Fecha: Marzo de 2009 Página: 1 Dirección General de Calidad Análisis del proceso de tramitación de expedientes de Obra Mayor y Obra Menor FELIB.

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1 Fecha: Marzo de 2009 Página: 1 Dirección General de Calidad Análisis del proceso de tramitación de expedientes de Obra Mayor y Obra Menor FELIB

2 Fecha: Marzo de 2009 Página: 2 Dirección General de Calidad Objetivo: 1.Análisis del proceso tramitación de expedientes licencias de obras. 2.Análisis de las relaciones de FELIB con otras entidades para la agilización de trámites administrativos. 3.Establecer columnas de tiempos que permitan valorar las mejoras.

3 Fecha: Marzo de 2009 Página: 3 Dirección General de Calidad EntidadRepresentantes Presidente FELIB Secretaria Gral FELIB Cooperación Local del Consell de Mallorca. Ajuntament de Sant Joan de Labritja. Ajuntament de Manacor. Ajuntament de Sineu. Ajuntament d'Eivissa. Ajuntament de Maó. Ajuntament de Ciutadella. Ajuntament de Sant Lluis. Consorcio de informática de Mallorca. Consorcio de Informática de Mallorca. Ajuntament de Palma. Joan Ferrà Martorell Joana Alomar Biel Bassa Eulalia Planells Joan Antoni Salom María Matas Remedios Padilla Catalina Pons Joana Triay Pere Serra Juan Luis Veny Juana M. Sureda Pedro López Pilar Cordón Participantes en el comité de desarrollo:

4 Fecha: Marzo de 2009 Página: 4 Dirección General de Calidad Planing de trabajo: Reuniones quincenales del Comité de Desarrollo

5 Fecha: Marzo de 2009 Página: 5 Dirección General de Calidad Metodología de procedimientos Procedimientos e Instrucciones a través de flujograma Determinación de actividades mediante formas verbales y asignación de funciones Visualización global y rápida de los procedimientos

6 Fecha: Marzo de 2009 Página: 6 Dirección General de Calidad Proceso de Licencia de Obra Mayor El procedimiento está dividido en tres fases: Fase I. Desde la solicitud al pago de las tasas (1-10 días) Fase II. Preparación de la documentación técnica y validación municipal (30-70 días) Fase III. Resolución Municipal (30-70 días) Diferentes observaciones facilitan el entendimiento del proceso.

7 Fecha: Marzo de 2009 Página: 7 Dirección General de Calidad Proceso de Licencia de Obra Menor El procedimiento está dividido en tres fases: Fase I. Desde la solicitud al pago de las tasas (1-10 días) Fase II. Preparación de la documentación técnica y resolución municipal (30-70 días)

8 Fecha: Marzo de 2009 Página: 8 Dirección General de Calidad Validación actual del proceso Reunión con el Comité de desarrollo a la finalización del proceso y validación por los presentes Remisión de los resultados a los miembros del Comité no presentes en la reunión de validación Exposición del proceso a la Dirección General de Calidad de los Servicios y valoración favorable del proceso Exposición a la FELIB y valoración favorable del proceso

9 Fecha: Marzo de 2009 Página: 9 Dirección General de Calidad Y 1 : Desconocimiento de los usuarios Falta de normalización en los documentos a exigir a los ciudadanos para el inicio del expediente. Confusión por parte del ciudadano en la entrega de documentación. Área de Mejora 1 : Consensuar la documentación a entregar según el tipo de obra, creación de listados. Mejora de los canales de comunicación sobre la documentación a entregar, Ej: Vía página Web. (Ajuntament de Palma) Creación de una ficha informativa. Crear plataforma telemática para que estos documentos se puedan enviar. Y1: Fase I en las actividades de Entrega y Comprobación de la documentación

10 Fecha: Marzo de 2009 Página: 10 Dirección General de Calidad Y 2 : Valoración Organismos Externos La valoración del expediente por parte de Organismos Externos (Costas, Carreteras, Medio Ambiente, etc) ralentiza en gran medida la tramitación de los expedientes. En algunos casos tardan medio, uno o dos años en valorar el expediente Área de Mejora 2 : Establecimiento de plazos máximos para la valoración del expediente. Valorar el silencio administrativo favorable Creación de un órgano transversal. Comisión de un equipo interdisciplinar, donde participe técnico de cada Organismo afectado. Realización de reuniones periódicas para tratar este tipo de expedientes. Envío del expediente a los técnicos con anterioridad a la reunión para su posterior discusión Y2: Fase II en la actividad de valoración de los expedientes por parte de Organismos Externos.

11 Fecha: Marzo de 2009 Página: 11 Dirección General de Calidad Y 3 : Valoración Jurídica Gran complejidad de cumplimiento de la legislación por los usuarios Excesivos trámites para reformas sencillas. La legislación es tan estricta que se infringe con frecuencia Área de Mejora 3 : Revisión de la legislación simplificación de trámites y burocracia en casos sencillos. Contemplar opciones como Licencias por Comunicación (Ej. Barcelona y Madrid), Licencias Express (Lic. Obra Menor Simple) en el Ayuntamiento de Palma de Mallorca a través de página web, o la tramitación telemática de expedientes administrativos a través de la Carpeta Ciudadana del Ayuntamiento de Calvià, también Alicante y Torrox (Málaga). Y3: Fase II en la actividad de Valoración Jurídica y Resolución

12 Fecha: Marzo de 2009 Página: 12 Dirección General de Calidad Así mismo, es importante la incorporación de un sistema de indicadores que permite controlar los plazos de tramitación de expediente, para que cada Ayuntamiento en particular puede detectar sus puntos débiles concretos Incorporación de información del proceso de tramitación en la página web municipal, remitiendo toda la información, impresos, documentación y explicaciones necesarias para agilizar en los procesos administrativos, disponiendo de mayor información y promoviendo un menor uso de los recursos administrativos Otras áreas de mejora en el proceso:

13 Fecha: Marzo de 2009 Página: 13 Dirección General de Calidad ¿Y ahora qué? ó Fase II Adopción del proceso y puesta en marcha en los ayuntamientos Adaptación del modelo a la operativa de cada municipio Constitución de un Equipo de Trabajo para la validación operativa e implementación de mejoras del proceso diseñado, supresión en lo posible de los cuellos de botella. Revisión y validación del proceso en 4 meses (aprox).

14 Fecha: Marzo de 2009 Página: 14 Dirección General de Calidad Objetivos de Fase II Conseguir la reducción de los trámites administrativos en un 30% de su tiempo En el caso de Obra Menor: La duración del proceso es de unos 30-70 días en los casos en los que no se remita a Organismo Externo, y de 6 meses a 2 años en caso de enviarlo. En el caso de Obra Mayor: La duración del proceso es de unos 80-120 días en los casos en los que no se remita a Organismo Externo y no Surjan deficiencias, y de 6 meses a 2 años en caso de enviarlo o deficiencias. Se valorará la posibilidad de incorporar las áreas de mejora en cada Ayuntamiento Se desarrollarán las aplicaciones para la incorporación telemática de los procesos Se trabajará en la reducción de trámites y simplificación de requisitos normativos concretos a través del equipo de trabajo Objetivo Fase II: Reducción del 30% en tiempo de los trámites administrativos