El objetivo principal es realizar una radiografía de la situación actual de la entidad en cada uno de sus procesos que comprende el análisis de los siguientes.

Presentación del tema: "El objetivo principal es realizar una radiografía de la situación actual de la entidad en cada uno de sus procesos que comprende el análisis de los siguientes."— Transcripción de la presentación:

1 El objetivo principal es realizar una radiografía de la situación actual de la entidad en cada uno de sus procesos que comprende el análisis de los siguientes aspectos : Objetivos de la entidad : Se pretende conocer los objetivos y funciones generales otorgadas a la organización por la norma de creación, así como aquellas otras que la modifican o adicionan. Para el presente estudio se determino que los objetivos y metas de la entidad están expresados de forma clara, los cuales se están cumpliendo parcialmente; su conocimiento y percepción por parte de los empleados de la entidad no es divulgada ampliamente a la totalidad del personal de la institución, lo que genera que no exista un compromiso activo por parte de todas las dependencias en el logro de los mismos. Tecnología : El presente análisis busca medir qué tan distante se encuentra la entidad con respecto a los avances tecnológicos, en la utilización de las redes de información, como un mecanismo de comunicación e intercambio de información, los cuales inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y misión de la institución. La percepción de los empleados del nivel tecnológico de la institución y que va directamente ligado a la consecución de los objetivos de la entidad es bajo, consideran que no existe la suficiencia de equipos, redes y servicios de internet que mejoren o ayuden a prestar un mejor servicio a la comunidad es decir que sea eficiente y de calidad. Sin embargo a este respecto hay que anotar que la entidad a hecho una gran inversión en la adquisición de equipos de computo, software para la facturación, equipos de hemoanalisis y otros que aun no están en funcionamiento y que una vez se pongan en marcha se dará una mejor satisfacción al cliente tanto interno como externo.

2 Clientes : los clientes son toda organización, entidad o persona que recibe un producto o servicio, el cual incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. El personal de la entidad conoce los clientes actuales de la institución de manera general, principalmente a quienes se le prestan los servicios de salud, sin embargo existen unos clientes al interior de la organización que no son identificados de manera clara puesto que no hay una identificación de las líneas de mando o unidades funcionales a las cuales se les debe prestar un servicio de información sobre la producción de cada una de las dependencias de la institución, para el caso de los clientes potenciales no existe una identificación clara de las necesidades y expectativas de estos clientes solamente la gerencia tiene una identificación clara de estos. Con respecto al manejo de un sistema para la identificación de los clientes, solamente se encuentran identificados los inherentes a las bases de datos del régimen subsidiado y en algunos del régimen contributivo, la frecuencia con que re coge esta información es de manera mensual. Con relación al método que se utiliza para medir la satisfacción de los clientes no es conocido ampliamente por los empleados de la institución e igualmente los usuarios desconocen la forma de expresar la prestación del servicio de cada dependencia. Productos o servicios : Todo producto y/o servicio debe obedecer a la satisfacción de una necesidad requerida por un usuario o cliente, lo cual exige adelantar un proceso para la obtención de cada uno de ellos. Partiendo de la identificación y análisis de los productos y/o servicios, de la satisfacción del cliente se pretende medir la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión institucional; Esta valoración permite reflexionar sobre el funcionamiento de la institución y su aporte real de servicios y productos a la sociedad, así como su calidad y cobertura.

3 En la entidad se tienen identificados los productos y/o servicios que esta presta a sus clientes, como son los servicios de atención en salud del primer nivel de complejidad, consideran los funcionarios que estos responden a las verdaderas necesidades de los clientes o usuarios, pero la entidad al carecer de un sistema de calidad, no permite medir la satisfacción del cliente, así como valorar la oportunidad del servicio de tal manera que los servicios son prestados de acuerdo a la demanda o requerimientos que realicen los usuarios. Capacidad Financiera : Se refiere al comportamiento financiero actual y el pasado en los últimos tres años, que permitan una idea sobre la salud presupuestal o financiera de la entidad. La capacidad financiara de la entidad se ha visto afectada durante los últimos tres años, principalmente por la poca gestión de la autoridad municipal en el incremento de los afiliados al régimen subsidiado de tal manera que se presenta un descenso que va desde los 3.3oo en el 2008 a 2.500 en el 2010, ocasionando así un déficit en la finanzas de la entidad puesto que el margen de contratación y la venta de servicios a las EPS a descendido en la misma proporción. Por otra parte los constantes cambios en la normatividad del sector salud y la participación de regalías para las entidades territoriales, a hecho que las transferencias del sector disminuyan a tal punto que ya no se cuente con recursos para la prestación de servicios de las personas no afiladas al régimen subsidiado, solamente se cuenta con los aportes patronales que se ejecutan sin situación de fondos, por tales motivos la situación financiera de la entidad amerita una revisión en cuanto a los costos de operación y gastos de funcionamiento, es por ello que se requiere de una planeación financiera para incrementar el recaudo y volver a la institución viable financieramente.

4 Proceso de Planeación : La Herramienta de la planeación estratégica permite conocer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la institución, facilita correlacionar las diferentes variables, estudiar la situación actual de la entidad y formular las estrategias para mejorar el desempeño de la organización. Una de las limitantes que se ha percibido es la falta de continuidad de la parte directiva o gerencial, la no existencia de un plan de desarrollo institucional que establezca una misión y una visión acorde a la realidad del Municipio y de la población, el poco compromiso del personal operativo a hecho que la institución solamente se dedique a prestar los servicios demandados por la comunidad en cumplimiento de un mandato legal, la ejecución de algunos proyectos de carácter obligatorio como el Plan de Salud Publica, Control Social del Dengue, entre otros, olvidando así direccionar la entidad hacia un horizonte que permita el mejoramiento continuo de cada uno de los procesos, el cumplimiento de metas, objetivos, el establecimiento de planes, programas, estrategias, que direccionen a la entidad a un posicionamiento optimo en cada uno de los servicios prestados. Capacidad Directiva : Esta relacionada con la ejecución de las actividades conducentes al cumplimiento del objetivo de la entidad, así como dirigir, coordinar, vigilar y controlar la gestión de todas las dependencias de la entidad. Igualmente la de direccionar la entidad hacia el cumplimento de la misión y la visión teniendo en cuanta los factores internos y externos inherentes a la organización. La situación actual de la entidad amerita la adopción de un Plan de Desarrollo Institucional, elaborado con el compromiso de todo el equipo asesor y demás funcionarios de la entidad, con el fin de cumplir con la misión y la visión propuesta para esta institución.

5 S istemas de Control : contribuyen a incrementar la eficiencia en las diferentes áreas de la entidad, como son la administrativa, financiera y de resultados institucionales; así como la de garantizar la calidad en la prestación de los servicios de la misma. La entidad no cuenta con sistemas adecuados de control para cada uno de los procesos, no se han establecido indicadores que permitan evaluar el cumplimento de metas y objetivos de la organización, no se realizan procesos de auditoria interna, hasta ahora se esta tratando de implementar el sistema de control interno que conllevará a determinar si existe compromiso a una cultura de auto control de cada una de las dependencias. Talento Humano : Es la forma de identificar las necesidades de capacitación y a su vez preparar y presentar el plan institucional de capacitación, los programas de inducción, re inducción, estímulos y evaluación del desempeño, estos responden a las necesidades institucionales y del personal de la entidad. No existe una dependencia como tal dentro de la institución, solamente se cuenta con una persona encargada del registro y manejo de hojas de vida del personal, no existen procesos para la selección del personal de igual manera para el proceso de re inducción, el nivel de motivación del personal de la institución es medio, los empleados aducen no satisfacer sus necesidades individuales en la entidad, no existe un plan de capacitación, no tienen establecidos sistemas de incentivos, no existe un código de ética, no existe un manual de funciones que describa de forma clara lo inherente a cada cargo así como sus responsabilidades, no posee indicadores de productividad, entre otros. Calidad: Se refiere al establecimiento de estándares óptimos de producción de la institución, definidos en los procesos, en la capacitación constante y el trabajo en equipo, orientados a la optimización de los recursos y satisfacción del cliente.

6 La percepción de los empleados según el instrumento aplicado muestra que no existe un proceso de calidad, no existe una estrategia de calidad y por lo tanto no están definidos de forma clara los estándares de calidad, un sistema de participación para la calidad y un programa de capacitación de calidad claramente definido, por lo que se deduce que los servicios se prestan sin el cumplimiento de dichos estándares. Control Interno : Le corresponde la función de asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definición de políticas referidas al diseño e implementación de los sistemas de control interno que contribuyan a incrementar la eficiencia en las diferentes áreas de la entidad, así como la de garantizar la calidad en la prestación de los servicios de la misma. Debido a la alta rotación de los funcionarios encargados de esta dependencia, este sistema no ha tenido el impacto requerido por la organización a fin de adecuar una cultura que permita el logro de la eficiencia en las diferentes áreas de la entidad.