Tecnologías de la información aplicadas a los archivos

Presentación del tema: "Tecnologías de la información aplicadas a los archivos"— Transcripción de la presentación:

1 Tecnologías de la información aplicadas a los archivos
Jornada Dixitalización de arquivos. Tendencias, procesos e plans de execución (Santiago, 15 de xuño de 2017) Tecnologías de la información aplicadas a los archivos Ernest Abadal Facultat de Biblioteconomia i Documentació Universitat de Barcelona

2 Sumario Introducción Aplicaciones Consideraciones finales Generales
Recursos documentales Difusión Consideraciones finales

3 1 Introducción Objetivo: Contexto
Presentar las principales aplicaciones de las TIC para la gestión de archivos. Mostrar casos de buenas prácticas. Contexto Archivos históricos Sistemas de Gestión Documental TIC aplicadas a los archivos

4 TIC aplicadas a los archivos

5 1.1 ¿Para qué las TIC en archivos?
Los usuarios quieren acceder a los archivos de la misma manera que se mueven en otros entornos. A todos los recursos y servicios A cualquier hora En cualquier dispositivo (ordenador, teléfono, tableta, etc.) Desde cualquier lugar. Las TIC sirven para apoyar las líneas estratégicas de los archivos. No tienen sentido por sí solas. TIC aplicadas a los archivos

6 1.2 Contexto TIC Interoperabilidad Estructura abierta
Los estándares y protocolos de comunicación entre sistemas permiten hoy el intercambio de datos entre aplicaciones distintas. Estructura abierta Posibilidad que los programas sean modificables por su comunidad de usuarios. Informática en la nube Datos Software Hardware TIC aplicadas a los archivos

7 2 Aplicaciones Generales / Integradas Recursos documentales
Sistema de Gestión de Archivos Sistema de Gestión Documental Recursos documentales Fondos digitalizados Preservación digital Datos abiertos Linked Open Data TIC aplicadas a los archivos

8 2 Aplicaciones (ii) Difusión Productos informativos (guías, etc.) Web
Dispositivos móviles Redes sociales Archivero ciudadano TIC aplicadas a los archivos

9 2.1 Sistemas de Gestión de Archivos
Informatizan los procesos técnicos que se llevan a cabo en un archivo (ingreso, descripción, consulta, transferencia, etc.). Siguen las normativas internacionales de descripción de documentos de archivo. Están pensadas para archivos históricos. Mercado Albalá (Baratz) Digiarch (Digibis) ICA/AtoM TIC aplicadas a los archivos

10 Consulta a Galiciana TIC aplicadas a los archivos

11 Consulta a Galiciana (ii)
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12 Consulta a Galiciana (iii)
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13 Consulta a US National Archives
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14 Consulta a US National Archives (ii)
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15 Consulta a US National Archives (iii)
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16 Consulta a Memory British Columbia
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17 Consulta archivo City of Sydney
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18 2.2 Sistemas de Gestión Documental
Gestión de Documentos. Permite gestionar digitalmente todas las fases de la documentación (control del flujo). ERMS (Electronic Records Management Systems) o Document Management Systems. Mercado Alfresco Documentum SharePoint TIC aplicadas a los archivos

19 2.3 Fondos digitalizados Colecciones digitales creadas por los archivos. Además de documentación administrativa también pueden incluir Prensa histórica Fotografías históricas Mapas …/… Función compartida con las bibliotecas. TIC aplicadas a los archivos

20 2.3 Fondos digitalizados (ii)
Proceso de digitalización de documentación impresa Escáneres Estándares de digitalización Aplicaciones ContentDM (imágenes) Dspace, Fedora, etc. (repositorio) TIC aplicadas a los archivos

21 Escáner automático TIC aplicadas a los archivos

22 Archives UK TIC aplicadas a los archivos

23 Ajuntament de Girona. Hemeroteca
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24 Galiciana: Hemeroteca
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25 City of Sydney. Atlas TIC aplicadas a los archivos

26 2.4 Preservación digital Facilitar el acceso futuro a los contenidos digitales (a pesar de los cambios constantes de formatos). Se refiere tanto a documentos digitalizados como los nacidos digitales. Se crean programas de preservación (contenido tecnológico pero especialmente organizativo). Desarrollo teórico Open Archival Information System (OAIS) (2003) Muchas publicaciones sobre la cuestión. TIC aplicadas a los archivos

27 2.4 Preservación digital (ii)
Pocas soluciones prácticas Aún son costosas (económicamente). Sólo en grandes archivos y bibliotecas nacionales. Mercado Redes de centros: LOCKSS Instituciones grandes: Preservica, Rosetta Medianas y pequeñas: LibSafe TIC aplicadas a los archivos

28 US Archives TIC aplicadas a los archivos

29 2.4 Datos abiertos de la administración
Open Government Data (Open Data) Objeto: información generada por el sector público (administraciones públicas). P.e. cartografia, censo, transportes, etc. Objetivo: Favorecer la transparencia de la administración. Posibilitar la creación de nuevos productos (reutilización). Poca participación de los archivos (de momento). TIC aplicadas a los archivos 29

30 Portal de datos USA TIC aplicadas a los archivos

31 Portal de datos Brasil TIC aplicadas a los archivos

32 Portal de datos ayuntamiento de Girona
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33 2.6 Interconexión de recursos
Sirve para conectar datos entre sí y enriquecer la información que se dispone de un registro. Linked Open Data No es propiamente una tecnología. Ejemplos de aplicación: Arganda del Rey en el s. XIX (ubicación y célula catastral) Masies de Catalunya (etiqueta ubicación se coloca en un mapa) TIC aplicadas a los archivos

34 Arganda del Rey. Edificios del s. XIX
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35 Cédula correspondiente a una ubicación
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36 Fotografías de masías (por lugar)
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37 Fotografías de masías (por lugar, en mapa)
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38 2.7 Productos informativos
Guías de investigación Indicaciones bibliográficas Apuntan a series determinadas Guías educativas Incluyen actividades a partir de documentos. Indicaciones para el profesor. Blogs TIC aplicadas a los archivos

39 UK Archives. Guía de investigación
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40 US Archives. Guías educativas
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41 2.8 Portal web Todos los archivos deben difundir sus servicios, recursos documentales y actividades en internet. Programa Gestor de Contenidos (CMS, Content Management Systems) Mercado Drupal Open CMS WordPress TIC aplicadas a los archivos

42 Web de UK Archives TIC aplicadas a los archivos

43 2.9 Dispositivos móviles Los usuarios dedican ya más tiempo de consulta al teléfono que al ordenador. Las tabletas también están al alza. Conclusión: los programas de archivos tienen que adaptarse a estos dispositivos. Opciones: Web móvil: adaptar web y aplicaciones para facilitar la consulta desde el dipositivo. Desarrollar apps: mejor solución pero con costes altos de creación y mantenimiento. TIC aplicadas a los archivos

44 2.10 Redes sociales Importancia de la presencia de los archivos en las redes sociales. Objetivos: Divulgar las actividades, productos y servicios del centro. Ofrecer mediación o asesoría a los usuarios. Favorecer la participación de los usuarios. Mejorar la identidad y visibilidad del centro. Es necesario disponer de una estrategia de márquetin para crear y mantener las comunidades de usuarios. TIC aplicadas a la gestión de documentos

45 Archivos en las redes sociales
TIC aplicadas a la gestión de documentos

46 Arxiu Nacional de Catalunya. Redes sociales
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47 2.11 Archivero ciudadano Ciencia ciudadana, periodismo ciudadano, etc.
Colaboración de la ciudadanía en las tareas archivísticas. Ámbitos de colaboración Transcripción de documentos Etiquetar imágenes y documentos TIC aplicadas a los archivos

48 US Archives. Programa de participación ciudadana
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49 3 Consideraciones finales
Constataciones: Existen muchas aplicaciones y desarrollos tecnológicos. No se puede llegar a todo. TIC aplicadas a los archivos

50 3 Consideraciones finales (ii)
Estudiar bien la realidad Análisis de proyectos similares Evaluación del mercado Estar al día (blogs especializados, etc.) Crear grupos interdisciplinares Incorporar informáticos Deciden los profesionales de la información Vincular los proyectos TIC de archivo con la estrategia de la propia institución. Realizar los proyectos en cooperación con otros archivos. TIC aplicadas a los archivos

51 Muchas gracias por su atención
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