Descripción Este documento pretende ilustrar de forma práctica las funcionalidades del sistema de información. Cambios respecto a la versión anterior.

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2 Descripción Este documento pretende ilustrar de forma práctica las funcionalidades del sistema de información. Cambios respecto a la versión anterior Nº Versión Modificación respecto a la versión anterior 3.0Nuevo Capítulo Recepción (Acuerdos) 3. 1 Actualización Capitulo - D. Facultades del Administrador GRC Confidencialida d Este documento es propiedad de GRC Lat. Es de uso exclusivo para los fines acordados. Este compromiso incluye la prohibición de la reproducción total o parcial de este documento por cualquier método.

3 A. Beneficios del GRC B. Características Técnicas C. Seguridad A. Imagen de la Empresa B. Acuerdos por Comité C. Key Performance Indicators (KPI´s) D. Próximas Reuniones E. Noticias F. Opciones de Búsqueda G. Buzón de Denuncias H. Estadísticas I. Ayuda A. Cómo Ingresar a GRC Director Suite? B. Comités y Roles 1. Junta Directiva y Comités 2. Rol del Secretario de Junta Directiva y Rol del Miembro de la Junta Directiva 3

4 A. Facultades por Rol B. Facultades del Miembro de la Junta Directiva o Comité 1. Información Societaria y Financiera 2. Calendario 3. Contactos 4. Miembros C. Facultades del Secretario de la Junta Directiva o Comité 1. Informes 2. Calendario 3. Actas, Acuerdos e Informes 4. Miembros y Contactos D. Facultades del Administrador GRC 1. Reportes de Acuerdos. 2. Membrecías 3. Configuración 4 1.1 Informes de Asistencia por Comité. 1.2 Reporte de Acuerdos Cumplidos. 1.3 Reporte Acuerdos en Trámite. 1.4 Reporte de Acuerdos Incumplidos

5 GRC Director Suite es una herramienta informática que permite en un ambiente web controlar, monitorear y empoderar las Juntas Directivas y Comités, con efecto directo sobre la eficacia del proceso de toma de decisión empresarial. El ejercicio de la Junta Directiva debe ser dinámico para estar a tono de los compromisos impuestos y de los altos controles regulatorios. Los nuevos retos impuestos pueden ser abordados con la implementación de Director Governance, que proporciona a los miembros y secretarios de Junta Directiva (y otros órganos de gobernabilidad) una solución segura en para facilitar su labor. Usted encontrará accesos y facultades específicas para cumplir con sus deberes de manera segura y consolidada como secretario de Junta Directiva y/o Comité. A. Beneficios del GRC Las organizaciones modernas crean, modifican y usan un gran número de documentos. A menudo sufren problemas en su gestión: es difícil encontrar documentos antiguos, no se controlan bien las versiones, a menudo se producen modificaciones involuntarias, para gestionar los flujos de trabajos de revisiones y aprobaciones se usa el correo, lo que conlleva retrasos, errores y carga innecesaria del servidor de correo. GRC proporciona funciones de versionado, control de acceso, gestión de los flujos de trabajo y muchas otras que facilitan enormemente el trabajo de la documentación. Otras ventajas de GRC son: Fácil de usar. Incremento de la productividad. Bajo costo. Gestión avanzada de búsquedas de documentación. Incluye sistemas de seguridad en la gestión de documentos. Arquitectura distribuida. Alta disponibilidad. Estructura de soporte muy flexible: certificaciones, portal, etc. 5

6 Supervise de forma ágil la información societaria y póngala a disposición de los miembros de la Junta Directiva. Programe las fechas de cada sesión y administre los documentos previos y generados en estas. Informe sobre el estado de cumplimiento de los acuerdos y los responsables de ejecutarlos Cree, modifique y envíe las actas generadas en las sesiones de Junta Directiva o Comité. Promueva e identifique sus contactos como miembros de Junta Directiva o Comité. Bienvenido a la sección diseñada para el desarrollo de las sesiones de Junta Directiva. En esta encontrará accesos específicos para desempeñar sus actividades como secretario de manera segura, uniforme y consolidada. 6 I. Presentación del Software GRC Director Suite I. Presentación del Software GRC Director Suite

7 B. Características Técnicas Servidores de Aplicaciones y Otros: IIS 7.0.NET Framework 3.5 SP1 ó superior. Office Filters, PDF IFilter 6.0 Flash Plugin. Navegadores: Chrome, Internet Explorer 100% Compatible. Firefox, Safari y Otros también soportados no verificada la compatibilidad full. Idiomas: Español Inglés Tecnología Utilizada: Visual Studio.Net LinQ NET Framework 3.5 SP1 ASP.NET Building Block Security AJAX, CSS 3.0, Flash LinQ ORM Persistence SQL Text Search Engine JavaScript engine ServidorUsuario Sistemas Operativos : Microsoft Windows 2000 Server con Service Pack 3. Microsoft Windows 2003 Server con Service Pack 1 Microsoft Windows 2008 Server. Linux, MacOS, Unix, Windows Bases de Datos: SQL Server Standard Edition o Superior. Versión 2005, 2008 Soportada. Versión 2008 R2 Recomendada. N/A I. Presentación del Software GRC Director Suite I. Presentación del Software GRC Director Suite 7

8 C. Seguridad. Certificado de seguridad del producto por un tercero independiente (TrustGuard): Nuestra aplicación es evaluada periódicamente por un tercero independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable. Pruebas periódicas de seguridad: Nuestro equipo de seguridad interno periódicamente está realizando pruebas de penetración. Nuestro equipo cuenta con certificaciones internacionales de seguridad y auditoría como CISM, CISSP y CISA. Estándares de seguridad: El desarrollo de el sistema de aplicación sigue los estándares de seguridad de OWASP y la infraestructura es asegurada como si fuera una plataforma bancaria. Seguimos los estándares PCI-DSS. (Ejemplo: Cifrado de información sensible en la Base de datos, Firewalls, IDS). Roles/perfiles: El nivel de acceso se define en la herramienta, basados en el requerimiento de información necesaria para cada rol. Datacenter: Nuestro datacenter se encuentra ubicado en Estados Unidos con una disponibilidad garantizada del 99.9%, soporte 7*24 y certificación SAS70 (reporte de auditoría de control interno de TI realizado por un tercero independiente). Autenticación con certificados digitales (Opcional): Utilizamos autenticación de dos factores (autenticación fuerte), que incluyen un certificado digital y una contraseña. El certificado digital identifica de manera única al usuario y es emitido por un tercero independiente certificado WebTRust. (PKI compatible, Webtrust compatible). En Colombia Certicamara. I. Presentación del Software GRC Suite I. Presentación del Software GRC Director Suite Las principales características de seguridad del Software GRC son: Cifrado de información: Toda la información transmitida es cifrada con un certificado Verisign (SSL). 8

9 La ruta de acceso a la herramienta ha sido creada especialmente, y de manera confidencial, para su empresa. Por lo tanto, usted y los otros miembros de la Junta Directiva solo podrán acceder a través del URL que se les entregue una vez adquirida. Bajo ninguna circunstancia se podrá acceder a la herramienta a través de buscadores web. El URL entregado a usted lo llevará a la página de acceso a la herramienta en la cual deberá ingresar el ID Cliente (número), su usuario y contraseña que fueron enviados a su correo electrónico por el sistema una vez configurado. Ejemplo URL de entrada la sistema. Ejemplo aviso de nuevo usuario que contiene los datos necesarios para ingresar al sistema. La herramienta cuenta con una opción para obtener una nueva contraseña en caso de pérdida, la cual será generada por el sistema automáticamente y enviada al correo del miembro de Junta. Bajo ninguna circunstancia, el proveedor de está herramienta u otra persona diferente al miembro de Junta tendrá conocimiento de las contraseñas generadas por el sistema. La privacidad y administración de la cuenta asignada dependerá exclusivamente del usuario. II 9

10 Una vez ingresó al sistema, es posible cambiar la contraseña por una de su propia elección, haciendo clic en el símbolo de «llave» debajo de la identificación personal. Para esto, deberá ingresar la contraseña actual (por defecto la generada por el sistema), y confirmar la nueva contraseña. Cambio de contraseña El software Director Suite esta diseñado para que sea posible crear el número de comités necesarios para la empresa usuaria. Una persona puede ser miembro de la Junta Directiva y de varios comités al mismo tiempo. En este caso, el sistema iluminará el comité activo. 1. Junta Directiva y Comités Comité Activo Comité Inactivo Para moverse a otro comité del cual se sea miembro o secretario basta con hacer clic sobre este, desplazándose con las flechas correspondientes. II. Acceso a GRC Director Suite II. Acceso a GRC Director Suite 10

11 En el caso del Secretario, por la especialidad de sus funciones de acuerdo a las mejores prácticas de Gobierno Corporativo, tendrá facultades más amplias. La diferencia entre ambos roles serán planteadas más adelante en este manual (Ver sección IV: Facultades). El rol asignado al usuario para la Junta o Comité es visible en la parte de debajo de la identificación personal. Rol asignado para el usuario Nombre del usuario II. Acceso a GRC Director Suite II. Acceso a GRC Director Suite 11 Los usuarios del software Director Suite tienen la posibilidad de ser miembros de la Junta Directiva (o de algún Comité) o de ser Secretarios de la Junta Directiva (o de algún Comité). 2. Rol del Secretario de Junta Directiva y Rol del Miembro de la Junta Directiva.

12 Las herramientas generales son funcionales para el rol del Secretario y del Miembro. Se encuentran en la primera pantalla después de ingresar al sistema (Panel de Inicio). En este capítulo solo presentaremos las herramientas conjuntas. Las particulares a cada rol se detallarán en la sección siguiente. Panel de Inicio para el rol del Secretario Panel de Inicio para el rol de Miembro III 12

13 El logo de la Empresa se ubica en la esquina superior derecha del sistema y será visible en todo momento. Para cambiar el logo, es necesario hace clic sobre el actual, elegir una nueva imagen con extensión JGP, y grabarla. Modificación del Logo Actual A. Imagen de la Empresa B. Acuerdos por Comité Es posible dar un vistazo inmediato al cumplimiento de los acuerdos de la Junta Directiva o del Comité. El nivel predominante estará iluminado, y justo debajo se presentará el porcentaje de cumplimiento. Al hacer clic sobre el porcentaje, se muestran los acuerdos sobre los cuales se presenta el cumplimiento seleccionado. A Diferencia de los reportes que aparecen en el panel de Grupo Empresaria, estos son por Comité y no por Empresa. Estos acuerdos también pueden ser consultados dentro de un periodo de tiempo especifico, a través de los campos Desde/Hasta ubicados en esta ventana. III. Herramientas Generales. III. Herramientas Generales. 13 Acuerdos Cumplidos Acuerdos En tramite Acuerdos incumplidos

14 Nota: La facultad de modificar los valores, metas, responsables y periodo del KPI recae en los Secretarios de Junta Directiva o Comité. Los KPI´s son indicadores de desempeño seleccionados o creados por la Empresa y que sintetizan el comportamiento específico de una operación relevante. En el software GRC Director Suite, el cumplimiento de los indicadores KPI´s es fácilmente visible en la gráfica que asemeja un medidor de velocidad. Al hacer clic sobre este, se proporciona información valiosa sobre su estado actual. Para ver la lista de KPI´s que conforman un indicador, haga clic en el botón (lápiz) ubicado a la derecha de la columna Responsables. Para ver el valor base u objetivo y los responsables de cumplimiento, nuevamente se sigue el Botón (lápiz) de la derecha. Este camino permite a ver la gráfica del indicador con los detalles de su evolución. C. Key Performance Indicators (KPI´s) ! III. Herramientas Generales. III. Herramientas Generales. 14

15 Esta entrada es de tipo informativo para miembros y secretarios. Muestra el orden del día para las reuniones programadas de la Junta Directiva o de Comités, con lo que se espera que los usuarios se mantengan siempre informados de sus próximos compromisos. Permite además conocer la información previa asociada a dichas reuniones. D. Próximas Reuniones Orden del día de la reunión más cercana. Lista de documentos asociados a la reunión más cercana. En esta sección los miembros de la Junta Directiva y los secretarios pueden informarse o informar sobre eventos de interés, comunicaciones y demás hechos relevantes. Para publicar, se cuenta con tres niveles. La secuencia para publicar noticias es la siguiente: E. Noticias. Fecha y hora de la reunión más cercana. 1. Insertar el texto a publicar. 2.Definir el nivel en el que se publica la noticia 3. Publicar la noticia La opción de búsqueda permite ingresar palabras o frases para buscar en todo el sistema. También se pueden definir criterios para hacerla más específica: F. Opciones de Búsqueda Incluir Criterios de Búsqueda III. Herramientas Generales. III. Herramientas Generales. 15

16 Los miembros y secretarios de la Junta Directiva pueden realizar sus denuncias enviado un mensaje a la dirección electrónica definida por el sistema. Si así lo desea, el denunciante mantendrá bajo reserva su identidad, ya que la denuncia no requiere una identificación. G. Buzón de Denuncias Clic Las denuncias pueden visualizarse en el link que se encuentra en la parte inferior de la página. El contador de denuncias se irá actualizando periódicamente. Las estadísticas que presenta el sistema son informes gráficos sobre la frecuencia y número de acuerdos tomados en las reuniones de Junta Directiva o Comités, entre otros datos de interés. H. Estadísticas Al dar clic sobre cualquier estadística, se genera un informe para el intervalo de tiempo que defina el usuario. Intervalo de tiempo solicitado Actualizar III. Herramientas Generales. III. Herramientas Generales. 16

17 En la sección de ayuda, los secretarios y miembros de la Junta Directiva pueden orientarse para la realización de las actividades que les corresponden a cada rol. Adicionalmente, contiene el link para soporte del sistema y el presente Manual de Uso. I. Ayuda Clic Pasos de uso del sistema para el rol del Miembro de Junta Directiva Pasos de uso del sistema para el rol del Secretario de Junta Directiva III. Herramientas Generales. III. Herramientas Generales. 17

18 En la siguiente tabla se presentan las facultades correspondientes a los miembros de la Junta Directiva (o de comités) y de los Secretarios, cuyo proceso se detallará en el resto del presente capítulo. A. Facultades por Rol FACULTAD MIEMBRO SECRETARIO Información Societaria y Financiera Ver la lista de archivos presentes. Buscar archivos de información societaria y financiera. Cargar nueva información o modificar la existente. NA Calendario Ver las reuniones programadas pasadas y futuras, y su información adjunta. Programar una cita o reunión de la Junta Directiva o Comité. Adjuntar documentos para estudio previo a las reuniones de la Junta Directiva o Comité. Enviar la información previa a los miembros de la Junta Directiva o Comité. NA Actas de Reunión Crear o modificar el acta de una reunión. Enviar un acta a los miembros de la Junta Directiva o de Comités. Ver la lista de actas creadas finales (con acceso directo en la pantalla de inicio). Ver la lista de actas creadas pendientes (con acceso directo en la pantalla de inicio). Buscar actas creadas. NA IV 18 NA

19 Acuerdos Crear o modificar los acuerdos de las reuniones de la Junta Directiva o comités. Ver la lista de acuerdos (con acceso directo en pantalla de inicio). Ver acuerdos por vencer. Buscar acuerdos. FACULTAD MIEMBRO SECRETARIO NA Informes Crear o modificar los informes de las reuniones de la Junta Directiva o Comités. Ver la lista de informes creados. Buscar informes. NA Contactos Crear nuevo contacto o modificar uno existente. Ver la lista de contactos. Buscar contactos. NA Miembros Promover a un contacto como miembro o secretario de Junta Directiva o Comité. Ver la lista de miembros. Buscar miembros. NA IV. Facultades IV. Facultades 19

20 Los miembros de la Junta Directiva (o de Comités), de acuerdo a prácticas internacionales de Gobierno Corporativo, deben contar con información suficiente para el correcto ejercicio de sus actividades y la toma de decisiones (1). Es esta la orientación que en el software GRC Director Suite le ha dado al rol de miembro de Junta Directiva o Comités, y que busca proporcionarles toda la información de forma oportuna y eficiente. En este sentido, las tareas de los miembros de Junta Directiva o Comités consisten en conocer la información sobre acuerdos, reuniones, actas y demás, y cuando así lo consideren, comunicar sus inquietudes sobre esta a los Secretarios. B. Facultades del Miembro de la Junta Directiva o Comité 1. Información Societaria y Financiera Los miembros de la Junta Directiva podrán ver los archivos de información financiera y societaria que han sido cargados, saber la fecha de carga y tener una descripción general del documento. Con cada nuevo documento cargado, el sistema envía una aviso al correo electrónico a los miembros de la Junta Directiva o Comité; quienes podrán acceder directamente al documento siguiendo el link que contiene el mensaje. Facultades sobre la información corporativa ¿Cómo ver la lista de información financiera o societaria? 1. Definir la carpeta que se desea ver 3. Datos del documento 2. Archivos presentes en la carpeta IV. Facultades IV. Facultades 20 Nota: En el momento de entrar a la plataforma, si el Secretario pertenece a más de una Empresa del Grupo Empresarial, aparecerá al inicio un panel con los logotipos de las empresas del grupo y enlaces para consultar Informes de Acuerdos Cumplidos, No Cumplidos, En Trámite e Informes de Asistencia por cada una de ellas. (Más Información, ver páginas 36, 37 y 38). !

21 ¿ Como Buscar Información Financiera o Societaria? 1. Definir criterios de búsqueda 2. Incluir dato de búsqueda 2. Calendario Los miembros de la Junta Directiva podrán ver la fecha y documentos adjuntos de las próximas reuniones. Cada vez que el secretario programe una reunión, el aviso con la información será enviado al correo electrónico de los miembros. Facultades sobre en calendario. ¿Cómo ver las reuniones programadas? 1. Definir vista del calendario día o mes. IV. Facultades IV. Facultades 21 Nota: Las carpetas que contienen la información financiera y societaria son configuradas por el administrador !

22 IV. Facultades IV. Facultades 22 1 Información Financiera y Societaria Los miembros de la Junta Directiva pueden ver los informes que hacen parte de las actas generadas. 3. Contactos Los miembros de la Junta Directiva pueden estar enterados de los contactos de la Junta Directiva o Comité. 4. Miembros Los miembros de la Junta Directiva pueden estar enterados sobre quien hace parte de su Junta Directiva o Comités, su vigencia y el correo electrónico de contacto. 2. Calendario Los miembros de la Junta Directiva pueden estar enterados de las reuniones programadas durante todo el año.

23 C. Facultades del Secretario de la Junta Directiva o Comité De acuerdo a estándares internacionales de Gobierno Corporativo, sobre los secretarios recaen las siguientes responsabilidades: Ser responsable de la operación de reuniones corporativas. La preparación y la distribución de las cartas poder y la notificación de la reunión Conocer qué documentos y registros se necesitan hacer y qué es importante que contengan. En este sentido, el Software GRC Director Suite ha sido diseñado para que los secretarios puedan ejercer sus facultades con mayor organización y de una forma más eficiente y segura. 1. Informes 2. Calendario Los secretarios de la Junta Directiva podrán programar, cancelar, adjuntar documentos e iniciar las reuniones. Los secretarios de la Junta Directiva podrán consultar, cargar, editar, y eliminar los archivos de Información Financiera e Información Societaria. 3. Actas, Acuerdos e Informes Los secretarios de la Junta Directiva podrán consultar, crear reuniones, enviar correos con información a los miembros de un Comité, registrar acuerdos de una reunión, tomar asistencia a los miembros y los demás procesos que se dan en la realización de una reunión. 4. Miembros y Contactos Los secretarios de la Junta Directiva podrán designar membresías a contactos como también la edición de contactos. IV. Facultades IV. Facultades 23 Nota: En el momento de entrar a la plataforma, si el Secretario pertenece a más de una Empresa del Grupo Empresarial, aparecerá al inicio un panel con los logotipos de las empresas del grupo y accesos a Informes de Acuerdos Cumplidos, No Cumplidos, En Trámite e Informes de Asistencia. (Más Información, ver páginas 36, 37 y 38). !

24 Acceso a la Informació n financiera Acceso a la Informació n societaria 1. Informes ¿Cómo cargar un documento a Información Permanente? 1. Describir el contenido o nombrar el archivo brevemente 3. Seleccionar la carpeta de destino 2. Seleccionar el tipo de documento 4. Buscar y adjuntar el documento 5. Verificar y grabar (guardar) los cambios 24 IV. Facultades IV. Facultades Nota: En el momento de cargar un nuevo archivo, el sistema envía automáticamente un correo de alerta del nuevo documento a los contactos miembros de la Junta Directiva o Comité. !

25 ¿Cómo buscar un archivo? 1. Definir criterios de búsqueda 2. Incluir dato de búsqueda Al seleccionar la carpeta, se pueden ver los documentos que contiene. Existe la opción de descargar, editar y eliminar. ¿Cómo ver los archivos? Seleccionar la carpeta de destino del archivo para visualizarlo 25 IV. Facultades IV. Facultades ¿Cómo modificar un archivo?

26 26 1. Seleccionar la fecha dando clic Derecho encima del día escogido. 2.Seleccionar la opción requerida 2. Calendario 4.Selecciona r la duración 7. Incluir observacione s 3. Describir la reunión 6. Seleccionar opciones de recurrencia 5. Incluir opciones de alerta 8. Aceptar El Secretario define el calendario y los documentos necesarios para las sesiones de Junta Directiva o de Comités. Tiene las opciones de programar reuniones, ver las que ya están programadas y exportar los datos del calendario de Outlook. ¿ Como crear REUNIONES ? IV. Facultades IV. Facultades

27 Nota: En el momento de programar una nueva reunión o evento, el sistema enviará un aviso vía correo electrónico a los miembros de Junta Directiva o Comité. ! 27 Opciones sobre el estado de la reunión. Al grabar, la reunión programada debe verse así Finalizar la Reunión El final del proceso contempla la actualización y disposición del acta asociada a la reunión de Junta Directiva o Comité. Se da la opción de editar, descargar y enviar a los contactos. Datos de las actas creadas. Editar acta Archivos descargable s Enviar a los contactos IV. Facultades IV. Facultades

28 El inicio de las reuniones marca el comienzo de las actividades de creación y modificación del acta y de los acuerdos e informes. No es posible crear actas, acuerdos o informes sin antes haber iniciado una reunión. 1. Seleccionar iniciar reunión. 3. Actas, Acuerdos e Informes. 2. Describir el contenido o nombrar el acta brevemente 4. Adjuntar archivo preliminar si existe. 3. Registrar datos 7. Guardar los cambios 6. Registrar si el Acta es Definitiva. 5. Utilizar pre formatos o exportar a Word 3.1 Seleccionar asistentes 3.2 Incluir los invitados 3.3 Guardar los cambios ¿Cómo registrar los asistentes? 28 IV. Facultades IV. Facultades

29 3.4 Incluir la información del acuerdo 3.5 Guardar los cambios 3.6 Descripción del informe o decisión principal tomada en la reunión. 3.7 Guardar los cambios Cómo utilizar los preformatos? 5.2 Abrir o guardar acta preformateada 5.1 Generar acta sobre el preformato 29 IV. Facultades IV. Facultades

30 5.4 Abrir o guardar los datos generados 5.3 Generar un archivo Word con la información del acta. Nota: El archivo de Word que genera el sistema contiene información sobre la fecha de creación, asistencia, acuerdos, informes y detalle del acta de la reunión. ! ¿Cómo buscar actas? 1. Definir criterios de búsqueda ¿Cómo ver las actas? Seleccionar el acta para descargar 2. Incluir dato de búsqueda IV. Facultades IV. Facultades 30

31 3.1 Acuerdos Consulte, edite y elimine los Acuerdos programados de cada Reunión realizada con toda la información necesaria para su debido cumplimiento. 3.2 Informes. Consulte todos los Informes redactados después de cada reunión realizada. Cada informe es guardado automáticamente y conservado aquí. IV. Facultades IV. Facultades 31

32 ¿Cómo buscar miembros? 1. Seleccionar el criterio de búsqueda. 2. Incluir datos. 3. Activación de la vigencia. ¿Cómo crear miembros? 2. Definición del rol. 1. Seleccionar nombre del contacto. 32 4.1 Miembros El secretario y el Administrador son los únicos que tienen el poder de crear contactos y asignar membresías dentro de un Comité; lo que significa que para el usuario que tenga el Rol de Miembros no tendrá acceso a la Edición Miembros y Contactos. IV. Facultades IV. Facultades 4. Miembros y Contactos

33 4.2 Contactos Esta ventana le permitirá la configuración de Contactos y la asignación de un cargo a cada uno. Previamente a la creación de un contacto se debe poseer la siguiente información: - El cargo que tendrá. - Nombre completo. - Dirección de correo electrónico. - Teléfono. - Fotografía. - Finalmente, dar clic en Grabar. IV. Facultades IV. Facultades 2. Incluir datos ¿Cómo buscar contactos? 1. Seleccionar criterio de búsqueda

34 Vista de lista de contactos de la Junta Directiva y comité. ¿Cómo ver los contactos? Los cargos de los contactos están previamente configurados por el administrador del sistema. ! 34 IV. Facultades IV. Facultades

35 El Administrador GRC es el encargado de configurar las principales funciones de la plataforma para que el Secretario y el Miembro puedan tener uso total de la herramienta. Acá encontramos un ejemplo de lo que es la sombrilla de Empresas. En este caso, es un Grupo Empresarial con más de una Empresa con su respectivo logotipo, Acuerdos en Trámites, Cumplidos, Incumplidos e Informe de Asistencia por cada empresa. Al seleccionar el Logotipo de una Empresa, conducirá a un panel de configuración. Acá usted encontrará todos los parámetros del sistema. En cada una de estas ventanas usted podrá realizar las siguientes funciones: a. Editar Datos Para editar registros en cada una de las ventanas realice los siguientes pasos: 1. Ingrese al panel de administrador y de clic en la ventana que desea ingresar IV. Facultades IV. Facultades D. Facultades del Administrador GRC 35

36 2. Haga clic en el botón con figura de lápiz. 3. Realice el ajuste y de clic en Update b. Eliminar Registros. Para editar registros en cada una de las ventanas realice los siguientes pasos: 1. Ingrese al panel de administrador y escoja la ventana en la que desea entrar. 2. Haga clic en el botón con figura de lápiz en el registro que desea eliminar IV. Facultades IV. Facultades 3. Finalmente de clic en OK para confirmar la eliminación

37 IV. Facultades IV. Facultades c. Buscar registros Para consultar los registros de las diferentes ventanas, el usuario puede utilizar los encabezados de las columnas para organizarlos alfabéticamente y navegar a través de las páginas. d. Crear nuevos registros. Para crear nuevos registros en cada una de las ventanas, usted debe ingresar en una de ellas y dar clic en Insertar Nuevo. Complete los campos y de clic en Insert.

38 IV. Facultades IV. Facultades A continuación, se dará una breve descripción de la función principal de cada una de las ventanas que integra el panel de Administrador GRC. CONFIGURACIÓN MODELO DE GOBIERNO 1. Comités. En esta ventana usted podrá configurar los Comités que integran su empresa. 2. Tipos de Comité En esta ventana usted podrá configurar las diferentes categorías de Comités que tiene su empresa 3. Cargos. En esta ventana usted podrá configurar los diferentes cargos que maneja su empresa, esto para la creación de los contactos. 4. Contactos. En esta ventana usted podrá configurar los contactos que integran su empresa. 5. Miembros En esta ventana usted podrá configurar los diferentes miembros que integran los comités de su empresa. INFORMACIÓN JURIDICA DE LA EMPRESA Las diferentes ventanas que integran este módulo de configuración son destinadas a alimentar la información del reporte de datos básicos de la empresa. CONFIGURACIÓN INDICADORES KPI 1. Estados del KPI En esta ventana usted registrará los rangos de los indicadores. Ejemplo: 0 – 30 BAJO, 31- 60 MEDIO, 61-99 ALTO. 2. Tipo del Valor En esta ventana usted podrá configurar el tipo de valor que mostrará la gráfica finalmente. Ejemplo: entero, porcentaje.

39 IV. Facultades IV. Facultades 3. Indicadores de desempeño KPI En esta ventana encontraremos la lista de indicadores que integran los diferentes procesos de negocio KPI. 4. Procesos de Negocio En esta ventana usted podrá configurar los diferentes procesos de negocio que tiene su compañía con el objetivo de monitorear la evolución de estos a través de los indicadores KPI. REGISTROS 1. Mensajes Externos En esta ventana usted encontrará la lista de mensajes (denuncias) registradas en el sistema 2. Mensajes por Contacto En esta ventana encontrará la lista de mensajes agrupadas por contactos. 3. Noticias En esta ventana usted encontrará el listado de noticias registradas en el sistema 4. Registros de Eventos del Sistema En esta ventana usted encontrará el registro de accesos realizados por los miembros de su empresa en la plataforma GRC Governance. CONFIGURACIÓN GLOBAL 1. Configurar Pasos En esta ventana encontrará los pasos que integran los tutores para los roles Secretario y Miembro. 2. Parámetros En esta ventana encontrará información relacionada con el nombre de la empresa, validación de actas, acuerdos, informes, y parámetros de seguridad para los usuarios del sistema. Todo esto modificable para cada empresa. 3. Periodo Sugerido de Actualización En esta ventana usted podrá configurar los periodos sugeridos de actualización para los indicadores KPI.

40 IV. Facultades IV. Facultades 4. Procesos del Sistema. En esta ventana usted encontrará los procesos del aplicativo en donde los usuarios tendrán presencia. Estos procesos se verán presentes en la ventana de Registros de Eventos del Sistema. 5. Carpetas En esta ventana usted podrá configurar las carpetas para información financiera y societaria. 6. Tipos de Documentos En esta ventana usted podrá configurar los diferentes tipos de documentos que los usuarios registran en información financiera y societaria. 1. Reportes de Acuerdos. Desde la sombrilla de Empresas tenga acceso a los reportes de Acuerdos Cumplidos, Acuerdos Incumplidos y por Tramitar. Acuerdos : Acuerdos Cumplidos : Acuerdos por Tramitar : Acuerdos Incumplidos 1.Descargar Reporte Empresa 1

41 1.1 Informes de Asistencia por Comité. Consulte la asistencia de cada uno de los miembros de un Comité de su Empresa por número de reuniones realizadas. Acá podrá descargarla a su ordenador con la opción Save Ad e imprimir con el ícono Print. 1.2 Reporte de Acuerdos Cumplidos. Consulte la lista de los Acuerdos Cumplidos por Comité con su fecha respectiva y Responsable. Acá podrá descargarla a su ordenador con la opción Save Ad e imprimir con el ícono Print. IV. Facultades IV. Facultades 41

42 IV. Facultades IV. Facultades 1.3 Reporte Acuerdos en Trámite. Consulte los Acuerdos pendientes por cada Comité que exista y conserve cada uno de los reportes en formato PDF en el ordenador con el ícono Save Ad. También imprima cada reporte con el ícono Print. 1.4 Reporte de Acuerdos Incumplidos Consulte el registro de acuerdos incumplidos por reuniones de cada Comité de su Empresa y el responsable de cada acuerdo, como también la fecha en la que se tiene que cumplir. Acá podrá descargarla a su ordenador con la opción Save Ad e imprimir con el ícono Print. 42

43 Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Cuando un contacto pertenece a más de una de las Empresas del Grupo, a diferencia del Panel de Inicio, este sitio permite crear contacto y a la vez promoverlo como miembro a cada una de las Empresas del Grupo incluyendo el cargo y el Rol requerido por el usuario. De clic en el botón Membrecías ubicado en la parte inferior de la ventana Empresas del Grupo GRC 43 IV. Facultades IV. Facultades 2. Membrecías Otra forma de crear y promover un contacto a miembro de comité, es ingresando al panel de Empresas en el botón Membrecías (este capítulo solo aplica especialmente para el perfil de Secretario y Administrador GRC).

44 IV. Facultades IV. Facultades 44 Posteriormente, aparecerá la siguiente ventana disponible para la creación de contactos. En esta pantalla también se registrará el cargo que ocupará el usuario en cada empresa. Complete todos los campos, cargue la fotografía del contacto, registre una cuenta de correo electrónico en la empresas a donde pertenecerá el contacto, escoja el cargo que ocupará y finalmente de clic Aplicar. Después de crear el contacto, automáticamente aparecerá en la parte inferior de la ventana el botón Promover a Miembro destinado para la asignación de membrecías. Nota: Esta ventana únicamente creara el contacto, es decir, hasta este punto el sistema no enviará ningún correo de confirmación con los datos de la nueva cuenta solo hasta que se asigne alguna membrecía. !

45 IV. Facultades IV. Facultades 45 Después de haber creado el contacto, se procede a promover membrecías en cada unos de los Comités de las Empresas: Escoja la empresa en donde el usuario tendrá acceso, registre la clase de Rol que tendrá el contacto creado en cada Comité por Empresa y de clic en Aplicar. Esta tarea deberá ser repetida por cada Empresa a la que el contacto pertenecerá. El sistema mostrará un mensaje cuando la asignación se ha hecho de manera satisfactoria por empresa. Promovido el contacto a un comité, la plataforma emitirá un correo electrónico con todos los datos de la cuenta.

46 3. Configuración En esta ventana encontramos una configuración adicional para el sistema: cómo cambiar la imagen del grupo empresarial, el nombre del grupo empresarial y el máximo de membrecías de una usuario por empresa. Para entrar a esta ventana, ingrese a la sombrilla de empresas y de clic en el botón Configuración. IV. Facultades IV. Facultades Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3 Empresas del Grupo GRC En la siguiente ventana usted podrá modificar los anteriores datos mencionados. Realice los ajustes y de clic en el botón Update.