Curso de formación de Microsoft® Office Excel® 2007

Presentación del tema: "Curso de formación de Microsoft® Office Excel® 2007"— Transcripción de la presentación:

1 Curso de formación de Microsoft® Office Excel® 2007
[Nombre de su empresa] presenta: Curso de formación de Microsoft® Office Excel® 2007 [Notas para el instructor: en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas. Como esta presentación contiene animaciones en Macromedia Flash, al guardar la plantilla puede que aparezca un mensaje de advertencia relativo a la información personal. A menos que agregue información a las propiedades del propio archivo Flash, esta advertencia no se aplica a esta presentación. Haga clic en Aceptar en el mensaje.] Ponerse rápidamente al día 1

2 Ponerse rápidamente al día
Contenido del curso Descripción general: Introducción práctica Lección: Qué ha cambiado y por qué Lección 2: Empezar a trabajar en Excel Lección 3: Un nuevo formato de archivo Las dos primeras lecciones incluyen una lista de tareas propuestas y todas ellas incluyen un serie de preguntas de prueba. Ponerse rápidamente al día 2

3 Descripción general: Introducción práctica
Excel 2007 tiene un nuevo aspecto. Contiene las familiares hojas de cálculo a las que está acostumbrado, pero con algunos cambios. Concretamente, el antiguo aspecto de los menús y comandos situados en la parte superior de la ventana se ha reemplazado por la cinta de opciones. En este curso se explica cómo usar la cinta de opciones y se describen los demás cambios de Excel que le ayudarán a crear mejores hojas de cálculo más rápidamente. La cinta de opciones, con fichas a cuyos comandos se obtiene acceso haciendo clic, se desarrolló con la finalidad de simplificar el uso de Excel y de ayudar a encontrar rápidamente los comandos necesarios y trabajar con ellos. Ponerse rápidamente al día 3

4 Ponerse rápidamente al día
Objetivos del curso Entender el nuevo aspecto de Excel. Buscar comandos habituales en la cinta de opciones: Cortar, Copiar, Pegar, Insertar filas de hoja, Insertar columnas de hoja y Suma. Guardar libros con los nuevos formatos de archivo de Excel. Ponerse rápidamente al día 4

5 Qué es lo que ha cambiado y por qué
Lección 1 Qué es lo que ha cambiado y por qué 5

6 Qué es lo que ha cambiado y por qué
Efectivamente hay muchos cambios en Excel El más evidente está en la parte superior de la ventana. Pero son cambios para mejor. Los comandos que necesita ahora están más visibles y accesibles en un centro de control denominado la cinta de opciones.  La cinta de opciones es el nuevo centro de control. En lugar de más o menos 30 barras de herramientas ocultas y comandos escondidos en menús, la cinta de opciones contiene todos los elementos esenciales con un presencia muy visual. Cuando pruebe el nuevo diseño, descubrirá que tiene sentido la forma en que se han agrupado los comandos que ya sabe utilizar. Conozca más detalles sobre el nuevo diseño y prepárese para trabajar con la nueva versión de Excel. Ponerse rápidamente al día 6

7 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Las tres partes de la cinta de opciones son fichas, grupos y comandos.   Fichas: las fichas representan las tareas principales que se realizan en Excel. Hay siete fichas a lo largo de la parte superior de la ventana de Excel. Grupos: los grupos son conjuntos de comandos relacionados, mostrados en fichas. Comandos: un comando es un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información. Ponerse rápidamente al día 7

8 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
¿Por dónde se empieza a trabajar en la cinta de opciones? Por el principio. Los comandos principales de Excel están agrupados en la primera ficha, la ficha Inicio . Los comandos de la ficha Inicio son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar están los primeros en la ficha Inicio , dentro del grupo Portapapeles . Los comandos para el formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente . Los comandos para centrar texto o alinearlo a la izquierda o a la derecha están en el grupo Alineación , y los comandos para insertar y eliminar celdas, filas, columnas y hojas de cálculo están en el grupo Celdas . Ponerse rápidamente al día 8

9 ¿Qué hay en la cinta de opciones?
Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta. Mientras se trabaja en la tarea, los grupos se mantienen a la vista y disponibles para su uso; ya no están ocultos en menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo. He aquí un ejemplo de las ventajas que presentan los grupos: si desea mostrar texto en varias líneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un menú, en una ficha de un cuadro de diálogo y, por último, en una opción. Sólo tiene que hacer clic en el botón Ajustar texto dentro del grupo Alineación , en la ficha Inicio . Sugerencia: en la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se incluye al final de este curso, encontrará una lista de las fichas y de lo que éstas contienen. Ponerse rápidamente al día 9

10 Más comandos pero sólo cuando se necesitan
Los comandos de la cinta de opciones son los que más utiliza. En lugar de mostrar todos los comandos en todo momento, en Excel 2007 algunos comandos sólo se muestran cuando se necesitan, en respuesta a la acción que realice. No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita en todo momento. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán disponibles. Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con gráficos no son necesarios. Pero después de crear el gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar dentro del grupo Gráficos , aparecerán las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. En estas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a sus acciones. Utilice la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o para mover la ubicación del gráfico; la ficha Presentación para cambiar los títulos del gráfico u otros elementos; y la ficha Formato para agregar colores de relleno o para cambiar los estilos de línea. Cuando termine de trabajar en el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Las Herramientas de gráficos desaparecerán. Para que vuelvan a aparecer, haga clic dentro del gráfico. Ponerse rápidamente al día 10

11 Más opciones si las necesita
Algunas veces aparece una flecha, denominada Iniciador de cuadros de diálogo, en la esquina inferior derecha de un grupo. Esta flecha indica que hay más opciones disponibles para el grupo. Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogos     y verá un cuadro de diálogo o un panel de tareas. En la imagen se muestra un ejemplo: Siguiendo con el ejemplo, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , estarán todos los comandos que se utilizan con más frecuencia para realizar cambios en las fuentes: comandos para cambiar la fuente y el tamaño, y para convertir la fuente de negrita en cursiva o subrayado. Si desea más opciones, como un superíndice, utilice el iniciador de cuadros de diálogo. En la ficha Inicio , haga clic en la flecha      en el grupo Fuente . El cuadro de diálogo Formato de celdas se abre, con opciones de superíndices y otras opciones relacionadas con las fuentes. Ponerse rápidamente al día 11

12 Colocar comandos en su propia barra de herramientas
¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. La barra de herramientas de acceso rápido está sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel En esta barra, los comandos se mantienen siempre visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los días y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Reproduzca la animación para ver cómo se agrega un botón a la barra de herramientas y después se elimina de allí. Ponerse rápidamente al día 12

13 Comandos en la barra de herramientas
¿Suele utilizar comandos que no están tan accesibles como le gustaría? Puede agregarlos fácilmente a la Barra de herramientas de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido está situada sobre la cinta de opciones cuando se inicia por primera vez Excel En esa barra, los comandos siempre están visibles y a mano. Por ejemplo, si utiliza Autofiltro todos los días y no desea hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido. Sólo tiene que hacer clic con el botón secundario del mouse en Filtro en la ficha Datos y, a continuación, en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. [Nota para el instructor: esta diapositiva es idéntica a la anterior, pero en lugar de una animación contiene imágenes estáticas. Utilícela si tiene problemas para ver la animación. Elimine esta diapositiva o la anterior antes de mostrar la presentación.] Ponerse rápidamente al día 13

14 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Si utiliza el teclado más que el ratón, le agradará saber que el diseño de la cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados. Este cambio presenta dos grandes ventajas frente a las versiones anteriores de Excel: Hay métodos abreviados para cada uno de los botones de la cinta de opciones. Estos métodos abreviados a menudo requieren menor combinación de teclas. Ponerse rápidamente al día 14

15 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
Los nuevos métodos abreviados también tienen un nuevo nombre: sugerencias de teclas. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Por ejemplo, así es como se utilizan las sugerencias de teclas para centrar texto: Información adicional sobre el uso de los nuevos métodos abreviados: Cuando presione ALT, verá las sugerencias de teclas de todas las fichas de la cinta de opciones, todos los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office (que se describe más adelante en la presentación). Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. A continuación, utilice la tecla correspondiente al botón que desea. Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas. Presione H para seleccionar la ficha Inicio . Presione A y luego C para centrar el texto seleccionado. Ponerse rápidamente al día 15

16 ¿Dónde están los métodos abreviados de teclado?
¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan con CTRL permanecen intactos y los puede seguir utilizando igual que antes. Por ejemplo, el método abreviado CTRL+C sigue copiando contenido en el Portapapeles y el método abreviado CTRL+V sigue pegando el contenido en el Portapapeles. Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, consulte la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo encontrará al final de esta presentación. Ponerse rápidamente al día 16

17 Ponerse rápidamente al día
Una vista nueva La cinta de opciones no es el único cambio de Excel 2007. La vista Diseño de página también es nueva. Si ha trabajado en la vista Diseño de página en Microsoft Office Word, le alegrará ver que Excel ofrece las mismas ventajas. Ponerse rápidamente al día 17

18 Ponerse rápidamente al día
Una vista nueva Para ver la nueva vista, haga clic en Vista Diseño de página en la barra de herramientas Vista              .           Esto es lo que verá en la hoja de cálculo: Encontrará la barra de herramientas Vista en la parte inferior derecha de la ventana. Otra forma de ver la vista Diseño de página es hacer clic en la ficha Ver en la cinta de opciones y luego en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro . Títulos de columna. Títulos de fila. Reglas de margen. Ponerse rápidamente al día 18

19 Ponerse rápidamente al día
Una vista nueva En la vista Diseño de página hay márgenes de página en la parte superior, los laterales y la parte inferior de la hoja de cálculo, y un pequeño espacio de color azul entre las hojas de cálculo. Las reglas de la parte superior y de los laterales sirven para ajustar los márgenes. Otras ventajas de la nueva vista: Información adicional sobre estos puntos: Puede activar o desactivar las reglas cuando lo necesite (haga clic en Regla en el grupo Mostrar u ocultar en la ficha Ver . En la siguiente lección obtendrá más información sobre el uso de la vista preliminar. Cuando escribe en la nueva área de encabezado y pie de página situada en la parte superior o inferior de una página, la ficha Diseño se abre con todos los comandos que necesita para crear encabezados y pies de página. Comprobará exactamente cómo funciona en la siguiente lección. Es posible ver cada hoja de un libro en la vista que mejor se ajusta a las peculiaridades de la hoja. Para ver una hoja en una vista diferente, seleccione una vista en la barra de herramientas Vista o en el grupo Vistas de libro en la ficha Ver , para cada hoja. La vista Normal y la vista previa de salto de página se encuentran ahí. No es necesario usar Vista preliminar para detectar problemas de diseño antes de imprimir. Ahora es más fácil agregar encabezados y pies de página. Puede ver hojas de cálculo diferentes en vistas distintas. Ponerse rápidamente al día 19

20 Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia. ¿Cuándo y cómo cambia la apariencia? Información adicional sobre la baja resolución: Cuando trabaje con una resolución baja, tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Por ejemplo, en la ficha Ver , el grupo Mostrar u ocultar tiene varios comandos para mostrar u ocultar distintos elementos. Con una resolución alta, verá todos los comandos del grupo Mostrar u ocultar . En una resolución de 800 por 600, verá el botón Mostrar u ocultar , pero no los comandos del grupo. En ese caso, haga clic en la flecha del botón del grupo Mostrar u ocultar para mostrar los comandos del grupo. Los grupos que, con una resolución menor, muestran sólo el nombre del grupo son los que tienen los comandos menos utilizados. En baja resolución. Si la pantalla está definida en una resolución baja, por ejemplo en 800 por 600 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones mostrarán únicamente el nombre del grupo, no los comandos del grupo. Ponerse rápidamente al día 20

21 Trabajar con diferentes resoluciones de pantalla
Todo lo que se ha descrito hasta ahora es aplicable si la pantalla está definida en una resolución alta y la ventana de Excel está maximizada. Si no es así, la apariencia cambia. ¿Cuándo y cómo cambia la apariencia? Cuando la ventana de Excel no está maximizada. Algunos grupos sólo mostrarán el nombre del grupo. Información adicional sobre ventanas pequeñas: En cualquier resolución, hay un tamaño de ventana en el que algunos grupos sólo muestran el nombre de grupo. Por tanto, si trabaja en una ventana de Excel que no está maximizada, es posible que tenga que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos. Información adicional sobre Tablet PC: Si tiene un Tablet PC con un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes de las fichas y grupos. Con equipos Tablet PC. En estos equipos con pantallas pequeñas, la cinta de opciones se ajusta para mostrar versiones más pequeñas de las fichas y grupos. Ponerse rápidamente al día 21

22 Sugerencias para la práctica
Escribir texto. Ajustar el ancho de las columnas. Cambiar las vistas de documento. Mostrar u ocultar el espacio en blanco. Agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido. [Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Excel 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Excel 2007) Ponerse rápidamente al día 22

23 Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1 Puede personalizar Excel 2007 agregando comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 23

24 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Verdadero. Puede agregar los comandos que desea tener a mano a la barra de herramientas de acceso rápido. Ponerse rápidamente al día 24

25 Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2 Algunos comandos aparecen sólo cuando se necesitan. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 25

26 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Verdadero. Después de un par de pasos, aparece una ficha nueva con todos los comandos que necesita. Por ejemplo, inserte un gráfico o un encabezado y pie de página, y aparecerán más comandos. Ponerse rápidamente al día 26

27 Empezar a trabajar en Excel
Lección 2 Empezar a trabajar en Excel 27

28 Empezar a trabajar en Excel
En la primera lección se ofreció una introducción al nuevo aspecto de Excel Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. Suponga que dispone de media hora antes de la siguiente reunión para realizar algunas revisiones en una hoja de cálculo que ha creado en una versión anterior de Excel. ¿Podrá hacer las tareas básicas necesarias en Excel en sólo 30 minutos? En esta lección le mostraremos cómo hacerlo. Ponerse rápidamente al día 28

29 Ponerse rápidamente al día
Abrir el archivo Primero lo más importante. Desea abrir un libro existente creado en una versión anterior de Excel. Siga este procedimiento: Haga clic en el botón de Microsoft Office      . Eso es todo lo que hay que hacer para abrir un archivo creado en una versión anterior. Ya puede empezar a trabajar. Pero antes de ponerse a trabajar, consulte estas notas sobre el uso del botón de Microsoft Office, situado en la esquina superior izquierda de la ventana. Al hacer clic en él se abrirá un menú con los mismos comandos que utilizaba en las versiones anteriores para abrir y guardar sus libros. Este menú contiene elementos útiles. Por ejemplo, aquí encontrará opciones del programa que controlan aspectos como activar o desactivar el estilo de referencia R1C1 o mostrar la barra de fórmulas en la ventana del programa. Haga clic en Opciones de Excel en la parte inferior del menú para tener acceso a las opciones. En las versiones anteriores de Excel, estas opciones se definían en el cuadro de diálogo Opciones , que se abría desde el menú Herramientas . En esta versión, muchas de esas opciones están aquí, más visibles y más cerca para trabajar con archivos antiguos o nuevos. Haga clic en Abrir y seleccione el libro que desee. Tenga en cuenta que también puede hacer clic en Opciones de Excel, en la parte inferior del menú, para definir las opciones del programa. Ponerse rápidamente al día 29

30 Ponerse rápidamente al día
Insertar una columna Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. Desea incluirla entre dos columnas de datos que ya existen. Animación: haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Reproducir. La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores. La nueva columna identificará los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc. La animación ilustra el proceso: Desea agregar la columna a la derecha de la columna Cantidad , así que haga clic en la columna Proveedor . En la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos. [Nota para el instructor: para reproducir la animación mientras se muestra la presentación, haga clic con el botón secundario del mouse en la animación y, a continuación, haga clic en Reproducir. Después de reproducir el archivo una vez, tal vez tenga que hacer clic en Rebobinar (después de hacer clic con el botón secundario del mouse) y, a continuación, hacer clic en Reproducir. Si tiene problemas para ver la animación, consulte las notas de la última diapositiva de la presentación sobre cómo reproducir una animación de Macromedia Flash. Si sigue teniendo problemas para ver la animación, la diapositiva que viene a continuación es una diapositiva duplicada con imágenes estáticas. Elimine la diapositiva actual o la siguiente antes de mostrar la presentación.] Reproduzca la animación para ver cómo se inserta una columna en la hoja de cálculo. Ponerse rápidamente al día 30

31 Ponerse rápidamente al día
Insertar una columna Ahora desea agregar una columna a la hoja de cálculo para identificar clases de productos. La columna debe colocarse entre dos columnas de datos existentes, Cantidad y Proveedor. La hoja de cálculo contiene filas de productos que se han pedido a varios proveedores y desea agregar la nueva columna para identificar los distintos productos, como lácteos, cereales, fruta, etc. [Nota para el instructor: esta diapositiva y la siguiente incluyen el mismo contenido que la anterior, pero utilizan imágenes estáticas y texto en lugar de una animación. Utilice estas diapositivas si tiene problemas para ver la animación. Elimine estas dos diapositivas o la anterior antes de mostrar la presentación.] Ponerse rápidamente al día 31

32 Ponerse rápidamente al día
Insertar una columna Siga este procedimiento para agregar la columna entre la columna Cantidad y la columna Proveedor : Haga clic en la columna Proveedor . A continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Celdas , haga clic en la flecha de Insertar. En el menú que aparece, haga clic en Insertar columnas de hoja. Se insertará una nueva columna en blanco donde podrá escribir los datos nuevos. Si necesita ajustar el ancho de columna para que quepan los datos, en el grupo Celdas , haga clic en la flecha de Formato. En la lista que aparece, haga clic en Autoajustar ancho de columna. En la lista Formato se encuentran todos los comandos necesarios para ajustar el alto de columna y el ancho de fila, así como para mostrar u ocultar filas, columnas y hojas. Ponerse rápidamente al día 32

33 Modificar y dar formato a los datos
Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio . Por ejemplo, los títulos de columna resaltarán más si están en negrita. Para ello, seleccione la fila de los títulos y, a continuación, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita. Ponerse rápidamente al día 33

34 Modificar y dar formato a los datos
Con los títulos aún seleccionados, decide cambiar su color y su tamaño, para que resalten todavía más. En el grupo Fuente , haga clic en la flecha de Color de fuente. Verá muchos más colores que antes entre los que elegir. Si desea ver cómo quedará el título con otros colores, seleccione un color y espere unos segundos.  Con esta vista previa, ya no es necesario hacer una selección para ver el color y después deshacerla si no es de su agrado. Cuando vea un color que le gusta, haga clic en él. Ponerse rápidamente al día 34

35 Modificar y dar formato a los datos
También puede utilizar el grupo Fuente para ocuparse de otras opciones de formato y edición. Para aumentar el tamaño de fuente, haga clic en Aumentar tamaño de fuente     . Con los títulos aún seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineación , haga clic en Centrar     . Por último, descubre que necesita especificar un pedido adicional para Salsa de pimiento picante de Luisiana. Seleccione el nombre del producto y, en el grupo Portapapeles , haga clic en Copiar     . A continuación, haga clic en la última fila y, de nuevo, en el grupo Portapapeles , haga clic en Pegar     . Alternativa a hacer clic en Aumentar tamaño de fuente: Haga clic en la flecha situada junto al cuadro Tamaño de fuente para ver una lista de tamaños. Con este método obtendrá la misma vista previa activa que para los colores de fuente. Ponerse rápidamente al día 35

36 Ponerse rápidamente al día
Escribir una fórmula Antes de entregar el informe, desea sumar las cifras de la columna Cantidad. Es muy fácil. Haga clic en el botón Suma      . Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y, a continuación, haga clic en el botón Suma en la ficha Inicio (está en el grupo Edición ). Presione ENTRAR para ver el resultado de la fórmula. Excel suma los números mediante la función SUMA. Para realizar otras operaciones, haga clic en la flecha del botón Suma . A continuación, haga clic en alguna de las funciones de la lista que aparece: Promedio, Recuento, Máx. o Mín. Si hace clic en Más funciones, Excel abrirá el cuadro de diálogo Insertar función , en donde puede seleccionar entre todas las funciones de Excel. O haga clic en la ficha Fórmulas y examine los grupos Biblioteca de funciones y Cálculo . Ponerse rápidamente al día 36

37 Agregar encabezados y pies de página
Como retoque final, decide agregar encabezados y pies de página a la hoja de cálculo. Esto permitirá clarificar el asunto de los datos. Esto es lo que tiene que hacer: En la vista Diseño de página es muy sencillo agregar encabezados y pies de página. Verá cómo se hace en la diapositiva siguiente. Cambie a la vista Diseño de página. Puede hacer clic en la ficha Ver y, a continuación, en Vista Diseño de página en el grupo Vistas de libro . O puede hacer clic en el botón central de la barra de herramientas Vista                 situada en la parte inferior de la ventana. Ponerse rápidamente al día 37

38 Agregar encabezados y pies de página
Como retoque final, decide agregar encabezados y pies de página a la hoja de cálculo. Esto permitirá clarificar el asunto de los datos. Esto es lo que tiene que hacer: Las herramientas de encabezado y pie de página contienen todos los comandos necesarios para trabajar con los encabezados y pies de página. También hay un comando nuevo en Excel 2007 para agregar encabezados y pies de página diferentes en las páginas pares e impares. Para el encabezado de este informe, escribe Informe de ventas de junio y ya está. En cuanto haga clic en la hoja de cálculo, las herramientas de encabezado y pie de página y la ficha Diseño junto con sus comandos desaparecerán hasta que vuelva a necesitarlas. Para volver a mostrarlas, haga clic de nuevo en el área del encabezado o del pie. Haga clic en el área situada en la parte superior de la página donde se indica Haga clic para agregar encabezado. Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la parte superior de la cinta de opciones. Ponerse rápidamente al día 38

39 Ponerse rápidamente al día
Imprimir Es hora de imprimir el informe. En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Así es como se utiliza la vista Diseño de página: Con la vista Diseño de página se evitará algunos de los viajes de ida y vuelta que tenía que hacer para obtener una vista previa de las hojas de cálculo en versiones anteriores de Excel. Por ejemplo, en versiones anteriores de Excel, seguramente tenía que pasar varias veces de la vista Diseño de página a la vista Normal para ajustar la hoja de cálculo antes de imprimir. O quizás hacía varios intentos hasta conseguir que las hojas impresas tuviesen el aspecto final esperado. Esos días quedaron atrás. Haga clic en la ficha Diseño de página . En el grupo Configurar página , haga clic en Orientación y, después, seleccione Vertical u Horizontal. En la vista Diseño de página, verá el cambio en la orientación y cómo quedan los datos de ambas formas. Ponerse rápidamente al día 39

40 Ponerse rápidamente al día
Imprimir Es hora de imprimir el informe. En la vista Diseño de página, puede realizar los ajustes y ver los cambios en la pantalla antes de imprimir. Así es como se utiliza la vista Diseño de página: Aún en el grupo Configurar página , haga clic en Tamaño para seleccionar el tamaño de papel. Verá los resultados de las opciones seleccionadas conforme las elige (lo que ve en pantalla es lo que se imprimirá). Ponerse rápidamente al día 40

41 Ponerse rápidamente al día
La ventana Nuevo libro   La ventana Nuevo libro es el lugar perfecto para empezar a trabajar en Excel. Cuando haga clic en el botón de Microsoft Office       y luego en Nuevo, se abrirá la ventana Nuevo libro. A la izquierda encontrará diferentes categorías de plantillas instaladas con Excel Haga clic en Destacado en Microsoft Office Online a la izquierda para obtener vínculos a demostraciones de vídeo y plantillas en línea para presupuestos, calendarios, informes de gastos, etc. En la parte superior de la ventana, puede seleccionar un nuevo libro en blanco o una plantilla. Ponerse rápidamente al día 41

42 Sugerencias para la práctica
Insertar una columna. Usar Autosuma. Agregar un encabezado y un pie de página. Dar los últimos retoques. Examinar las opciones de impresión. [Nota para el instructor: con Excel 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Excel, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Excel 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Excel 2007) Ponerse rápidamente al día 42

43 Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1 Para insertar una nueva columna, se utilizan los comandos del grupo Celdas en la ficha Inicio. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 43

44 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Verdadero. A continuación, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y luego en Insertar columnas de hoja. Ponerse rápidamente al día 44

45 Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2 ¿Dónde está el botón en el que se hace clic para buscar comandos que abren y cierran los archivos? (Elija una respuesta). En la primera ficha. En la esquina superior izquierda de la ventana. Bajo la cinta de opciones. Ponerse rápidamente al día 45

46 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
En la esquina superior izquierda de la ventana. Haga clic en el botón de Microsoft Office redondo grande situado en la esquina superior izquierda. Ponerse rápidamente al día 46

47 Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3 En la vista Diseño de página, desea agregar un encabezado a la hoja de cálculo, pero no ve los comandos que necesita. Para ver los comandos, debe hacer clic en el área en la que se indica “Haga clic para agregar encabezado”. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 47

48 Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Verdadero. Cuando lo haga, aparecerán las herramientas de encabezado y pie de página y la ficha Diseño en la cinta de opciones. Contienen todos los comandos para trabajar con encabezados y pies de página. Ponerse rápidamente al día 48

49 Un nuevo formato de archivo
Lección 3 Un nuevo formato de archivo 49

50 Un nuevo formato de archivo
Excel tiene un nuevo formato de archivo. Pero puede seguir abriendo y modificando libros antiguos, y compartir archivos con personas que no tienen Excel El nuevo formato de archivo proporciona mayor seguridad para los archivos, reduce el riesgo de que resulten dañados, reduce el tamaño de archivo y ofrece nuevas características. En esta lección aprenderá a compartir sus hojas de cálculo de Excel 2007 con personas que aún no tienen Excel 2007 y obtendrá más información sobre los motivos por los que se ha cambiado el formato de archivo. Ponerse rápidamente al día 50

51 Trabajar con archivos de versiones anteriores
En Excel 2007, puede abrir archivos creados en Excel 95 hasta Excel 2003. Pero ¿y si usted es la primera persona de su oficina que tiene Excel 2007? ¿Y si necesita compartir los archivos con departamentos que aún no tienen Excel 2007? Que no cunda el pánico. Podrá compartir todos los libros con estas personas. Ponerse rápidamente al día 51

52 Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace: Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario.  Excel guardará los archivos antiguos en sus formatos originales a menos que especifique lo contrario. Por ejemplo, si el archivo se creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará en el formato de 2003 de forma predeterminada. Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo. Cuando guarde un archivo en el formato de una versión anterior, un comprobador de compatibilidad le indicará si alguna de las características de la versión 2007 no son compatibles con la versión anterior. Los archivos antiguos seguirán siéndolo a menos que decida lo contrario. Si abre un archivo creado en una versión anterior, cuando lo guarde y realice algún trabajo en él, podrá usar la configuración automática del cuadro de diálogo Guardar como para guardar el archivo en el formato de la versión original. Las nuevas características le advertirán si guarda el archivo como antiguo. Por ejemplo, si aplica un color a un encabezado en Excel 2007 y después guarda el archivo con formato de Excel , el comprobador de compatibilidad le indicará que las versiones anteriores de Excel no tienen la opción de color para encabezados y pies de página, y que el encabezado aparecerá como texto sin formato. Importante: si una característica nueva no va a estar disponible cuando se guarda un archivo en un formato anterior y se vuelve a abrir en Excel 2007, el comprobador de compatibilidad se lo notificará. Ponerse rápidamente al día 52

53 Trabajar con archivos de versiones anteriores
Así es como se hace: Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato. Sólo tiene que indicar a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel 2007. Puede compartir los documentos entre versiones mediante un convertidor. Los compañeros que trabajen con Excel 2000 hasta 2003 podrán abrir los archivos de 2007 si descargan y utilizan un convertidor. Siempre puede copiar primero los archivos más recientes con el nuevo formato. Es sencillo mantener una copia de un libro con formato Utilice Guardar como e indique a Excel que desea un libro de Excel (*.xlsx). Esa copia del archivo contendrá todas las características de Excel 2007. Comparta documentos entre versiones utilizando un convertidor. Si crea un archivo en 2007 y lo guarda con el formato de 2007, los compañeros que tengan las versiones de Excel de 2000 a 2003 (y las últimas revisiones y Service Packs) podrán trabajar en sus archivos de Cuando abran su libro, se les preguntará si desean descargar un convertidor que les permita abrirlo. Si los detalles técnicos son de su interés, el formato de archivo de Excel 2007 se basa en XML (Lenguaje de marcado extensible) y comprende los formatos XML abiertos de Office. También es el nuevo formato de archivo de Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint® 2007. Ponerse rápidamente al día 53

54 Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Éstas son sus principales ventajas: Nuevas características. Además de las características descritas en las lecciones anteriores, el número de filas de una hoja de cálculo se ha aumentado de a El número de columnas se ha aumentado de 256 a Puede escribir fórmulas más grandes en la nueva barra de fórmulas de tamaño ajustable. Y si hace clic en grandes bloques de texto en una celda, la barra de fórmulas ya no se dividirá en la cuadrícula de la hoja de cálculo. Archivos más seguros. Los libros que contienen código no deseado o macros son más fáciles de identificar y bloquear. Menor riesgo de que los archivos resulten dañados. Excel incluye una característica mejorada que permite abrir archivos dañados y recuperar parte del trabajo que, de no ser así, se perdería. Nuevas características Archivos más seguros Menor riesgo de que los archivos resulten dañados Ponerse rápidamente al día 54

55 Ventajas del nuevo formato
El nuevo formato de archivo trae consigo mejoras en Excel. Éstas son sus principales ventajas: Tamaño de archivo menor. Los libros están comprimidos; el tamaño de archivo es aproximadamente un 50 o un 75 por ciento menor que en versiones anteriores de Excel. Puede abrir y guardar los archivos comprimidos como suele hacerlo con cualquier archivo de Excel. Datos más útiles. Se pueden realizar más operaciones con los datos, porque al estar basados en XML es más sencillo integrarlos con otros conjuntos de datos de otros equipos y programas. Por ejemplo, guarde su datos de presupuestos en un programa especializado, seleccione los que necesita e impórtelos a un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una base de datos de Access. Menor tamaño de archivo Datos más útiles Ponerse rápidamente al día 55

56 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel (*.xlsx). Utilice este formato cuando no haya macros ni código de VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando haya macros o código de VBA. Plantilla de Excel (*.xltx). Utilice este formato cuando necesite una plantilla.  Libro de Excel (*.xlsx). Guarde un libro con este formato si no contiene macros ni código de Microsoft Visual Basic® para Aplicaciones (VBA). Si intenta guardar un libro como un libro de Excel y contiene comandos de macros o proyectos de VBA, Excel 2007 le avisará de que la macro o el código de VBA se eliminarán del archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando contenga macros o código de VBA. Si intenta guardar un libro que contiene macros o código de VBA como el tipo de archivo Libro de Excel, Excel le aconsejará que no lo haga. Plantilla de Excel (*.xltx). Guarde el libro con este formato si necesita una plantilla. Ponerse rápidamente al día 56

57 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Utilice este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Guarde el libro con este formato cuando necesite una plantilla y el libro contenga macros o código de VBA. Libro binario de Excel (*.xlsb). Guarde el libro con este formato si el libro es especialmente grande; este tipo de archivo se abrirá más rápidamente que uno con el formato Libro de Excel muy grande. Dispondrá de las nuevas características de Excel, pero no de XML. Libro binario de Excel (*.xlsb). Utilice este formato con un libro especialmente grande. Ponerse rápidamente al día 57

58 Nuevos formatos de archivo y nuevas opciones al guardar
Cuando guarde un archivo en Excel 2007, podrá seleccionar entre varios tipos de archivo. Libro de Excel (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en una versión anterior de Excel. Libro de Excel (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que trabaja con una versión anterior de Excel y no dispone del Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Guarde el libro con este formato cuando necesite compartirlo con alguien que utiliza Microsoft Excel 5.0. La mayoría de las características de Excel 2007 se desactivarán cuando guarde el libro como este tipo de archivo. Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilice este formato cuando necesite compartir el libro con alguien que trabaja en Microsoft Excel 5.0. Ponerse rápidamente al día 58

59 Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 1 Si guarda un archivo creado en una versión anterior de Excel como un archivo de Excel 2007, el archivo puede utilizar todas las nuevas características de Excel. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 59

60 Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Verdadero. Ponerse rápidamente al día 60

61 Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 2 ¿Por qué se ha cambiado el formato de archivo de Excel a XML? (Elija una respuesta). Permite agregar nuevas características a Excel. Los archivos son más seguros. Hay menor riesgo de que los archivos resulten dañados. El tamaño de archivo es menor. Todas las anteriores. Ponerse rápidamente al día 61

62 Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Todas las anteriores. Ponerse rápidamente al día 62

63 Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 3 Alguien le envía un archivo de Excel 2003 y usted lo abre en Excel Cuando termina de trabajar con él en 2007, el archivo se guardará automáticamente como Excel 2007, a menos que cambie la opción. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 63

64 Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Falso. Si lo creó en Excel 2003, Excel 2007 lo guardará con formato salvo que especifique lo contrario. Ponerse rápidamente al día 64

65 Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Ponerse rápidamente al día 65

66 Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint incluye contenido didáctico sobre cómo empezar a trabajar en Excel Ha sido diseñada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice según sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptación del curso de formación en línea de Microsoft Office “Familiarizarse con Excel 2007”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva hay un marcador de posición en el que debe escribir el nombre de su empresa. También puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa información. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican en todo el documento. Estos efectos son Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirán en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Animación personalizada y trabaje con las opciones que aparecen. Si esta presentación contiene una animación en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX®, denominado Shockwave Flash Object, en su equipo. Para ello, descargue la última versión del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia. Transiciones entre diapositivas: la transición Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentación. Si desea una transición diferente, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Transición de diapositiva y trabaje con las opciones que aparecen. Hipervínculo al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de formación. Dichos vínculos le llevarán a la sesión práctica de cada lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: : debe tener Excel 2007 instalado para ver las sesiones prácticas. Si no dispone de Excel 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Puede cambiar o quitar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver ). USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla. 66