Dirección Académica de la RZMM Resumen de Reporte final: Proyecto Oficial DA5013: Indicadores de Desempeño Presentación para la Dirección Académica Dirección.

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1 Dirección Académica de la RZMM Resumen de Reporte final: Proyecto Oficial DA5013: Indicadores de Desempeño Presentación para la Dirección Académica Dirección de Biblioteca Diciembre 13, 2006

2 Dirección Académica de la RZMM 2 Carátula del Proyecto (1/2) Proyecto:Indicadores de Desempeño para Biblioteca Objetivo:Mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de nuestros servicios para satisfacer estándares de la SACS. Meta:Identificar las relaciones existentes entre la actividad y desempeño académico y el uso de la Biblioteca, para mejorar su eficiencia, lograr cero recomendaciones en la próxima visita de la SACS y apoyar el desarrollo de las Competencias de Acceso y Uso de la Información (CAUI) [DA05012] Acciones: 1.Comparación de la Biblioteca Campus MTY con bibliotecas pares. 2.Evaluación del acervo y servicios por carrera profesional. 3.Investigación y auditoria del quehacer diario de la Biblioteca y sus usuarios. 4.Elaboración del programa integral de mejoras a la Biblioteca. Responsable:Dirección académica, DB Asignado a:Alejandro Garza González Recursos R.R. Financieros [1] [1] No se requiere recursos adicionales R.R. Humanos [2] [2] No se requiere recursos adicionales Continua... 

3 Dirección Académica de la RZMM 3 Carátula del Proyecto (2/2) Resultados Entregables: 1.Plan de “Cero Recomendaciones” SACS p bibliotecas de Campus Monterrey.: MP, Octubre ´05 2.Listado sugerido de Bibliotecas “pares” como referencia de comparativo, CP, Septiembre ´05 3.Lista de Estadísticas e Indicadores a evaluar y Comparar, MP, Noviembre ´05 4. Informe de Indicadores de las 10 Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey, LP, Enero.06 5.Informe preliminar del análisis de la relación entre los servicios y recursos de la Biblioteca y el nivel de CAUI de sus usuarios. LP. Julio.06. 6.Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca. LP. Agosto.06. 7.Programa integral de mejora de la Biblioteca; metas, estrategias, recursos necesarios. LP. Octubre.06. *** CP: Corto Plazo-3 meses, MP: Mediano Plazo-3-6 meses, LP: Largo Plazo-mayor a 6 meses Indicadores:Se medirá el porcentaje de cumplimiento de programa y de entregables.

4 Dirección Académica de la RZMM 4 Entregable 1: Listado sugerido de Bibliotecas “pares” como referencia de comparativo. Listado sugerido de Bibliotecas “pares” como referencia de comparativo Criterio: se escogieron bibliotecas de instituciones similares al Tecnológico de Monterrey Campus Monterrey (MTY+EMIS+EGADE), uniendo 3 criterios:  Población: +/- 15% alumnos FTE inscritos que Campus Monterrey (15,329).  Carnegie Classification: en uno de los dos niveles escogidos:  Carnegie Doctoral/Researc:Intensive  Carnegie Master's Colleges & Univ I  Acreditación SACS: clasificados como SACS nivel V o VI (el Tec será evaluado como nivel VI). Ver Listado sugerido de Bibliotecas “pares” como referencia de comparativo. Listado sugerido de Bibliotecas “pares” como referencia de comparativo

5 Dirección Académica de la RZMM 5 Entregable 2: Plan de “Cero Recomendaciones” SACS p/bibliotecas de Campus Monterrey. Plan de “Cero Recomendaciones” SACS p/bibliotecas de Campus Monterrey Status: cancelado.  Esta parte del proyecto se pospone, pues la revisión de SACS que se creía sería en el 2006 tendrá lugar hasta el 2008.  Hay un esfuerzo coordinado por la Dirección de Bibliotecas (VA) para lograr este fin.

6 Dirección Académica de la RZMM 6 Entregable 3: Lista de Estadísticas e Indicadores a evaluar y Comparar Parámetros en los cuales se compararán las Bibliotecas, para lograr conocer las diferencias y facilitar en el futuro una reflexión de dónde estamos y hacia donde queremos llegar y por qué. Fuentes:  National Center for Education Statistics (NCES) http://nces.ed.gov/surveys/libraries/academic.asp http://nces.ed.gov/surveys/libraries/academic.asp  Indicadores Sistema ITESM: http://biblioteca.itesm.mx/autosis/indicadores/tit_vol_circ/reportes_ anuales_2005-01-01_2005-12-31 http://biblioteca.itesm.mx/autosis/indicadores/tit_vol_circ/reportes_ anuales_2005-01-01_2005-12-31

7 Dirección Académica de la RZMM 7 Entregable 3: Lista de Estadísticas e Indicadores a evaluar y Comparar Comparación

8 Dirección Académica de la RZMM 8 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey. A continuación se presentan algunos resultados de las comparaciones:  reporte completo en el Wiki:  http://biblioteca.itesm.mx/wiki/doku.php?id=mty:proyecto:indicadores:e ntrega_informe  En algunos indicadores, se solicitaron (pero no se recibieron) datos de otros Campus del Tec. (ej: suscripciones de revistas, entradas por semana típica) Posteriormente, algunas conclusiones.

9 Dirección Académica de la RZMM 9 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey.

10 Dirección Académica de la RZMM 10 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey.

11 Dirección Académica de la RZMM 11 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey.

12 Dirección Académica de la RZMM 12 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey.

13 Dirección Académica de la RZMM 13 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey.

14 Dirección Académica de la RZMM 14 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey.

15 Dirección Académica de la RZMM 15 Entregable 4: Informe de Indicadores de las Bibliotecas “pares y paradigma” para el Campus Monterrey. Conclusiones:  El número de préstamos reportado en todos los Campus es superior a todas las universidades americanas (excepto a Nova Southern); aquí el Campus Monterrey reportó la menor circulación de los Campus.  Campus MTY vs. todas las extranjeras tiene las menores razones en: libros per alumno FTE, suscripciones a revista per FTE, gasto per FTE, empleados per FTE. Acciones sugeridas:  Analizar préstamos; por qué Campus pares reportan más que los pares, por qué MTY tiene menos per FTE que otros Campus.

16 Dirección Académica de la RZMM 16 Entregable 5. Informe preliminar del análisis de la relación entre el uso del acervo y las características del acervo. LP. Julio.06. Que se hizo:  Recolección de datos de máquinas autopréstamo durante marzo; relación usuarios vs. fechas, # de préstamos, temas de los libros sacados, tiempos, fallas.  Análisis de citas bibliográficas en tesis, por división, comparando contra el acervo existente en Biblioteca.

17 Dirección Académica de la RZMM 17 Entregable 5. Informe preliminar del análisis de la relación entre el uso del acervo y las características del acervo. LP. Julio.06. Recolección de datos de máquinas autopréstamo  marzo 6-noviembre 22 de 2006  El 66% de los préstamos en este lugar se realizaron por el 14% de los programas académicos.  Se analizó cuáles temas de libros se prestaron para cada programa académico.  Antes y durante del examen CENVAL el préstamo en el periodo sube un 100% respecto al promedio del resto del semestre. Exámen CENEVAL puente

18 Dirección Académica de la RZMM 18 Entregable 5. Informe preliminar del análisis de la relación entre el uso del acervo y las características del acervo. LP. Julio.06. Análisis de citas  análisis de 953 referencias bibliográficas encontradas en tesis de postgrado de alumnos graduados de Campus MTY entre Enero del 2003 y Mayo del 2006  De los 295 libros citados, el 76% se tenía en la Biblioteca Campus MTY  Para esos mismos libros: el 67% existen en el CEM, el 63% en el CCM.  Los materiales citados son:  Libros, 31%  Revistas/Journals, 26%  Páginas web, 25%  Otros, 18%

19 Dirección Académica de la RZMM 19 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Que se hizo:  Encuesta de Satisfacción General (mar, nov 2006) Encuesta de Satisfacción General  Para recolectar información para mejora contínua de colecciones, servicios, infraestructura y trato recibido; 1900+ respuestas en marzo, 800+ en nov.  Análisis de circulación del material (feb,marzo) Análisis de circulación del material  Para conocer cómo ha circulado la colección en los ultimos tiempos: por tema, fecha de edición, por ubicación  Entrevistas de salida a alumnos (abril,sep-oct) Entrevistas de salida a alumnos  Para conocer actividades que realizaron en el edificio, tiempo que permanecieron, detectar problemas al buscar/localizar/usar libros  Ocupación y flujos dentro del edificio (abril, sep-nov) Ocupación y flujos dentro del edificio  Para conocer cúal es el uso de espacios para su mejor distribución, señalización, promoción o remodelación o acondicionamiento.

20 Dirección Académica de la RZMM 20 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Encuesta de satisfacción general (marzo y nov 2006): En general la satisfacción es media-alta; se detectaron niveles mas bajos en algunos grupos (Divisiones y carreras) que nos ayudarán a planear la mejora. Comparación entre dos periodos confirma validéz de instrumento. Ejemplo, satisfacción con colecciones, por División.

21 Dirección Académica de la RZMM 21 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Conclusiones al momento (preliminares): Continúa... >>

22 Dirección Académica de la RZMM 22 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Conclusiones al momento (preliminares):

23 Dirección Académica de la RZMM 23 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Encuesta de satisfacción general (marzo y nov 2006): Algunas conclusiones:  Los alumnos de posgrado leen más frecuentemente libros de apoyo (para sus cursos, pero que no mencionó un profesor) de Biblioteca que los de licenciatura (DAF tiene el menor índice)  En general, cualquier alumno lee pocos libros de esparcimiento de la Biblioteca, pero nos otorgan una (ligeramente) mejor calificación que los libros de apoyo a cursos.  El servicio con mayor frecuencia de uso es la Red; el 61% lo usa al menos una vez a la semana (vs. 55% de la BibDig, 28% para libros de apoyo, 28% áreas de estudio grupal, 26% préstamo)  Las tres áreas de mejora más mencionadas fueron: Áreas de estudio grupales (salas 1° y 4° piso, cubículos), Libros y Red alámbrica/inalámbrica.

24 Dirección Académica de la RZMM 24 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Encuesta de satisfacción general (marzo y nov 2006): Acciones sugeridas: 1. Asegurar que cada inicio de semestre se tendrán los libros que realmente se piden a los alumnos por los profesores, en las copias y ubicaciones (reserva, sala) mas idóneas. (Daniel Sanabria tiene un proyecto pendiente por iniciar) 2. Negociar planes de mejora con proveedores y con la rectoría: 1. Redes: Mejorar la conectividad de red inalámbrica (Redes invirtió $100mil USD en equipo, inicia Ene ‘2007) 2. VA+VITI: Mejorar la Biblioteca Digital y catálogo (se está negociando con la VA-responsable del servicio-un plan de trabajo) 3. Rectoría: realizar remodelación-- ayudaría a mejorar en áreas de mejora detectadas: ventilación, baños, mobiliario y silencio así como solucionar problemas de más lugar para libros, más áreas de estudio.

25 Dirección Académica de la RZMM 25 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Análisis de circulación del material y uso BibDig  Detectamos que debemos descartar/relocalizar mas libros:  Hoy: menos del 20% de los items están causando más del 80% de la circulación.  Idealmente: el 20% de los items debe representar el 80% de la circulación.  PERO: No se está contabilizando el uso en sala: debe medirse basándose en recomendación de literatura reciente. (el departamento de Atención y Relación con Usuarios inició esta tarea).  Podemos promover libros “antiguos” de algunos temas menos sensibles al tiempo.

26 Dirección Académica de la RZMM 26 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Análisis de circulación del material y uso BibDig  Se comparó entre programas acádémicos el nivel de préstamos que tenían (penetración y préstamos per cápita) Penetración

27 Dirección Académica de la RZMM 27 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Análisis de circulación del material y uso BibDig  También se comparó el uso con el CEM, por tipo de programa, por división y programa académico. Uso per cápita

28 Dirección Académica de la RZMM 28 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Entrevistas de salida 100 entrevistas aleatorias El 75-78% NO vienen a usar libros. (principalmente usan áreas de estudio y computadoras públicas) Mejoramos disponibilidad de libros y estado de libros El 10%-13% de quienes encontraron su libro, fotocopiaron alguna sección. En promedio los entrevistados permanecieron 36 minutos en el edificio.

29 Dirección Académica de la RZMM 29 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Entrevistas de salida Acciones sugeridas:  Oficializar idea de “Biblioteca como lugar de estudio” y alinear el Sistema de Administración de Calidad (misión, visión, política de calidad, servicios, indicadores, etc.): 75% no venían a usar libros sino a usar áreas de estudio, usar computadoras, etc.  Medir el uso en sala de los libros (además de los préstamos), pues en las dos mediciones el 65% de quienes encontraron el libro que querían, lo usaron sin sacarlo después en préstamo.  Asegurar tener las copias adecuadas y en el lugar correcto (reserva) de todos los libros que solicitan profesores a alumnos—entre el 48% de quienes necesitaron libros eran libros solicitados por profesores.

30 Dirección Académica de la RZMM 30 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Ocupación y flujos dentro del edificio Se observó saturación: áreas de estudio grupal, cubículos y sala de computadoras.  Relacionado con baja calificación en la encuesta a Redes y áreas de estudio grupal, así como el número de sugerencias recibidas en esos temas.

31 Dirección Académica de la RZMM 31 Entregable 6. Informe preliminar del análisis de efectividad de la operación diaria y opinión del usuario sobre la Biblioteca Ocupación y flujos dentro del edificio Acciones sugeridas:  Mejores áreas de estudio en grupo  flexibilidad: mamparas temporales, mesas movibles.  Reducción de ruido: alfombra, plafón.  Mejor horario, pintarrón, conexión eléctrica, etc.  Reasignar espacios  Evaluar mas lugares estudio en grupo, menos individuales.  Mayor eficiencia en uso de espacios  Reservación, asignación y control de espacios y computadoras públicas (“renta” de cubículos).  Mas información para el usuario: alternativas, conocer espacios disponibles en el momento, alerta de espacios disponibles (por email o mensajes via celular?), mejor señalización.  Mejorar seguridad  Habitualmente hubo más de 500 usuarios en el edificio, mas los empleados, lo que lleva a la pregunta: ¿existe un adecuado mecanismo de evacuación ante emergencias?

32 Dirección Académica de la RZMM 32 Entregable 7: Programa integral de mejora de la Biblioteca; metas, estrategias, recursos necesarios. Entrega: LP. Octubre 2006. Documento que incluye las acciones sugeridas en esta presentación.  En proceso de redacción pues se incluirán resultados de:  encuesta de satisfacción general aplicada en noviembre  Circulación (préstamos) registrada en semestre Ago-Dic ’06.  Entrega: Enero 15 2007.

33 Dirección Académica de la RZMM 33 Conclusión Este es un resumen, el reporte final se encuentra en el Wiki (desde enero 15, 2007): http://biblioteca.itesm.mx/w iki/doku.php?id=mty:proyec to:indicadores:entregables