla de Solicitud de Pago de Valuación, como la Valuación de Obra Ejecutada, para así buscar las firmas en la coordinación pertinente y enviarlo a la Dirección de Ingeniería de INFRAMIR para la segunda etapa de revisión.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos C) ¿Cómo cargar una Valuación? 6) Para imprimir una valuación selecciónela, y haga click en “Imprimir Seleccionados”, y luego elija la planilla que desea imprimir. 7) En el momento que tramita la valuación, el “Estado Inspector” cambia a “Pendiente”, y luego si es aprobado cambia a “Aprobado” o en caso contrario cambia a “No Aprobado”. Luego de que el contratista lleve a la Dirección de Ingeniería de INFRAMIR la valuación en FÍSICO, y que ésta pase la segunda etapa de revisión, es cuando el “Estado Final” cambia a “Aprobado” o a “No Aprobado”.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? 1) Para cargar un presupuesto modificado, deberá hacer click en “Modificaciones ()”, y aparecerá la siguiente pantalla, luego deberá hacer click en la opción “Añadir nuevo” 2) En la nueva ventana indique los datos de cabecera del presupuesto, tales como: - Fecha: colocar la fecha del modificado. - % Iva: colocar el porcentaje del IVA vigente para la fecha del modificado. - Observación: puede escribir alguna observación que desee compartir con el Ing. Inspector. 3) Guarde los datos haciendo click en guardar

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? En la siguiente pantalla haga click en “Disminuciones” y luego en “Añadir nuevo” 5) Seleccione de la lista desplegable la partida que va a disminuir, introduzca la cantidad a disminuir y luego guardela Si va a disminuir otra partida haga click nuevamente en “Añadir nuevo” y repita el proceso hasta que cargue todo el presupuesto de disminuciones.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? 6) En la siguiente pantalla haga click en “Aumentos” y luego en “Añadir nuevo” 5) Seleccione de la lista desplegable la partida que va a aumentar, coloque la cantidad a aumentar, y luego guardela Si va a aumentar otra partida haga click nuevamente en “Añadir nuevo” y repita el proceso hasta que cargue todo el presupuesto de aumentos.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? En la siguiente pantalla haga click en “Obras Adicionales” y luego en “Añadir nuevo” 5) Luego contará con dos opciones para ingresar las partidas, la primera consiste en importar el presupuesto original desde Excel, y la otra opción permite agregar cada partida individualmente. Con esta última opción también se puede anexar alguna partida que no se haya subido al momento de importar el presupuesto. Importar el Presupuesto Original: - Haga click en “Importar” y luego siga las indicaciones.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? Nota: El archivo de Excel a importar debe contener las partidas en el mismo orden que la plantilla que se provee. Además debe contener la cabecera tal y como aparece en este modelo. El prefijo a usar para las obras adicionales debe ser obligatoriamente “OA-”, seguido del numero consecutivo a la partida anterior y sin espacios que separen al guión. Ejm.: OA-123

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? Agregar partidas individualmente: Rellene cada casilla con la información de la partida: Covenin: coloque el código de la partida. Tabla CIV: ingrese la descripción de la partida. Unidad de Medida: introduzca la unidad correspondiente a la partida. Cantidad: introduzca la cantidad de la partida. Precio Unitario: agregue el precio unitario de la partida.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? - Luego haga click en “Añadir nuevo” si desea agregar la siguiente partida, y por último haga click en “Guardar todo”. Una vez cargado y revisado los presupuestos de Disminuciones, Aumentos y Obras Adicionales, podrá seleccionarlo y tramitarlo haciendo click en “Tramitar Seleccionados” para que sea enviado al Ing. Inspector para su revisión.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Cómo cargar un Presupuesto Modificado? Nota: Es importante mencionar lo siguiente: Una vez tramitado el Presupuesto Modificado el contratista no podrá editarlo, tampoco lo podrá editar si fue aprobado. El contratista recibirá un aviso al correo electrónico que ingreso al momento de registrarse, cuando el estado del trámite cambie a “Aprobado” o a “No aprobado”, en el caso de que el presupuesto no sea aprobado, en la casilla de “Observaciones” podrá ver los puntos que debe tomar en cuenta para editarlo y volverlo a tramitar. Para poder valuar o relacionar las partidas (Obras Adicionales o Aumentos) del presupuesto modificado, debe ser tramitado con un mínimo de 15 días (calendario) antes del inicio periodo de la valuación a relacionar. Debe hacer las modificaciones en el siguiente orden estricto: Disminuciones – Aumentos - Obras Adicionales.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Como solicitar las actas? 1) Para solicitar un acta, deberá hacer click en “Actas()”, y aparecerá la siguiente pantalla, luego deberá hacer click en la opción “Añadir nuevo”

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Como solicitar las actas? 2) Aparecerá la siguiente pantalla, seleccione el tipo de acta que solicitará y continúe rellenando los campos necesarios para el acta solicitada. Por último haga click en “Guardar” y luego en “Volver a la lista”

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Como solicitar las actas? 3) Luego de que crea la solicitud del acta se debe tramitar para que sea enviada al Ingeniero Inspector. Deberá seleccionarla haciendo click en el recuadro en blanco hasta que aparezca un “check” verde , y luego hacer click en Tramitar Seleccionados. Una vez que lo tramite cambiara el estado del inspector a “Pendiente” y entonces comienza el proceso de revisión y aprobación.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Como solicitar las actas? 4) Proceso: Se puede observar que existen dos estados de aprobación, el primero “Estado Inspector”, cambia a “Pendiente” en el momento que tramita la solicitud o notificación y cambiará a `”Aprobado” o a “No Aprobado” una vez que el Ing. Inspector designado a la obra revise la solicitud o notificación. En el caso de Prórrogas de Inicio y de Terminación el “Estado Inspector” cambiara a “Aprobado” o a “No Aprobado” una vez que pase por una segunda revisión realizada por el Gerente de Obras. Podrán imprimir la solicitud o la notificación solo cuando el “Estado Inspector” este “Aprobado”, deberán imprimir 4 ejemplares. Luego deberán buscar las firmas del Ing. Inspector y luego enviar los ejemplares a INFRAMIR. En el momento que se reciban los ejemplares en físico en INFRAMIR con toda la documentación requerida según el caso, cambiara a “Aprobado” el “Estado Final”, en ese momento se da por culminado el proceso de tramitación y podrán tramitar una nueva solicitud o notificación.

Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Como solicitar las actas? Notas: En el caso de la solicitudes de Prórrogas de Inicio o de Terminación, tanto el Ing. Inspector, como el Gerente de Obras podrán modificar la cantidad de días solicitados por la que consideren aplicable para la justificación suministrada. El Acta de Renuncia de Anticipo deberán tramitarla antes de tramitar la primera valuación, de esta forma le suministran la información al sistema para que no le retengan el porcentaje del anticipo. 2) Se les recuerda que solo pueden tramitar una solicitud a la vez, por lo que le recomendamos llevar al día todos sus tramites para evitar retrasos en el proceso.

Cronograma de Ejecución
Manual de Usuario Sistema de Contratista (Módulo de Obra) Listado de Contratos D) ¿Como solicitar las actas? Requisitos para el trámite de cada acta. Ejemplares Timbres Fiscales Cronograma de Ejecución Renuncia de Anticipo - Prórroga de Inicio 4 1,5 U.T. Inicio Paralización 1 U.T. Reinicio Prórroga de Terminación x Terminación Recepción Provisional Recepción Definitiva

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