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PROGRAMA INTEGRAL DE CIERRE DE LA GESTIÓN GUBERNAMENTAL 2010 – 2016 CURSO - TALLER Gobierno del Estado de Aguascalientes
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CONTENIDO I.OBJETIVO DEL CURSO II.RELEVANCIA E IMPACTO DEL PROCESO III.MARCO REGULATORIO DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN IV.DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES V.LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN VI.MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA – RECEPCIÓN VII.FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO VIII.REALIZACIÓN DE EJERCICIO Y SIMULACRO DE CIERRE
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I. OBJETIVO DEL CURSO
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Preparar y facilitar la Entrega-Recepción Constitucional 2010—2016 en los términos del Decreto respectivo (18-Abril-2016). Explicar el fundamento, contenido y aplicación de los lineamientos que rigen el proceso, incluyendo los formatos a requisitar. Exponer la mecánica, características, términos y condiciones en que se desarrollarán los ejercicios de cierre. Brindar herramientas a los servidores públicos en cuanto al contenido y elaboración e integración de sus Actas Administrativas para este proceso. Enfatizar la importancia de realizar adecuadamente cada etapa de la entrega-recepción, dando cumplimiento a la obligatoriedad jurídica existente y evitando incurrir en hechos de responsabilidad como servidores públicos.
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II. RELEVANCIA E IMPACTO DEL PROCESO
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Realizar en forma ordenada, sistematizada, expedita y uniforme el proceso de transición de la administración estatal, de modo que la responsabilidad sobre el resguardo, uso y administración de todo tipo de recurso perteneciente al Estado se encuentre claramente establecida y delimitada. Pero sobre todo, hacer una entrega-recepción completa y transparente que permita dar continuidad al trabajo de gobierno en los años venideros, cumpliendo con las obligaciones contraídas por el Estado, recuperando los recursos que por derecho le corresponden, aprovechando los medios de los cuales dispone con apego a la ley, dando constancia y seguimiento a las tareas que han estado siendo realizadas en beneficio de la sociedad aguascalentense. Su alcance: todos los sujetos obligados dentro de la administración pública estatal, tanto centralizada como descentralizada. La finalidad de llevar a cabo este proceso de conformidad con los Lineamientos correspondientes, consiste en:
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III. MARCO REGULATORIO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN
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Constitución Política del Estado de Aguascalientes Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Aguascalientes Plan Sexenal de Gobierno del Estado 2010-2016 Decreto que establece las bases para la Entrega-Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Aguascalientes Reglamento Interior de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas Lineamientos para el Proceso de la Entrega-Recepción Otras disposiciones legales aplicables
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III. MARCO REGULATORIO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN En particular, el Art. 70 fracción X de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Aguascalientes establece que: Los servidores públicos para salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que han de observarse en el servicio público, independientemente de las obligaciones específicas que correspondan a su empleo, cargo o comisión, tendrán las siguientes: … X. - Abstenerse de ejercer las funciones de su empleo, cargo o comisión después de concluido el período para el cual se le asignó o después de haber cesado, por cualquier otra causa, en el ejercicio de sus funciones, debiendo en todo caso entregar a quien su superior jerárquico designe o a quien legalmente deba sustituirlo, todos los recursos que haya tenido a su disposición, así como los documentos y asuntos relacionados con sus funciones en un término no mayor de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de su separación, debiendo levantarse acta administrativa circunstanciada ante el órgano de control que corresponda.
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IV. DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES
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Obligatoriedad de un procedimiento que asegure una oportuna, completa, eficiente, eficaz y transparente Entrega- Recepción para la continuidad de la gestión pública. La principal finalidad de este proceso consiste en dejar constancia de los recursos financieros, humanos y materiales, así como de los documentos y asuntos a cargo de los Sujetos Obligados al término del Periodo Constitucional.
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El respaldo documental consta, entre otras cosas, de: Expedientes Reportes Memorandos Estudios Actas Convenios Acuerdos Contratos Oficios, etc. En cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico.
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IV. DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES La coordinación del proceso se encuentra a cargo de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas Sujeto Obligado Dependencia Unidad Responsable Entidad Servidor Público Saliente
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IV. DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES SEFIRECU tendrá, entre otras, las siguientes obligaciones: Diseñar, implementar, dar seguimiento y evaluar el Proceso de Entrega-Recepción; Fungir como órgano de consulta y resolver lo no previsto por el Decreto; Solicitar a los Titulares documentos con información probatoria sobre el avance del proceso; Coordinar a los órganos de control interno en estas tareas; Informar al Ejecutivo Estatal sobre el avance y cumplimiento del proceso.
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IV. DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES Los Titulares de Dependencias y Entidades tendrán, entre otras, las siguientes obligaciones: Asignar los recursos necesarios para dar cumplimiento al decreto y sus lineamientos; Difundir estas disposiciones, instruyendo sobre ellas y vigilando su cumplimiento; Designar ante la SEFIRECU dos Enlaces al interior de sus Unidades Administrativas (el director administrativo o equivalente y un servidor público de mando superior con experiencia, conocimientos, capacidad de gestión y autoridad suficientes); Dirigir la oportuna integración de la información requerida; Participar en las reuniones de evaluación y seguimiento a las que convoque la SEFIRECU; Entregar a la SEFIRECU información sobre los avances de implementación del proceso hasta su cumplimiento.
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IV. DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES Aclaraciones sobre temas registrados en Actas Puede requerir una única aclaración de los temas documentados Servidor Público Entrante al Servidor Público Saliente Presentar por escrito mediante el Titular de Dependencia o Entidad con copia a la SEFIRECU Límite: 15 días naturales después del Acto de Entrega-Recepción Acceso en horas hábiles a documentación y respuesta mediante el Titular con copia a la SEFIRECU Servidor Público Saliente para Servidor Público Entrante; plazo límite: 20 días naturales desde la notificación
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IV. DECRETO QUE ESTABLECE LAS BASES PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES Sanciones ante incumplimientos de las directrices del Decreto: Las que correspondan conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Aguascalientes y cualquier otra aplicable. Este Decreto entrará en vigor el 1 de agosto de 2016 El Acto de Entrega-Recepción Constitucional deberá realizarse del 30 de noviembre de 2016 y hasta el quinto día hábil posterior
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN
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DISPOSICIONES GENERALES Observancia general y obligatoria. Apego a los lineamientos durante el proceso. Cada Servidor Público Saliente será el único responsable del contenido y veracidad de los datos, información y documentación presentada en el Acta Administrativa Circunstanciada, en los Formatos y Anexos correspondientes.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE SEFIRECU Capacitar a los enlaces de entidades y dependencias y asesorarlos en el uso del SIPER. Administrar el SIPER (la parte técnica la maneja Oficialía Mayor). Designar por escrito a un representante para coordinar el desarrollo de los Actos de Entrega-Recepción. SIPER: Sistema para Entrega-Recepción
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE OFMA Designar por escrito un enlace con SEFIRECU para atender solicitudes del SIPER. Dar mantenimiento al SIPER además de atender y corregir cualquier problema en su operación reportado por SEFIRECU. Brindar asesoría técnica a SEFIRECU y apoyarla en la capacitación de los enlaces de Dependencias y Entidades.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE TITULARES Asistir a las sesiones a que convoque SEFIRECU. Informar por escrito a aquellos funcionarios con categoría inferior a Jefe de Departamento que deban realizar Entrega- Recepción por la naturaleza de sus labores. Designar por escrito dos enlaces permanentes, un institucional y un administrativo. Notificar a servidores públicos salientes cuando les fue requerida alguna aclaración al Acta Administrativa Circunstanciada y permitirles consultar información para dar respuesta.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE LOS ENLACES INSTITUCIONALES Asistir a las reuniones a que convoque SEFIRECU; atender requerimientos y acuerdos. Asesorar a los Sujetos Obligados en preparar e integrar la información. Definir los Formatos aplicables a la Dependencia o Entidad y solicitar, por escrito, a la SEFIRECU que sean habilitados en el SIPER. Verificar aleatoriamente el llenado de Formatos acorde a los Lineamientos. Presentar informes periódicos de avance del proceso al Titular de su Dependencia o Entidad. Las demás que sean necesarias.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE LOS ENLACES ADMINISTRATIVOS Para con SEFIRECU: Asistir a las reuniones a que convoque; atender requerimientos y acuerdos. Informar por escrito y con anticipación mínima de dos días hábiles, de los actos de Entrega-Recepción a realizar. Denunciar, inmediatamente y por escrito, a los Servidores Públicos que incumplan los Lineamientos (también puede hacerlo ante la Contraloría Interna; en todo caso informará al Titular de la Dependencia o Entidad).
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE LOS ENLACES ADMINISTRATIVOS En el SIPER: Registrar su clave de usuario y contraseña además de proporcionar uno a cada Sujeto Obligado y cancelarlos al término del proceso. Capturar la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad. Resguardar los documentos comprobatorios del registro de los Servidores Públicos. Pedir a cada Servidor Público su listado de Formatos aplicables y asignarlos en sistema, para luego capacitarlos y asesorarlos en la captura de información. Respaldar la información necesaria. Las demás que se requieran.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS En general: Resguardar la información y recursos que generen, administren, manejen o apliquen. Proporcionar a los Sujetos Obligados la información de los recursos, financieros, humanos y materiales, documentos y asuntos a su cargo en los plazos y términos que le establezca el superior jerárquico.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Los Servidores Públicos Salientes: Verificar su accesibilidad al SIPER. Proporcionar al Enlace Administrativo el listado de Formatos que le son aplicables; requisitarlos e integrarlos con sus anexos. Solicitar, mediante el Enlace Administrativo, la participación de SEFIRECU o la Contraloría Interna en el Acto de Entrega-Recepción. Resguardar las plantillas de los Formatos en versión.xls hasta que haya concluido el Acto de Entrega-Recepción. Las demás que sean necesarias.
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V. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Los Servidores Públicos Entrantes: Presentar identificación oficial y su nombramiento, incidencia u oficio de comisión. En caso de requerir aclaraciones al Acta Circunstanciada Administrativa, Formatos y Anexos, solicitar al Titular de la Dependencia o Entidad la notificación correspondiente al Servidor Público Saliente.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Calendario de Trabajo hasta el cierre de la administración para integración de documentos Mantener actualizados registros y controles informativos Continuidad de la operación cotidiana Etapa preparatoria al proceso de Entrega-Recepción Debe atenderse en todo momento a lo establecido en el Artículo 70 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Aguascalientes
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Acciones a realizar: Actualizar y conciliar Reglamento interior, manual de organización y estructura orgánica (validarlos/ autorizarlos) Información programática, presupuestal y contable (verificar su consistencia) Cuentas bancarias y conciliaciones mensuales Inventarios de bienes muebles e inmuebles Plantilla completa de personal (base, asimilables, honorarios, etc.)
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Acciones a realizar: Actualizar y ordenar Expedientes de procesos judiciales (control por tipo, instancia y estado procesal) Convenios y acuerdos que generan derechos y obligaciones para el Estado Expedientes de contrataciones (de obra pública, adquisiciones, arrendamientos y servicios) Actualizar e integrar expedientes de: Compromisos pendientes de pago (a proveedores, impuestos, contribuciones, etc.) Apoyos otorgados a terceros Observaciones de fiscalización por solventar (generar base de datos)
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Acciones a realizar: Verificar inexistencia De saldos pendientes por comprobar Ordenar y depurar Documentos de derechos de cobro Comprobar y ordenar Cumplimiento de obligaciones de transparencia (respuesta a solicitudes y actualización del portal) Instrumentar Medidas administrativas para la correcta y oportuna preparación de información y documentación para el proceso de Entrega- Recepción
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Sin perjuicio de las fechas referidas en el oficio-circular a publicar por parte de SEFIRECU, OFMA y SEFI sobre fechas para cierre de procesos presupuestales, contables, de trámite de pago, de adquisiciones, obra pública, contratación de personal, almacenes, entre otros relevantes, se atenderán los siguientes eventos: EVENTOFECHA CORTE DE INFORMACIÓN Ejercicio de Cierre Entre el 1° y el 30 de Junio 31 de Mayo de 2016 Simulacro concluido 30 de Septiembre (a más tardar) 31 de Agosto de 2016 Acto de Entrega- Recepción Constitucional 30 de Noviembre (y hasta el 5to día hábil posterior) 31 de Octubre de 2016 (con actualización de documentos en particular que lo requieran)
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Del Acto de Entrega-Recepción: Entrega oficial del Servidor Público Saliente de los Recursos Documentos Asuntos En el cual participarán, previa identificación oficial: Servidor Público Saliente Servidor Público Entrante Representante de SEFIRECU Testigo del Servidor Público Saliente Testigo del Servidor Público Entrante Informando domicilio para notificaciones Con nombramiento Con oficio de designación Adscrito a la misma Dependencia o Entidad que el Servidor P. Saliente Ciudadano designado por el Servidor P. Entrante
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 SIPER (Sistema para Entrega-Recepción) Acta Administrativa Circunstanciada Formatos Documentos Anexos Relatoría de hechos Oficiales Formales Legales Legibles Al Acta Administrativa Circunstanciada se deberán adjuntar los Documentos referidos en la relatoría de hechos, además de aquéllos mencionados en los Formatos, archivos que deberán ser presentados en CDs. Integración de archivos, llenado de formatos y captura en sistema Con información veraz En caso de que el tamaño de los archivos supere lo permitido por el SIPER, se adjuntará al Acta un disco compacto con los Documentos plenamente identificados. Se incluye portada de CD en Anexo 1 de los Lineamientos.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Documentos generados: elaboración, protocolización y entrega Para la elaboración del Acta Administrativa Circunstanciada se deberá considerar, según corresponda, el Modelo de Actas definidas en los Anexos 2, 3 y 4 de estos Lineamientos, y sujetarse a la estructura, temas y contenido de la misma; así como de los Formatos (Anexo 5) … Los cinco participantes señalados para el Acto de Entrega- Recepción deberán firmar, en todas sus fojas y en tres tantos, el Acta Administrativa Circunstanciada y los discos compactos. Estos originales quedarán uno en poder de cada uno de los participantes, con excepción de los dos testigos.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Relación de formatos (de entre ellos se tomarán los aplicables a cada servidor público y se registrarán en el SIPER para su captura) I.- MARCO DE ACTUACIÓN 01- MAINFORME DE GESTIÓN 02- MAMARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO 03- MAMANUALES ADMINISTRATIVOS 04- MAACTAS DE JUNTAS DE ÓRGANOS DE GOBIERNO, COMITÉS, CONSEJOS ENTRE OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS Describir brevemente los principales asuntos de la competencia del funcionario público que entrega, de acuerdo con su cargo. Incluye la normativa que le fue aplicable durante su gestión y la documentación del trabajo colegiado del que tomó parte.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 II.- PROGRAMAS 05- PPPROGRAMA OPERATIVO ANUAL 06- PP RELACIÓN DE PROGRAMAS PARA LA ENTREGA DE APOYOS Enlistar los programas que integraron los POAs en el 4to. trimestre de 2015 y el 3ro. de 2016; en el caso de los de entrega de apoyos, serán los vigentes a la fecha del Acto. Se detallarán aspectos presupuestales respectivos, responsables y avances. III.- RECURSOS FINANCIEROS 07- RFESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 08- RFESTADOS FINANCIEROS 09- RFCUENTA PÚBLICA 10- RFCUENTAS BANCARIAS 11- RFRECURSOS FEDERALES AUTORIZADOS EN EL EJERCICIO 12- RFINVERSIONES EN VALORES Y TÍTULOS 13- RFINGRESOS PENDIENTES DE DEPÓSITO 14- RFFIANZAS 15- RFCUENTAS POR COBRAR
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 16- RFARQUEO DE CAJA 17- RFDEUDA PÚBLICA 18- RFCHEQUES PENDIENTES DE ENTREGAR 19- RFCUENTAS POR PAGAR 20- RFRETENCIONES A FAVOR DE TERCEROS 21- RFPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE EJECUCIÓN IV.- FIDEICOMISOS 22- FFFONDOS EN FIDEICOMISO Incluir información completa conforme a fecha de corte establecida. Presentar la Cuenta Pública de 2015 y el último Informe de Gestión Financiera de 2016 previo al corte. Para lo relacionado con cuentas bancarias, fianzas, deuda, cheques, etc. se registrarán los nombres de funcionarios responsables e instituciones financieras relacionadas. Registrar toda la información relacionada con la creación, administración, estatus, firma autorizada, etc.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 V.- RECURSOS HUMANOS 23- RHESTRUCTURA ORGÁNICA 24- RHPLANTILLA DE PERSONAL En la estructura orgánica, adjuntar el documento autorizado de la unidad administrativa a cargo del Sujeto Obligado. En la plantilla de personal, anotar los nombres completos de los servidores públicos que dependen jerárquicamente del Sujeto Obligado; incluir categoría de empleado, tipo de contratación, comisiones, licencias, sueldo, etc.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 VI.- RECURSOS MATERIALES 25- RMBIENES INMUEBLES 26- RMBIENES MUEBLES 27- RMVEHÍCULOS 28- RMARMAMENTO OFICIAL 29- RMINVENTARIO EN ALMACÉN 30- RMINVENTARIO DE CONSUMIBLES 31- RMINVENTARIO DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUÍMICAS, ORGANICAS Y OTROS 32- RMACERVOS 33- RMOBRAS DE ARTE Y OTROS 34- RMFORMAS OFICIALES NUMERADAS 35- RMSELLOS OFICIALES 36- RMSEMOVIENTES Describir brevemente dichos recursos, referir su ubicación, asentar información de registro, posesión, inventarios, resguardos, servidor público responsable de su uso en cada caso, etc. Asimismo, se entregan como anexo las llaves existentes de los bienes relacionados.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 VII.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA 37- SISISTEMAS COMPUTACIONALES Y APLICACIONES WEB 38- SIBASES DE DATOS 39- SICUENTAS DE CORREO 40- SIREDES DE COMPUTADORAS 41- SIREDES TELEFÓNICAS Informar sobre el objeto de cada uno, la plataforma con que opera, el número de identificación de equipo y línea asignados. Anexar contraseñas y claves de acceso en sobre cerrado. VIII.- DERECHOS, CONCESIONES Y LICENCIAS 42- DCDERECHOS, CONCESIONES Y LICENCIAS Registrar el tipo y número asignado a cada uno de ellos, la persona que lo recibió, el objeto y su vigencia.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 IX.- CONVENIOS 43- COCONVENIOS Registrar el número correspondiente, la vigencia, el objeto, las partes firmantes y, en su caso, el monto de aportación que corresponde al Gobierno del Estado. X.- ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 44- AAPADRÓN DE PROVEEDORES 45- AACONTRATOS 46- AA SEGUROS Adjuntar base de datos del padrón de proveedores. En cuanto a contratos y seguros, incluir conceptos, montos, vigencias, modificaciones, persona o institución con quien se firma, etc.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 XI.- OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS 47- OP PADRÓN DE CONTRATISTAS 48- OP OBRAS PÚBLICAS TERMINADAS 49- OP OBRAS PÚBLICAS EN PROCESO DE EJECUCIÓN Y/O FINIQUITO Relacionarlos con su número de folio, el año que se reporta, la ubicación física de los expedientes, así como la información específica relevante en los rubros de anexos 52 a 54. Relacionar el total de contratistas, ubicar la obra, su nombre, el tipo de contrato, importes, el ejercicio fiscal correspondiente, avance físico y financiero si aún se encuentra en proceso. XII.- ARCHIVOS DOCUMENTALES 50- ADARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 51- ADARCHIVO HISTÓRICO 52- ADLIBROS DE REGISTRO CIVIL 53- ADARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS 54- ADACREDITACIONES Y/O CERTIFICADOS DE CALIDAD
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 XIII.- ARMONIZACIÓN CONTABLE 55- ACREPORTE DE AVANCES Identificar las solicitudes de información existentes; entregar las claves correspondientes en sobre cerrado. Reportar avance de cumplimiento de la normativa federal y local en el tema. Relatoría con el porcentaje de avance en el cumplimiento de cada lineamiento derivado de la Ley General de Contabilidad Gubernamental y documentos emitidos por el CONAC. XIV.- TRANSPARENCIA 56- TTACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN PROCESO 57- TTINFORME DE AVANCE DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES EN MATERIA DE TRANSPARENCIA XV.- LIBROS BLANCOS Y/O MEMORIAS DOCUMENTALES 58- LB LIBROS BLANCOS Y/O MEMORIAS DOCUMENTALES Relacionar estos documentos mediante su información básica, entregar la versión electrónica e indicar la ubicación de la versión en físico.
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 XVI.- ASUNTOS EN TRÁMITE 59- ATASUNTOS SUSTANTIVOS Y ADMINISTRATIVOS RELEVANTES 60- ATASUNTOS JURÍDICOS 61- ATOBSERVACIONES DE AUDITORÍA EN PROCESO 62- ATOTROS ASUNTOS Fechar y describir asuntos relevantes surgidos con posterioridad al corte de información, indicando el número y nombre del formato que corresponde al asunto que se incorpora. Presentar todos aquellos asuntos que aún no se han concluido, informando el tema tratado, el responsable de seguimiento, el estatus, etc. y anexando la documentación necesaria. XVII.- EVENTOS POSTERIORES 63- EPEVENTOS POSTERIORES
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De la Entrega-Recepción Constitucional 2010-2016 Modelo de Portada de Disco Compacto
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN Al Acta Administrativa Circunstanciada de Entrega - Recepción que deberá ser observada por los Servidores Públicos Obligados para hacer la entrega de los asuntos de su competencia, se adicionan 63 Anexos correspondientes a 17 ejes temáticos. Esencialmente, a través de dicha Acta se da constancia de los siguientes puntos: El lugar y fecha en que se realiza la Entrega-Recepción. Los participantes y la acreditación de su personalidad. El fundamento jurídico del acto que se ejecuta.
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN El listado de formatos que habrán de presentar en forma sucinta la documentación que respalda los siguientes temas: Marco de gestión y programas. Recursos financieros y fideicomisos. Recursos humanos y materiales. Sistemas de Información Electrónica. Derechos, concesiones, licencias y convenios. Adquisiciones, arrendamientos, servicios; obra pública y servicios relacionados. Archivos documentales, armonización contable y transparencia. Libros blancos y/o Memorias Documentales. Asuntos en trámite así como eventos posteriores.
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN Acta Administrativa Circunstanciada de Entrega – Recepción Constitucional de la (1) [Nombre del cargo que se entrega] En la Ciudad de Aguascalientes, capital del Estado de Aguascalientes, siendo las (2) [hora en que inicia el levantamiento del Acta] horas del día (3) [día, mes y año en que se levanta el Acta], se reunieron en las oficinas de la (4) [nombre de la Dependencia o Entidad], con domicilio en (5) [domicilio, calle, No. Exterior, No. Interior, colonia código postal en donde se lleva a cabo el Acto de Entrega-Recepción], el (la) C. (6) [nombre y apellidos del Servidor Público Saliente] quien deja de ocupar el cargo de (7) [cargo que deja el Servidor Público Saliente] con motivo de su renuncia por término del Periodo Constitucional 2010 - 2016, a partir del (8) [día, mes y año en que el Servidor Público Saliente dejó de ocupar el empleo, cargo o comisión], cuya personalidad acredita con (9) [tipo de identificación oficial con la que el Servidor Público Saliente se acredita], número (10) [número de dicha identificación oficial], señalando como su domicilio para recibir notificaciones en (11) [calle, No. interior y/o exterior, colonia y Código Postal del Servidor Público Saliente para oír notificaciones], y el (la) C. (12) [nombre y apellidos del servidor público entrante] quien a partir de esta fecha recibe los recursos, documentos y asuntos de la (13) [nombre del cargo que recibe el Servidor Público Entrante] y acredita su personalidad con (14) [tipo de identificación oficial con la que el Servidor Público Entrante acredita personalidad] No. (15) [número de dicha identificación oficial] y con oficio de designación No. (16) [número de oficio con el que se designó al Servidor Público Entrante], de fecha (17) [fecha de dicho oficio] y firmado por (18) [nombre del servidor público que designó al Servidor Público Entrante] cargo (19) [del mismo Servidor Público que hace la designación].
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN En este acto el (la) Servidor(a) Público(a) Saliente se acompaña del (la) C. (20) [nombre y apellidos del testigo del Servidor Público Saliente], en su calidad de Testigo del Acta Administrativa Circunstanciada, quien manifiesta prestar sus servicios en esta (21) [nombre de la Dependencia donde se desempeña el Testigo del Servidor Público Saliente] con el puesto de (22) [cargo o puesto del testigo del Servidor Público Saliente], acreditando su personalidad con (23) [el tipo de identificación oficial que presentó el testigo del Servidor Público Saliente para acreditar su personalidad] No. (24) [número de dicha identificación oficial].--------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Por su parte, el (la) Servidor(a) Público(a) Entrante, se acompaña del (la) C. (25) [nombre y apellidos del testigo del Servidor Público Entrante], en su carácter de Testigo del Acta Administrativa Circunstanciada, acreditando su personalidad con (26) [tipo de identificación oficial que presentó el testigo del Servidor Público Entrante] No. (27) [número de dicha identificación oficial].-------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------- Así mismo se encuentra presente en el acto el (la) C. (28) [nombre y apellidos del servidor público designado como representante de la SEFIRECU] en su carácter de representante de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas del Gobierno del Estado, quien fue comisionado mediante oficio (29) [número del oficio de comisión emitido por la SEFIRECU] de fecha (30) [día, mes y año en que la SEFIRECU expidió el oficio de comisión señalado] para participar en el presente Acto, conforme a lo establecido en su Reglamento Interior.----------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Acreditadas las personalidades de los comparecientes en este acto se determinan los siguientes:--- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN -------------------------------------------------HECHOS--------------------------------------------------- Atendiendo lo señalado en el Artículo 70 Fracción X de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Aguascalientes; en el Decreto que Establece las Bases para la Entrega- Recepción del Poder Ejecutivo del Estado de Aguascalientes y en los Lineamientos para el Proceso de Entrega-Recepción, mediante esta Acta Administrativa Circunstanciada, el (la) Servidor(a) Público(a) Saliente procede a entregar todos los recursos, documentos y asuntos que haya tenido a su disposición a través de los Formatos siguientes: -------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN FormatoNo. de Fojas Cadena de Autenticidad I.- MARCO DE ACTUACIÓN 01-MAINFORME DE GESTIÓN 02-MAMARCO JURÍDICO ADMINISTRATIVO 03-MAMANUALES ADMINISTRATIVOS 04-MAACTAS DE JUNTAS DE ÓRGANOS DE GOBIERNO, COMITÉS, CONSEJOS ENTRE OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS II.- PROGRAMAS 05-PPPROGRAMA OPERATIVO ANUAL 06-PP RELACIÓN DE PROGRAMAS PARA LA ENTREGA DE APOYOS III.- RECURSOS FINANCIEROS 07-RFESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 08-RFESTADOS FINANCIEROS 09-RFCUENTA PÚBLICA 10-RFCUENTAS BANCARIAS
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN 14-RFFIANZAS 15-RFCUENTAS POR COBRAR 16-RFARQUEO DE CAJA 17-RFDEUDA PÚBLICA 18-RFCHEQUES PENDIENTES DE ENTREGAR 19-RFCUENTAS POR PAGAR 20-RFRETENCIONES A FAVOR DE TERCEROS 21-RFPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE EJECUCIÓN IV.- FIDEICOMISOS 22-FFFONDOS EN FIDEICOMISO V.- RECURSOS HUMANOS 23-RHESTRUCTURA ORGÁNICA 24-RHPLANTILLA DE PERSONAL VI.- RECURSOS MATERIALES 25-RMBIENES INMUEBLES 26-RMBIENES MUEBLES 27-RMVEHÍCULOS 28-RMARMAMENTO OFICIAL
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN 29-RMINVENTARIO EN ALMACÉN 30-RMINVENTARIO DE CONSUMIBLES 31-RMINVENTARIO DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUÍMICAS, ORGANICAS Y OTROS 32-RMACERVOS 33-RMOBRAS DE ARTE Y OTROS 34-RMFORMAS OFICIALES NUMERADAS 35-RMSELLOS OFICIALES 36-RMSEMOVIENTES VII.- SISTEMAS DE INFORMACIÓN ELECTRÓNICA 37-SISISTEMAS COMPUTACIONALES Y APLICACIONES WEB 38-SIBASES DE DATOS 39-SICUENTAS DE CORREO 40-SIREDES DE COMPUTADORAS 41-SIREDES TELEFÓNICAS VIII.- DERECHOS, CONCESIONES Y LICENCIAS 42-DCDERECHOS, CONCESIONES Y LICENCIAS
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN IX.- CONVENIOS 43-COCONVENIOS X.- ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 44-AAPADRÓN DE PROVEEDORES 45-AACONTRATOS 46- AA SEGUROS XI.- OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS 47- OP PADRÓN DE CONTRATISTAS 48-OPOBRAS PÚBLICAS TERMINADAS 49-OPOBRAS PÚBLICAS EN PROCESO DE EJECUCIÓN Y/O FINIQUITO XII.- ARCHIVOS DOCUMENTALES 50-ADARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 51-ADARCHIVO HISTÓRICO 52-ADLIBROS DE REGISTRO CIVIL 53-ADARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS 54-ADACREDITACIONES Y/O CERTIFICADOS DE CALIDAD
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN XIII.- ARMONIZACIÓN CONTABLE 55-ACREPORTE DE AVANCES XIV.- TRANSPARENCIA 56-TTACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN PROCESO 57-TTINFORME DE AVANCE DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES EN MATERIA DE TRANSPARENCIA XV.- LIBROS BLANCOS Y/O MEMORIAS DOCUMENTALES 58-LBLIBROS BLANCOS Y/O MEMORIAS DOCUMENTALES XVI.- ASUNTOS EN TRÁMITE 59-ATASUNTOS SUSTANTIVOS Y ADMINISTRATIVOS RELEVANTES 60-ATASUNTOS JURÍDICOS 61-ATOBSERVACIONES DE AUDITORÍA EN PROCESO 62-ATOTROS ASUNTOS XVII.-EVENTOS POSTERIORES 63-EPEVENTOS POSTERIORES
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN No.AnexoNo. de Fojas (31)(32)(33) El (La) C. (34) [ nombre y apellidos del Servidor Público Saliente] manifiesta, bajo protesta de decir verdad, haber proporcionado sin omisión alguna todos los elementos necesarios para la formulación de la presente Acta, que consta de (35) [ número de formatos que se agregan al Acta Circunstanciada Administrativa] formatos y (36) [ número de anexos que se relacionaron en el punto 31] anexos que la conforman, mismos que se presentan en (37) [ número de discos compactos que se entregan adjuntos al Acta] CDs adjuntos. ---------------------------------------------------------------------- El (La) C. (38) [ nombre y apellidos del Servidor Público Entrante] recibe con las reservas de Ley del (la) C. (39) [ nombre y apellidos del Servidor Público Saliente] los recursos, documentos y asuntos que se precisan en el contenido de la presente Acta, Formatos y Anexos.--------------------------------------------------------------------------------- ------- Número consecutivo de los AnexosNombre del AnexoNúmero de fojas de que consta el Anexo En caso de no existir información se deberá anotar NA (No aplica)
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN La presente no implica liberación alguna de responsabilidades que pudieran llegarse a determinar por la autoridad competente con posterioridad.---------------------------------------- ---------------------------------------------En uso de la palabra, los participantes en el presente Acto manifiestan: (40) [Registrar lo que manifiesten los participantes en el Acta al hacer uso de la voz] --------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------Se hace del conocimiento del (la) C. (41) [nombre y apellidos del Servidor Público Entrante] que, de conformidad con el artículo Noveno del Decreto, cuenta con un plazo no mayor a quince días naturales posteriores a la fecha de cierre del Acta Administrativa Circunstanciada de Entrega-Recepción para que, en su caso, realice la solicitud de aclaraciones a esta Acta, Formatos y Anexos. ------------------------------------------ -------------------------------------------------------------------------------De acuerdo con los plazos establecidos en la fracción I y IV del Artículo 110 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos, el (la) C. (42) [nombre y apellidos del Servidor Público Saliente] cuenta con treinta días naturales a partir de la fecha que dejó de desempeñar su empleo, cargo o comisión para presentar ante la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas su Declaración de Conclusión. En su caso el (la) C. (43) [nombre y apellidos del Servidor Público Saliente] debe presentar su Declaración Inicial ante la misma Dependencia dentro de los treinta días naturales siguientes a la fecha de toma de posesión del empleo, cargo o comisión.------------------------------------------------------
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN -------------------------------------CIERRE DEL ACTA--------------------------------------------- -------Previa lectura de la presente y no habiendo más que hacer constar, se da por concluida a las (44) [hora del cierre del Acto de Entrega-Recepción] horas del (45) [día, mes y año en que se realiza]; firmando los que en ella intervinieron en tres tantos para constancia en todas sus hojas al margen y al calce. ---------------------------------------------------
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VI. MODELO DE ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA - RECEPCIÓN [Nombre y apellidos del Servidor Público Saliente] [Nombre y apellidos del Servidor Público Entrante] [Nombre y apellidos del Testigo del Servidor Público Saliente] [Nombre y apellidos del Testigo del Servidor Público Entrante] [Nombre y apellidos del Representante de la SEFIRECU]
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
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Aspectos generales a considerar en todos los anexos: En todos los formatos de los anexos incluidos, existen espacios en blanco a requisitar en el encabezado y en el cuerpo del formato, identificados cada uno con un numeral que se relaciona específicamente en el instructivo de llenado respectivo. Los 7 puntos a requisitar correspondientes al Encabezado, son constantes en todos y cada uno de los formatos, tal como se describe a continuación.
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Ejemplo: Encabezado (1) Nombre completo de la Entidad o Dependencia a la que el Servidor Público Saliente se encuentra adscrito Referencias específicas del puesto del Servidor Público Saliente (nombre, cargo, área y jefe inmediato) NOTA: Cada formato presenta ya el número y título que le corresponde.
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Día, mes y año en que se efectúa el Acto de Entrega - Recepción Número de hojas que componen cada formato. Registrar el número que le corresponde a la hoja que se esté requisitando en “Hoja” _, mientras que en “De” _ se anota el número total de las que integran ese apartado. Ej: Hoja 2 de 10, hoja 3 de 10…. Ejemplo: Encabezado (2)
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 63 Formatos 17 Rubros
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
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Continúa…
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
94
Continúa…
95
VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
120
Continúa…
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VII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO
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VIII. REALIZACIÓN DE EJERCICIO Y SIMULACRO DE CIERRE
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De conformidad con lo establecido en los Lineamientos para el proceso de la Entrega-Recepción en su Transitorio Tercero, se llevará a cabo un ejercicio de cierre con la finalidad de evaluar los resultados del presente curso, siendo obligatoria la participación de todas las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado. [Lugar, fecha y mecánica] La fecha de corte de la información con la cual se realizará el ejercicio es el 31 de mayo de 2016. Posteriormente, el simulacro de cierre lo deberán concluir los Titulares de las Dependencias y Entidades a más tardar el 30 de septiembre de 2016, y para el cual deberá considerar como fecha de corte de la información y documentación el 31 de agosto de 2016. [Lugar, fecha y mecánica]
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Por su atención, ¡gracias!
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