INSITUTO UNIVERSITARIO DE PUEBLA

Presentación del tema: "INSITUTO UNIVERSITARIO DE PUEBLA"— Transcripción de la presentación:

1 INSITUTO UNIVERSITARIO DE PUEBLA
DOCTORADO EN ALTA DIRECCION CATEDRATICO: DR. MIGUEL ANGEL TOLEDO CUEVAS MATERIA: SEMINARIO DE APLICACIÓN DE SISTEMAS Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA DOCTORANTE: CARLOS ANTONIO VERTIZ MARTINEZ “PRESENTACION DE CASO DE APLICACIÓN” TEMA: SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS) PROGRAMA INFORMATICO DE CONTABILIDAD VILLAHERMOSA TABASCO A 08/MAYO/2016.

2

3 1.- Introducción al tema LA SISTEMATIZACION DE LA CONTABILIDAD
Un sistemas de transacciones (TPS por sus siglas en ingles) es un tipo de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. Actúan en el nivel operativo, y sirven para realizar el seguimiento de las actividades y transacciones elementales (nominas, facturación ….)

4 2.- Generalidades del sistema de información seleccionado
Está basado en la computadora y la relación de sustentabilidad de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa. Las transacciones más comunes de la empresa incluyen las siguientes operaciones: Facturación de ventas Entrega de mercaderías (incluyendo tiempo y periodo de pago) Pago de las nóminas a los empleados Comprobación de las cuentas “a cobrar” y “a pagar” La empresa debe poseer un sistema eficiente para relacionar todas las transacciones y evitar demoras y/o errores que puedan hacernos perder clientes, o incurrir en problemas de tesorería.

5 3.- Características particulares del sistema
Las actividades que debemos realizar para procesar las transacciones son las siguientes: Cálculos analíticos Clasificación y ordenamiento según su importancia Almacenamiento y recuperación de la información para sustituirla donde se necesite Generación de resúmenes para comprobar rápidamente el estado de la empresa. Estas actividades operacionales están presentes en cualquier organización de forma reiterada y poseen todas ellas unas características comunes, como son: Hay un gran volumen de transacciones repetitivas Hay gran similitud entre dichas transacciones Los procedimientos para el procesamiento de estas transacciones esta bien definido y se puede describir con detalle. Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales

6 Luca Pacioli fue un célebre fraile franciscano y un prestigioso matemático nacido en San sepulcro, fue considerado como uno de los precursores del cálculo de probabilidades y fundamentalmente realizador de grandes aportes a la organización y sistematización de la contabilidad. Dentro de su libro “Tractus XI- Particularis de computis et scripturis” dedicó 36 capítulos al tratado de cuentas de contabilidad usando la partida doble con lo cual se da inicio a lo que hoy se conoce como la Contabilidad Moderna. Es por esta razón que se lo conoce como el “padre de la contabilidad”, aunque este método ha sido empleado en tiempos anteriores a su primera publicación. En su obra Luca Pacioli aconseja el uso de cuatro libros: Inventario y Balances, Borrador o Comprobante, Diario y Mayor.

7 Los cuales aún se utilizan, en cuanto al método de la partida doble, define las reglas principio matemático de dicho método. No hay deudor sin acreedor. La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona. Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega. Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora. El saldo representa el valor de la cuenta y se obtiene de la diferencia entre el debe y el haber, pudiendo resultar saldo deudor o acreedor.

8 TIPO DE PÓLIZAS CONTABLES
¿Que es una póliza contable? .- son los documentos tanto físicos como digitales que contienen los registros contables de una o varias operaciones realizadas por una persona o una empresa. Pólizas de egresos: En este tipo de pólizas se registran los movimientos contables referentes a las erogaciones (egresos, pagos.) por parte de la entidad económica. Pólizas de ingresos: Son las pólizas contables que contienen los registros contables que representan los ingresos de dinero al ente económico, por medio de estas pólizas contables registraremos todo tipo de ingreso ya sea en efectivo, trasferencia o cheque. Pólizas de diario: Este tipo de pólizas contables son utilizadas para registrar las operaciones que afectan la economía de la empresa, pero que no representan un flujo de efectivo para la misma.

9 ¿Qué debe contener cada póliza contable?
Detalle por cada transacción. Cada partida contendrá Cuenta contable, subcuenta y sus auxiliares. Debe ser posible distinguir los CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que soporten la operación. Los  impuestos deben poder distinguirse con  las  distintas  tasas y cuotas, cuando deba pagar el impuesto indicar la actividad. Para las operaciones relacionadas con terceros debe incluirse el RFC de éste. Cuando el folio fiscal no pueda identificarse en las pólizas contables, el contribuyente podrá, relacionar todos los folios fiscales a través de un reporte auxiliar. El RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza contable.

10 Fases del proceso contable
Existen cuatro fases básicas en la contabilidad: el registro, la clasificación, la síntesis, y la interpretación de los datos financieros. Registro: El registro es una fase básica de la contabilidad que también se conoce como la contabilidad. En esta fase, todas las transacciones financieras se registran de manera sistemática y cronológica en los libros apropiados o bases de datos. Clasificación: La fase de clasificación de la contabilidad consiste en ordenar y agrupar elementos similares bajo el nombre designado, categoría o cuenta. Síntesis: La fase de síntesis de la contabilidad implica resumir los datos después de cada período contable, como por ejemplo, un mes o un trimestre al año. Interpretación: Esta última función interpreta los datos registrados en una manera que permite a los usuarios hacer juicios significativos con respecto a las condiciones financieras de un negocio o una cuenta personal, así como la rentabilidad de las operaciones de negocio.

11 4.- Descripción del ejemplo a desarrollar (DESCRICION DEL PROCESO CONTABLE ELECTRONICO)
Durante el proceso de vida de la empresa esta realiza diversas actividades tales como: de compra de mercancías, compras de activos fijos (inversiones), gastos administrativos y otras de ventas (ingresos). Es necesario tener identificadas estas actividades a fin de poder contabilizar correctamente cada una de ellas y así obtener información confiable y veraz.

12 5.- Contexto donde opera El contexto de la empresa se divide en 2 partes: macro y micro. Sobre todo tratándose de una Pyme, el primero de ellos no es manejable de manera absoluta; en tanto que en el segundo, tendrá una mayor o menor influencia directa según las características del sector industrial en el cual se desempeñe. El macro contexto ésta constituido por todo el ambiente político, institucional y legal: las tendencias económicas nacionales, regionales y mundiales; la evolución tecnológica y los cambios socioculturales. El micro contexto, por los clientes, proveedores, distribuidores, competidores, etc.

13 Paquetería CONTPAQi

14 6.- Pantallas muestra del caso
Habiendo hecho lo anterior, presenta el siguiente cuadro donde solicita la clave de acceso, si no tiene se le da aceptar Instalada la aplicación se ejecuta desde su acceso directo.

15 Al abrir esta aplicación presenta la siguiente imagen con los iconos activos de: catálogo de empresas, módulo de capacitación y salir de CONTAPAQ ¡

16 Al dar clic en el icono de empresas podemos crear la empresa, para este caso presenta el icono de “nueva empresa”. Y pide el nombre de la empresa mismo que tomará para crear el archivo de la base de datos de la empresa que pretende crear, solicita invariablemente el RFC de la empresa, del catálogo presenta varios tipos: ninguno, catálogo general, de servicios, comercial, e industrial. Elegimos la estructura (3-4, 3-4-4, etc.) del catálogo, puede ser el precargado conforme el catálogo que hayamos elegido, damos el inicio del periodo y el número de mes con el que inicia operaciones (ejercicio) la empresa.

17 Luego “guardar” y se genera el archivo base de la contabilidad
Luego “guardar” y se genera el archivo base de la contabilidad. A este archivo de la base de datos conviene ponerle un nombre abreviado ya que es el que utiliza el sistema para almacenar la información.

18 Ahora volvemos a la opción (icono) “empresas”, abrimos la empresa y damos clic al menú configuración, opción “redefinir empresa”, datos generales y llenamos los espacios con los datos solicitados como son el nombre de la empresa, del representante y domicilio de la empresa.

19 Captura de pólizas en el programa CONTPAQi
Disponiendo de la documentación comprobatoria de las operaciones de la empresa, debidamente clasificada y ordenada procedemos a la captura como sigue: “fecha” - “Tipo de póliza” - “Número de póliza” - “concepto”

20 Ahora mostramos pantallas de los tres tipos de pólizas que han sido previamente llenados con los datos solicitados.

21 Como resultado del registro de las operaciones del negocio en el sistema contable Contpaqi, se pueden obtener los auxiliares de cada una de las cuentas o de todas las cuentas a un periodo determinado.

22 Y este es el auxiliar de bancos, como lo muestra el Contpaqi
Con este auxiliar de bancos es posible realizar la conciliaciónes bancarias de la cuenta de bancos, ya que se han capturado todos los movimientos (ingresos y egresos) contenidos a cierto periodo (mes) de la cuenta de bancos

23

24 El balance general al 31 de diciembre de 2015.
A continuación mostramos los estados financieros básicos, producto de la alimentación al sistema Contpaqi con la información obtenida de las operaciones económicas de la empresa. El balance general al 31 de diciembre de 2015.

25 A continuación se muestra la balanza de comprobación, que se puede obtener a través de este menú, al igual para obtenerla se tiene que indicar los parámetros, como “saldos no igual a cero” y el “periodo”.

26 7.- Posibles mejoras que se le pueden hacer al sistema
Al visualizar una póliza desde un auxiliar debía poder modificarse o corregirse, tal y como si se hubiera abierto específicamente esa póliza. Al copiar una póliza de otra póliza no nada más debía permitir cambiar la fecha y número de póliza sino también transferirla al tipo de póliza deseado, por ejemplo: una póliza diario quiero transferirla a una póliza de ingresos, en la actualidad solo puedo copiar una póliza del mismo tipo con diferente fecha y número de póliza.

27 8-Conclusiones. Hemos visto que desde aquel celebre luca pacioli hasta nuestros días la forma de procesar la información contable ha evolucionado, desde el hacer grandes cantidades de libros para registrar las operaciones contables y hasta bodegas de las empresas, hoy podemos almacenar la información en una memoria de un equipo de cómputo, desde utilizar las rudimentarias formas de transportación hasta hoy poder enviar la información en forma digital, o electrónica y por si fuera poco, contpaqi esta implementado almacenar en la nube una nueva forma de no almacenar información en mis computadores. Contpaqi nube es una plataforma de aplicaciones y servicios empresariales, que facilitan la administración de los procesos, brindando movilidad y seguridad que adapta al estilo vida. Con contpaqi nube puedes trabajar y consultar información donde quiera que estés y en el momento que lo necesites.