4 El Archivos de oficina / gestión Imagen sacada de FlickrFlickr.

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1 4 El Archivos de oficina / gestión Imagen sacada de FlickrFlickr

2 «En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan» «un día de estos me lío a romper papeles y se acaban los problemas» Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales «ya no nos cabe ni un papel más» Imagen sacada de FlickrFlickr «con este desorden es imposible localizar nada»

3 CÍRCULO VICIOSO EN LAS OFICINAS Eliminación de documentos más antiguos o cuando dejan de tener valor legal Abandono de los documentos en alguna estancia del edificio Pérdida de documentos vitales para conocer el pasado de nuestras comunidades

4 ¿Qué es un archivo de oficina? El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trámite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy frecuente. valor primario En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su valor primario (testimonio de la gestión administrativa). Con carácter general, no podrán custodiar documentos que superen los 5 años de antigüedad, desde que el trámite haya finalizado. Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia

5 FUNCIONES BÁSICAS FUNCIONES BÁSICAS del archivo de oficina: Organizar y conservar la documentación que van produciendo y recibiendo (expedientes). Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros, bases de datos). Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias al Archivo Central. PRINCIPIOS BÁSICOS PRINCIPIOS BÁSICOS de su organización: Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas relacionadas con su gestión. Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta instalación y conservación. Según “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo General. Formar correctamente las series documentales, impidiendo la dispersión o eliminación de la documentación.

6 Organización del archivo de oficina Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales

7 ARCHIVO DE OFICINA Documentación de archivo Archivo de Gestión Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia, forma parte del Archivo de Gestión: –Expedientes sometidos a procedimiento reglado –Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin que pretendan la resolución administrativa de un asunto (informes, estadísticas…) –Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o jurídicas. –Registros, que son el testimonio de la actividad de control administrativo, dan valor jurídico a la documentación que contienen y certifican la existencia de un documento que asentó en su día.

8 Archivo de Gestión No forma parte del Archivo de Gestión la documentación de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental, como: los textos legales, boletines oficiales, publicaciones, circulares, copias de informes, dossier informativos, duplicados, etc. eliminarse Una vez finalizada la tramitación de cada expediente, deberán eliminarse del mismo, todo este tipo de documentos.

9 ARCHIVO DE OFICINA Documentos de apoyo informativo Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa. Ejemplos: –publicaciones, –fotocopias de legislación, –folletos, –copias de escritos remitidos por otras oficinas, –boletines oficiales, –circulares, –dossieres informativos, –revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc. MISIÓN INFORMATIVA Nunca se han de transferir al Archivo General.

10 ALGUNAS IDEAS ¿Cómo organizar los documentos de apoyo informativo? Separados del resto del archivo administrativo Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos) Dossieres temáticos (en formato papel) Carpetas colgantes ordenadas por temáticas Libros, revistas, catálogos, etc. Estanterías o revisteros Evitar la proliferación de fotocopias Dossieres temáticos Intranet de la institución Almacenamiento externo (CD- ROM, disco duro extraíble, …) colgar

11 ARCHIVO DE OFICINA Documentos administrativos Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad. series documentales Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando lugar a las distintas series documentales. Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer 2 grandes grupos: CORRESPONDENCIAEXPEDIENTES

12 ARCHIVO DE OFICINA Correspondencia La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de sus actividades. ALGUNAS IDEAS para su organización Cada carta deber ir unida a su respuesta La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales (facturas, informes...), se archivará en función de la información adjunta y no en correspondencia. forma parte de un expediente La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. (1)“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de AlicanteManual de organización de archivos de oficina La correspondencia se ordenará cronológicamente por anualidades y, dentro de cada año, se podrá agrupar por: organismos, lugares, etc. Correspondencia externa Correspondencia interna: correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas. (1)(2)

13 Clasificación de la CORRESPONDENCIA EXTERNA (2) (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de AlicanteManual de organización de archivos de oficina RELACIONES EXTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”) Administración del Estado Comunidad Valenciana Generalitat Cortes Valencianas Otras instituciones Otras comunidades autónomas Administración local Ayuntamientos Mancomunidades y otras entidades locales menores Diputaciones. Dentro de cada división la correspondencia se ordena alfabéticamente por organismos. Dentro de cada organismo se ordena cronológicamente en orden inverso, de más antigua a más reciente, siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida, quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. La correspondencia con instituciones que tienen departamentos o secciones se ordenará respetando la jerarquía orgánica oficial. Ejemplos: Universidad de Granada / Escuela de Enfermería Generalitat Valenciana / Consellería de Cultura y Educació / Direcció General d'Ensenyaments Universitaries i Investigació

14 Clasificación de la CORRESPONDENCIA INTERNA (2) (2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de AlicanteManual de organización de archivos de oficina Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante. Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer documento que forma parte del asunto. La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las unidades administrativas emisoras como receptoras. principio de jerarquía Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un rango jerárquico superior. se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información sea útil para la gestión administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General. RELACIONES INTERIORES (subclase de “Representación y Relaciones Públicas”) Cuadro de clasificación de la UA

15 El término expediente administrativo procede del verbo latino: derecho administrativo Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como: Diccionario de Terminología Archivística Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es: ARCHIVO DE OFICINA Expedientes expedire “expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia. “el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla” “una unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto” PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Formalización de un PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

16 1 Tramitación INICIACIÓN De OFICIO: por necesidades internas de la oficina, de la propia Administración. Por SOLICITUD de persona interesada: cuando la acción es emprendida desde afuera, mediante solicitud razonada.

17 2 PROCEDIMIENTO Los interesados en cualquier momento del procedimiento van produciendo y recibiendo documentación hasta que finalice el hecho.

18 3 FINALIZACIÓN Por RESOLUCIÓN: mediante decisión motivada del órgano que le compete. Por DESISITIMIENTO: del interesado en el caso de que el haya iniciado el expediente con una solicitud. Por RENUNCIA: todo interesado puede renunciar sus derechos cuando no esté prohibido por la Ley. Por CADUCIDAD: algunos procedimientos tienen términos de vencimiento que cierran el expediente.

19 4 EJECUCIÓN La ejecución de los actos es inmediata y cuenta con plazos definidos según el tipo de procedimiento.

20 Documentos que integran del expediente Documentos que integran del expediente: original copia administrativa Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en forma original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los conservaremos en forma de copia administrativa. Documentos esenciales documentos de enlace Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que recogen la información más cualificada del procedimiento administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas internas,... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de los trámites realizados) carpetillariguroso orden del trámite del procedimiento administrativo Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los siguientes datos:

21 La carpetilla o guarda exterior La carpetilla o guarda exterior: Nombre de la oficina que lo ha tramitado. Fecha de iniciación y finalización. Resumen del asunto. Número de documentos. Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie. Signatura de la instalación. La relación de contenido (índice de documentos) La relación de contenido (índice de documentos): Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento, fecha del documento y asunto. Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla del expediente.

22 relación de contenido La relación de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas, tiene efectos muy positivos: Permite buscar un documento no dentro del expediente sino en la relación de contenido señalada en la carpeta. Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la carpeta. Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen los documentos que contiene y el estado de tramitación del expediente. Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados (en caso de utilización negligente, podemos devolverlo a su orden original de forma simple y mecánica).

23 Ejemplo carpetilla (Archivo General de la Región de Murcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas

24 “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de AlicanteManual de organización de archivos de oficina Ejemplo carpetilla (Archivo General de la Universidad de Alicante)

25 Ejemplo de índice de documentos (Archivo General de la Región de Murcia) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas

26 Ordenación del expediente Ordenación del expediente: A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la norma de procedimiento que regule el trámite. CRONOLÓGICA En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes será CRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento será el más antiguo y el último el más reciente. OJO OJO: los documentos que acompañan a otros documentos, aunque sean de fecha anterior, deben ordenarse después del documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza - documento principal- a la que acompaña documentos de notas, méritos, etc. -documentación que acompaña-).

27 Expedientes complejos Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen. Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc. documentos en soporte diferente al papel Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste. Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización. “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de AlicanteManual de organización de archivos de oficina

28 organismo productortítulo de la serieañosexpedientes que contienen número de orden de las cajas Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el número de orden de las cajas. Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos (instrumentos de descripción). El Expediente: precauciones 1.Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la precaución de saber si ya ha sido abierto. 2.No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida). 3.Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su utilización. Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas

29 El Expediente: precauciones Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA 4.Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitación. 5.No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los archivos. 6.La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia. 7.Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo; es decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera para comodidad del trámite, el expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central. 8.Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales. 9.Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el expediente que le corresponda, así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada. “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas

30 Cruz Mundet Según Cruz Mundet: “conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa” Diccionario de Terminología Archivística Según el Diccionario de Terminología Archivística: “conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento” Heredia Herrera Según Heredia Herrera: “cada sección documental o subsección está integrada por documentos agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función” ARCHIVO DE OFICINA Serie documental

31 Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales

32 La unión de tipos documentales iguales SERIE DOCUMENTAL = también se puede crear una serie con tipos documentales distintos Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales

33 Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales EJEMPLO 1

34 Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales EJEMPLO 2

35 unión de tipos documentales iguales IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES AYUNTAMIENTO COMPETENCIAS FUNCIONES ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS ACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento)

36 Ejemplo 2:Ejemplo 1: AYUNTAMIENTO: Granada ACTIVIDAD: Reuniones de la Comisión de Gobierno ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Secretaría General FUNCIÓN: Fé Pública TIPO DOCUMENTAL: El acta SERIE DOCUMENTAL: Actas de la Comisión de Gobierno AYUNTAMIENTO: Granada ACTIVIDAD: Otorgar licencias de aperturas de act. peligrosas ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS: Delegación de Medio Ambiente FUNCIÓN: Velar por el Medio Ambiente TIPO DOCUMENTAL: Licencia de apertura de actividades calificadas SERIE DOCUMENTAL: Licencias de apertura de actividades calificadas

37 Algunos ejemplos de series documentales (2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCANormas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA (1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de MurciaManual de organización de documentos en archivos de oficinas (1) (2)

38 Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

39 Ordenación cronológica Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos. Ordenación alfabética Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales. Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento. Ordenación numérica Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. Ordenación numérica-cronológica Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 34/89 (expediente 34 de 1989) Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas municipales. Ordenación de series documentales

40 Ordenación alfa-numérica Ordenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número. Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del expediente o actuación que refleje. Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34. O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.: podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente de solicitud de licencia de obra», la letra B. «solicitud de acondicionamiento de local», etc. Todas las A se instalarían juntas, las B igual, etc. Ordenación por conceptos Ordenación por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo. Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA: * Con Asociaciones Deportivas * Con Asociaciones Profesionales Con Asociaciones Religiosas * … Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales

41 clasificación de los documentos Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de los documentos. Cuadro de Clasificación Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo. Clasificación Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo. ARCHIVO DE OFICINA Clasificación de documentos. El cuadro de clasificación La clasificación responde a una doble necesidad: Proporcionar una estructura lógica a los documentos. Facilitar su localización conceptual.

42 Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una institución. Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de las organizaciones o instituciones de las que emanan. Inconvenientes: –Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios organizativos. –Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo. –Muestra un momento del tiempo. –Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales. CLASIFICACIÓN ORGÁNICA Javier Barbadillo. “I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información”.I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información OrgánicoFuncional La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios: Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas, administraciones muy pequeñas)

43 Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en una institución. La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un sitio. CLASIFICACIÓN FUNCIONAL Clasificación FUNCIONALClasificación ESTABLE = CLASIFICACIÓN POR MATERIAS Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten. Este tipo de clasificación, como recomienda Heredia Herrera, se podrá aplicar con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las colecciones documentales, donde los órganos o las funciones son casi inexistentes.

44 «Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura» EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD) Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. Debe ser único y servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histórico. NO SIEMPRE es así niveles o categorías Se estructura por niveles o categorías. Se empieza siempre eligiendo el nivel más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie documental o incluso el tipo documental. Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y actividades, según hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación.

45 Según Paloma Gil Fernández, en una oficina en donde se produzca un número inferior a seis series dentro de la misma función, no será necesaria crear secciones diferentes. nuevas inclusiones Abierto a nuevas inclusiones. pocas subdivisiones Debe llevar pocas subdivisiones. nuncaVARIOS No debe incluir nunca un apartado de VARIOS. nograndes cambios Debe estar diseñado para que no haya que introducir grandes cambios. siempre codificado Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificación debe estar dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o números por si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos). Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales Características del CD

46 El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación debe: –Reflejar el contenido –Reflejar el contenido de los documentos reagrupados. palabrascarácter informativo –Estar formado por palabras que posean un carácter informativo. breve –Ser breve. exclusivo –Ser exclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones o subsecciones diferentes de un mismo fondo). Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben codificarse en toda su estructura. Sistemas de codificación del CD

47 Existen tres clases de códigos: AlfabéticosNuméricosAlfanuméricos 70.000 Área de urbanismo 71.000 Servicio de Planificación 71.100 Sección de Obras 71.140 Expedientes de Licencias 71.141 Expedientes de Licencias de Aperturas A. Urbanismo A-1000. Planificación A-1100. Obras, etc.

48 ALGUNOS EJEMPLOS de CD Cuadro de Clasificación del Archivo General de la Universidad de Alicante Cuadro de Organización de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona Archivo Histórico Provincial de Granada Archivo General de Andalucía Archivo General de la Administración Archivo Histórico Nacional Archivo Universitario de Granada Fondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la Fé y Sta. Catalina Mártir Archivo Universitario de Granada Fondo de Elena Martín Vivaldi Archivo de la Diputación de Córdoba Centro Cultural de la Memoria Histórica

49 Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative CommonsDavid Gómez Domínguez Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España