La Comunicación en las Organizaciones

Presentación del tema: "La Comunicación en las Organizaciones"— Transcripción de la presentación:

1 La Comunicación en las Organizaciones

2 La comunicación en las organizaciones
Recordemos que la comunicación es el proceso que consiste en transmitir información y significado. La verdadera comunicación ocurre sólo cuando las partes que participan en el proceso entienden el mensaje desde el mismo punto de vista. Se ha estimado que, en todos los niveles organizacionales la comunicación representa por lo menos 75% de cada jornada laboral. En consecuencia toda persona exitosa se encuentra en el negocio de la comunicación. Su capacidad para hablar, leer y escribir ejercerá un impacto directo en su triunfo profesional: las organizaciones contratan individuos con habilidad para la comunicación y además, ofrecen programas para mejorar estas destrezas.

3 La comunicación en las organizaciones
La medida en que la organización pueda hacer todo lo que se espera de ella depende, sin embargo, de su habilidad para conseguir y transmitir información. Las necesidades de comunicación de una organización ofrecen una serie de problemas complejos y difíciles que no se resuelven fácilmente. Cuanto más elevada es la posición que un individuo ocupa en la jerarquía, más libre se siente para iniciar la comunicación. Por lo general, la persona, de estatus más bajo ha de ser receptiva a los mensajes que proceden de los niveles superiores, pero hay limites prácticos de la cantidad de información que un sujeto puede recibir sin reaccionar, de modo que las autoridades de la organización no pretendían si esperaban.

4 La comunicación en las organizaciones
No debemos olvidar que la comunicación eficaz requiere la participación del individuo que la inicia y del que la recibe. Cuando no se efectúa una transacción real la comunicación no influye en la conducta. Hay una serie de modos de reaccionar que son característicos de las personas de estatus inferior cuando no quieren o no pueden responder a los mensajes. Cuando las órdenes e instrucciones que les den son muy específicas, pueden sabotear el propósito de las mismas apegándose meticulosamente a ellas, al mismo tiempo que se niegan a hacer algo que no se les haya indicado.

5 La comunicación en las organizaciones
La apatía en el trabajo es otra reacción común. Todas las personas tienen la tendencia general a equiparar su valor como individuos con el trabajo que desempeñan. Cuando no pueden comunicarse con los que están por encima de ellos, comprenden que su situación es inferior y que su trabajo no es importante.

6 Comunicación e influencia
El problema de la comunicación en las organizaciones parece centrarse en el factor de la influencia. Una posición de bajo estatus no es inferior sólo porque está en el extremo de un canal de comunicación, sino también porque las personas que ocupan estatus de más categoría pueden influir en el individuo que ocupa la posición inferior más fácilmente que éste en ellas. Por lo tanto, la capacidad para comunicar entraña la capacidad de influir.

7 La Comunicación interna

8 Emisor (Intención) Receptor (efecto)
Medio Canal Ruido Receptor (efecto) FEEDBACK El emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una organización o empresa, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa podría tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una información relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa

9 Depto de Finanzas Depto. Compras Supervisor Supervisor

10

11 Gerente Supervisor Empleados, obreros, técnicos, etc.

12 Empleado, obrero, técnico, cliente.
Supervisor Gerente

13 La Rueda

14 Todos los canales

15 Comunicación para el liderazgo
El significado de la palabra liderazgo ha sufrido importantes cambios durante el siglo XX. En los últimos años el liderazgo se ha definido como una “relación de influencia”, en la que tanto líderes como colaboradores juegan un papel relevante. Este enfoque de liderazgo se centra en la relación que el líder es capaz de crear con sus seguidores

16 Comunicación para el liderazgo
“ Es un creador de futuro, sabe que el logro de metas ambiciosas, como garantizar la sobrevida del sistema y su futuro desarrollo, depende del impacto que su organización pueda causar en terceros, lo que se traduce en que, producto de un esfuerzo colectivo y armonioso, se transforme en bienes y servicios valiosos para el cliente o usuario” Matamala y Muñoz “Liderazgo es una relación de influencia entre líderes y colaboradores, los cuales intentan cambios reales que reflejan intereses mutuos” Rost

17 Comunicación para el liderazgo
La comunicación eficaz es una de las capacidades medulares de los líderes, pues forma parte del estilo de liderazgo. Las investigaciones apoyan la creencia de que los buenos líderes también son comunicadores eficaces, por lo tanto hay una relación positiva entre la capacidad de comunicación y el desempeño como líder. Las habilidades para las relaciones interpersonales y la comunicación son el motor de todo buen liderazgo.

18 Comunicación para el liderazgo
La definición de líder se funda en la comunicación, ya que desempañe funciones informativas y además ésta varía según el estilos de liderazgo que la persona efectúe: El líder autocrático se comunica en un solo sentido, en tanto que el participativo o democrático lo hará en dos sentidos. Por lo demás los líderes utilizan la comunicación para motivar. Es mucho más probable que tengan éxito las organizaciones con sistema de comunicación efectivos. Una parte importante de la comunicación en las empresas es transmitir la visión, la misión y los valores de la empresa a fin que todos los empleados entiendan en términos generales lo que la empresa trata de lograr.

19 Comunicación para el liderazgo
Transmitir mensajes y dar instrucciones Los administradores utilizan el proceso de la comunicación para transmitir una gran variedad de mensajes en forma personal, telefónica y escrita. Una parte importante de su labor consiste en dar instrucciones, una modalidad de la transmisión de mensajes. Antes de comunicar un mensaje hay que planearlo cuidadosamente. Luego se expresa en forma oral o se envía por escrito.

20 Comunicación para el liderazgo
Planeación del mensaje: 1. ¿Cuál es el objetivo del mensaje?: Puede ser influir en alguien, informar algo, etc. ¿Qué resultado se espera?. 2. ¿Quién recibirá el mensaje? ¿Quiénes son? 3. ¿Cómo enviará el mensaje? ¿Oral o escrito? 5. ¿Cuándo transmitirá en mensaje? Darse el tiempo adecuado. 6. ¿Dónde se transmitirá el mensaje? Buscar el mejor lugar.

21 Comunicación para el liderazgo
Proceso de transmisión de mensajes orales: Procurar no hablar demasiado rápido cuando se transmitan mensajes orales, ya sea por teléfono o en forma personal. Además hay que pronunciar bien y con un tono de voz adecuado. Recordemos los pasos siguientes: 1.       Generar confianza 2.       Definir el objetivo de la comunicación 3.       Transmitir el mensaje 4.       Verificar que el receptor ha entendido. 5.       Lograr un compromiso y darle seguimiento.

22 Comunicación para el liderazgo
Comunicación y recomendaciones por escrito: Con ayuda de la tecnología de la información e Internet, es posible comunicarse con cualquier persona del mundo en tiempo real. Debido a que el uso del correo electrónico seguirá aumentando, es imprescindible tener habilidad para la comunicación por escrito. A continuación se incluyen algunas recomendaciones:  ·      La desorganización es el mayor problema de redacción. Hay que estructurar el mensaje. ·       Hay que redactar con la idea de comunicar el mensaje, no de impresionar al receptor. Procurar que el mensaje sea breve y sencillo. ·        Corregir el trabajo cuantas veces sea necesario. Agregue lo que se requiere para transmitir el significado del mensaje. Elimine las palabras y frases innecesarias.

23 Comunicación para el liderazgo
Recepción de mensajes: El segundo proceso de comunicación en el que participan los lideres, es la recepción de mensajes. En la comunicación oral, la clave para entender bien el mensaje es escuchar. Así pues , los lideres necesitan ser pacientes y prestar atención a los demás. Según algunas investigaciones pocas personas son buenos oyentes. Una de las habilidades que debemos desarrollar más es saber escuchar. El proceso de recepción de mensajes consiste en escuchar, analizar y asegurarse de haber entendido.

24 Comunicación para el liderazgo
Para escuchar debemos hacer lo siguiente: ·   Prestar atención: Si alguien le habla, deje de hacer lo que está haciendo y dedíquele toda su atención. ·  Evitar las distracciones: Mire a su interlocutor, no juegue con distractores. ·  “Conectarse con el interlocutor”: No divagar en asuntos personales mientras habla el interlocutor. · No sacar conclusiones, ni interrumpir: No sacar conclusiones apenas haya escuchado el comienzo. Escuchar todo el mensaje sin interrumpir al que habla.

25 Comunicación para el liderazgo
Para escuchar debemos hacer lo siguiente: ·  Observar los mensajes no verbales: Entienda tanto las emociones, como el contenido del mensaje ·  Hacer preguntas: Cuando considere que algo falta, es contradictorio, o sencillamente no entiende, formule preguntas directas. ·  Hacer anotaciones: Anote los aspectos más importantes para recordarlos posteriormente. ·  Transmitir el sentido: Haga saber a la otra persona que Usted está escuchando.

26 Comunicación para el liderazgo
Para analizar: Analizar es el proceso de pensar, decodificar y evaluar el mensaje. ·  Pensar: Para ayudarse a subsanar la diferencia de velocidad entre su capacidad para escuchar y el ritmo que habla las persona, se recomienda utilizar su velocidad cerebral en forma positiva. Escuche activamente, organice, sintetice, revise, interprete y critique a menudo. ·    Esperar y evaluar después de escuchar: Debe escuchar el mensaje completo y después sacar conclusiones. Cuando evalúe su decisión, base su conclusión en los hechos presentes.

27 Comunicación y motivación

28 Comunicación para la Motivación
Del latín “MOTIVUS” que mueve Es un conjunto de factores dinámicos que determinan el comportamiento del individuo. Aún cuando unas cuantas actividades humanas se llevan a cabo sin motivación, casi todo el comportamiento consciente es motivado o producido por alguna causa

29 ¿Qué motiva a la Gente? Las investigaciones muestran que la mayoría de la personas experimenta una amplia variedad de motivaciones (o desmotivaciones) diferentes que son estimuladas por una amplia variedad de factores internos y externos. Toda motivación tiene su origen en un estímulo y éstos son temporales. Para sustentar en el tiempo esa motivación hace falta una cadena constante de estímulos sean internos o externos.

30 Motivos trascendentes:
Tipos De Motivos Motivos extrínsecos: Raíz objetiva Recompensas materiales o no materiales Motivos intrínsecos: Raíz subjetiva Satisfacciones en la realización del trabajo Motivos trascendentes: Realidades externas al decidor que se van a ver afectadas por sus decisiones Estos tres tipos de motivos serán los componentes de la “motivación a pertenecer”

31 Necesidades Fisiológicas
JERARQUÍA DE NECESIDADES DE MASLOW Necesidades de autorrealización (desarrollo y realización sí mismo) Necesidades de estima (Auto estimación, reconocimiento, estatus) Necesidades sociales (sentido de pertenencia, amor) Necesidades de Seguridad (seguridad, protección) Necesidades Fisiológicas (Hambre, sed, sueño) Kotler, Ph. Mercadotecnía, 1999, Pág. 174

32 Cuadro Comparativo Teorías Motivacionales
Jerarquía de Maslow Categorías de Alderfer Necesidades de Mc Clelland Factores de Herzberg Necesidades : Fisiológicas Seguridad Afiliación, amor y Sociales Estima Autorrealización Necesidades de existencia Necesidades de relación  Necesidades de crecimiento Poder Afiliación Logro Condiciones de trabajo Salarios y Beneficios Supervisión Compañeros de trabajo Reconocimiento Responsabilidad de Progreso Interés del trabajo higiene de motivación

33 La Desmotivación Es una mentalidad que elegimos para nosotros mismos. Cuando me siento desmotivado TODO tiene que ver conmigo; todo tiene que ver con las elecciones que consciente o subconscientemente realizo como respuesta a estímulos negativos específicos. Si alguien nos rechaza, nos descuida o nos hace sentir mal, es fácil caer en un estado de desmotivación, pero SOY YO el que se desmotiva. Si permitimos que el mundo nos desmotive, elegimos hacerlo de manera consciente o subconsciente.

34 La No Motivación Consiste en hacer las cosas sin pensar; cuando carecemos de emoción y pensamos poco en lo que haremos después. La No Motivación ocurre cuando permitimos que los hábitos y la rutina manejen nuestra conducta. Con frecuencia empezamos nuestras actividades diarias sin pensar, sin sentir y por lo tanto sin ésa sensación consciente de motivación.

35 Factores que aumentan el desempeño
   El sueldo es factor que puede aumentar el desempeño, pero no es el único, ni tampoco por fuerza el mejor. Algunos estudios han demostrado que la retroalimentación y los reforzadores sociales (El elogio) ejercen un impacto tan fuerte en el desempeño como el sueldo.

36 Factores que aumentan el desempeño
El modelo del elogio comprende cuatro pasos: Diga al empleado exactamente lo que hizo de manera correcta. Cuando se elogia se debe mirar a los ojos y ser muy específico y descriptivo. Diga al empleado por que es importante ese comportamiento: Explicar en pocas palabras en que forma la organización y / o la persona se beneficia del acto. Guarde silencio un momento: La razón de guardar silencio es brindar la oportunidad a los empleados de que “sientan” el impacto de la alabanza. 4. Reforzamiento para que se repita: Este es el reforzamiento para que el empleado continúe con la conducta deseada.

37 El Camino Hacia La Motivación
“Una vida exitosa es aquella que vivimos a través del entendimiento y la búsqueda de nuestro propio camino y no persiguiendo los sueños o cumpliendo las expectativas de los demás” ( Ching – Ning – Chu 1995) Todos seguimos, de alguna manera, nuestro propio camino en la vida; esa es nuestra motivación. Dentro de las limitaciones que nos impone el destino hacemos nuestras propias elecciones, decidimos qué camino seguir y lo seguimos.

38 La Fuente De La Motivación
La fuente de nuestra motivación es todo aquello que amamos. Atesoramos o deseamos apasionadamente. Estos tesoros sean físicos, emocionales, intelectuales o espirituales, son los que nos impulsan a avanzar en la vida. Los estímulos a los cuales respondemos serán aquellos que nos dan la energía necesaria para descubrir y lograr lo que personalmente valoramos A partir de esto podemos estimular las emociones, las pasiones y los entusiasmos que nos motivan a avanzar.

39 Comunicación y conflicto

40 Comunicación para el manejo de conflictos
¿Qué sucede cuándo estos intereses, necesidades y objetivos no coinciden con los de otros individuos o con el interés general? CONFLICTO "Punto en que aparece incierto el resultado de la pelea", "Antagonismo, pugna, oposición" (Real A.) "El conflicto es percibido como divergencia de intereses” (Priutt y Rubin).

41 Comunicación para el manejo de conflictos
Los nuevos enfoques se basan en el concepto de que el conflicto es inevitable, es parte integral del proceso de cambio. De hecho es útil que exista cierto grado de conflicto. El conflicto es parte natural de cualquier relación de comunicación

42 Causas de los conflictos
Diferencias individuales y comportamientos que causan conflictos. Las metas y los recursos limitados Diferenciación de roles y métodos de trabajo Dificultad para transmitir un mensaje

43 Comunicación para el manejo de conflictos
El proceso de la comunicación para manejar los conflictos: Debemos recordar que lo que Usted comunica es tan importante como la manera en que lo hace. Recuerde que una información transmitida sucesivamente por muchas personas puede ser alterada Sea siempre constructivo y positivo cuando usted comunique Desarrolle una comunicación eficaz.

44 Comunicación en la entrevista

45 Pasos previos a la entrevista
1. Elaboración del perfil laboral Nos permite determinar para qué puestos es usted apto. El perfil se construye sobre la base del curriculum vitae, entrevistas laborales que simulamos, el resultado de los test de selección y del análisis de las condiciones, las características y las exigencias del mercado laboral objetivo. 2. Redacción del curriculum vitae se elaborará su curriculum vitae atendiendo a su formación, expectativas, antecedentes y a los modelos de presentación existentes. De igual forma elaboraremos las diferentes cartas de presentación que acompañan e introducen los antecedentes. Nuestra divisa en este curso en esa área es que "no hay segunda oportunidad para una primera impresión”. 3. La entrevista laboral Determinar las claves para dejar una buena impresión en la entrevista. Usamos la técnica del "Rol Playing" para simular entrevistas laborales y mostrar al postulante sus aciertos, virtudes y defectos al enfrentarse a un entrevistador a fin de que lo corrija antes.

46 Entrevista Encontramos diferentes tipos de entrevistas. Entre las más importantes tenemos: Entrevista de reclutamiento. Entrevista de evaluación de desempeño Entrevista de venta Entrevista de cortesía

47 Entrevista Aunque este tipo de entrevistas son distintas en sus objetivos encontramos algunos puntos comunes: Se deben preparar. Llegar puntualmente. Considerar la comunicación verbal y no verbal. Aplicar la personalidad persuasiva. Demostrar interés y concentración.

48 Entrevista: Algunas causas para ser rechazados
Mala Apariencia. Deficiencia para expresarse. Complejo de superioridad. Falta de objetivo profesional. Falta de entusiasmo o interés. Falta de confianza en sí mismo. Énfasis sólo en lo que conoce. Respuestas indefinidas. Falta de vitalidad y de flexibilidad

49 Entrevista: Otras causas para ser rechazados
Indecisión. Poco cortés. Nerviosismo. Inconsistencias. Pasivo. Hablar mucho – No escuchar – Interrumpir.

50 Ética y comunicación

51 Ética y comunicación Recordemos que la Ética es una disciplina de la filosofía que estudia la conducta humana desde un punto de vista normativo. Entendemos por exigencia ética la necesidad de pautas y normas de comportamiento que toda persona tiene. Así, también en todas las comunidades, por muy primitivas que sean, podemos observar un catálogo de exigencias morales, de normas de comportamiento. Los conceptos de persona y comunidad son correlativos e interdependientes. La persona se encuentra inserta en una familia, en un medio social, en una cultura y en una época. La persona es apertura a la comunidad

52 Ética y comunicación La comunicación es una necesidad que experimenta el hombre. Todos deseamos comunicarnos, y no con algo, sino con alguien y alguien concreto. Sin embargo, podemos estar acompañados, rodeados de gente, pero si mantenemos nuestro yo herméticamente cerrado, por miedo, difícilmente podemos percibir auténtica comunicación exterior. La comunicación inauténtica tiene su base en la hipocresía y la apariencia falsa. La persona construye una muralla en torno a sí. Cuanto más fuerte sea esta fortaleza, más difícil le resultará a los demás atravesarla para establecer una auténtica comunicación, así como a la perosna le costrá salir de su “encierro”.

53 Ética y comunicación El resultado es que la comunicación se distorsiona y se desvía por una serie de factores defensivos: Máscaras sociales, alienación, evasión. Es la verdad como fidelidad la que construye la comunicación. Es en la búsqueda común donde empiezo a valorar la verdad y a descubrir su valor como fidelidad. La veracidad en la comunicación, empieza por el rostro mismo, y por todo nuestro ser, que ha de aprender a experimentar sus propios sentimientos y a aceptar su propia realidad, para comunicarla así a los demás.

54 Ética y comunicación En la comunicación auténtica se efectúa un “salto “ fuera de mi, para llegar al otro. A través de este proceso encontramos una serie de elementos que ayudan a formar un “nosotros” en el reconocimiento mutuo: Veracidad Tolerancia Respeto a las convicciones Solidaridad y apoyo Amistad Amor

55 Justo Cortés es un juez del crimen
Justo Cortés es un juez del crimen. Su ascenso en la carrera judicial se caracterizó por su siempre legendaria honestidad. Un día se le presentó el siguiente caso. Llevan ante él los antecedentes de un delincuente que es presunto responsable de narcotráfico y del asesinato de tres personas. Al enterarse el juez de que el acusado es un amigo de infancia y que además él está en deuda con él porque cuando chicos esta persona le salvó la vida, don Justo experimenta una serie de dudas. El acusado es efectivamente un delincuente, el hecho fue constatado por los policías que lo detuvieron y todas las pruebas demuestran su total y directa responsabilidad en los hechos que se le imputan. ¿Qué haría usted en el lugar de don Justo Cortés? (Teniendo en cuenta que no pude eludir este deber):  a)               ¿Hablaría con sus superiores y les ofrecería dinero para que liberen al acusado? b)                 ¿Renunciaría al juicio y a la condena y ser despedido de su trabajo sabiendo que es extremadamente difícil encontrar otro empleo? c)                 O sabiendo que su amigo es culpable, y aplicando la ley ¿Sería capaz de condenarlo a 40 años de cárcel?  Explique los motivos que lo llevarían a tomar la decisión, fundamentando su respuesta y en el caso de optar por otra decisión, diga cuál sería esta y porqué.