RefWorks Introducción Héctor M. Castillo Suárez. Biblioteca. Fac. de Filología UCM.

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1 RefWorks Introducción Héctor M. Castillo Suárez. Biblioteca. Fac. de Filología UCM.

2 Dos gestores, un destino

3 Gestor de referencias que permite:  Crear bases de datos bibliográficas personales en línea  Importar referencias desde bases de datos o crear registros manualmente  Organizar las referencias bibliográficas usando carpetas e índices  Generar bibliografías independientes, insertar citas y bibliografías en multitud de formatos bibliográficos  Crear y editar estilos de cita  Compartir grupos de referencias con otros usuarios RefWorks

4 Flow Gestor de documentos de investigación que permitía:  Almacenar en la nube documentos y referencias bibliográficas.  Anotar documentos y compartirlos con otros usuarios para comentarlos de forma colaborativa.  Generar bibliografías independientes, citas dentro de texto y notas a pie de página tanto en Microsoft Word como en Google Docs.  Guardar páginas web y sus metadatos

5 Dos gestores, un destino

6 Fuente: ProQuest

7 RefWorks

8  Combinación de la versión legacy y Flow.  Hereda las funciones de gestor de referencias  Aplicación 100% en la nube, sin programas clientes  Gestión centralizada de documentos de investigación (pdf, Word) y los metadatos asociados Gestor de documentos de investigación  Guarda contenidos de páginas web y sus metadatos  Sistema de invitación que permite el registro de usuarios, independientemente de que estén dentro del alcance de la IP de la institución

9 El nuevo RefWorks Gestor de documentos de investigación  Carpetas compartidas, privadas e institucionales  Gestión y lectura de pdfs, extracción automática de metadatos  Búsqueda de texto completo  Asignación y recuperación por etiquetas  Edición de estilos de cita  Colaboración, anotación y comentario  Verifica y corrige las referencias importadas (a través de Summon)  Integración con Google Docs

10 Crear cuenta y acceder a RefWorks URL de acceso: https://refworks.proquest.com/https://refworks.proquest.com/  Requiere correo institucional UCM  Espacio de almacenamiento:  Archivos: 10 GB*  Referencias y carpetas: ilimitado Recibiremos un correo electrónico para confirmar la cuenta Al igual que el anterior RefWorks, permite mantener cuentas Alumni

11 La interfaz

12 Carpetas de documentos de sistema: todos los documentos, búsqueda Z39.50, últimos importados (últimos 30 días), carpetas compartidas Carpetas personales. Se pueden reordenar arrastrando y soltando. Etiquetas

13 La interfaz Barra de menús: añadir, compartir, citar, herramientas… Referencias Búsqueda

14 La interfaz Metadatos de la referencia Documento asociado (si lo hay) Editar metadatos Configuración de perfil y cuenta usuario

15 Configuración de cuenta Porcentaje de almacenamiento empleado Perfil personal Vinculación con cuenta de Dropbox Borrar cuenta Cambiar contraseña

16 RefWorks Importar referencias

17 Agregar documentos Utiliza Summon para verficar y corregir las referencias importadas y capturadas usuario

18 Agregar documentos Podemos subir documentos también desde el menú Cargar documento

19 Búsqueda en bases de datos – Z39.50 Hereda la búsqueda Z39.50 de RefWorks legacy. Todos los catálogos disponibles en la versión anterior están en el nuevo RefWorks. 1. Seleccionamos o buscamos la base de datos / catálogo desde la pestaña Buscar en bases de datos 2. Introducimos los términos de búsqueda

20 Búsqueda en bases de datos – Z39.50 4. Las referencias se importan a la carpeta Todos los documentos, desde donde podemos organizarlas en carpetas 3. Seleccionamos aquellos que puedan interesar y pulsamos Importar

21 Importación directa: Save to RefWorks Se pueden importar referencias a través de Save to RefWorks. Se instala desde el menú Herramientas… …como marcador, arrastrando el botón a la barra de favoritos. Las referencias importadas van a la carpeta Último importado. Se organizan en orden cronológico, las más recientes primero. borra las referencias de la carpeta, no de la colección

22 Importación directa: Save to RefWorks Solamente hay que realizar la búsqueda en una base de datos, y pulsar el marcador Save to RefWorks. Permite editar los metadatos antes de importar. Si está disponible, también importa el texto completo.

23 Importación directa: “RefWorks direct export”  Podemos aprovechar el botón de exportación directa a RefWorks ya existente en numerosos catálogos o bases de datos.  Una ventana emergente nos preguntará a qué RefWorks (legacy o new) queremos exportar los registros. Recomendable usar VPN desde fuera de la red del campus.

24 Importar desde otro gestor / archivo Cuando no es posible la importación directa desde una base de datos u otro gestor bibliográfico, podemos importar las referencias a partir de un archivo de texto. Soporta todos los formatos de importación del anterior RefWorks, entre ellos RIS, BibTeX y PubMed.

25 Crear referencias manualmente  Permite añadir una referencia rellenando los campos uno a uno.  De momento, tiene menos campos y tipologías documentales que RefWorks legacy.

26 Exportar referencias Desde el menú Compartir y exportar podemos exportar a los formatos BibTex o RIS carpetas o referencias concretas para importarlos en otros gestores.

27 RefWorks Organizar la base de datos

28 Carpetas Las referencias y documentos se estructuran en carpetas Desde el panel izquierdo, seleccionamos Añadir una carpeta Y ya podremos comenzar a introducir referencias y documentos en la carpeta a través del menú Añadir una referencia o arrastrando y soltando sobre RefWorks con la carpeta seleccionada También podemos restaurar elementos eliminados (30 días)

29 Carpetas Si seleccionamos una serie de referencias -por ejemplo, las que hayamos añadido recientemente- se habilitará el menú Asignar las referencias seleccionadas a otras carpetas… …desde el que podremos crear una nueva carpeta independiente o subcarpeta y RefWorks asignará las referencias a dicha carpeta.

30 Carpetas Desde el menú de cada carpeta podemos crear subcarpetas, renombrarlas, compartirlas o borrarlas. Las carpetas, por defecto, no se ordenan por orden alfabético. Podemos arrastrar hacia arriba o hacia abajo para ordenarlas.

31 Referencias y carpetas Para agregar referencias a carpetas podemos seleccionarlas y luego arrastrar y soltar sobre la carpeta deseada… …o bien seleccionarlas y, desde el menú Asignar las referencias seleccionadas a otras carpetas, seleccionar la carpeta de destino. Un mismo documento puede estar en varias carpetas.

32 Editar referencias. Añadir adjuntos. Antes de elaborar una bibliografía es conveniente revisar las referencias para corregir posibles fallos de importación. Debemos seleccionar la referencia a editar y pulsar el icono del lápiz en la esquina superior derecha… …y RefWorks mostrará los campos para poder editarlos.

33 Editar referencias. Añadir adjuntos. Texto enriquecido para los metadatos 3. Pulsamos sobre el botón de formato que deseemos aplicar 2. Seleccionamos el texto que queremos modificar y aparecerá un mini-editor 1. Seleccionamos un campo que soporte texto enriquecido (título, resumen, notas de usuario)

34 Editar referencias. Añadir adjuntos.  Para ello podemos arrastrar y soltar un archivo directamente sobre RefWorks  O bien buscar y seleccionar un archivo del ordenador Podemos añadir documentos de Word o PDFs a las referencias

35 Campos personalizados Podemos definir nuestros propios campos de metadatos, los cuales pueden utilizarse en citas y bibliografías. Podemos insertar hasta 15 campos. Desde la página de configuración  Desde el menú de usuario, seleccionamos Configuración  Bajamos hasta el menú de Custom Fields  Modificamos los existentes o añadimos con Add a new custom field  Una vez hemos terminado, pulsamos Guardar

36 Campos personalizados Desde el editor de referencias  Abrimos la referencia a editar  Bajamos hasta Añadir más campos…  Buscamos un campo en el recuadro. Si no existe, podemos pulsar Add [etiqueta] as custom field

37 Integración con Dropbox Dado que RefWorks en un programa únicamente en la nube, para poder leer y trabajar con documentos offline nos ofrece la posibilidad de vincular nuestra cuenta de RefWorks con una cuenta de Dropbox. Para ello vamos al menú Configuración de nuestra cuenta de usuario y seleccionamos la opción Conectar del menú de Dropbox. Aparecerá una pantalla de Dropbox desde la que podremos introducir nuestras credenciales o bien crear una cuenta gratuita (2 GB).

38 Integración con Dropbox  Creará una carpeta en Dropbox/Aplicaciones/ProQuest RefWorks. Sólo se almacenarán documentos propios, no incluirá los de carpetas compartidas.  Todos los documentos van a esa carpeta, independientemente de la carpeta en que se encuentren.

39 Etiquetas Podemos asignar etiquetas a una referencia determinada o a un grupo de referencias. Podemos hacerlo seleccionando la o las referencias y pulsando el icono de etiqueta… …o, si es una sola referencia, desde la columna de edición de metadatos.

40 Etiquetas Aparecen en la columna de la izquierda, bajo el apartado Etiquetas. Este menú nos permite, además, filtrar las referencias por etiquetas a través de la función de búsqueda. Si pulsamos sobre una de ellas se limita la presentación a aquellas que tengan dicha etiqueta entre sus metadatos.

41 Eliminar referencias y carpetas Para eliminar una referencia o una carpeta solamente hay que seleccionarla y pulsar en el icono de la papelera. Eliminar una carpeta no afecta a las referencias almacenadas en dicha carpeta. Quedarán guardadas en Todos los documentos. Las referencias individuales pueden ser eliminadas de la carpeta o enviadas a la papelera. Desde ella, pueden ser restauradas o eliminadas definitivamente.

42 Búsqueda rápida Para realizar búsquedas tan sólo hay que pulsar sobre el icono de la lupa  Busca dentro de todos los campos de la referencia  Busca en texto completo de los documentos  Busca variantes de lo escrito  La búsqueda por campos (ej.: authors:Brown)  El uso de truncamientos (ej.: Edgar All*n Poe) La consulta avanzada (advanced queries) permite  Emplear operadores booleanos (ej.: authors:Brown AND Titanic)

43 Búsqueda avanzada Seleccionamos Avanzada en el cuadro de búsqueda Seleccionamos la carpeta o carpetas en las que queremos buscar. Por defecto, busca en todos los documentos También podemos buscar en un campo de metadatos determinado, incluyendo los campos personalizados

44 Duplicados Puede realizarse sobre toda la base de datos o sobre la carpeta seleccionada La búsqueda de duplicados puedes ser:  Coincidencia estricta: busca en título, autor y fecha de publicación. Debe ser exacta. Ignora mayúsculas y números y el orden de los autores  Coincidencia parcial: busca en título, autor o fecha de publicación, pero considera similitudes, como las iniciales del autor frente al nombre completo.

45 Duplicados RefWorks no ofrece la posibilidad de fusionar las referencias. Podemos seleccionar uno de ellos y borrarlo Los resultados se ordenan buscando los duplicados con más metadatos, los cuales se sitúan al comienzo de la lista

46 Compartir documentos

47 Compartir carpetas y documentos Con las carpetas compartidas, los usuarios pueden, además de consultar la colección, insertar comentarios y anotaciones. Dos niveles de acceso:  Privado: aquellos a quienes invitemos añadiendo su correo-e  Institucional: se comparte con toda la Universidad Todas las carpetas compartidas están marcadas en la lista de carpetas

48 De forma privada Podemos compartir una carpeta desde su propio menú… …o utilizar el menú Compartir y exportar... …o el menú Compartir una carpeta de la lista de carpetas.

49 De forma privada Elegimos el nivel de acceso, en este caso Sólo personas invitadas Definimos los permisos Debe tener una cuenta RefWorks, pero no es necesario que sea de nuestra institución (sólo afecta a compartir el texto completo) Introducimos el correo electrónico de la persona con la que queremos compartir la carpeta. Recibirá una invitación y una notificación.

50 Con toda la institución La UCM tiene un espacio en RefWorks en el que los usuarios pueden compartir carpetas públicamente. El procedimiento es similar a la compartición privada. Debemos elegir la opción de compartir con todos los miembros de la institución.

51 Con toda la institución La carpeta aparece ya en el menú de Carpetas en Universidad Complutense Las carpetas compartidas se distinguen por el icono junto a su nombre. El menú de carpeta ahora tendrá una entrada Configuración de uso compartido, donde también podemos dejar de compartirla

52 RefWorks Trabajar con documentos

53 Lectura y anotación Seleccionamos el documento y pulsamos en Podemos subrayar el texto y añadir notas. Si está compartido, los otros usuarios también pueden subrayar, anotar y responder a los comentarios simultáneamente. Podemos ir tomando notas sobre el documento

54 RefWorks Insertar citas. Crear bibliografías.

55 Visualización de citas Esta función nos permite ver la lista de referencias como una bibliografía e identificar los metadatos que faltan antes de crear bibliografías o insertar citas. Cambiamos a modo de Visualización de citas en la pestaña de la parte inferior Podemos elegir entre más de 4.000 estilos de cita en Ajustes

56 RefWorks identifica los campos que faltan según el estilo de cita elegido y los resalta: Azul: metadatos obligatorios según el estilo de cita Amarillo: metadatos que pueden ser necesarios en ese estilo de cita Visualización de citas Pulsar en uno de los campos resaltados nos lleva directamente al metadato a corregir, donde podremos añadir la información que falta.

57 Bibliografía independiente Podemos utilizar una selección de referencias o una carpeta Seleccionamos las referencias o la carpeta y en el menú Crear bibliografía elegimos dicha opción

58 Bibliografía independiente Elegimos el estilo de cita (hay más de 4.000)… …y nos proporciona la bibliografía formateada… …que podemos copiar para insertar en un documento.

59 Cita rápida Cita rápida nos permite insertar citas en texto y la bibliografía formateadas en nuestros trabajos si no utilizamos Word o Google Docs (por ejemplo, LibreOffice Writer, en Windows o Linux). Se abre en ventana emergente. 1. Elegimos el estilo de cita 2. Seleccionamos y copiamos las citas 3. Copiamos la bibliografía  De momento, Cita rápida sólo funciona con estilos alfabéticos; los estilos numerados como Vancouver o AMA no funcionan.  No es recomendable utilizarlo con APA, porque no formatea las citas subsecuentes adecuadamente.  Deberemos emplear ProQuest para Word o el plugin de Google Docs.

60 ProQuest para Word (Write-N-Cite) Nos permite insertar citas y bibliografías directamente desde MS Word integrándolo con RefWorks. Se descarga desde el menú Herramientas.

61 ProQuest para Word (Write-N-Cite) ProQuest para Word está disponible para Mac y Windows (32-bit y 64-bit)  Windows 10, 8.1/8, 7.  Soporta Word 2016, Word 2013, Word 2010 y Word 2007  Word 2016 también RefWorks Citation Manager (Tienda Word)  OS X 10.11 (El Capitan), 10.10 (Yosemite), 10.9 (Mavericks), 10.8 (Mountain Lion), 10.7 (Lion) and 10.6 (Snow Leopard)  Soporta Word 2011 y Word 2008.  Word 2016 únicamente RefWorks Citation Manager (Tienda Word) Windows Mac

62 Genera citas en texto en Word 1. Pulsa en “Insert Citation”. 2. Busca por autor, título o año o navega por las carpetas de la carpeta 3. Selecciona la referencia. Podemos añadir o modificar la información. 4. Pulsa OK.

63 Editar y añadir información a las citas 1. Haz doble clic en la cita 2. Utiliza el editor de citas para añadir números de página, otra información u ocultar el autor; o bien para añadir otra referencia a la misma cita. 3. Si insertamos dos citas una a continuación de otra, se fusionarán automáticamente.

64 Insertar la bibliografía 2. Insertará la bibliografía en el estilo de cita previamente seleccionado 1. En Bibliography Options pulsa Insert Bibliography

65 Google Docs RefWorks también se integra con Google Docs, permitiéndonos insertar citas y bibliografías y aprovechar sus funcionalidades de colaboración en tiempo real. 1. El plugin se instala desde el menú Herramientas. 2. En la ventana de complementos de Google Docs pulsamos en +Free 3. Concedemos los permisos necesarios

66 Google Docs 1. Nos instala el menú de RefWorks en la pestaña Complementos. 2. Pulsamos Manage citations. 3. Se abre la columna de referencias.

67 Opciones de RefWorks para Google Docs Podemos seleccionar la carpeta… Invitar a otros a colaborar en el documento Settings: cambiar el estilo de cita, actualizar, salir.

68 Insertar citas en Google Docs Pasando el ratón sobre una referencia nos dará la opción de citarla… …o editarla antes de insertarla en el documento

69 Insertar citas y bibliografía en Google Docs La bibliografía se inserta al mismo tiempo que las citas de forma automática y se va actualizando con ellas. En Docs no podemos modificar una cita previamente insertada.

70 Editar formatos bibliográficos 2. En el gestor de estilos de cita podemos buscar un estilo de cita concreto, ver los estilos personalizados – Mis estilos- o crear un estilo nuevo pulsando en Nuevo estilo… 1. En RefWorks podemos editar o crear estilos de cita desde el menú Crear bibliografía Editor de estilo de citas

71 Editar formatos bibliográficos Podemos duplicar el estilo de cita de partida para crear uno nuevo, guardar una copia o editar uno de nuestros estilos personalizados.

72 RefWorks Herramientas administrativas

73 2. Administrar las opciones de compartición de documentos a texto completo Los administradores cuentan con una serie de herramientas y servicios para la gestión institucional de RefWorks 1. Ver, gestionar e invitar usuarios Si está habilitado, los usuarios podrán compartir el texto completo con usuarios externos. Desactivado por defecto.

74 Herramientas administrativas 3. Configurar el resolvedor de enlaces de la institución 4. Configurar los estilos de cita por defecto en la institución Se pueden compartir estilos personalizados como estilos institucionales

75 Herramientas administrativas. Analíticas. 5. Podemos ver las publicaciones añadidas, más citadas, más leídas, vistas… y limitar por período cronológico, tipo de usuario, departamentos, etc. y exportar un informe en.csv 6. Y estadísticas del número de consultas a la biblioteca de RefWorks de los usuarios

76 Implantación

77 Implantación - cuestiones  ¿Qué ocurre con las cuentas actuales de RefWorks?  Estarán disponibles hasta septiembre de 2017. Hay que migrar las cuentas antes de esa fecha. Esta migración puede hacerse personalmente o institucionalmente.  ¿Qué ocurre con las cuentas actuales de Flow?  No hay que migrar la cuenta, se han convertido automáticamente en cuenta de RefWorks en enero de 2016.  Las cuentas gratuitas de Flow existentes pasarán a ser cuentas limitadas de RefWorks (no pueden editar estilos de cita, compartir sólo con diez usuarios por carpeta, etc.)

78 Implantación - cuestiones  El nuevo RefWorks no permite importar archivos de sonido ni video, de momento, sólo PDF y Office.  No permite adjuntar múltiples archivos a una misma referencia. Se introducirá a lo largo de 2016.  Las anotaciones de los PDFs no pueden imprimirse por el momento.  Notas y resaltados en los PDF no pueden exportarse.  Los campos definidos por el usuario y los estilos personalizados basados en ellos sí se transferirán al nuevo RefWorks.  Se habilitará una opción similar a RefShare que permitirá a un usuario compartir una carpeta con otro no suscrito a RefWorks mediante una URL estable.

79 Implantación - cuestiones  Integración directa en Summon  Para el acceso desde fuera de la red universitaria al texto completo:  Si capturamos un documento a texto completo desde el campus, una vez se importa a RefWorks, el documento está disponible sin necesidad de proxy, acceso remoto, etc.  Si hacemos la captura desde fuera del campus, RefWorks utilizará el resolvedor de enlaces.  Implementarán la búsqueda en bases de datos desde el propio RefWorks utilizando Summon.  Además de vínculos OpenURL para encontrar el texto completo a través del resolvedor de enlaces, utiliza IEDL de Summon (Indexed Enhanced Direct Linking) en aquellas instituciones que usen dicho servicio.

80 RefWorks legacy RefWorks

81 Migración de las referencias 1. Desde el menú Añadir una referencia seleccionamos Importar referencias 2. Seleccionamos RefWorks 3. Concedemos permiso a RefWorks para acceder a la cuenta antigua de RefWorks 4. Y… ya está. RefWorks importa automáticamente las referencias, la estructura de carpetas y los campos personalizados

82 Migración de estilos de cita personalizados Cuando importamos las referencias desde RefWorks legacy, también se copian los estilos personalizados. Podemos acceder a ellos a través del menú del gestor de estilos de cita. Para utilizar dichos estilos personalizados: 1. Sync My Database 2. Desplegamos el menú de estilos 3. Select other style 4. En Available styles, seleccionamos el estilo personalizado y guardamos

83 Cómo migrar de otros gestores (y no morir en el intento)

84 Migración desde Mendeley 1. El procedimiento es similar al de RefWorks 2. Concedemos permiso a RefWorks 3. Se importan las referencias y PDFs (sin notas) conservando la estructura de carpetas.

85 Migración desde Zotero 1. Podemos exportar una carpeta concreta o toda Mi biblioteca. 2. Seleccionamos el formato RIS 3. Arrastramos y soltamos el archivo resultante.ris Las referencias van a la carpeta 4. RefWorks detectará automáticamente el formato de archivo. Pulsamos Importar.

86 Recursos  ProQuest RefWorks Customer Resources. ProQuest. ProQuest RefWorks Customer Resources  RefWorks Support Resources. ProQuest. RefWorks Support Resources  Formación y recursos en español: RefWorks. ProQuest. Formación y recursos en español: RefWorks  Introducción al Nuevo RefWorks. Núria Sauri, ProQuest. Introducción al Nuevo RefWorks  Biblioguías: RefWorks. Biblioteca, Universidad de Deusto. Biblioguías: RefWorks

87 Muchas gracias Fotografías: Death to Stock Photo, ProQuest