Microsoft® Office Excel® 2007 Formación de

Presentación del tema: "Microsoft® Office Excel® 2007 Formación de"— Transcripción de la presentación:

1 Microsoft® Office Excel® 2007 Formación de
[Nombre de su empresa] presenta: Microsoft® Office Excel® 2007 Formación de [Notas para el instructor: En la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas. Dado que esta presentación contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la información personal. A menos que agregue información a las propiedades de los propios archivos Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentación. Haga clic en Aceptar en el mensaje.] Introducción a los informes de PivotTable®  1

2 Introducción a los informes de tabla dinámica
Contenido del curso Introducción: Analizar los datos Lección: Hacer que los datos trabajen por usted La lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba. Introducción a los informes de tabla dinámica 2

3 Introducción: Analizar los datos
Su libro contiene una gran cantidad de datos, pero ¿sabe lo que significan todos esos números? ¿Los datos responden a sus preguntas? Los informes de tabla dinámica ofrecen un modo rápido y eficaz de analizar datos numéricos, de observar los mismos datos de distintas formas y de responder a preguntas sobre los mismos. En este breve curso conocerá el funcionamiento de los informes de tabla dinámica y aprenderá a crearlos en Excel Con los informes de tabla dinámica y sólo unos cuantos clic, podrá ver quién ha vendido más y en qué zona; qué trimestres han sido más rentables; y qué producto se ha vendido mejor. Introducción a los informes de tabla dinámica 3

4 Introducción a los informes de tabla dinámica
Objetivos del curso Usar un informe de tabla dinámica para analizar y resumir los datos. Introducción a los informes de tabla dinámica 4

5 Hacer que los datos trabajen por usted
Lección Hacer que los datos trabajen por usted 5

6 Hacer que los datos trabajen por usted
Imagínese una hoja de cálculo de Excel con cifras de ventas. Contiene miles de filas de datos sobre los vendedores de dos países y la cantidad que venden cada día. Son muchos datos que manejar presentados fila tras fila y divididos en varias columnas. ¿Cómo es posible extraer información de la hoja de cálculo y analizar todos los datos? Use informes de tabla dinámica, que convierten los datos en breves y concisos informes que le dicen exactamente lo que necesita saber. En otras palabras, los informes de tabla dinámica pueden convertir un grupo desordenado de datos en un análisis eficaz. Por ejemplo, ¿quién ha vendido más globalmente? ¿Quién ha vendido más por trimestre o por año? ¿En qué país se registran más ventas? Gracias a los informes de tabla dinámica obtendrá respuestas para todas estas preguntas. Introducción a los informes de tabla dinámica 6

7 Revisar los datos de origen
Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dinámica, eche un vistazo a la hoja de cálculo de Excel para asegurarse de que esté bien preparada para el informe. Cuando se crea un informe de tabla dinámica, cada columna de datos de origen se convierte en un campo que se puede usar en el informe. Los campos resumen las diversas filas de información de los datos de origen. Introducción a los informes de tabla dinámica 7

8 Revisar los datos de origen
Los nombres de los campos del informe provienen de los títulos de columna de los datos de origen. Por tanto, asegúrese de que todas las columnas tengan un nombre en la primera fila de la hoja de cálculo de los datos de origen. El resto de las filas situadas debajo de los títulos deben contener elementos similares en la misma columna. Por ejemplo, el texto debería estar en una columna, los números en otra y las fechas en otra. Para decirlo de otro modo, una columna que contiene números no debería contener texto y viceversa. En esta ilustración, los títulos de columna País, Vendedor, Importe del pedido, Fecha del pedido e Id. del pedido serán los nombres de los campos. Cuando cree un informe sabrá, por ejemplo, que el campo Vendedor incluye los datos de la columna Vendedor de la hoja de cálculo. Introducción a los informes de tabla dinámica 8

9 Revisar los datos de origen
Por último, no debería haber columnas vacías en los datos que va a usar para el informe de tabla dinámica. También es mejor que no haya filas vacías. Por ejemplo, deberían quitarse las filas en blanco que se utilizan para separar un bloque de datos de otro. Nota: también se pueden utilizar datos de orígenes externos, aunque esto no se explica en este curso. Obtendrá más información acerca de los orígenes de datos en la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de este curso. Introducción a los informes de tabla dinámica 9

10 Introducción a los informes de tabla dinámica
A continuación se explica cómo empezar a trabajar con un informe de tabla dinámica. Se usa el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, que se muestra aquí. Cuando los datos estén preparados, haga clic en cualquier lugar de los mismos. En la ficha Insertar , dentro del grupo Tablas , haga clic en Tabla dinámicay, a continuación, otra vez en Tabla dinámica . Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica . Nota sobre el paso 1: si se hace clic en cualquier lugar de los datos, en el informe se incluirán todos los datos de la hoja de cálculo. Si sólo desea incluir parte de ellos, seleccione únicamente los datos que desee usar. Introducción a los informes de tabla dinámica 10

11 Introducción a los informes de tabla dinámica
A continuación se explica cómo empezar a trabajar con un informe de tabla dinámica. Se usa el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, que se muestra aquí. La opción Seleccione una tabla o rango ya estará seleccionada. El cuadro Tabla o rango muestra el rango de datos seleccionado, que se puede cambiar si así se desea. Nueva hoja de cálculo también está seleccionada como ubicación en la que se colocará el informe. Haga clic en Hoja de cálculo existente si desea colocarlo en la misma hoja de cálculo que los datos. Haga clic en Aceptar.  Introducción a los informes de tabla dinámica 11

12 Conceptos básicos de los informes de tabla dinámica
Esto es lo que verá en la nueva hoja de cálculo después de cerrar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica . En un lateral se encuentra el área de diseño , preparada para el informe de tabla dinámica. En el otro lateral está la Lista de campos de tabla dinámica. Esta lista muestra los títulos de columna de los datos de origen. Como se ha mencionado anteriormente, cada título es un campo: País, Vendedor, etc. Introducción a los informes de tabla dinámica 12

13 Conceptos básicos de los informes de tabla dinámica
El informe de tabla dinámica se crea al mover cualquiera de los campos de la Lista de campos de tabla dinámica al área de diseño. Para ello, active la casilla de verificación situada junto al nombre del campo o haga clic con el botón secundario en el nombre de un campo y seleccione una ubicación a la que moverlo. Sugerencias: Si ya ha trabajado con informes de tabla dinámica, se preguntará si aún es posible arrastrar campos para crear un informe. Sí que lo es, y de hecho se explicará cómo al final de la lección. Si hace clic fuera del área de diseño de un informe de tabla dinámica, la Lista de campos de tabla dinámica desaparecerá. Para que vuelva, haga clic en el interior del área de diseño o del informe de tabla dinámica. Introducción a los informes de tabla dinámica 13

14 Crear un informe de tabla dinámica
Ahora ya está preparado para crear el informe de tabla dinámica. Los campos que seleccione para el informe dependerán de lo que desee saber. Para empezar: ¿cuánto ha vendido cada persona? Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en Reproducir. En la animación se muestra el proceso de colocación de los campos en el área de diseño. Sugerencias: Para crear un informe no es necesario usar todos los campos de la lista de campos. Aunque Excel coloca cada campo en un área predeterminada del diseño, es posible mover un campo a otra área si así se desea, por ejemplo, si se desea que un campo esté en el área de columnas en lugar de la de filas. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras ve la presentación con diapositivas, haga clic con el botón secundario en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, es posible que tenga que hacer clic en Rebobinar (tras hacer clic con el botón secundario) y, a continuación, en Reproducir. Si hace clic en la diapositiva para escribir texto o para avanzar a la siguiente diapositiva pero no sucede nada, haga clic fuera de la animación. Algunas veces es necesario hacer clic dos veces. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas sobre la reproducción de una animación de Macromedia Flash en la última diapositiva de esta presentación. Si aún así sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva siguiente a ésta es un duplicado con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Para obtener esta respuesta, necesita datos sobre los vendedores y sus cifras de ventas. Por tanto, en la Lista de campos de tabla dinámica, active las casillas de verificación situadas junto a los campos Vendedor e Importe del pedido . Excel colocará cada campo en el área predeterminada del diseño. Introducción a los informes de tabla dinámica 14

15 Crear un informe de tabla dinámica
Ahora ya está preparado para crear el informe de tabla dinámica. Los campos que seleccione para el informe dependerán de lo que desee saber. Para empezar: ¿cuánto ha vendido cada persona? Para obtener la respuesta, necesita datos sobre los vendedores y sus cifras de ventas. Sugerencias: Para crear un informe no es necesario usar todos los campos de la lista de campos. Aunque Excel coloca cada campo en un área predeterminada del diseño, es posible mover un campo a otra área si así se desea, por ejemplo, si se desea que un campo esté en el área de columnas en lugar de la de filas. [Nota para el instructor: esta diapositiva es prácticamente idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Por tanto, en la Lista de campos de tabla dinámica, activará las casillas de verificación situadas junto a los campos Vendedor e Importe del pedido . Excel colocará cada campo en el área predeterminada del diseño. Introducción a los informes de tabla dinámica 15

16 Crear un informe de tabla dinámica
La tabla gris situada en el extremo izquierdo de la ilustración proporciona una vista conceptual de la apariencia que adopta el informe automáticamente según los campos que se seleccionen. Éstos son algunos detalles. Los datos del campo Vendedor (los nombres de los vendedores), que no contiene números, aparecen como filas en el lateral izquierdo del informe. Los datos del campo Importe del pedido , que contiene números, aparecen correctamente en un área situada a la derecha. ¿Qué ocurre con los títulos de columna? El título situado sobre los datos de los vendedores se colocará sobre el campo y pondrá “Rótulos de fila”. El título situado sobre los importes de los pedidos pondrá “Suma de Importe del pedido". (La parte “Suma de” del título estará ahí porque Excel usa la función Suma para agregar campos con números). Introducción a los informes de tabla dinámica 16

17 Crear un informe de tabla dinámica
No importa que active la casilla de verificación situada junto al campo Vendedor antes o después que la del campo Importe del pedido. Excel las coloca siempre en el lugar adecuado de forma automática. Los campos sin números se colocarán a la izquierda y los campos con números a la derecha, independientemente del orden en que se seleccionen. Introducción a los informes de tabla dinámica 17

18 Crear un informe de tabla dinámica
Eso es todo. Con solo dos clic, puede ver de una ojeada cuánto ha vendido cada vendedor. A continuación le ofrecemos un par de sugerencias relacionadas con el tema. En primer lugar, está bien detenerse aunque sólo se hayan respondido una o dos preguntas; no es necesario que el informe sea complejo para que sea útil. Los informes de tabla dinámica ofrecen una manera rápida de obtener una respuesta simple. En segundo lugar, no debe preocuparse por crear un informe de forma incorrecta. Excel hace que resulte sencillo probar características y ver la apariencia de los datos en distintas áreas del informe. Si un informe no es tal como deseaba al principio, no se tarda mucho en presentar los datos de otra forma, en mover partes de un sitio a otro según sus preferencias ni en empezar de nuevo si eso es lo que desea. Introducción a los informes de tabla dinámica 18

19 Introducción a los informes de tabla dinámica
Ver las ventas por país Ahora ya sabe cuánto ha vendido cada vendedor. No obstante, los datos de origen incluyen información sobre vendedores de dos países, Canadá y los Estados Unidos. Por tanto, otra pregunta podría ser: ¿a cuánto asciende el importe de ventas de cada vendedor por país? Para obtener la respuesta, puede agregar el campo País al informe de tabla dinámica como un filtro de informe. Los filtros de informe se emplean para centrarse en un subconjunto de datos del informe, normalmente una gama de productos, un intervalo temporal o una región geográfica. Introducción a los informes de tabla dinámica 19

20 Introducción a los informes de tabla dinámica
Ver las ventas por país Al usar el campo País como filtro de informe, podrá ver un informe independiente para Canadá o los Estados Unidos o las ventas combinadas de ambos países. Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en Reproducir. En la animación también se muestra cómo “quitarlo de ahí”: Después de hacer clic en Agregar a filtro de informe, el nuevo filtro de informe País se agrega en la parte superior del informe. La flecha situada junto al campo País muestra (Todos)y se ven los datos de ambos países. Para ver sólo los datos de Canadá o los EE.UU., haga clic en la flecha y seleccione uno de los dos países. Para volver a ver los datos de ambos países, haga clic en la flecha y, a continuación, en (Todos). Sugerencia: para quitar un campo de un informe, desactive la casilla de verificación situada junto al nombre del campo en la Lista de campos de tabla dinámica. Para quitar todos los campos del informe a fin de empezar de nuevo, en la cinta de opciones, en la ficha Opciones, dentro del grupo Acciones, haga clic en la flecha del botón Borrar y, a continuación, seleccione Borrar todo. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras ve la presentación con diapositivas, haga clic con el botón secundario en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, es posible que tenga que hacer clic en Rebobinar (tras hacer clic con el botón secundario) y, a continuación, en Reproducir. Si hace clic en la diapositiva para escribir texto o para avanzar a la siguiente diapositiva pero no sucede nada, haga clic fuera de la animación. Algunas veces es necesario hacer clic dos veces. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas sobre la reproducción de una animación de Macromedia Flash en la última diapositiva de esta presentación. Si aún así sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva siguiente a ésta es un duplicado con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] En la animación se muestra cómo agregar el campo País como un filtro de informe. Haga clic con el botón secundario en el campo País de la Lista de campos de tabla dinámica, haga clic en Agregar a filtro de informe y quítelo de ahí. Introducción a los informes de tabla dinámica 20

21 Introducción a los informes de tabla dinámica
Ver las ventas por país Al usar el campo País como filtro de informe, podrá ver un informe independiente para Canadá o los Estados Unidos o las ventas combinadas de ambos países. Para ello, haga clic con el botón secundario en el campo País de la Lista de campos de tabla dinámica, haga clic en Agregar a filtro de informey quítelo de ahí. En la ilustración también se muestra cómo “quitarlo de ahí”: Después de hacer clic en Agregar a filtro de informe, el nuevo filtro de informe País se agrega en la parte superior del informe. La flecha situada junto al campo País muestra (Todos)y se ven los datos de ambos países. Para ver sólo los datos de Canadá o los Estados Unidos, haga clic en la flecha y seleccione uno de los dos países. Para volver a ver los datos de ambos países, haga clic en la flecha y, a continuación, en (Todos). Sugerencia: para quitar un campo de un informe, desactive la casilla de verificación situada junto al nombre del campo en la Lista de campos de tabla dinámica. Para quitar todos los campos del informe a fin de empezar de nuevo, en la cinta de opciones, en la ficha Opciones, dentro del grupo Acciones, haga clic en la flecha del botón Borrar y, a continuación, seleccione Borrar todo. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Introducción a los informes de tabla dinámica 21

22 Ver las ventas por fecha
Los datos de origen iniciales tienen una columna de información Fecha del pedido , por lo que existe un campo Fecha del pedido en la Lista de campos de tabla dinámica. Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en Reproducir. A continuación se ofrecen detalles sobre el proceso completo reflejado en la animación. Para agregar el campo Fecha del pedido al informe: Active la casilla de verificación situada junto al campo Fecha del pedido para agregar dicho campo al informe. El campo Fecha del pedido se agrega automáticamente a la izquierda, según la orientación de los rótulos de fila. Eso es debido a que el campo no contiene números (las fechas pueden parecer números, pero su formato es de fecha, no de número). Dado que el campo Fecha del pedido es el segundo campo no numérico que se agrega al informe, se anida en el campo Vendedor, con formato de sangría a la derecha. Ahora el informe muestra las ventas de cada vendedor por fecha. Pero eso son muchos datos que ver al mismo tiempo. Resulta fácil obtener una vista más manejable de estos datos si se los agrupa por meses, trimestres o años. Para agrupar las fechas: Haga clic en una fecha del informe. En la ficha Opciones, dentro del grupo Grupo, haga clic en Agrupar campos. En el cuadro de diálogo Agrupar, seleccione Trimestres, ya que parece ser una buena solución en este caso, y haga clic en Aceptar. Ahora los datos de cada vendedor aparecen agrupados en cuatro trimestres. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras ve la presentación con diapositivas, haga clic con el botón secundario en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, es posible que tenga que hacer clic en Rebobinar (tras hacer clic con el botón secundario) y, a continuación, en Reproducir. Si hace clic en la diapositiva para escribir texto o para avanzar a la siguiente diapositiva pero no sucede nada, haga clic fuera de la animación. Algunas veces es necesario hacer clic dos veces. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas sobre la reproducción de una animación de Macromedia Flash en la última diapositiva de esta presentación. Si aún así sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva siguiente a ésta es un duplicado con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Eso significa que es posible buscar las ventas de cada vendedor por fecha. Vea la animación para aprender a agregar el campo Fecha del pedido al informe y agrupar los datos de fecha para crear una vista más manejable. Introducción a los informes de tabla dinámica 22

23 Ver las ventas por fecha
Los datos de origen iniciales tienen una columna de información Fecha del pedido , por lo que existe un campo Fecha del pedido en la Lista de campos de tabla dinámica. Eso significa que es posible buscar las ventas de cada vendedor por fecha. Para buscarlas, agregue el campo Fecha del pedido al informe y use el cuadro de diálogo Agrupar para agrupar los datos de fecha y crear una vista más manejable. A continuación se ofrecen detalles sobre el proceso completo reflejado en la ilustración. Para agregar el campo Fecha del pedido al informe: Active la casilla de verificación situada junto al campo Fecha del pedido para agregar dicho campo al informe. El campo Fecha del pedido se agrega automáticamente a la izquierda, según la orientación de los rótulos de fila. Eso es debido a que el campo no contiene números (las fechas pueden parecer números, pero su formato es de fecha, no de número). Dado que el campo Fecha del pedido es el segundo campo no numérico que se agrega al informe, se anida en el campo Vendedor, con formato de sangría a la derecha. Ahora el informe muestra las ventas de cada vendedor por fecha. Pero eso son muchos datos que ver al mismo tiempo. Resulta fácil obtener una vista más manejable de estos datos si se los agrupa por meses, trimestres o años. Para agrupar las fechas: Haga clic en una fecha del informe. En la ficha Opciones, dentro del grupo Grupo, haga clic en Agrupar campos. En el cuadro de diálogo Agrupar, seleccione Trimestres, ya que parece ser una buena solución en este caso, y haga clic en Aceptar. Ahora los datos de cada vendedor aparecen agrupados en cuatro trimestres. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Introducción a los informes de tabla dinámica 23

24 Cambiar la orientación del informe
Aunque el informe de tabla dinámica ha respondido a sus preguntas, el leerlo por completo entraña un poco de dificultad: hay que desplazarse hacia abajo por la página para ver todos los datos. Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en Reproducir. En esta animación se muestra cómo mover un campo del área Rótulos de fila del informe (que se denomina Rótulos de columna), que es un área del diseño que no ha usado antes. A continuación se explica el proceso más detalladamente: Haga clic con el botón secundario en una de las filas “Trimestre”, seleccione Movery, a continuación, haga clic en Mover “Fecha del pedido” a las columnas. Con esto se moverá todo el campo Fecha del pedido del área Rótulos de fila al área Rótulos de columna del informe. (Para volverlo a colocar en el área Rótulos de fila, haga clic con el botón secundario en uno de los títulos “Trimestre” y seleccione Mover “Fecha del pedido” a la fila). Ahora los nombres de los vendedores están todos juntos y se lee “Rótulos de columna” sobre el primer trimestre de los datos de ventas, que ahora se presentan en columnas. Además, los totales de cada trimestre se encuentran en la parte inferior de cada columna. En lugar de desplazarse hacia abajo de la página para ver los datos, podrá verlos de un vistazo. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras ve la presentación con diapositivas, haga clic con el botón secundario en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, es posible que tenga que hacer clic en Rebobinar (tras hacer clic con el botón secundario) y, a continuación, en Reproducir. Si hace clic en la diapositiva para escribir texto o para avanzar a la siguiente diapositiva pero no sucede nada, haga clic fuera de la animación. Algunas veces es necesario hacer clic dos veces. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas sobre la reproducción de una animación de Macromedia Flash en la última diapositiva de esta presentación. Si aún así sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva siguiente a ésta es un duplicado con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Por eso es posible cambiar la orientación del informe a fin de obtener una vista distinta más fácil de leer. Cuando se cambia la orientación de un informe, se transpone la vista vertical u horizontal de un campo, moviendo las filas al área de columnas o las columnas al área de filas. Resulta muy sencillo. Introducción a los informes de tabla dinámica 24

25 Cambiar la orientación del informe
Aunque el informe de tabla dinámica ha respondido a sus preguntas, el leerlo por completo entraña un poco de dificultad: hay que desplazarse hacia abajo por la página para ver todos los datos. Por eso puede cambiar la orientación del informe y obtener una vista distinta más fácil de leer. Cuando se cambia la orientación de un informe, se transpone la vista vertical u horizontal de un campo, moviendo las filas al área de columnas o las columnas al área de filas. Resulta muy sencillo. En la ilustración se muestra cómo mover un campo del área Rótulos de fila del informe (que se denomina Rótulos de columna), que es un área del diseño que no ha usado antes. A continuación se explica el proceso más detalladamente: Haga clic con el botón secundario en una de las filas “Trimestre”, seleccione Movery, a continuación, haga clic en Mover "Fecha del pedido" a las columnas. Con esto se moverá todo el campo Fecha del pedido del área Rótulos de fila al área Rótulos de columna del informe. (Para volverlo a colocar en el área Rótulos de fila, haga clic con el botón secundario en uno de los títulos “Trimestre” y seleccione Mover “Fecha del pedido” a la fila). Ahora los nombres de los vendedores están todos juntos y se lee “Rótulos de columna” sobre el primer trimestre de los datos de ventas, que ahora se presentan en columnas. Además, los totales de cada trimestre se encuentran en la parte inferior de cada columna. En lugar de desplazarse hacia abajo de la página para ver los datos, podrá verlos de un vistazo. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Introducción a los informes de tabla dinámica 25

26 ¿Qué ha pasado con arrastrar y colocar?
Si prefiere crear un informe de tabla dinámica mediante el método arrastrar ycolocar, tal como se hacía en versiones anteriores de Excel, aún hay una forma de hacerlo. Animación: haga clic con el botón secundario y haga clic en Reproducir. Un poco de contexto sobre el método arrastrar y colocar: En Excel 2007, normalmente los campos se agregan al diseño del informe desde la lista de campos activando las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los campos o haciendo clic con el botón secundario en el campo y seleccionando una ubicación desde un menú. Una vez hecho esto, los campos se colocan automáticamente en el diseño y al mismo tiempo también en el cuadro correcto al final de la lista. Por ejemplo, cuando el campo Vendedor se coloca en el área Rótulos de fila del diseño del informe, el nombre del campo Vendedor también aparece en el cuadro Rótulos de fila al final de la lista de campos. Si prefiere el método arrastrar y colocar, sólo tiene que arrastrar los campos de la parte superior de la lista de campos a los cuadros del final de dicha lista. El rótulo de la parte superior de cada cuadro indica en qué área del informe se debe colocar el campo. Por ejemplo, si arrastra el campo Importe del pedido al cuadro Valores, ese campo se encontrará en el área Valores del informe. También es posible arrastrar los campos entre los cuadros a fin de cambiar las ubicaciones en el área de diseño del informe, así como arrastrar campos fuera de los cuadros para quitarlos del informe. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras ve la presentación con diapositivas, haga clic con el botón secundario en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, es posible que tenga que hacer clic en Rebobinar (tras hacer clic con el botón secundario) y, a continuación, en Reproducir. Si hace clic en la diapositiva para escribir texto o para avanzar a la siguiente diapositiva pero no sucede nada, haga clic fuera de la animación. Algunas veces es necesario hacer clic dos veces. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas sobre la reproducción de una animación de Macromedia Flash en la última diapositiva de esta presentación. Si aún así sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva siguiente a ésta es un duplicado con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] En la parte inferior de la Lista de campos de tabla dinámica existen cuadro cuadros denominados Filtro de informe, Rótulos de fila, Rótulos de columnay Valores. Como se muestra en la animación, es posible arrastrar campos a estos cuadros a fin de crear el informe. Introducción a los informes de tabla dinámica 26

27 ¿Qué ha pasado con arrastrar y colocar?
Si prefiere crear un informe de tabla dinámica mediante el método arrastrar ycolocar, tal como se hacía en versiones anteriores de Excel, aún hay una forma de hacerlo. En la parte inferior de la Lista de campos de tabla dinámicaexisten cuatro cuadros: Filtro de informe, Rótulos de fila, Rótulos de columnay Valores. Es posible arrastrar campos a estos cuadros a fin de señalar cómo se utilizan los campos en el informe. Un poco de contexto sobre el método arrastrar y colocar: En Excel 2007, normalmente los campos se agregan al diseño del informe desde la lista de campos activando las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los campos o haciendo clic con el botón secundario en el campo y seleccionando una ubicación desde un menú. Una vez hecho esto, los campos se colocan automáticamente en el diseño y al mismo tiempo también en el cuadro correcto al final de la lista. Por ejemplo, cuando el campo Vendedor se coloca en el área Rótulos de fila del diseño del informe, el nombre del campo Vendedor también aparece en el cuadro Rótulos de fila al final de la lista de campos. Si prefiere el método arrastrar y colocar, sólo tiene que arrastrar los campos de la parte superior de la lista de campos a los cuadros del final de dicha lista. El rótulo de la parte superior de cada cuadro indica en qué área del informe se debe colocar el campo. Por ejemplo, si arrastra el campo Importe del pedido al cuadro Valores, ese campo se encontrará en el área Valores del informe. También es posible arrastrar los campos entre los cuadros a fin de cambiar las ubicaciones en el área de diseño del informe, así como arrastrar campos fuera de los cuadros para quitarlos del informe. [Nota para el instructor: esta diapositiva es prácticamente idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] En la ilustración se muestra cómo arrastrar el campo Importe del pedido desde Rótulos de columna al cuadro Valores a fin de agregar ese campo al área Valores del informe. Introducción a los informes de tabla dinámica 27

28 Sugerencias para la práctica
Crear el área de diseño del informe de tabla dinámica. Crear un informe de tabla dinámica. Cambiar el nombre de un título. Ordenar el informe. Agregar un campo al informe. Agregar un filtro de informe. Cambiar la orientación del informe. Agregar formato de moneda al informe. [Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Excel 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Excel 2007) Introducción a los informes de tabla dinámica 28

29 Introducción a los informes de tabla dinámica
Pregunta 1 de la prueba Una vez creado el informe de tabla dinámica, no es posible cambiar el diseño. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Introducción a los informes de tabla dinámica 29

30 Pregunta 1 de la prueba: Respuesta
Falso. Es posible realizar cambios mientras se avanza o simplemente empezar de nuevo. Introducción a los informes de tabla dinámica 30

31 Introducción a los informes de tabla dinámica
Pregunta 2 de la prueba ¿Qué son los campos de tabla dinámica? (Elija una respuesta). Columnas de los datos de origen. El área donde se intercambian las filas y columnas de datos. El área de diseño del informe de tabla dinámica. Introducción a los informes de tabla dinámica 31

32 Pregunta 2 de la prueba: Respuesta
Columnas de los datos de origen. Los títulos de columna de los datos de origen se convierten en los nombres de los campos que se pueden utilizar para crear el informe de tabla dinámica. Cada campo resume varias filas de información de los datos de origen. Introducción a los informes de tabla dinámica 32

33 Introducción a los informes de tabla dinámica
Pregunta 3 de la prueba En la Lista de campos de tabla dinámica, es posible ver qué campos aparecen ya en el informe. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Introducción a los informes de tabla dinámica 33

34 Pregunta 3 de la prueba: Respuesta
Verdadero. Los campos utilizados en el informe tienen una marca de verificación al lado y sus nombres están en negrita. Introducción a los informes de tabla dinámica 34

35 Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Introducción a los informes de tabla dinámica 35

36 Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint® incluye contenido didáctico sobre la creación y el uso de informes de tabla dinámica para maximizar la vista de los datos en Microsoft Office Excel Ha sido diseñada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice según sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptación del curso de formación de Microsoft Office Online “Tabla dinámica I: Introducción a informes de tabla dinámica en Excel 2007”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva hay un marcador de posición en el que debe escribir el nombre de su empresa. También puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa información. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican en todo el documento. Incluyen Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirán en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación con diapositivas, haga clic en Animación personalizaday trabaje con las opciones que aparecen. Si esta presentación contiene una animación en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX® denominado Shockwave Flash Object en su equipo. Para ello, descargue la última versión del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia. Transiciones entre diapositivas: la transición Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentación. Si desea una transición diferente, vaya al menú Presentación con diapositivas, haga clic en Transición de diapositivay trabaje con las opciones que aparecen. Hipervínculo al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de formación. Dichos vínculos le llevarán a la sesión práctica de la lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: debe tener Excel 2007 instalado para ver las sesiones prácticas. Si no dispone de Excel 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Puede cambiar o quitar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver ). USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (menúVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla. 36