Secretaría de Administración

Presentación del tema: "Secretaría de Administración"— Transcripción de la presentación:

1 Secretaría de Administración
Sinopsis de la Secretaría de Administración y Finanzas GS/OAS SAF – October 04, 2016

2 Department of Information and Technology Services
Secretaría de Administración y Finanzas Comparación del Fondo Regular (En miles de dólares) Impacto general a la SAF por el Presupuesto Ajustado 2017 La diferencia entre el presupuesto propuesto y el ajustado es causado principalmente por: No llenar puestos vacantes necesarios para las operaciones criticas dentro de la SAF Riesgos que conducen a ineficiencias, reducen los controles internos y causan retrasos significativos en responder a las solicitudes, podrían aumentar si la ejecución presupuestaria ajustada para 2017 disminuye en 11.5%; además de CERO de financiación para gastos de contingencia, mejoras en la infraestructura largamente esperadas o iniciativas de modernización contenidas en el “PLAN ESTRATEGICO DE LA OEA DE CUATRO AÑOS" Página 1

3 Departamento de Recursos Humanos en números
Funcionarios y Carga de Trabajo Página 2

4 Departamento de Recursos Humanos en números
Funcionarios y Carga de Trabajo Página 3

5 Departamento de Recursos Humanos en números
Mejoras en la Eficacia y Eficiencia A pesar de una planilla laboral fija y retos tecnológicos, muchas actividades han incrementado la carga de trabajo de servicios de DRH durante los 4 últimos años: Administración del Sistema de Evaluación de Desempeño (PES) desde el año 2013. Procesos nuevos y mas complejos después de las enmiendas a las Normas Generales en octubre 2014 (procesos para otorgar contratos Serie B y Contratos Continuos, selección de procesos de competencia, requisitos nuevos para el examen de idiomas, etc.). Implementación de la nueva estructura de escala salarial para la categoría de profesionales y ajustes de regulaciones y formularios. Incremento de apoyo a las misiones especiales de la SG/OEA: MACCIH, MAPP, Haití, Republica Dominicana. Administración y apoyo a usuarios que usan los sistemas y herramientas electrónicas de RH. Página 4

6 Departamento de Servicios Financieros en números
24% reducción 40% reducción 46% reducción Página 5

7 Departamento de Servicios Financieros en números
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8 Departamento de Servicios Financieros en números
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9 Departamento de Servicios Financieros en números
Mejoras en la eficacia y eficiencia A pesar de la disminución de la planilla laboral y la tecnología ERP sin cambios, la producción de servicios de DSF ha aumentado en los últimos cinco años. DSF aumentó su productividad por: Automatización de procesos, Producción de informes estándares, DSF entrenó al personal de las unidades administrativas en diversos temas financieros y administrativos. Compartió herramientas desarrolladas por el personal de DSF con las unidades administrativas. Mejor rendición de cuentas usando la pagina de Internet de la OEA (Pestaña de rendición de cuentas) para publicar los informes financieros. Página 8

10 Departamento de Servicios Financieros en números
Impacto de recortes adicionales en la Asignación Presupuestaria Para 2017, DSF tiene 3 posiciones congeladas: 2 posiciones a nivel P1 en Reportes las cuales están siendo desempeñadas por CPRs CPRs no serían renovados – impacto se reflejaría en la reducción de informes 1 posición a nivel G3 a cargo del archivo de registros contables electrónicos y físicos Las consecuencias, de no renovar los CPRS o el de no llenar las vacantes, conllevan a ineficiencias, ineficacias y a la reducción de controles internos: Incapacidad de revisión oportuna de borrador de acuerdos previo a la firma Incapacidad de revisión y limpieza de cuentas inactivas en los Fondos Específicos Incapacidad de archivar adecuadamente los registros contables de forma centralizada Incapacidad o demoras significativas en preparación de informes ad-hoc solicitados por CAAP Demoras en preparación de los estados mensuales Demoras en coordinación de la auditoria anual de cuentas Demoras en apertura de cuentas en OASES para la ejecución de proyectos Alto riesgo de no poder mantener controles internos debido a la incapacidad de revisar y reconciliar las cuentas oportunamente Página 9

11 Departamento de Servicios de Información y Tecnología en números
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Personal Aplicaciones Desarrolladas (Total) Crecimiento de Información Almacenada en Terabytes Teléfonos Inteligentes Tickets de Asistencia Técnica Eventos Analizados de Seguridad Informática Página 10

12 Departamento de Servicios de Información y Tecnología en números
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Personal 38 39 36 35 32 40 42 CPR FE/FR CPR Fondo RCI Funcionario Fondo Específico Funcionario Fondo Regular Número de Empleados por Fondo Página 11

13 Departamento de Servicios de Información y Tecnología en números
Proyectos críticos de infraestructura aprobados por la Comisión de Evaluación de Proyectos (CEP) Proyectos Duración Presupuesto (en Dólares Americanos) Improve the Confidentiality, Integrity and Availability of GS/OAS Information Systems – Upgrade of CyberSecurity Infrastructure 6 meses $ 334,554.00 Backup and Storage Upgrade to accommodate user’s storage demands, data archiving/retention and virtual machine backup services 4 meses $ 565,400.00 Replacement of GS/OAS Windows XP workstations to preserve end-user IT infrastructure operating systems $ 311,569.00 El presupuesto propuesto planificado de gastos de la Secretaría General para el 2017 solo cubre las obligaciones existentes de Tecnología de Información (funcionarios, consultores, soporte técnico , licencias de software y servicios asociados). Incluye CERO fondos para gastos de contingencias y mejoras a la obsoleta infraestructura existente. Página 12

14 Departamento de Servicios de Información y Tecnología en números
SAF / DOITS Sistemas de Apoyo a Mandatos de la OEA Lista corta Proyecto Área Hechos Concretos Sistema de Gestión de Peticiones y Casos (PCMS), Sistema de Manejo de Documentos (DMS), Portal Sistema de Peticiones individuales (IPSP) Los sistemas gestionan electrónicamente el ciclo de vida de Peticiones, Medidas Cautelares y de Casos antes la Corte. Procesan todos los documentos que la Comisión recibe de los peticionarios, Estados miembros y ONGs. CIDH Comisión Interamericana de Derechos Humanos 622,000 documentos ingresados desde 2010. 66,200 documentos enviados / recibidos de los peticionarios, los Estados miembros, desde julio de 2015. 18 Estados miembros registraron en el IPSP 1870 peticionarios registrados y ONGs. Laboratorio Móvil de Ciberseguridad Ejercicios de Gestión de Crisis, desarrollado e implementado para dar apoyo al Programa de Ciberseguridad de CICTE. SSM Secretaría de Seguridad Multidimensional Capacitación en Ciberseguridad llevada a cabo en Argentina, Colombia, Guatemala, Panamá Paraguay y Uruguay. Sistema de Gestión Integrada de becas (FMS) Gestión centralizada de becas, próximo a ser integrado con el Sistema de Gestión Integral de la OEA (OASES). Acceso global a la solicitud en línea de becas. SEDI Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral Más de 3,000 becas gestionadas a través del sistema. Base de datos de Misiones de Observación Electoral y Recomendaciones (EMR) Da acceso global a los resultados de las Misiones de Observación Electoral de la OEA desde 1962. SFD Secretaría para el Fortalecimiento de la Democracia 244 misiones gestionadas y reportadas a través de estos sistemas. Red Hemisférica de Intercambio de Información para la Asistencia Mutua en Materia Penal y Extradición El propósito del sistema es facilitar el intercambio de información entre las autoridades centrales que tratan cuestiones de asistencia mutua en materia penal y extradición. SAJ Secretaría de Asuntos Jurídicos 34 Estados miembros participando en la red. Sistema Interamericano de Alertas Rápidas (SIAR) El Sistema Interamericano de Alertas Rápidas (SIAR) es el primer sistema hemisférico integrado para la generación, gestión e intercambio de información rápido y seguro sobre alertas de productos de consumo, basado en criterios compartidos sobre principios, conceptos generales y terminologías relevantes para las alertas regionales. SADyE Secretaría de Acceso a Derechos y Equidad Más de 18,000 alertas de productos de consumo publicadas. 18 Estados miembros de participando en la red. Sistemas de Control de Gestión Internos SG/OEA Más de 20 aplicaciones desarrolladas internamente que gestionan la operación diaria de la Organización. Página 13

15 Departamento de Compras en números
Personal Reducción del 23% Presupuesto Aprobado del Fondo Regular Reducción del 20% Página 14

16 Departamento de Compras en números
Tickets de soporte. Categoría: Proveedores OC procesadas Reducción del 25% Reducción del 13% Tickets de soporte. Categoría: Compras OC procesadas por comprador Incremento del 20% Reducción del 40% Reducción del 52% Líneas de OC cerradas definitivamente y canceladas Página 15

17 Department of Information and Technology Services
Departamento de Compras en números Mejoras en la eficacia y eficiencia de los servicios proporcionados DC ha incrementado su rendimiento y ha mejorado los servicios a través de: La introducción de un sistema de archivo 100% electrónico para órdenes de compra e información de soporte, Automatización de órdenes de compra rutinarias, Análisis de las operaciones a través de la elaboración de informes para lograr procesos eficientes, Fortalecimiento del Programa de Tarjetas de Crédito Emisión de políticas de compras, por ejemplo la Política de Viajes de la SG/OEA. DC ha mejorado los procesos de control, realizado más licitaciones, logrado mayor visibilidad externa y ha reducido el tiempo para completar los procesos. DC ha conseguido beneficios, mejoras significativas y ahorros mediante negociaciones con proveedores (aerolíneas, hoteles, Officemax, etc.) Desafíos Presupuestarios El Departamento de Servicios de Compra recibe todos los años 22 mil dólares del Fondo Regular. Esta cantidad cubre principalmente costos comunes y materiales de oficina. Página 16

18 Departamento de Servicios Generales en números
Personal Reducción del 29% Reducción del 11% Presupuesto Aprobado del Fondo Regular Página 17

19 Departamento de Servicios Generales en números
Solicitudes de servicio atendidas Mantenimiento de emergencia ejecutados Reducción del 28% Reducción del 34% Número de activos fijos registrados Reducción del 38% Incremento del 29% Número de inquilinos Página 18

20 Departamento de Servicios Generales en números
Mejoras en la eficacia y eficiencia de los servicios proporcionados Enfoque principal de DSG: Maximizar los ingresos por concepto de alquiler del Salón de las Américas y otros salones de la OEA. DSG ha incrementado su rendimiento y ha mejorado los servicios a través de: Mantenimiento preventivo, Optimización del uso y administración de espacios de oficina para maximizar los ingresos por concepto de renta, Uso eficiente de los recursos limitados para completar reparaciones y actualizaciones de la lista del mantenimiento diferido. Reducción en servicios (Limpieza, utilidades, etc.). A pesar de reducciones significativas en el personal a través de los años, DSG ha logrado consolidar un sistema de inventario eficiente y eficaz para administrar los activos fijos de la Organización. Página 19

21 Departamento de Servicios Generales en números
Reducción de Servicios ocurrirán asumiendo disminuciones presupuestarias para 2017 Asumiendo que disminuciones en el presupuesto del fondo Regular 2017 ocurran, DSG no podría continuar prestando servicios completos de mensajería, correo y transporte. Los clientes afectados por la reducción de dichos servicios serían los siguientes: Inquilinos de la SG/OEA Misiones Permanentes Oficina de SG/SGA Página 20

22 Infraestructura Básica y Costos Comunes
(En miles de dólares) Impacto General del Presupuesto Ajustado 2017 Suponiendo que la ejecución presupuestaria para 2017 disminuye un 8,2%, los programas que se verán afectados gravemente son: Reclutamiento y Transferencias sufrirá una disminución de 74,7% en comparación con el proyecto de presupuesto Mantenimiento de Edificios - Utilidades sufrirán una disminución de 16,5% a pesar de que los servicios públicos son gastos recurrentes no discrecionales Contribución al Subfondo de Reserva no ocurrirá Página 21