Ingeniería del Software

Presentación del tema: "Ingeniería del Software"— Transcripción de la presentación:

1 Ingeniería del Software
Tema 2. Introducción a los sistemas de información

2 Tema 2. Introd. a los SI. Estructura
Concepto de sistema Información y datos Sistemas de información (SI) Sistemas de información automatizado y empresarial Elementos de un SI Estructura de un SI Otros conceptos útiles en SI: MIS DSS OIS

3 Tema 2. Introd. a los SI. Bibliografía.
(Piattini et al. 96) cap.1 En el cap. 2 hay ejemplos de sistemas de información en la empresa

4 Introducción a los SI. Concepto de sistema
“Sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo.” (Real Academia Española) “Un modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre sí, que opera en un entorno cambiante y con unos determinados objetivos”. Elementos de un sistema: Antes de ofrecer una definición del concepto de sistema de información, comenzaremos por definir los términos que lo constituyen: sistema e información. La palabra sistema se emplea actualmente en muchos ámbitos distintos: se habla de sistemas eléctricos, sistemas monetarios, sistemas de seguridad, el sistema solar e, incluso, de sistemas de juego en equipos de fútbol. La razón es que, al igual que le ocurre con otras palabras como conjunto, el término sistema se emplea para designar un concepto, una herramienta genérica que se puede emplear para explicar o analizar mejor cómo es o qué ocurre en una determinada área social, económica, física, etc. El diccionario de la Real Academia Española nos dice que sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo. A partir de esta definición, podemos identificar cuáles son los principales elementos presentes en cualquier sistema: Los componentes del sistema. Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema. El objetivo del sistema. En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos. En el sistema circulatorio del ser humano podemos determinar sus órganos constitutivos (corazón, arterias, venas, etc.), las relaciones entre ellos (el corazón bombea sangre hacia las arterias que están dispuestas según una determinada estructura, etc.) y el objetivo (asegurar el suministro de sangre a todo el cuerpo). En todos los sistemas también podemos identificar otros elementos importantes para comprender cómo son y cómo funcionan: El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado. Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno. En el caso del sistema circulatorio de los humanos, el entorno donde se localiza es el cuerpo, y la frontera la constituye la membrana o el límite de cada uno de sus órganos con el resto del cuerpo que no pertenece al sistema. También suelen existir relaciones entre el sistema o sus componentes y el exterior representado por el entorno (el sistema nervioso envía órdenes al corazón o para modificar sus latidos). Estas relaciones con el exterior suelen conocerse como entradas y salidas del sistema. Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para estudiar la manera en la que las empresas u organizaciones, que constituyen sistemas, manejan la información necesaria para su funcionamiento. Para este estudio nos basamos no sólo en la definición de sistema, sino en todas las técnicas creadas para el análisis de los sistemas siguiendo el enfoque sistémico o teoría general de sistemas. Los componentes del sistema. Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema. El objetivo del sistema. El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado. Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.

5 Concepto de sistema (II)
Para nuestro propósito, la definición de sistema nos será útil para estudiar la manera en que empresas u organizaciones, que constituyen sistemas, manejan la información necesaria para su funcionamiento. En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentación).

6 Teoría General de Sistemas
Análisis de sistemas: Definición del problema Comprensión y definición del sistema Descomposición jerárquica en subsistemas Elaboración de alternativas Elección de una de las alternativas definidas en el paso anterior Puesta en práctica de la solución elegida Evaluación del impacto de los cambios introducidos en el sistema La Teoría General de Sistemas es el antecedente conceptual en el que se apoya la teoría sobre los sistemas de información a los que la ingeniería del software intenta aportar soluciones.  En el marco de la Teoría General de Sistemas, el análisis de sistemas tiene como objetivo general la comprensión de los sistemas complejos para abordar su modificación de forma que se mejore el funcionamiento interno para hacerlo más eficiente, para modificar sus objetivos, etc. Las modificaciones pueden consistir en el desarrollo de un subsistema nuevo, en la agregación de nuevos componentes, en la incorporación de nuevas transformaciones, etc. En general, el análisis de sistemas (enfoque sistémico u holístico) establece los siguientes pasos a seguir: Definición del problema. En este paso se identifican los elementos de insatisfacción, los posibles cambios en las entradas y/o salidas al sistema y los objetivos del análisis del sistema. Comprensión y definición del sistema. En este paso se identifica y descompone el sistema jerárquicamente en sus partes constituyentes o subsistemas junto con las relaciones existentes entre los mismos. Elaboración de alternativas. En este paso se estudian las diferentes alternativas existentes para la modificación y mejora del sistema, atendiendo a los costes y perspectivas de realización. Elección de una de las alternativas definidas en el paso anterior. Puesta en práctica de la solución elegida. Evaluación del impacto de los cambios introducidos en el sistema. Muchas de las técnicas y métodos actuales de ingeniería del software intentan dar respuesta a estas cuestiones, y siguen una estructura similar a la anterior (por ejemplo, lo veremos al estudiar Métrica 3).

7 Información y datos Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. La información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos. Los datos se pueden considerar la materia prima para obtener la información. Cuanto más grande y complejo es un sistema, más importante es la comunicación de información entre sus componentes, ya que se deben coordinar para la consecución de su objetivo. Disponer de la información adecuada significa poder tomar las decisiones más apropiadas para cada situación. No hay que confundir entre datos e información. Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. Por el contrario, la información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos, por lo que, en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia prima para obtener información. Cuando hablamos de procesamiento queremos decir que situamos los datos en un contexto determinado o complementamos su significado incompleto. Por utilidad o significación queremos decir que la información estimula a la acción y que su valor reside en que permite decidir mejor, ya que la decisión es el paso previo para toda acción. Los datos pueden ser simplemente series de números o de caracteres. Por ejemplo: “260664” o “Mañana 1.952”. Estos caracteres o números, por si mismos, no constituyen información, ya que para nosotros no significan nada. Sin embargo, si nos indican que “260664” simboliza la fecha de nacimiento (26 de junio de 1.964) de una persona o que “Mañana 1.952” quiere indicar que la cita con el dentista es mañana a las 19 horas y 52 minutos, podemos decir que tenemos información. Hemos necesitado un procesamiento, completar el significado o situar en un contexto, para que los datos sean significativos y podamos tomar decisiones: saber si debemos ira a comprar un regalo de cumpleaños o si podemos quedar mañana para ir al cine. No obstante, la información depende mucho del contexto: “260664” también podría significar que un viaje cuesta pesetas y “Mañana 1952” podría informar de que mañana una acción de la empresa X se cotizará a pesetas.

8 Sistema de Información (SI)
Una definición de Sistema de Información: “Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.” (Andreu et al. 91) Aunque todos los tipos de comunicación y de informaciones que fluyen por la empresa pueden tener importancia para su funcionamiento, la casi totalidad de definiciones de sistema de información se centran en la información formalizada. Muchos autores aclaran que la razón para este enfoque reside en la limitación para estudiar, planificar y dirigir el flujo y el tratamiento de la información informal (rumores, diálogos personales o por teléfono, etc.) de forma cohesionada y global. Las definiciones más empleadas de sistema de información subrayan, ante todo, su objetivo más que lo que es o cómo es. En este sentido, una de las definiciones más completas es la ofrecida por R. Andreu. Inspirados en ella podemos decir que un sistema de información es: “Un conjunto formal de proceso que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio.” En esta definición, cuando se habla de que los datos deben estar adaptados a las necesidades de la empresa significa que deben reflejar la percepción de la información que tienen las personas que los utilizan para su trabajo. También se enfatiza que, tanto las operaciones diarias (por ejemplo, atender un pedido de un cliente, facturar una venta, etc.) como las actividades de dirección y control basadas en la toma de decisiones requieren información para su realización y deben ser atendidas por el SI. Por último cabe destacar que el sistema debe estar al servicio de la estrategia de negocio de la empresa, ya que sólo se trata de un elemento más que ésta emplea para conseguir sus objetivos.

9 Sistema de información (II)
Otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar información de calidad: “El objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.” Por el contrario, otras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar información de calidad. Por lo tanto, el objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor. [Desde otra perspectiva, Le Moigne concibe los sistemas formados por tres subsistemas interrelacionados: el de decisión, el de información y el físico. El sistema de decisión procede a la regulación y control del sistema físico decidiendo su comportamiento en función de los objetivos marcados. El sistema físico transforma un flujo físico de entradas en un flujo físico de salidas. En interconexión entre el sistema físico y el sistema de decisión se encuentra el sistema de información. El sistema de información está compuesto por diversos elementos encargados de almacenar y tratar la información relativa al sistema físico a fin de ponerla a disposición del sistema de decisión. El sistema automatizado de información es un subsistema del sistema de información en el que todas las transformaciones significativas de información son efectuadas por máquinas de tratamiento automático de la información. Una parte del sistema automatizado de información se puede basar en equipos informáticos, dando lugar al sistema informático o sistema de información basado en computadora.] Tras analizar el objetivo del SI a través de algunas de sus definiciones, pasamos a conocer algo más sobre los elementos que lo constituyen (el qué) y la estructura que los cohesiona (el cómo).

10 Sistema de información. Ejemplo
A modo de ejemplo, en la figura se observa el esquema conceptual del sistema de información de un hipermercado. Observamos como entre las entradas y las salidas existe un proceso de validación de entradas, de control del rendimiento de las cajeras, de valoración de mercaderías, etc. Mediante el análisis de una de las salidas obtenidas (Estadística), es posible modificar las entradas para mejorar los productos finales. SI de un hipermercado

11 SI y valor de un SI SI: “un conjunto integrado de personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una organización de la información necesaria para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones”. El valor de un SI depende de su eficacia, su extensión, su aceptación por parte de los que lo utilizan, su coste, la calidad de la información que trata y produce, etc.

12 Sistema de información automatizado (SIA)
Un SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores. El SI existe siempre, esté mecanizado o no. La aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA). El sistema de información existe siempre, esté mecanizado o no. En el ejemplo anterior del hipermercado, todas las tareas que se mencionan podrían ser realizadas manualmente por personas. Ahora bien, el ordenador interviene para mejorar todos los factores que determinan el valor de un sistema de información (eficacia, bajo coste, calidad, etc.), o a veces incluso para hacerlos simplemente posibles. La complejidad del mundo empresarial actual hace que el ordenador sea hoy día un elemento prácticamente imprescindible para casi cualquier sistema de información, de cualquier empresa y organismo. El ordenador puede participar de manera efectiva en casi todos los flujos de información que se producen en la empresa: información económica, laboral, de materias y de productos. Por estas razones, cuando se habla de sistemas de información en la empresa, se entiende a veces sistemas de información basados en computadora, cuando en realidad son dos conceptos distintos. Los principales objetivos de los sistemas de información basados en computadora son: Simplificar o realizar automáticamente procesos que tradicionalmente se realizaban de forma manual: por ejemplo, pueden realizar los reiterativos cálculos contables sin errores en las operaciones y con una rapidez inigualable, o permiten el uso de métodos matemáticos inabordables sin estas herramientas, o controlan el proceso de fabricación, evitando errores y mejorando la velocidad y precisión de medida. Deben proporcionar informaciones que faciliten la toma de decisiones, dejando libertad plena a los usuarios. Se incrementa de esta manera la calidad de la función directiva, al apoyar cada decisión en una base sólida de información debidamente presentada y procesada. La información debe llegar siempre a aquellas personas para las que sea relevante, y a nadie más (pero tampoco a nadie menos). La información se debe proporcionar de manera concisa, evitando generar grandes listados imposibles de analizar.

13 Organización, SI y SIA (Piattini et al. 96)
Negocio/empresa SI SIA Sistema informático de soporte

14 Ejemplos de sistemas de información
Algunas funciones que hay que desarrollar en la empresa: Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica. Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas. Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción. Ver más ejemplos en (Piattini et al. 96) Capítulo 2. Toda empresa, grande o pequeña, necesita una infraestructura para poder desarrollar sus actividades. Esta estructura organizativa suele descansar en una red de funciones que hay que desarrollar y que, entre otras, incluye a las siguientes: Controlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica. Comercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas. Fabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción.

15 Ejemplos de sistemas de información (II)
Sistemas ERP (Enterprise-resource planning) Sistemas de flujo de trabajo (Workflow management systems) Sistemas de trabajo cooperativo (Groupware systems) Sistemas de comercio electrónico (E-commerce systems) Sistemas EDI (Electronic Data Interchange) (Wieringa 2003) p.4-5

16  La estrategia de negocio es fundamental.
SI empresarial “El SI empresarial es el sistema encargado de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio” (Andreu 96)  La estrategia de negocio es fundamental. Este es uno de los puntos más importantes que debemos destacar: la estrategia de negocio. No se trata de elegir una tecnología, comprar unos ordenadores y unos programas, y ver después para qué nos pueden servir.

17 SI empresarial (II) Adaptado de (Pechuán 96)
En la figura vemos como primero hay que identificar la estrategia del negocio, los factores críticos de éxito de la empresa, identificar las necesidades de información que potencien esos factores críticos, y elegir entonces las TICs que sean más adecuadas para gestionar y potenciar esa información. Todo este proceso es cíclico: una vez implantado hay que volver a reevaluar la estrategia de negocio para replantear de nuevo cómo potenciar los recursos estratégicos de nuestra empresa. Como vemos, la estrategia de negocio es fundamental en el diseño de los sistemas de información: a partir de estos objetivos de alto nivel se determinan las necesidades de información de la organización, que darán lugar al diseño de los sistemas de información, y de acuerdo con dichas necesidades se seleccionarán las tecnologías de la información y las comunicaciones adecuadas para construir tales sistemas de información. Una vez construidos, habrá un proceso de realimentación para comprobar si se satisfacen los objetivos del negocio, y para que éstos evolucionen, si fuera necesario. Ejemplo: empresa de autobuses Mejorar atención a clientes -> instalar pantallas con tiempos de paso en cada parada -> tecnología GPS, etc. (y cerrar el ciclo evaluando si se ha mejorado la atención a clientes) Ejemplo: en la universidad (campus virtual) disminuir la presencia física de alumnos en clase, potenciando las actividades libres de los alumnos -> conexión alumno- profesor en horario flexible y aún distanciados geográficamente -> tecnologías de internet (y vuelta a evaluar la consecución de la estrategia del negocio)

18 Elementos de un SI Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. La información. Las personas o usuarios. El equipo de soporte para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. Papel, lápiz,...,ordenadores Para comprender mejor el concepto de SI, debemos también conocer los elementos que los componen. Existe unanimidad en la bibliografía sobre SI en designar como componentes de un sistema a los siguientes: Los procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. Los directivos y los técnicos de organización suelen marcar unas guías o procedimientos básicos para coordinar los distintos elementos de la compañía. Pero no todas las acciones pueden regularse so pena de hacer demasiado rígido (y, por lo tanto, poco eficaz) el trabajo. En las actividades no reguladas suelen existir, no obstante, prácticas habituales para llevar a cabo dichas acciones con una mínima eficacia. El SI existe porque debe dar un soporte a la gestión de información que hay que proporcionar en función de todas estas formas de trabajar. La información. Es el elemento fundamental del sistema y su razón de ser. Se debe adaptar a las personas que la manejan y al equipo disponible, según los procedimientos de trabajo que la empresa ha creado para que las actividades se realicen de forma eficaz. Las personas o usuarios. Se trata de individuos o unidades de la organización que introducen, manejan o usan la información para realizar sus actividades en función de los procedimientos de trabajo establecidos. El equipo de soporte para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. Constituye la parte más visible del SI, su realidad física y tangible. Este sistema físico puede incluir elementos de los más variados niveles tecnológicos: papel, lápiz, máquina de escribir, archivadores, ordenadores, cintas magnéticas, etc.

19 Los elementos del SI y sus relaciones (Piattini et al. 96)
OBJETIVOS Podemos representar a los elementos del SI dentro de un dibujo donde se destacan las relaciones que se establecen entre ellos. El SI, como ya se ha comentado, debe estar al servicio de los objetivos generales de la empresa. Para lograr dichos objetivos, la organización y sus individuos adoptan las maneras de trabajar que resultan más útiles y eficaces. Estas prácticas de trabajo marcan: Qué información se necesita. Por ejemplo, se requiere saber el NIF de un cliente antes de pasar a facturar los productos o servicios pedidos. Cómo se ven implicadas las personas. La facturación provoca un trabajo contable que debe poder asumir la persona que atiende la tarea. Además, los procedimientos marcan una cierta disciplina de acción que los trabajadores deben respetar. Qué equipo se precisa para un trabajo eficaz. En pequeños negocios, la facturación se puede gestionar manualmente, con impresos y bolígrafo. En otros ámbitos es imprescindible el apoyo de sistemas informáticos o de tecnologías de la información sofisticadas. Pero las relaciones también funcionan en sentido inverso. Los procedimientos se deben adaptar a los elementos disponibles: Así, no pueden implicar el uso de información de la que no se puede disponer. Por ejemplo, no se puede exigir que los informes de consumo eléctrico de la oficina se desglosen por despachos si se carece de contadores individuales para conocer dicha información Las prácticas de trabajo obligan a la gente a adoptar una cierta manera de actuar, pero deben, a su vez, adaptarse a las características de las personas implicadas para ser eficaces. Por ejemplo, no puede exigirse que los empleados soporten ritmos de trabajo excesivos (atender demasiados pedidos, etc.) so pena de ver disminuir la calidad y la producción, aparte de la moral de la plantilla. Por último, evidentemente, los procedimientos deben acomodarse al equipo o tecnología existente. Por ejemplo, no se pueden cumplir determinados plazos si los medios no son lo bastante rápidos porque no se dispone de un lector de código de barras y hay que marcar todos los productos a mano. Procedimientos y prácticas de trabajo Información Personal Equipo

20 Estructura de un SI Alta dirección LARGO PLAZO >3-5 AÑOS
INF. RESUMIDA Y ABSTRACTA, DE ÁMBITO MÁS GENERAL Alta dirección Aunque la estructura de los SI depende totalmente de la empresa u organización concreta a la que pertenezca, se puede identificar una base común que es bastante típica en la mayoría de las empresas. La estructura de casi todas las empresas se puede describir bastante bien mediante una pirámide en la que se puede distinguir una jerarquía de diversos niveles de actuación y gestión. La anchura de la pirámide indica la cantidad de personas que existen en cada nivel jerárquico. Arriba es más estrecha, ya que hay menos directivos que empleados. Estos sistemas se encuentran integrados, de manera que cada nivel utiliza la información generada por el nivel inmediatamente inferior. El hecho de que estén integrados evita también que se produzcan incompatibilidades entre los datos, o redundancias innecesarias. [En (Piattini et al. 96) cap. 2 se encuentran ejemplos de operaciones típicas en los niveles operativos, tácticos y estratégicos de dirección, en cuanto a los sistemas de subsistema de recursos humanos subsistema de gestión contable subsistema de gestión comercial subsistema de control de las existencias] Un ejemplo de la pirámide: embotelladora de refrescos Transacciones: compra de etiquetas (factura, pagos) Operativa: reaprovisionamiento de etiquetas Táctica: buscar mejores condiciones (proveedores) para las etiquetas de los productos (en particular, de los más vendidos) Estratégica: cambiar de etiquetas en papel a etiquetas de plástico??? LARGO PLAZO >3-5 AÑOS Estratégica ORDENES, PLANES, ETC. COMPRIMIR Y RESUMIR MEDIO PLAZO 1 AÑO INFORMES HISTÓRICOS Dirección táctica Dpto. Comercial Dirección operativa Dpto. Finanzas CORTO PLAZO Sistema de transacciones INFORMACIÓN DETALLADA Y ESPECÍFICA

21 Sistema de transacciones
Este nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc. Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle. Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales. Hay un gran volumen de transacciones. Existe una gran similitud entre transacciones. Operaciones y transacciones. Este nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc. Las transacciones constituyen la mayor parte de las actividades cotidianas y suelen contar en todas las empresas con características similares: Los procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle. Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales. Hay un gran volumen de transacciones. Existe una gran similitud entre transacciones. Los procedimientos de procesamiento de transacciones se suelen denominar procedimientos de operación estándar y describen tanto la rutina de pasos a seguir normalmente como lo que hay que hacer en caso de que ocurra algo excepcional. Por ejemplo, en los terminales de venta o cajas de los grandes almacenes, se comienza por marcar el código de los artículos comprobando su precio, después se marca el número del vendedor y si el pago se hace con tarjeta, se debe pasar ésta por el lector magnético y comprobar la firma. En caso de firma sospechosa, se anula la operación y se llama al supervisor.

22 Nivel operativo de dirección
Se preocupa del análisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reaprovisionamiento de materiales, ordenación de la producción) Se trabaja con información del tipo: Repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.) Centrada en el pasado (resultados históricos). Con datos originados internamente. Los datos cuentan con un formato bien estructurado. Los datos son detallados y precisos. El nivel operativo de dirección se preocupa del análisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos (dinero, tiempo, personal, etc.) consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reprovisionamiento de materiales, ordenación de la producción, etc.). Se suele trabajar con información procedente del registro de transacciones cuyas características son: Es repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.). Centrada en el pasado (resultados históricos). Con datos originados internamente. Los datos cuentan con un formato bien estructurado. Los datos son detallados y precisos.

23 Nivel táctico de dirección
Se ocupa de la asignación efectiva de los recursos a medio plazo para mejorar el rendimiento de la empresa. Se basa en análisis de informes: Resúmenes con medidas estadísticas. De excepciones. Específicos, que no se han pedido antes, y que los directivos necesitan con rapidez para resolver un problema muy concreto. El nivel táctico de dirección se suele preocupar de la asignación efectiva de recursos a medio plazo (suele ser típico actuar a un mínimo de un año vista) para mejorar el rendimiento de la empresa. Habitualmente se concentra en análisis de informes de los tipos siguientes: Resúmenes con medidas estadísticas: media de ventas por departamento, total de horas extras, etc. De excepciones: aquellos departamentos que han consumido más de la media, centros con pérdidas, etc. Específicos, que no se habían pedido antes, y que los directivos necesitan normalmente con rapidez para resolver un problema muy concreto (que se suele detectar gracias a algún informe de excepciones). Por ejemplo, cuando los costes de un departamento se disparan, se puede pedir un resumen de gastos corrientes desglosado por partidas específicas (teléfono, electricidad, etc.). El manejo de información se centra en la información tanto periódica y rutinaria como excepcional y de necesidad inmediata. Se trabaja con el propósito de descubrir algo nuevo en los datos, no sólo lo evidente, siempre actuando sobre información resumida (habitualmente estadísticas) y de naturaleza comparativa más que descriptiva. Las fuentes de datos son tanto internas (de las transacciones ) como externas (por ejemplo, para comparar los resultados con lo que ocurre en otras compañías).

24 Nivel estratégico de dirección
Trabaja con plazos largos para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro. La información debe aparecer en formato muy resumido. La información se encuentra en formatos muy variables y de fuentes externas más inesperadas. Las decisiones están poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo. El nivel estratégico de dirección trabaja con plazos largos (mínimo 3-5 años) para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro. La información que se maneja debe aparecer en un formato muy resumido, con el objetivo de predecir qué será lo mejor para el éxito futuro de la compañía. Se incluye información en formatos muy variables y de las fuentes externas más inesperadas. Las decisiones que se deben tomar en este nivel están poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.

25 Flujos de información formales
Flujos de información vertical (Jerarquía) Flujos verticales ascendentes, de subordinado a superior. Flujos verticales descendentes, de jefe a subordinado. Flujos de información horizontal (Coordinación) Flujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad (p.ej. Vendedor y dpto. de producción). Existen dos grupos principales de flujo de información en la empresa: horizontales (para la coordinación) y verticales (basados en la jerarquía). En consecuencia, los tipos de flujos que cabe distinguir en una organización son los siguientes: Flujos verticales ascendentes, de subordinado a superior. Suelen consistir en informes, más o menos formales, sobre resultados de las actividades o de las gestiones y avisos sobre incidencias. Tienen un marcado carácter histórico, de orientación al pasado. Flujos verticales descendentes, de jefe a subordinado. Normalmente se trata de órdenes: decisiones, objetivos que hay que cumplir, planes que se van a implantar, etc. También puede consistir en solicitudes específicas de información para tomar decisiones o controlar el funcionamiento. Flujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad (o sin relación jerárquica directa), bien entre compañeros de la misma unidad o bien entre personas de departamentos distintos. Frecuentemente, el contenido se suele denominar información de coordinación para poder manejar responsabilidades compartidas (el vendedor debe consultar con el departamento de producción para saber si se puede instalar un accesorio extra a ese modelo de coche que le pide el cliente). Estos flujos constituyen un medio esencial para adaptarse mejor al mercado, por lo que actualmente se trata de fomentar que existan canales horizontales de comunicación ágiles y eficaces en las empresas. En las organizaciones muy jerárquicas y rígidas (lo que se conoce popularmente como “burocracia”) la información no fluye horizontalmente con agilidad: un empleado de un departamento que quiera coordinarse con un colega de otra unidad debe pedir a su superior que le pida al jefe del otro empleado que autorice a su subordinado a compartir información o gastar tiempo de su jornada con él.

26 Ejemplo de flujos de información
Estos tipos de flujos son los que consideramos formales, ya que aparecen reflejados en los organigramas y en los procedimientos de operación. Existen otras comunicaciones informales (conversaciones, compartir un café, llamadas de teléfono, etc.) que, actualmente, los directivos intentan fomentar para crear un mejor clima de trabajo e incentivar la comunicación distendida de experiencias profesionales.

27 Otras estructuras organizativas
Otras formas de analizar una compañía, sin atender a su estructura jerárquica de proceso de la información: Por funciones o departamentos (unidad de producción, comercial, de gestión, económica y contabilidad, de personal, etc.) División geográfica (por sedes, etc.) División por productos (por modelos, por sectores de actividad, etc.) Hemos visto una forma de organización basada en la jerarquía para explicar la estructura de comunicación y utilización de información, pero también podemos estudiar la organización atendiendo a otros puntos de vista.

28 Otros conceptos útiles en SI MIS (Management Information System)
MIS, “SI para la dirección”. Pertenece a los niveles operativo, táctico y estratégico de dirección. Más ligado con el nivel táctico. Debe proporcionar a los directivos la información y ayuda necesaria para tomar decisiones, normalmente de control administrativo. Proporciona soporte a los directivos en las tareas estructuradas, realizadas regularmente, con procesos bien definidos y sabiendo a priori qué información se necesita. MIS (Management Information Systems), sistemas de información para la dirección, que suelen producir la información de gestión y control que necesitan los directivos en el nivel táctico (nivel de dirección intermedio). Se trata de la toma de decisiones relacionada con el control administrativo (no son decisiones estratégicas, como las apoyadas por el DSS). Ejemplos: todo lo que no pertenece al procesamiento rutinario de las transacciones: pedir listados de volúmenes de ventas por cliente, listado de gasto por departamento con excepciones, incrementos en la producción de determinados tipos de productos, etc.

29 Otros conceptos útiles en SI DSS (Decision Support System)
DSS, “Sistema de Apoyo a la Decisión”. DSS: “sistema informático interactivo, que ayuda al usuario en la toma de decisiones, utilizando modelos para resolver problemas no estructurados”. La parte del SI que ofrece soporte a las decisiones poco estructuradas, en las que no existen métodos claros para cómo tomarlas, ni se conocen los factores que hay que considerar. Orientado generalmente a la alta dirección y a facilitar las decisiones estratégicas. Planificación, análisis de alternativas, ensayo y error para la búsqueda de soluciones. DSS (Decision Support Systems), sistemas de soporte a la decisión, orientados generalmente a la alta dirección, y a facilitar las decisiones estratégicas, las políticas en los niveles más altos de la administración. El DSS tiende a utilizarse en la planificación, el análisis de alternativas, y el ensayo y error para la búsqueda de soluciones. A menudo la calidad de las decisiones de los directivos se ve influenciada por la información disponible, de manera que muchas veces no se toma una decisión mejor porque no se dispone de los datos necesarios, o porque no se dispone del tiempo necesario para analizarlos. Con el DSS se trata de evitar el tópico de la falta de información por el exceso de la información. Un DSS se puede definir como un sistema informático interactivo, que ayuda al usuario en la toma de decisiones, utilizando modelos para resolver problemas no estructurados. Es interactivo ya que no se trata de un dispositivo de control automático: debe producirse una interacción entre el programa y el directivo que recibe la información. El problema no es estructurado, ya que éste es el tipo de problemas que normalmente aparecen en el nivel estratégico de la empresa, que es el nivel en que se plantean directrices a largo plazo. Un ejemplo de problema no estructurado sería el ajedrez. En cambio, cuando la toma de decisión está muy estructurada, lo más habitual es que la realice directamente una máquina. En los DSS se suelen utilizar modelos de inteligencia artificial y sistemas expertos. Ejemplos: predecir el nivel de consumo en los países de América Latina a partir de las tasas estimadas de inflación, crecimiento anual, tipos de interés, etc., con el fin de saber si merece la pena comprar un empresa de comunicaciones (nótese como esta decisión no se puede automatizar).

30 Otros conceptos útiles en SI OIS (Operating Information Systems)
OIS, “Sistema de Procesamiento de Transacciones”. Es la parte del SI dedicada al procesamiento de las operaciones rutinarias diarias (transacciones) Grandes volúmenes de actividades repetitivas Datos muy estructurados Tratamientos simples y claros OIS (Operating Information Systems), “sistemas de información de operaciones”, que tratan al detalle la operatoria o funciones básicas de la empresa: contabilidad, almacén, control de facturas y albaranes, etc. El OIS representa la automatización del proceso rutinario, y es fundamental para soportar las operaciones básicas de la empresa, y producir informes que puedan ser analizados por los MIS y los DSS.