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Programa del taller de mitad de curso Doblando el número de cuentas de ahorro Sudáfrica, 21-22 de octubre de 2010 Directrices de adquisición Kostas Konstantinopoulos Director de proyectos
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Adquisición de equipo capital, bienes y servicios profesionales Equipo capital: se define como cualquier equipo (vehículos, ordenadores, etc.) con un precio por unidad superior (>) a 5.000 dólares estadounidenses. Bienes: se define como cualquier producto básico tangible con un precio por unidad inferior (<) a 5.000 dólares estadounidenses. Servicios profesionales: se define como cualquier servicio utilizado para dar soporte al Programa, como por ejemplo marketing, consultoría, implantación de sistemas informáticos, etc.
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Adquisición de bienes WSBI reembolsará el precio de bienes específicos que sean adquiridos por bancos socios siempre que se cumplan los siguientes factores: No debe haber equipo capital implicado (es decir, cada artículo debe costar menos de 5.000 dólares estadounidenses). Las adquisiciones deben realizarse durante el período de Contrato entre WSBI y la Fundación, es decir, desde el 13 de noviembre de 2008 hasta el 31 de diciembre de 2011. Las adquisiciones deben favorecer directamente a los objetivos benéficos del proyecto. El pago sería un reembolso de bienes específicos.
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El reembolso estará sujeto al contrato anterior con WSBI en relación a los bienes que se adquirirán y estará sujeto a requisitos de facturación y justificación, es decir, WSBI deberá recibir: una factura de su banco que especifique los bienes adquiridos, la cantidad y el precio por unidad copias de las facturas suplementarias recibidas por su banco por parte del proveedor además de la prueba de pago una declaración firmada en papel timbrado de su banco que confirme la recepción de los bienes especificados y que se utilizarán con los fines benéficos del proyecto que se está llevando a cabo para el programa Doblando las cuentas de ahorro de WSBI. Adquisición de bienes
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WSBI reembolsará el precio de servicios específicos que sean adquiridos por sus miembros siempre que se cumplan los siguientes factores: WSBI debe estar implicado en la selección y la gestión continua de los servicios del contrato. Debe crearse un contrato por escrito antes de realizar cualquier desembolso por parte de WSBI al banco socio, y dicho contrato debe especificar que WSBI reembolsará al socio por sus servicios, en contraposición al pago por adelantado. Los subcontratistas empleados de miembros de WSBI no podrán adquirir equipo capital. Los servicios deben prestarse durante el período del Contrato entre WSBI y la Fundación. Los servicios deben favorecer directamente a los objetivos benéficos del proyecto. El pago sería un reembolso de servicios específicos directamente relacionados con el proyecto. Adquisici ó n de servicios profesionales
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El reembolso estará sujeto al contrato anterior con WSBI en relación a los bienes que se adquirirán y estará sujeto a requisitos de facturación y justificación, es decir, WSBI deberá recibir: una factura de su banco que especifique los servicios adquiridos copias de las facturas suplementarias recibidas por su banco por parte del proveedor además de la prueba de pago una declaración firmada en papel timbrado de su banco que confirme la recepción de los servicios especificados y que se utilizarán con los fines benéficos del proyecto que se está llevando a cabo para el programa Doblando las cuentas de ahorro de WSBI.
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Adquisición de equipo capital Fase I: definición del proyecto Fase II: preparación de las especificaciones Fase III: licitación Fase IV: respuesta de los postores Fase V: selección por parte del Comité directivo de cuerpo legislativo Fase VI: gestión del contrato
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Fase I: definición del proyecto y selección Descripción y planificación del proyecto acordadas con los bancos Acuerdo de cooperación firmado con los bancos Adquisición de equipo capital
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Fase II: preparación de las especificaciones El banco, con la ayuda de WSBI, prepara especificaciones detalladas tales como HLD, LLD, BoM, PoW El banco, con la ayuda de WSBI, toma decisiones sobre: Servicios de licitación integrados Licitación de varios proveedores Adquisición de equipo capital
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Fase III: licitación Solicitud de cotización (RFQ) Solicitud de ofertas (RFP) El método del proveedor único debe evitarse. Existen algunas excepciones: Sistemas informáticos u otras contenciones El coste total NO debe superar los 15.000 dólares estadounidenses, sólo debe aceptarse una única oferta. Adquisición de equipo capital
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Fase IV: respuesta de los postores Solicitud de cotización (RFQ): respuesta financiera y de administración Solicitud de ofertas (RFP): respuesta de administración, financiera y técnica Las interacciones con los postores también puede implicar: Presentaciones Demostraciones Reuniones Intercambio de correos electrónicos Adquisición de equipo capital
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Fase V: selección por parte del Comité directivo de cuerpo legislativo Constitución del Comité directivo de cuerpo legislativo (WSBI – Banco) Evaluación de RFP/RFQ en función de la respuesta de administración, financiera y técnica Hoja de resultados para evaluar la RFP/RFQ en función de la respuesta de administración, financiera y técnica. Adquisición de equipo capital
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Fase VI: gestión del contrato WSBI firma el Contrato con el proveedor en cuestión si: El Contrato está firmado en inglés El Contrato cumple con el Acuerdo del Programa El Contrato cumple con las Leyes de Bélgica Adquisición de equipo capital
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La adquisición suele tardar entre 3 y 4 meses Cambios frecuentes en las especificaciones y el alcance del proyecto que podrían afectar a la entrega del proyecto y al presupuesto del mismo. Negociaciones con los proveedores durante el proceso de licitación Debates con los proveedores sobre artículos/cláusulas durante la fase de gestión del contrato. Durante este Programa se firmarán más de 40 contratos con proveedores. Retos de adquisición
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Preguntas y respuestas
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