Gerencia de Proyectos 11ª Reunión AMPRES

Gerencia de Proyectos 11ª Reunión AMPRES
Carlos Sergio Peláez

Objetivos del documento El presente documento fue elaborado para la 11va reunión de AMPRES. Gerencia de Proyectos: trabajos de planeación, diseño, administración y ejecución del Proyecto. Contenido Bases teóricas: PMI-PMBOK Planteamiento a un proyecto de infraestructura Aspectos relevantes reales Ejemplos: Monterrey VI, Paso Ancho y Agroparque Campeche. Ejemplo de Cronogramas en MS Project Ejemplo de Sistema de Información y Seguimiento

NIVEL DE ACTIVIDAD INICIO TERMINO TIEMPO 3. Ejecución* 2. Planeación*
Coordinación cotidiana del proyecto Se deben considerar desde un principio todas las etapas de cada proyecto, desde el surgimiento como necesidad hasta el monitoreo y control de la operación y la complementariedad entre proyectos. 1. Inicio* 2. Planeación* 3. Ejecución* 4. Control* 5. Cierre* NIVEL DE ACTIVIDAD INICIO TIEMPO *Etapas del proyecto TERMINO

OBJETIVO Consultoría Maestra: un grupo de consultoría se encarga de apoyar en la contratación y coordinación de todas las gestiones y estudios necesarios para el éxito del proyecto, durante las etapas de diseño y estructuración. Lograr la SINCRONÍA de todos los procesos y facilitar la toma de decisiones estratégicas y cotidianas del proyecto. Diseño Jurídico Legal Preparación y Diseño Técnico Planeación Financiera y Presupuestal Gestión de la Licitación OPERACIÓN EXITOSA DEL PROYECTO Coordinación Institucional

Aspectos clave a considerarse la Gerencia de Proyectos.
La construcción en tiempo y forma del proyecto debe considerar una serie de aspectos clave en diferentes frentes del trabajo. La ejecución de estos trabajos requerirá de esfuerzos importantes de coordinación cotidiana de los trabajos, así como de soporte analítico para la toma de decisiones. Aspectos clave a considerarse la Gerencia de Proyectos. Ingeniería civil (Trazo, estructura, especificaciones de construcción, otros) Ingeniería hidráulica (Flujos, capacidad, bombeo, otros) Operación, mantenimiento Definición de montos de inversión (Planeación, diseño, construcción, operación) Ingresos, costos y gastos de operación y mantenimiento Financiamiento (Fuentes, estructura, retornos, etc.) Coordinación con otras dependencias entidades y niveles de gobierno Aspectos legales y jurídicos Cláusulas contractuales Permisos, derechos. Supervisión y control del proceso de licitación, construcción y operación del proyecto. Aspectos Técnico-operativos Aspectos financieros Aspectos de coordinación y supervisión (Liberación de derechos de vía, aspectos sociales y políticos)

MAPA DE AUTORIDADES LOCAL FEDERAL UN MISMO PROYECTO BANOBRAS
SHCP SEMARNAT CONAGUA BANOBRAS Org. Op. - CEA S. Obras S. Finanzas Diferentes objetivos, Diferentes visiones, Personalidades diversas o múltiples Partipos políticos o colores de proyectos UN MISMO PROYECTO

MAPA DE ACTORES PROYECTO gerencia
AUTORIDADES LOCALES Y FEDERALES GRUPOS SOCIALES y DE PRESIÓN FONDEADORES Usuarios CONSULTORES AGREGADOS, U OTROS Todos los involucrados creen tener la razón y lucharan por demostrarlo Si no hay negociación, no hay acuerdos. Se deben considerar posturas y razones.

Mejores Prácticas 9 ÁREAS DE CONOCIMIENTO 5 ETAPAS 45 PROCESOS
Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos humanos Comunicación Riesgo. Abastecimiento Iniciación Planeación Ejecucion Monitorio y control Cierre

Aplicación de herramientas, técnicas, habilidades,
Enfoque a Proyectos de Infaestructura Procesos Inicio Seguimiento Cierre Alcance Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto. Términos de referencia y contratos. Aplicación de herramientas, técnicas, habilidades, tecnologías, para lograr un objetivo único en un tiempo finito, con recursos limitados. Tiempo Áreas de gestión Costos

Procesos Inicio Seguimiento Cierre Alcance Tiempo Áreas de gestión
Secuencia de actividades, interrelaciones y duración. Desarrollar cronograma. Alcance Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto. Términos de referencia y contratos. Tiempo Áreas de gestión Costos

Procesos Inicio Seguimiento Cierre Alcance Tiempo Áreas de gestión
Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto. Términos de referencia y contratos. Tiempo Secuencia de actividades, interrelaciones y duración. Desarrollar cronograma. Áreas de gestión Costos Estimar costos. Preparar presupuesto. Cotizar estudios.

Procesos Inicio Seguimiento Cierre Riesgos Áreas de gestión Calidad
Comunicaciones Planificar comunicaciones. Diseño del Sistema de Información – Inputs - Procesos Riesgos Áreas de gestión Calidad

Riesgos Áreas de gestión Calidad Procesos Inicio Seguimiento Cierre
Identificación Cualitativa de Riesgos. Comunicaciones Planificar comunicaciones. Diseño del Sistema de Información – Inputs - Procesos Riesgos Áreas de gestión Calidad

Procesos Inicio Seguimiento Cierre Riesgos Áreas de gestión Calidad
Comunicaciones Planificar comunicaciones. Diseño del Sistema de Información – Inputs - Procesos Riesgos Identificación Cualitativa de Riesgos. Áreas de gestión Calidad Etablecer proceos clave. Parámetros desados y controles de calidad.

Alcance Tiempo Áreas de gestión Costos Procesos Inicio Seguimiento
Cierre Example text Alcance MONITOREO Revisiones de entregas parciales Congruencia/consultorías. Bases de datos. Tiempo Áreas de gestión Costos

Cierre Example text Alcance MONITOREO Revisiones de entregas parciales Congruencia/consultorías. Bases de datos. Tiempo AVANCES VS DESFASES Seguimiento mensual al cronograma por frente de trabajo. Áreas de gestión Costos

Cierre Example text Alcance MONITOREO Revisiones de entregas parciales Congruencia/consultorías. Bases de datos. Tiempo AVANCES VS DESFASES Seguimiento mensual al cronograma por frente de trabajo. Áreas de gestión Costos CONTROL DE COSTOS. Contratación de Estudios adicionales. Y proveedores.

Example text MAPA DE ACTORES Distribución de la información. Informar rendimiento. Comunicaciones Riesgos Áreas de gestión Calidad

Example text Comunicaciones MAPA DE ACTORES Distribución de la información. Informar rendimiento. Riesgos GESTIÓN DE RIESGOS Análisis cuantitativo. Medidas mitigación. MATRIZ DE RIESGOS Áreas de gestión Calidad

Example text Comunicaciones MAPA DE ACTORES Distribución de la información. Informar rendimiento. Riesgos GESTIÓN DE RIESGOS Análisis cuantitativo. Medidas mitigación. MATRIZ DE RIESGOS Áreas de gestión Calidad Aseguramiento de calidad. Revisión de autoridades Normativas

Cierre Example text Alcance ACTA FINAL DEL PROYECTO. Tiempo Áreas de gestión Costos

Cierre Example text Cronograma final del proyecto con balance de desfases. Alcance ACTA FINAL DEL PROYECTO. Tiempo Áreas de gestión Costos

Cierre Example text CRONOGRAMA final del proyecto (balance de desfases). Presupuesto ejercido y comparación de curva “S”. Alcance ACTA FINAL DEL PROYECTO. Tiempo Áreas de gestión Costos

Example text documentación del proyecto. (Ibro blanco. ) Comunicaciones Riesgos Áreas de gestión Calidad

Example text Aplicación de medidas de mitigación y transferencia de riesgos. Contratación de Coberturas Comunicaciones documentación del proyecto. (Ibro blanco. ) Riesgos Áreas de gestión Calidad

INFORME DE LECCIONES APRENDIDAS.
Procesos Inicio Seguimiento Cierre Example text Libro blanco. Documentación del proyecto. INFORME DE LECCIONES APRENDIDAS. Comunicaciones Aplicación de medidas de mitigación y transferencia de riesgos. Contratación de Coberturas Riesgos Áreas de gestión Calidad

Aspectos relevantes reales
Seguimiento Coordinación Diseño FACTORES DE RIESGO Incertidumbre sobre la inversión. Atracción de participantes de baja calidad que pudiesen no tener la capacidad técnica y financiera para diseñar o administrar el proyecto. Indefinición de actividades, responsables, hitos y tiempos de ejecución. Lentitud o falta de toma de decisiones. Obstáculos a la ejecución. Incumplimiento de tiempos. Incremento de la inversión requerida. Incertidumbre del proyecto. Conflictos entre participantes clave. Falta de coordinación de diferentes frentes de trabajo. Falta de sustento analítico para toma de decisiones. FACTORES DE ÉXITO Diseño Ejecución Coordinación Contar con consensos entre los participantes clave. Contar con un plan de negocios de grado de inversión que dé certidumbre a la inversión pública y privada y que permita generar consensos mediante un fuerte sustento analítico. Contar con un plan de trabajo que detalle actividades, prevea hitos clave y anticipe potenciales obstáculos hacia la implantación. Diseñar esquemas y procesos de coordinación y de toma de decisiones cotidianas y de alto nivel. Definir claramente niveles de responsabilidad. Contar con un equipo de coordinación de todos los frentes de trabajo atendiendo los diferentes aspectos clave del proyecto.

Acueducto Monterrey VI
Ejemplo Acueducto Monterrey VI Carlos Sergio Peláez

Organización del Proyecto La experiencia indica que este tipo de proyectos puede realizarse de manera exitosa mediante la creación de un Comité Ejecutivo que tome decisiones clave, apoyado en una estructura externa que coordine y supervise cotidianamente los trabajos para SADM, provea sustento analítico y desarrolle documentos clave del proceso. CONAGUA SADM Banobras Gobierno de Nuevo León Otros Comité Ejecutivo del proyecto Toma de decisiones de alto nivel Solución a conflictos / obstáculos Equipo de trabajo para el desarrollo del proyecto Toma de decisiones día a día Coordinación y supervisión general de los trabajos Director Ejecutivo del proyecto Comité Técnico-Operativo GERENCIA DE PROYECTOS Soporte analítico Coordinación cotidiana de diferentes áreas de trabajo Comité Legal Comité Financiero Áreas de Trabajo Financieros y de negocios Aspectos técnicos y operativos Legal / Jurídico / Licitaciones Coordinación de Consultorías Ambiental Socioeconómico Incluidas en la Consultoría Maestra Áreas coordinadas y supervisadas por la Consultoría Maestra

GERENCIA DE PROYECTO PLANTEAMIENTO INICIAL DEL PROYECTO MONTERREY VI
Preparación, planeación y diseño preliminar Diseño de detalle, plan de negocios y proceso de licitación Supervisión Planeación del Proyecto – preparación del plan de trabajo a detalle. Definición de aspectos clave del proyecto (modelo de negocios) Diseño del proyecto (política pública, ingeniería, licitación, concesión) Administración de la licitación y otorgamiento de la concesión Construcción e inicio de operaciones Toma de decisiones clave GERENCIA DE PROYECTO Nivel de certidumbre sobre la toma de decisiones Inversión necesaria y aplicada

Documentos clave del proceso
El equipo de consultores desarrollaría o supervisaría la elaboración de documentos del proyecto. Preparación, planeación y diseño preliminar Diseño de detalle, plan de negocios y proceso de licitación Supervisión Planeación del Proyecto – preparación del plan de trabajo a detalle. Definición de aspectos clave del proyecto (modelo de negocios) Diseño del proyecto (política pública, ingeniería, licitación, concesión) Administración de la licitación y otorgamiento de concesión Construcción e inicio de operaciones Plan de trabajo detallado de los esfuerzos de diseño del proyecto. Tablero de control del proyecto. Contratos de estudios a desarrollarse. Términos de Referencia de estudios Análisis de partes con interés. (aspectos clave de coordinación interinstitucional, sociales y políticos). Modelo operativo y financiero Opciones de modelo negocio y de estructura financiera para el proyecto. Análisis de la legislación y normatividad aplicable. Perfil descriptivo del proyecto para fines de comunicación. Plan de trabajo detallado para el proceso de licitación. Proyectos de Convocatoria, Bases de Licitación, Títulos de concesión y sus anexos técnicos, contratos.

Preparación, planeación y diseño preliminar
Diseño de detalle, plan de negocios y proceso de licitación Planeación del Proyecto – preparación del plan de trabajo a detalle. Definición de aspectos clave del proyecto (modelo de negocios) Diseño del proyecto (política pública, ingeniería, licitación, concesión) Administración de la licitación y otorgamiento de la concesión Construcción e inicio de operaciones Etapas del proceso de licitación Pre-convocatoria Etapa de atención a Interesados Etapa de atención a Participantes Etapa de atención a Concursantes Cierre financiero y firma de contratos Proyecto Ejecutivo y estudios a detalle 1 Construcción Operación Elaboración de propuestas Entrega y evaluación de propuestas Definición del calendario de licitación Manuales de visitas e integración de la sala de Información Documentos definitivos relevantes al proceso de licitación. Talleres y sesiones de aclaración. Formatos de propuestas, lineamientos de llenado y metodología de valuación Respuestas a preguntas formuladas por los participantes Acta de presentación de propuestas. Dictamen de evaluación técnica Acta de Fallo Libro Blanco

Ejemplo Presa, Acueducto y MIG Paso Ancho, Oaxaca.
Carlos Sergio Peláez

Esquema General de Articulación
Se debe integrar un grupo de trabajo técnico en el que colaboren todos los expertos. Esquema General de Articulación Presa Calidad del agua UAQ-CEISA Ubicación y características de la Obra de Toma y de Planta de Bombeo CEISA-CFE-CEA Derecho de vía para construcción del acueducto considerando carretera Barranca Larga CEISA-SCT Tenencia de la tierra CEISA-SINFRAS Definición de localización del Tanque Maestro y los 7 puntos de entrega CEISA-ADOSAPACO Información para UNACH Redistribución de Caudales Propuesta UNACH con insumos de UAZ y PSC (supervisión de ADOSAPACO) Propuesta de Sectorización 7 Macrosectores aprobado (preliminar) Costos de interconexión y reforzamiento de líneas y Tanques Obras y Acciones del MIG Definición Técnica ADOSAPACO-EXPERTOS Modelo de negocios y estructura jurídico-financiera DSE -Viabilidad Financiera y Certidumbre Jurídica del Organismo. IMTA-ADOSAPACO-DSE Propuesta Final MIG ADOSAPACO-DSE UAZ entregará la información de catastro de drenaje pluvial para que la UNACH desarrolle los ejercicios de modelaje del manejo integral. La UAZ lleva 40% de avance en campo PSC entregará la información de catastro de agua potable para que la UNACH desarrolle los ejercicios de modelaje del manejo integral. Es importante que el Estado apoye a PSC en las zonas donde actualmente no hay cobertura de ADOSAPACO. El 12 de Noviembre se solicitó apoyo. Sugerencia buscar al Subsecretario de Obras. La UAQ se encuentra en el desarrollo de la toma de los últimos muestreos. CEISA trabaja con el peor escenario hasta tener la caracterización real del río. El 12 de Noviembre la empresa CEISA solicitó a la UAQ compartir información. El próximo miércoles 22 se llevará a cabo la reunión de coordinación técnica. Es conveniente definir si la presa generará energía eléctrica Ya estan definidos los 7 puntos, falta formalizar, documentar y firmar el acuerdo con el gasto de diseño de 1,100 lts/S. IMTA dará apoyo en la mejora de eficiencia comercial, así como en la evaluación jurídica del organismo. IMTA ha trabajado en estrecha colaboración para el logro de una propuesta consensuada. Se requiere contar con la respuesta de la SCT a la solicitud del OCPS para la ocupación del derecho de vía de la carretera Barranca Larga. SINFRAS se compromete a apoyar en la gestión con el Centro SCT. Se requiere información de predios en el derecho de vía del acueducto. SINFRAS está comprometida en apoyar en la gestión con el Centro SCT, quién tiene un directorio de los propietarios de predios afectados. Cobertura en 16 municipios de la Zona Metropolitana de Oaxaca

Articulaciones: PRESA y ACUEDUCTO
Información de derechos de vía SCT CFE CEA SINFRAS Derecho de vía carretera Barranca Larga Ubicación de obra de toma y de planta de bombeo Calidad del agua UAQ CEISA

Articulaciones: operación del ADOSAPACO y zona Conurbada
Propuesta de modelación hidráulica UAZ Catastro de redes de agua pluvial UNACH PSC Catastro de redes de drenaje Propuesta de sectores Costos de interconexión Articulaciones: operación del ADOSAPACO y zona Conurbada Certeza Jurídico Financiera Grupo Técnico de Expertos Modelo de negocios del MIG Definición de Obras y Acciones i) eficiencia física y ii) eficiencia comercial IMTA Pagos Certidumbre Jurídica Articulaciones: Viabilidad del MIG Grupos de trabajo

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