ELABORACIÓN DE ACTAS Y RENOVACIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESALES -

Presentación del tema: "ELABORACIÓN DE ACTAS Y RENOVACIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESALES -"— Transcripción de la presentación:

1 ELABORACIÓN DE ACTAS Y RENOVACIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO – ESALES -

2 ABC - ESAL ASOCIACIONES, CORPORACIONES, FUNDACIONES Y ENTIDADES DEL SECTOR DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.

3 ABC - ESAL NORMATIVIDAD: Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones Constitución de 1991, artículos 26, 38 y 39. Código Civil, artículos 633 a 652. Decreto 1529 de 1990. Decreto 2150 de 1995. Decreto 0427 de 1996. Código de Comercio: Régimen de Sociedades, requisitos formales para la elaboración de actas. Concordancia con el artículo 42, Decreto 2150/95 Circular Externa 4 del 3 de septiembre de 2007. SIC

4 ABC - ESAL REQUISITOS GENERALES DEL ACTA Número del acta. Nombre de la entidad. Órgano que se reúne Naturaleza de la reunión (si es ordinaria o extraordinaria). Fecha, hora y lugar. Datos de convocatoria: Forma o medio utilizado, antelación y órgano que convoca. (según estatutos) Verificación del quórum de conformidad con los estatutos

5 ABC - ESAL REQUISITOS GENERALES DEL ACTA Decisiones adoptadas con su correspondiente aprobación. Si se trata de nombramientos deberán coincidir en su conformación y procedimiento de elección con lo estipulado en los estatutos, y si se trata de reformas la relación de artículos modificados con su respectivo texto deberá ser aprobada por el órgano reunido y contenida en el acta

6 REQUISITOS GENERALES DEL ACTA Aprobación del acta, ya sea por el órgano que se reúne o por la comisión designada para El efecto. Firmas de quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.

7 Aprobación de las actas Aprobación en la misma reunión o sistema general: ocurre cuando terminada la reunión del órgano colegiado, se elabora inmediatamente el documento para que sea el mismo órgano social el que imparta la aprobación correspondiente. Dicha constancia deberá quedar consignada en el acta de que se trate. Aprobación en reunión posterior: ocurre cuando el órgano colegiado reunido, defiere en el tiempo la aprobación del acta de que se trate para ser abordada en una reunión posterior. En este caso la aprobación del acta anterior deberá adoptarse como una decisión social y documentarse en el cuerpo de la nueva acta.

8 Aprobación de las actas Aprobación mediante delegados: Ocurre cuando el órgano colegiado, defiere en una comisión o comité la aprobación final del acta. Dicha delegación debe entenderse hecha en cada una de las personas que conforman la comisión, de suerte que para la aprobación del acta de que se trate, se requerirá de la anuencia de todos los designados (Oficio 220-49438 del 21 de agosto de 1998. Supersociedades). “En consecuencia, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión” (Oficio 220-80762. Ibídem).

9 Fotocopia “autenticada” del acta original, directamente tomada del Libro de Actas de la compañía (siempre que el mismo se encuentre registrado). Copia del acta original, suscrita (o con constancia de firmado) por el presidente y secretario de la reunión y autorizada por el secretario o por algún representante legal de la sociedad. Copia extractada (resumida) del acta, suscrita (o con constancia de firmado) por el presidente y secretario de la reunión y autorizada por el secretario o por algún representante legal de la sociedad. Copias de actas

10 Indivisibilidad de los Requisitos Formales del Acta Según se desprende del régimen legal de las Actas (Arts. 189 y 431 C. de Co; Art. 131 Dcto 2649 de 1993; Circular Externa D-001 de 1991 Supersociedades), todos los elementos formales que hacen parte integrante de las mismas deben quedar insertos dentro del acta original y de sus copias, debido a que esas formalidades inciden directamente en el valor probatorio del documento.

11 “Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones”. “ Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto” Actas Adicionales o Aclaratorias – dos Hipótesis Previstas en el Inc. 2º del Artículo 131 del Decreto 2649 de 1993.

12 SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES - SIPREF Según lo establecido por la Circular Externa 005 del 30 de mayo de 2014, es un sistema de políticas procedimientos, mecanismos y actuaciones pedagógicas mediante los cuales las cámaras de comercio validan la identidad de todas las personas que presentan peticiones registrales, y envían alertas por medios electrónicos que posibilitan a los titulares de la información de los registros públicos la adopción de medidas tempranas para proteger su información registral.

13 SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES - SIPREF En atención a lo establecido por el SIPREF, debe tenerse en cuenta: Es obligatorio que las personas que presenten peticiones de registro en las taquillas de la Cámara exhiban su cédula de ciudadanía (amarilla con holograma) Es obligatorio que en los actos de nombramiento de administradores y revisores fiscales se deje constancia del número de cédula del designado y la fecha de expedición de la misma. Las entidades inscritas que no han renovado o solicitado inscripciones en los últimos tres (3) años, adquieren la condición de inactivas, y sólo podrán presentar peticiones de registro en forma presencial. La CCMA validará que el solicitante sea el representante legal, administrador o revisor fiscal inscrito en el caso de las personas jurídicas. La Cámara se abstendrá de recibir, tramitar o registrar actos o documentos cuando existan inconsistencias en la identificación del peticionario o cuando no se cumplan los presupuestos del SIPREF.

14 IMPUESTO DE REGISTRO El recaudo del impuesto de carácter departamental está sujeto a las disposiciones de la Gobernación correspondiente (Ley 223 de 1995 y Decreto reglamentario 650 de 1996). Una vez realice el pago de dicho tributo, presente los documentos en las taquillas de la Cámara de Comercio competente para registrar el acto o documento sujeto a control de legalidad.

15 IMPUESTO DE REGISTRO No existe el “impuesto de registro mercantil”. Existe el impuesto de registro, que por Ley le genera ingresos a las gobernaciones, y se aplica a muchos actos, entre ellos, a actos relacionados con el registro a cargo de las Cámara de Comercio.

16 Ley 223 de 1995 Decreto 650 de 1996 Ley 1607 de 2012 IMPORTANCIA DEL IMPUESTO Es presupuesto indispensable para acceder al registro, anexar la constancia de pago del impuesto de registro por los actos y documentos sujetos a inscripción. De no presentarse impuesto la Cámara de Comercio tendrá que: IMPUESTO DE REGISTRO Fundamentos normativos Proceder a realizar REGISTROS PARCIALES de los actos que cumplen los requisitos de ley y tienen acreditado el impuesto ABSTENERSE DE REGISTRAR los actos de los cuales no se acredite el impuesto.

17 RADICACIÓN ANTES DE LA FECHA LÍMITE DE REGISTRO El ingreso del documento por las taquillas de la Cámara debe efectuarse en el rango de fecha límite para registro, transcurrida esa fecha habrá lugar a pago de intereses moratorios, por tanto, no será posible el ingreso sin la constancia de pago de la mora. El recibo donde conste el pago de la mora deberá estar también en el rango de fecha límite para registro. IDENTIFICACIÓN Y RAZÓN SOCIAL DEL BENEFICIARIO DEL IMPUESTO Se verificará que los datos del impuesto correspondan al beneficiario o sujeto pasivo del impuesto. BASE GRAVABLE.

18 RENOVACIÓN LA RENOVACIÓN DE LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO ESTÁ REGULADA EN EL ARTÍCULO 166 DEL DECRETO 19 DE 2012. ES LA OPORTUNIDAD QUE TIENEN LOS COMERCIANTES E INSCRITOS EN EL RUES DE ACTUALIZAR O MODIFICAR SU INFORMACIÓN Y SER VISIBLES FRENTE A LA COMUNIDAD EMPRESARIAL Y SOCIAL. EL DEBER DE RENOVAR ANUALMENTE SE EXTIENDE, NO SOLO A LA MATRÍCULA MERCANTIL, SINO TAMBIÉN A LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL RUES, A PARTIR DEL AÑO 2013.

19 ABC - ESAL Renovación del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro Según lo establecido en el artículo 166 del Decreto 019 de 2012, a partir de este año, todas las entidades inscritas en el registro de Entidades sin Ánimo de Lucro deberán renovar su inscripción y actualizar su información cada año. La renovación de la inscripción en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro es muy importante para que las entidades que ejercen su actividad a cabalidad, sigan haciéndolo de manera formal y mantengan su información vigente. La renovación del Registro de las Entidades sin Ánimo de Lucro Extranjeras, Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado y de las Veedurías sin personería jurídica no tiene costo, pero hay que realizarlo. Hacer el trámite es muy sencillo, solo debe acercarse a las sedes de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y allí recibirá la orientación necesaria.

20 RENOVACIÓN ¿Quién debe adelantar el proceso de renovar?: La obligación de renovar la mercantil o la inscripción en el RUES se radica en cabeza del titular registral, esto es, el comerciante persona natural o el representante legal de la persona jurídica.

21 RENOVACIÓN ¿Un tercero puede renovar? La obligación de renovar la mercantil o la inscripción en el RUES es única y exclusiva del titular registral. Lo anterior toda vez que la renovación obedece a la oportunidad de actualizar, cambiar, mutar o modificar datos atinentes a la matrícula o la inscripción en el RUES.

22 RENOVACIÓN Cómo se obtiene el valor de la renovación? Esta obligación se liquida con fundamento en el valor de los activos declarados por el titular registral en el formulario y se le aplican las tarifas fijadas por el gobierno nacional para cada año que se pretenda renovar.

23 Aspectos de la renovación ¿Cada cuánto debo renovar? La obligación de renovar la inscripción en el RUES, tiene lugar una sola vez cada año y debe adelantarse en el periodo comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de marzo del año correspondiente. ¿Cuándo se entiende renovado? La obligación de renovar la matrícula mercantil o la inscripción en RUES se entiende cumplida una vez se radique el formulario suscrito por el titular registral y se cancele la tarifa correspondiente a dicha renovación.

24 Aspectos de la renovación Beneficios de la renovación: Con la renovación se hace pública la calidad del inscrito en el RUES, se goza de beneficios diseñados para quienes se encuentren formalizados.  Capacitaciones gratuitas durante todo el año.  Descuentos en los Servicios Empresariales de la Cámara.  Acceso sin costo al servicio Herramientas Empresariales.  Posibilidad de acceder a servicios especializados de fortalecimiento para el negocio.  Facilita el acceso al créditos.

25 Aspectos de la renovación Registro Único Empresarial y Social –RUES, es una plataforma de información unificada, administrado por las Cámaras de Comercio. Su objeto principal es mantener actualizado el registro y garantizar la eficacia del mismo. El organismo que ejerce inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio (Superintendencia de Industria y Comercio) establecerá los formatos, información requerida y procedimiento para inscripción y renovación de sus integrantes.

26 Aspectos de la renovación Quiénes integran el RUES y deben renovar: *Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes. *Entidades sin Ánimo de Lucro, Decreto 2150 de 1995. *Vendedores de juegos de suerte y azar, Ley 643 de 2001. *Veedurías ciudadanas, Ley 850 de 2003. *Registro Nacional de Turismo, Ley 1101 de 2006. *Registro de apoderados judiciales de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro, Decreto 2893 de 2011. * Registro de la economía solidaria, Ley 454 de 1998.

27 Aspectos de la renovación Entidades sin Ánimo de Lucro que deben adelantar la renovación con tarifa en cero pesos: REGISTROTRÁMITEENTIDADLey¿QUÉ DEFINE LA LEY? ESALES ONG extranjeras Inscripción, renovación de la inscripción Apoderados judiciales en Colombia de Esales extranjeras con negocios permanentes en el territorio nacional Decreto 2893 de 2011; Decreto Ley 19 de 2012 Artículo 166 Decreto 19 de 2012. Las cámaras de comercio no podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que se le trasladan en virtud del presente decreto y que a la vigencia del mismo no los causan. "No hay tarifa en la inscripción ni la renovación". ESALES veedurías ciudadanas sin personería jurídica Inscripción, novación de la inscripción Veedurías y redes de veedurías sin personería Decreto Ley 2150 de 1995; Ley 850 de 2003; Decreto Ley 19 de 2012 Artículo 166 Decreto 19 de 2012. Las cámaras de comercio no podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que se le trasladan en virtud del presente decreto y que a la vigencia del mismo no los causan. "Renuevan sin tarifa" (no tienen patrimonio). ECONOMÍA SOLIDARIA 1 Inscripción, renovación de la inscripción Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) y Precooperativas de Trabajo Asociado (PCTA) Decreto Ley 2150 de 1995; Ley 79 de 1988; Ley 454 de 1998; Decreto Ley 19 de 2012 Artículo 166 Decreto 19 de 2012. Las cámaras de comercio no podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que se le trasladan en virtud del presente decreto y que a la vigencia del mismo no los causan. Renuevan sin tarifa.

28 Aspectos de la renovación Entidades que deben adelantar la renovación con tarifa de acuerdo a los activos declarados. ESALES | Inscripción, renovación de la inscripción Corporaciones, asociaciones, fundaciones Decreto Ley 2150 de 1995; Ley 850 de 2003; Decreto Ley 19 de 2012 Artículo 42 Decreto Ley 2150 de 1995: los actos de las entidades sin ánimo de lucro se inscribirán en los mismos términos, tarifas y condiciones previstos para el Registro Mercantil. Renuevan con tarifa. ECONOMÍA SOLIDARIA 2 Inscripción, renovación de la inscripción Cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales, instituciones auxiliares del cooperativismo, empresas comunitarias, empresas de servicios en las formas de administración cooperativa. Decreto Ley 2150 de 1995; Ley 79 de 1988; Ley 454 de 1998; Decreto Ley 19 de 2012 Artículo 42 Decreto Ley 2150 de 1995: los actos de las entidades sin ánimo de lucro se inscribirán en los mismos términos, tarifas y condiciones previstos para el Registro Mercantil. Renuevan con tarifa.

29 ABC - ESAL GRACIAS Av. Oriental 52-82. Piso 3. Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia