SEMINARIO La Planificación del Control Tributario y Gestión del Cambio Presentación Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias.

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1 SEMINARIO La Planificación del Control Tributario y Gestión del Cambio Presentación Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias EXPOSITOR OSCAR VAZQUEZ Santo Domingo, República Dominicana 12 al 14 de Septiembre de 2011

2 INDICE DE LA PRESENTACION I. Cuando hablamos de CAMBIO de que estamos hablando…. Algunas preguntas iniciales III. Programación del cambio. IV. Experiencias personales. II. El cambio en la búsqueda de la eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles - Habilidades

3 Como se genera la necesidad de cambio? Se planifica? Se produce inesperadamente? Resulta de la combinación de las anteriores?. Qué es la Gestión del Cambio? Es una disciplina reciente. Ha empezado a tomar cuerpo durante los años 90. Actualmente, se encuentra en fuerte expansión, desarrollo y consolidación. Que pasaba antes?, no había cambios? Crisis económicas mundiales, revolución tecnológica, comunicaciones, segmentación, servicio, etc. - Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias I. Cuando hablamos de CAMBIO de que estamos hablando.

4 Que puede provocar el cambio en las personas?. Incertidumbre. Temor. Desconfianza. Tensión. Ansiedad- Resistencia Que Motiva el cambio Organizacional? La información y el conocimiento. EJEMPLOS EN LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA.-  Globalización.  Disponibilidad de datos.  Fiscalidad Internacional (Convenios/Precios) EJEMPLOS EN LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA.-  Tecnología.  Nuevos sistemas de gestión.  Cambio de normativa. Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias I. Cuando hablamos de CAMBIO de que estamos hablando.

5 Como enfrentar el cambio ? Lo primero es aprender de que se trata el cambio? Luego esta la predisposición (Verlo como oportunidad ) Como participamos del cambio? Activamente o Pasivamente (casi con resignación) Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias I. Cuando hablamos de CAMBIO de que estamos hablando.

6 Visualización del Cambio Situación Actual Situación Nueva Tiempo Fuerzas de Apoyo Fuerzas Restrictivas Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias I. Cuando hablamos de CAMBIO de que estamos hablando.

7 II. El cambio en la búsqueda de la Eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles -Habilidades Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias

8 ALGUNAS PREMISAS EN LA ADMINISTRACIÓN 1.La administración implica planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar. 2.Aplica a todo tipo de organizaciones INCLUIDA LA TRIBUTARIA y en todos los niveles organizacionales. 3.Los administradores buscan generar un superávit. (Ej Tributario: Mayor control = Mayor recaudación) 4.La administración persigue la productividad (eficacia y eficiencia). Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias II. El cambio en la búsqueda de la Eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles - Habilidades

9 Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias II. El cambio en la búsqueda de la Eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles - Habilidades EFICIENCIAEFICACIA ENFASIS EN MEDIOSENFASIS EN RESULTADOS TRABAJAR CORRECTAMENTETRABAJAR LAS COSAS CORRECTAS RESOLVER PROBLEMASLOGRAR METAS AHORRAR GASTOSLOGRAR OBJETIVOS CUMPLIR LA TAREAALCANZAR RESULTADOS SER REACTIVOSER PROACTIVO VER EL PASADO PARA ATENDER EL PRESENTE VER EL FUTURO PARA CAMBIAR EL PRESENTE ANALIZAR COMO HACER MEJOR LO QUE SE HACE ANALIZAR QUE DEBERIAMOS ESTAR HACIENDO

10 FUNCIONES CLASICAS Y NECESARIAS DENTRO DEL CAMBIO Planeamiento. Selección clara de objetivos Organización. Establecimiento de una estructura intencionada para alcanzar los objetivos. Integración de personal Mantenimiento de las posiciones/compromisos/alianzas positivas. Dirección Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas en tiempo. Control Medición y corrección del desempeño individual de cara a los planes. Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias II. El cambio en la búsqueda de la Eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles - Habilidades

11 NIVELES DE CONTACTO PARA EL EXITO 1 2 3 A B Nivel Estratégico Nivel Ejecutivo Nivel Operativo Gerenciar Administrar Gestionar Administrar = Gestionar = Gerenciar Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias II. El cambio en la búsqueda de la Eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles - Habilidades

12 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES QUE SON ESCENCIALES EN LOS PROCESOS DE CAMBIO ALTA DIRECCIÓN MANDOS DIRECCIÓN MANDOS DIRECCIÓN SUPER- VISORES SUPER- VISORES MANDOS DIRECCIÓN SUPER- VISORES SUPER- VISORES SUPER- VISORES SUPER- VISORES Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades conceptualización y diseño Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias II. El cambio en la búsqueda de la Eficacia y eficiencia. Funciones – Niveles - Habilidades

13 III. Programación del cambio Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias

14 UN CAMBIO SIN ENFOQUE ESTRATEGICO GARANTIZA PROBLEMAS No anticipa necesidades ni escenarios. No propone valores ni sentido a los procesos. Improvisa. Se mezclan objetivos de corto y largo plazo. No es flexible. Se termina reinventando constantemente. Enfrascado. Sin visión multidisciplinaria Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

15 15 Planes imprescindibles en la Gestión del Cambio PLAN DE TRABAJO Plan de Comunicacion es Internas Plan de Sensibilización para el cambio Plan de Preparación Técnica (Formación) Plan de desarrollo Plan de implementació n Acciones de seguimiento del proceso y evaluación permanente Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

16 Modelo para la gestión del cambio Liderar el cambio. Definir las necesidades. Formar la visión. Generar compromiso. Alinear recursos. Elaborar un planes / cronogramas. Medir los avances. Contrarrestar la resistencia. Sumar ingredientes de éxito. Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

17 10 acciones para alcanzar el cambio Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

18 1 - Liderar el cambio Están posicionados los equipos y lideres críticos para el cambio? Tiene un compromiso claramente definido con los niveles superiores? Las acciones cotidianas muestran compromiso con el cambio? Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

19 2 - Definir la necesidad compartida Existe un motivo institucionalmente compartido para el cambio? La necesidad ha sido descrita en un lenguaje sencillo que todos los interesados entienden? Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

20 3 - Formar la visión Se ha creado una visión o paradigma nuevo que impulsará un cambio histórico? La visión es convincente y motivadora? Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

21 4 – Comprometer al ser humano Se ha completado el cuadro de análisis de compromiso? Tiene un plan para fortalecer el apoyo de los interesados? Se esta involucrando a los opositores? Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

22 5 - Alinear recursos Tiene un plan escrito para comunicar? Se ha identificado a los procesos organizacionales, sus barreras e impactos? Se ha utilizado las herramientas organizacionales para apoyar el cambio? Premios, capacitación, compromisos, etc. Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

23 6 - Elaborar planes /cronogramas Se han definido las acciones, responsabilidades e hitos para cada paso? Están integrados los cambios con las actividades e iniciativas actuales? Basado en el perfil de los procesos del cambio, qué medidas tiene planificadas para el fortalecimiento de pasos que tienen debilidades? Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

24 7 – Medir los avances La medición es completa? Cuales cambios han producido en los resultados organizacionales el éxito? Las mediciones muestran resultados específicos que son de interés de las personas claves? Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

25 Los funcionarios que se resisten al cambio sienten que las comunicaciones se han quebrado? La implementación mantiene su rumbo? Los “gerentes de proyecto” se han puesto en el lugar de los funcionarios? La gente sigue creyendo en los resultados? Se ha planeado grandes logros a corto plazo? Se ha mezclado el corto con el mediano y largo plazo? Se atiende de igual forma y por las mismas personas lo cotidiano y el proceso de cambio? 8 – Contrarrestar la resistencia Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

26 Política coherente y estable. Las reformas exitosas toman mas tiempo del que se cree. Mantener el piso político necesario para afrontar los problemas de las transformaciones. Enfoque orientado a “estrategias de procesos” y no a las “estructuras”. Adecuada gestión con los distintos sectores. Creciente componente de tecnologia sin perder de vista a la persona. 9 - Ingredientes del éxito para el Cambio Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

27 Paso 10 - INDISPENSABLE TRABAJO TRABAJO Y ……….MAS TRABAJO Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias III. Programación del cambio

28 IV. Experiencias personales Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias

29 PROYECTOS INTEGRALES PROYECTOS ESPECIFICOS PROYECTOS QUE HAN FRACASADO PROYECTOS QUE HAN TENIDO EXITO Gestión de los Procesos de Cambio en las Administraciones Tributarias IV. Experiencias personales

30 Gracias por su atención