© 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Proyecto Capacitación 13 de Julio de 2015.

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1 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Proyecto Capacitación 13 de Julio de 2015

2 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Agenda de Capacitación 1. Parametrización del sistema y registro de equivalencias en la Interfaz. 2. Cuentas del cliente. 3. Cálculo y Re-cálculo de cuotas. 4. Contabilización de cargos. 5. Carga masiva de items. 6. Reversiones de cargos y Reversiones en Batch. 7. Solicitud y Aprobación de Notas de crédito. 8. Actualización de categorías de pago.

3 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Terminología PS PeoplesoftAS400 Ciclo lectivoPeriodo Lectivo SesiónGrupo de inicio Institución AcadémicaUnidad de Negocio UTP Grado AcadémicoPregrado, PET, PAU, PRE, Inglés, etc Grupo AcadémicoVicerrectorados Académicos Organización AcadémicaFacultades Programa AcadémicoCarreras

4 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema 12/12 Creación de ciclos lectivos y sesiones en PS Creación de calendarios de pago en PS Registro de equivalencias en la Interfaz Flujo: Creación de grupos de inicio o secciones en AS400 Definición de ciclos lectivos en PS

5 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Definición de ciclos lectivos: Click en para definir un nuevo ciclo lectivo Llenamos los campos de acuerdo a la estructura establecida y damos click en

6 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Creación de Ciclo Lectivo: Seleccionar “Añadir un valor” y seleccionar los campos solicitados. Finalmente dar click en En la pestaña “Tabla de Ciclo Lectivo” llenamos los datos solicitados

7 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Creación de una sesión: Igual al grupo de inicio Fechas deben estar entre los rangos del ciclo lectivo Finalmente dar click en

8 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Registro de equivalencias de ciclo lectivo: Seleccionar valores por defecto

9 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Registro de equivalencias de secciones y sesiones: Seleccionar valores por defecto

10 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Creación de Calendarios de Pago: Seleccionar “Añadir un valor” y seleccionar los campos solicitados. Finalmente dar click en Registrar cada uno de los datos solicitados, finalmente dar click en

11 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 1 Parametrización del sistema para un nuevo ciclo lectivo: 12/12 Creación de Calendarios de Pago: Registrar cada uno de los datos solicitados, finalmente dar click en Utiliza siempre para añadir un nuevo registro.

12 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 2 Cuentas del cliente: 12/12 Ruta de acceso a las cuentas del alumno: Diferentes tipos de búsqueda

13 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 2 Cuentas del cliente: 12/12 Visualización de tipos de cuentas contables: Trámites Moras Pensiones del periodo 2014 - I Cuentas contables

14 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 2 Cuentas del cliente: 12/12 Verificación de pagos por trámites:

15 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 2 Cuentas del Cliente: 12/12 Última actualizació n de cuotas Monto de cada una de las cuotas generadas: 1° línea: valor total de la cuota 2° línea: monto pendiente de pago

16 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 2 Cuentas del cliente: 12/12 Fecha de vencimiento de la cuota Lugar donde se realizó el pago Registro de todos los pagos realizados a la cuota. Monto pagado. Si hubiera pagado con pronto pago, aparece un segundo registro por el monto exonerado. Fecha de pago

17 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 3 Cálculo y Recálculo de Cuotas: 12/12 Tipos de búsqueda Después de colocar el id o dato de búsqueda, dar click en “Buscar”

18 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 3 Cálculo y Recálculo de Cuotas: 12/12 Nos ubicamos en el grado académico y en el periodo lectivo en el cual se va a ejecutar el cálculo. Definimos si el periodo está definido por ciclo o por sesión y damos click en “Cálculo de Matrícula y Tasas”

19 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 3 Cálculo y Recálculo de Cuotas: 12/12 Finalizado el proceso, seleccionamos la opción “Mostrar Matrícula/Tasas” para ver el detalle de las cuotas generadas. Detalle del último cálculo realizado. Detalle de cuotas generadas.

20 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 3 Consideraciones del Proceso de Recálculo de Cuotas: 12/12 1.Existe una diferencia en la forma en cómo se recalcula el kardex del alumno, esta forma está definida por LA FECHA DE INICIO DE CLASES. 2.Él primer calculo de matrícula, ya sea antes o después del inicio de clases, genera todas las cuotas de acuerdo a la cantidad de créditos matriculados. Tipo de recalculoDetalle de la modificación Antes del inicio de clasesRecalcula las cuotas en base al costo total del ciclo y prorratea los saldos en las cuotas no vencidas y no pagadas. Después del inicio de clasesSólo recalcula las cuotas no vencidas y no pagadas, colocándolas al nuevo valor. En caso exista una o más cuotas pagadas por adelantado, los excesos se dividen entre la cantidad de cuotas pendientes.

21 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 3 Consideraciones del Proceso de Recálculo de Cuotas: 12/12 3.Pagos al contado - modificaciones después del pago: 4.El ingreso de becas posteriores al pago del ciclo al contado, no se visualizarán en el kardex. Estas deben ser consultadas en el módulo de beneficios. 5.Los retiros o incorporaciones de cursos manuales (desde AS400 o complementos), posteriores al cierre de oficial de matrícula implican que obligatoriamente debemos recalcular las cuotas del alumno. SituaciónDetalle de la modificación Si costo del ciclo aumentaSe generará una nueva cuota con la diferencia entre el nuevo costo por ciclo y el anterior. Si costo del ciclo disminuyeEl kardex permanece invariable. Si existen pagos en exceso, el alumno debe solicitar la devolución en efectivo.

22 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 3 Consideraciones del Proceso de Recálculo de Cuotas: 12/12 6.Los pagos a cuenta realizados en una cuota inhabilitan los beneficios de pronto pago. 7.Los montos considerados para el proceso de recalculo son los costos por ciclo/cuota anterior y nuevo. Ya no se considerarán los pagos realizados.

23 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 4 Contabilización de cargos 12/12 En la pantalla de Contabilización de Alumno registramos el código PS del alumno al cual le vamos a efectuar el cargo, asimismo escogemos el tipo de cuenta contable y item a cargar: Código PS del alumno Cuenta contable Tipo de item Finalmente le damos click a “Añadir”

24 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 4 Contabilización de cargos 12/12 Completamos los datos requeridos para la carga del item: Después de llenar los datos de la pantalla, damos click en “Detalles Pago” y completamos los tres campos requeridos

25 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 4 Contabilización de cargos 12/12 Completamos el Grado en el cual se desea realizar el cargo, el N° de grado (Activo) y el ciclo lectivo del alumno. Damos Click en “Aceptar” Finalmente damos click en “Aceptar”

26 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 5 Carga Masiva de Items: 12/12 Acceder a la Interfaz y seleccionar la opción “Carga de Pagos Masivos” Llenar los datos solicitados y seleccionar el tipo de cuenta donde se encuentra el item a cargar:

27 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 5 Carga Masiva de Items: 12/12 Acceder a la Interfaz y seleccionar la opción “Carga de Pagos Masivos” Colocar una fecha de vencimiento al item y adjuntar el archivo de

28 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 5 Carga Masiva de Items: 12/12 Colocar una fecha de vencimiento al item y adjuntar el archivo con la data de alumnos a los que se les cargará el item:

29 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 5 Carga Masiva de Items: 12/12 Formato del archivo de carga masiva: 021520151CCC1 021425642CAA1 021320158ITI1 Código de Unidad de Negocio en AS400 Código de alumno en AS400 Código de Carrera en AS400 Código Facultad en AS400 El archivo no debe tener cabeceras. Al realizar la carga del archivo “Upload”, se visualizarán todos los registros contenidos en el. Finalmente hacemos el envío de cargos

30 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 5 Carga Masiva de Items: 12/12 Al finalizar el proceso, la interfaz muestra el resumen de la operación con el detalle de : Carga exitosa

31 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones de cargos: 12/12 Esta opción permite revertir aquellos cargos que hayan sido cargados por error a un estudiante siempre y cuando no estén vencidos y/o facturados: Realizamos la búsqueda del alumno al cual deseamos revertir el item erróneo:

32 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones de cargos: 12/12 Esta opción permite revertir aquellos cargos que hayan sido cargados por error a un estudiante siempre y cuando no estén vencidos y/o facturados: Debemos colocar el monto total a revertir.

33 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones de cargos: 12/12 Completamos los campos requeridos Debemos colocar el monto total a revertir. Para este tipo de reversiones se debe seleccionar el motivo “Extorno venta”.

34 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones de cargos: 12/12 Terminado el proceso, se podrá visualizar que el importe a pagar ahora es cero. También se puede validar esta reversión en las “Cuentas del Cliente”

35 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Plantilla de reversiones masivas Flujo: Reversión de Cargos en Batch Plantilla Reversión Masiva

36 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Plantilla de reversiones masivas: Añadimos una nueva plantilla: Se coloca un nombre a nuestra nueva plantilla y damos click en “Añadir”

37 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Registro de datos en la plantilla de reversiones: La fecha efectiva siempre debe ser 01/01/1900 Seleccionar los valores de las cuentas según el tipo de item que deseamos revertir En esta plantilla se deberá incorporar carrera por carrera. Finalmente guardamos la platilla

38 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Consulta de Reversiones Masivas Se debe generar un control de ejecución en la cual se va a jalar la plantilla creada.

39 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Consulta de Reversiones Masivas Para que el proceso se ejecute como consulta se debe hacer check en la opción “Sólo informe”. Se debe seleccionar la plantilla creada y colocar como motivo de la reversión “Extorno venta”. Los rangos de fechas son aquellos en los que se realizó la carga del item a revertir Finalmente guardamos y damos click en ejecutar

40 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Al ejecutar aparece la pantalla de Petición Gestor de Procesos a la cual le damos “Aceptar” Al aceptar se genera un número de proceso que será el que revisemos en el “Monitor de Procesos” Damos click en el “Monitor de Procesos” y verificamos el estado del mismo. Al ejecutar el proceso se genera un número de ID batch. Este número nos servirá para poder identificar la consulta generada.

41 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Debemos esperar a que nuestro proceso cambie de estado a “Correcto – Enviado, para saber que ha finalizado satisfactoriamente:

42 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Nos dirigimos a la ruta de Consulta de Reversiones Masivas y buscamos el número de ID Batch que generamos para ver la data que será procesada en nuestra Reversión en Batch: Nuestro proceso encontró 278 alumnos a los cuales revertirle la “Matrícula Promocional Lima”

43 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 6 Reversiones en batch: 12/12 Finalmente, si deseamos ejecutar el proceso, solamente debemos retirar el check en “Sólo consulta”, en la pantalla de “Reversión de Cargos en Bacth”:

44 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Solicitud de Notas de Crédito: 12/12 Tipos de Notas de crédito:  NC por Anulación: Conceptos facturados pero no pagados.  NC por Descuento: Disminuir el monto a pagar de un cargo facturado.  NC por Transferencia: Transferencia de un pago hacia otro cargo.  NC por Devolución: Devolución de dinero en efectivo – cheque:  En caso exista descuento por gastos administrativos, se deben generar dos notas de crédito: - NC por devolución, por el 90% del monto. - NC por transferencia, por el 10% del monto. Importante: Para poder emitir una nota de crédito se requiere que el pago realizado así como el item al cual se aplicará la NC, se encuentre facturado.

45 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Solicitud de Notas de Crédito: 12/12 Se debe añadir un nuevo valor y escoger el tipo de cliente así como ingresar el código PS del alumno:

46 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Solicitud de Notas de Crédito: 12/12 Completar información de la primera sección “ Condiciones de Generación”

47 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Solicitud de Notas de Crédito: 12/12 Completar información de la segunda sección “ Factura Ref. Origen ”: Seleccionar boleta a partir de la cual se va a generar una devolución ya sea total o parcial. Al seleccionar la boleta se muestra el detalle de la boleta así como el saldo disponible para generación de N.C. Si la devolución es total, check al recuadro. Si la devolución es parcia, colocar el monto a devolver

48 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Solicitud de Notas de Crédito: 12/12 Completar detalles de la NC como ayuda para el aprobador: Finalmente damos click en “Guardar”.

49 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Solicitud de Notas de Crédito: 12/12 Como paso final para la generación, se debe enviar para aprobación: Al dar click se inhabilita el botón y el estado cambia a ”Enviado”. Asimismo se genera un ID Orden Generación.

50 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Aprobación de Notas de Crédito: 12/12 Búsqueda de NC enviada: Colocar ID del alumno o número de Orden de Generación y “Buscar”

51 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Aprobación de Notas de Crédito: 12/12 Finalmente el Aprobador debe seleccionar la opción requerida: Al seleccionar la opción se inhabilitan ambos botones y el estado cambia de acuerdo a la selección.

52 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 7 Aprobación de Notas de Crédito: 12/12 Búsqueda de NC enviada:

53 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 8 Actualización de Categoría de Pago: 12/12 Pantalla de ingreso de datos:

54 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 8 Actualización de Categoría de Pago: 12/12 Pantalla de ingreso de datos: Ingreso de datos necesarios

55 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 8 Actualización de Categoría de Pago: 12/12 Visualización de los datos del alumno: Muestra por defecto la categoría actual. Damos click en la lupa para seleccionar la nueva categoría Al seleccionar la lupa se muestran las categorías activas en el grado del alumno: Finalmente damos click en guardar

56 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial. Punto 8 Actualización de Categoría de Pago: 12/12 Nueva categoría: Kardex aún no modificado: Ejecutar recálculo de matrícula: Nuevo kardex:

57 © 2015 Deloitte & Touche S.R.L. Confidencial.