Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Política de Inversiones DGPI-USE HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE.

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1 Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Política de Inversiones DGPI-USE HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA

2 Contenido La Gestión del Proyecto Gestión de los Alcances del PIP Gestión del Tiempo del PIP Gestión de Costos del PIP Aplicación de la técnica del Valor Ganado al Seguimiento de PIP 2

3 Gestión del Alcance La gestión del proyecto “ Este proyecto es extremadamente importante pero no tiene presupuesto, no tiene expediente técnico, no cuenta con personal calificado y se implementa partir de mañana.” Por fin tenemos la oportunidad de impresionar a todos

4 Las preguntas típicas de la Alta Gerencias

5 ¿ Por que surgen esta preguntas?

6 ¿Cómo podemos responder a estas preguntas

7 Fundamentos de la gerencia de los proyectos

8 Un proyecto bien balanceado

9 La administración de los proyectos

10 El proceso de administra un proyecto

11 Etapas de la administración de proyectos

12 Control del proyectos

13 Secuencia Grafica para Articular Alcance, Tiempo y Costos Revisión Marco Lógico Revisión Marco Lógico Diseño EDT Diseño EDT Lista de Actividades Lista de Actividades Revisión Presupuesto Revisión Presupuesto Actualización de Costos Actualización de Costos Estimación de Duración Estimación de Duración Secuencia de Act. Secuencia de Act. Presupuesto Multianual Presupuesto Multianual Cronograma Ruta Crítica Cronograma Ruta Crítica Expediente Técnico Expediente Técnico Matriz de Riesgos Matriz de Riesgos Identificación y evaluación de Riesgos Identificación y evaluación de Riesgos

14 Gestión del Alcance La gestión del “alcance” “ No he leído la propuesta todavía Pero tengo algunas ideas sobre como mejorarlo.”

15 Estableciendo Productos y Subproductos PROYECTO SUBPRODUCTOS PRODUCTOS

16  Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables.  La definición del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque mas adecuado y estimar el costo y fecha de terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en ele calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción del beneficiario.  La estructura de descomposición del proyecto (EDP,WBS) es una agrupación de elementos del proyecto orientada a las entregas del proyecto, que organiza y define el alcance completo del proyecto (PMI, 1998) El W.B.S. configura la estructura del proyecto y recoge hasta un nivel de detalle suficiente todas las áreas que han de ser cubiertas para completar el proyecto. Define y representa los productos o servicios a desarrollar y relaciona, en forma de árbol de familia, los trabajos (paquetes de trabajo) que deben ser ejecutados. ¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?

17  Descomposición jerárquica, orientada al producto final, del trabajo que será ejecutado crear los productos requeridos por el proyecto

18 Construir la EDT Pasos a seguir: 1.Definir el entregable final 2.Descomponer en los principales productos 3.Los productos descomponer en subproductos 4.Los subproductos en paquetes de actividades 5.No más de 5 niveles

19 EJEMPLO: EDT de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el AAHH “Los Jazmines”

20 Taller Nº 1: Desarrollo de la EDT A partir de las metas físicas de nuestro proyecto podemos construir la posible EDT del mismo tomando Sugerencias: 1.Los componentes se desglosan en los productos 2.Los productos se desglosan en sub productos 3.Máximo 4 niveles de desglose

21 Gestión del Alcance La gestión del “tiempo” “Estábamos muy por delante de lo previsto, sin embargo muy detrás de lo previsto, pues perdimos demasiado tiempo ne la revisión de la programación. Lo que necesitamos es un cronograma que nos ayude a revisar nuestro horarios a tiempos”

22 Incorporando las Actividades al proyecto PROYECTO SUBPRODUCTOS ACTIVIDADESPRODUCTOS

23 Administracion del Tiempo

24 Procesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS DESARROLLO DEL CRONOGRAMA CONTROL DEL CRONOGRAMA ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES    

25 Secuencia de Actividades El secuenciamiento de actividades es muy importante, sin secuenciamiento no hay camino crítico ni determinación de dependencias. I F

26 Camino Crítico – Ruta Crítica Un camino es una secuencia de actividades que comienza en una actividad inicial del proyecto, recorre un conjunto de actividades concatenadas que se suceden posteriormente, y termina en una actividad final del proyecto. Todo camino cuyo largo es igual al máximo del proyecto es llamado camino crítico. Si una actividad del camino crítico demora más de lo planificado, se atrasará la fecha final del proyecto. F J H I G F D CBEA ¿Cuál es la ruta crítica?

27 EJEMPLO: Cronograma de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el AAHH “Los Jazmines”

28 Taller Nº 2: Desarrollamos Cronograma A partir de las actividades principales desarrollamos el cronograma en MS Project. Sugerencias: 1.Los subproductos se descomponen en actividades 2.A las actividades se les asigna una duración 3.Se lleva a cabo el secuenciamiento 4.Se presenta en un diagrama de GANNT

29 Gestión del Alcance La gestión del “costo” “Nuestro PIP perdió nueve millones de soles en el ultimo trimestre. Su trabajo es hace que esta situación se revierta”

30 Administracion del Costo

31 Procesos en la Gestión de Costos del PIP ESTIMACIÓN DE COSTOS PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO CONTROL DE COSTOS   

32 Métodos para la Estimación de Costos Estimación por Analogía (arriba-abajo) Estimación ascendente (abajo-arriba) Estimación de propuestas Determinación de índices de costos Estudios de mercado

33 Estimación por Analogía (Pre Inversión) Usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Usa el juicio de expertos empleando el método “top-down” para preparar el presupuesto, en el cual los costos de estiman usando la EDT del nivel superior al inferior.

34 10,000 5,0005,0003,0003,0002,0002,000 1,0001,0004,0004,000 1,5001,500 1,5001,500 1,2001,200800800 200 150 Paquete 1.2.2 Paquete 1.2.2 2,000 Paquete 3.2.1 Paquete 3.2.1 Paquete 3.1.1 Paquete 3.1.1 Paquete 2.2.1 Paquete 2.2.1 Paquete 2.1.1 Paquete 2.1.1 650 Paquete 1.2.3 Paquete 1.2.3 Paquete 2.1.2 Paquete 2.1.2 Paquete 2.1.3 Paquete 2.1.3 Paquete 2.2.3 Paquete 2.2.3 Paquete 3.1.2 Paquete 3.1.2 Paquete 2.2.2 Paquete 2.2.2 Paquete 3.2.3 Paquete 3.2.3 Paquete 3.1.3 Paquete 3.1.3 Paquete 3.2.2 Paquete 3.2.2 Estimación por Analogía Etapa Preinversión

35 Estimación Ascendente (Inversión) Conocida como “buttom-up”, estima el costo de paquetes de trabajo individuales con el nivel más bajo de detalle. Para el presupuesto, los resultados obtenidos se van sumando sucesivamente para obtener los costos de los entregables desde los niveles inferiores hasta los niveles superiores de la EDT.

36 5,5505,550 1,3001,3004,2504,250 1,5001,500 1,5501,550 280 370 1,120 1,250 85 230 555 240 650 1,880 1,060 200 650 175 325 130 645 95 Estimación Ascendente Etapa Inversión

37 Presupuesto del PIP Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales según la EDT para establecer la línea base de costo total.

38 Curva S - Presupuesto $ tiempo Valores acumulados Presupuesto Valores planificados

39 Curva de Avance Planificado % Avance Planificado Valores acumulados ($) Tiempo (años) Presupuesto Total (BAC) Valores planificados (PV) Actividades y Productos 100% Inicio

40 Taller Nº 3: Obtenemos la curva S Tomando en cuenta la EDT y las actividades principales desarrollamos la curva S de presupuesto Sugerencias: 1.Se estima un costo a las principales actividades basados en el PAAC 2.Se utiliza la técnica del Botton UP y se obtiene el costo total del proyecto 3.Se grafica en excel la curva S tomando en cuenta la plantilla

41 Gestión del Alcance La tecnica del “valor ganado” “Después de añadir dos semanas de trabajo por retrasos inesperados, agrega otras tres semanas de inesperados retraso y su ejecución financiera esta sobre el promedio de las demás obras. ”

42 ¿Nos podemos preguntar que es mas importante?

43 Incorporación del Valor Ganado al SOSEM

44 El Valor Ganado El Valor Ganado El Valor Ganado (EV) compara la cantidad de trabajo PLANEADO contra lo que realmente se ha TERMINADO para determinar si el COSTO, el CRONOGRAMA y el TRABAJO REALIZADO están llevándose a cabo de acuerdo con lo planeado. La utilización del Valor Ganado (EV) como medida de desempeño no es muy común entre los Gerente de Proyecto. „Muchos Gerentes de Proyecto nunca han visto o usado las fórmulas de VG y sólo las vienen a conocer cuando comienzan a prepararse para la certificación PMP. Para complicar más la cosas para los que hablamos español, los acrónimos utilizados originalmente (BCWP, ACWP y BCWS).

45 El Valor Ganado El Valor Ganado Cómo se logra todo esto?  „Al hacer el WBS se divide el trabajo en tareas lo suficientemente pequeñas para evitar el problema de estimar un porcentaje de terminación.  „Se define que cada tarea individual no gana valor sino hasta que se haya terminado.  „Esto es especialmente útil en proyectos de informática.

46 El Valor Ganado El Valor Ganado Cuál fue la necesidad original?  „ Responsabilidad por la ejecución de varios proyectos al mismo tiempo. Variedad de Tipos y Tamaños de los proyectos.  Reducir“exceso de administración” y/o el descuido en los proyectos.  Saber de verdad ”Cómo van los proyectos?” para identificar problemas lo más pronto posible y así tomar acciones correctivas rápidas y efectivas.

47 El Valor Ganado El Valor Ganado Por qué me interesa?  „ La utilidad básica del Valor Ganado es administrar los riesgos de los costos asociados a los proyectos.  Entre más rápido se de usted cuenta que tiene un problema, más posibilidades tiene usted para actuar y mitigarlo.

48 El Valor Ganado El Valor Ganado Solución?  „ Decíamos que el Valor Ganado le añade una nueva dimensión al seguimiento tradicional de comparación entre lo Presupuestado y lo Real.  El Valor Ganado es una medida objetiva de cuánto trabajo se ha realizado.  Para nuestro ejemplo, el Valor Ganado se calcula con base en las actualizaciones terminadas.

49 El Valor Ganado El Valor Ganado Cómo trabaja el método de Valor Ganado?  „ El método del Valor Ganado requiere algunas prácticas clave para su éxito: o Identificar cada entregable del proyecto o Desarrollar un cronograma para la terminación de cada entregable o Asignar un valor a cada entreg able o En otras palabras, para gerenciar proyectos utilizando EV es necesario determinar, antes de comenzar, el producto, el cronograma y el costo de nuestro proyecto. o Las buenas noticias son que si usted ya tiene en práctica una buena planeación de proyectos, le será muy fácil encontrar la información que se necesita.

50 El Valor Ganado El Valor Ganado El Proceso del Valor Ganado

51 El Valor Ganado El Valor Ganado Cómo establecer un sistema de Valor Ganado? 1.Definir el WBS para dividir el proyecto en porciones manejables. 2.Identificar las actividades a programar que representen todo el proyecto. 3.Asignar el costo a ser gastado en cada actividad. 4.Programar la actividades en el tiempo. 5.Crear la línea base y confirmar que el plan es aceptable.

52 El Valor Ganado El Valor Ganado Seguimiento o Análisis de Variaciones : Muestra cómo el proyecto va progresando y las tendencias ya que tiene en cuenta el tiempo y costo consumidos comparados con los planeados. o Análisis de Índices: Muestra qué tan eficientemente está operando el proyecto. o Proyecto : El Valor Ganado se establece inicialmente a nivel de proyecto (nivel más alto del WBS) y luego se hereda al resto de nodos o WBS : Los métodos de cálculo del Valor Ganado pueden cambiar para cada parte del WBS en cada nivel

53 Incorporación del Valor Ganado al SOSEM acumulados Valores acumulados (S/.) Tiempo Presupuesto Total Valor planificado Ejecución (SIAF) 31 marzo AvancePlanificado Avance real Meta Física Lograda 100 Millones 70 Millones 55 Millones 30 Millones Fecha de seguimiento

54 META FÍSICA PLANEADA Valores acumulados ($) Tiempo (años) Curva de Programación Presupuestal 100% Inicio Articulación de Metas Físicas, Costos y Tiempo (Pre inversión) (Pre inversión) Presupuesto Total (viable)

55 Construcción de la Curva de Meta Física Lograda (Inversión) acumulados Valores acumulados ($) Tiempo Presupuesto Total Valor presupuestado Ejecución (SIAF) 18 enero 2011 Avance Planificado Avance real Meta Física Lograda

56 El Valor Ganado El Valor Ganado Definiciones  „ PV: Costo Presupuestado del Trabajo Programado o Costo planeado de la cantidad total de trabajo programado a ser realizado para la fecha propuesta.  AC: Costo Real del Trabajo Realizado o Costo incurrido para llevar a cabo el trabajo que se ha realizado hasta la fecha.  EV - “Costo Presupuestado del Trabajo Realizado” o El costo planeado (no real) para completar el trabajo que se ha realizado. Es un porcentaje del presupuesto total igual al porcentaje del trabajo realmente terminado.  BAC: Presupuesto a la Terminación o Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.  Fecha de Estado o Fecha a Hoy o Es el punto en el tiempo utilizado para el análisis

57 El Valor Ganado El Valor Ganado Definiciones  „ SV: Variación de Programación (EV-PV) o Es una comparación entre la cantidad de trabajo realizado durante un período de tiempo dado y lo que se había programado para ser ejecutado. Una variación negativa significa que el proyecto está atrasado en el cronograma.  CV: Variación de Costos (EV-AC) o Es una comparación entre el costo presupuestado del trabajo realizado y el costo real. -Una variación negativa significa que el proyecto está por encima de presupuesto.

58 El Valor Ganado El Valor Ganado Índices  SPI: Índice de Desempeño de Programación o SPI = EV / PV o Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado. o Si SPI = 1, el proyecto está a tiempo o Si SPI > 1, el proyecto está adelantado con respecto al cronograma o Si SPI < 1, el proyecto está retrasado con respecto al cronograma  „ CPI: Índice de Desempeño de Costos o Muestra cuántas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo. o CPI = EV / AC o Si CPI = 1, el proyecto está dentro de presupuesto o Si CPI > 1, el proyecto está por debajo del presupuesto o Si CPI < 1, el proyecto está por encima del presupuesto

59 El Valor Ganado El Valor Ganado Índices  Costo Estimado para Terminar (ETC) o ETC = BAC - EV o Se utiliza para pronosticar el trabajo restante hasta que se termine el proyecto  Costo Estimado a la Terminación (EAC) o EAC = BAC / CPI o Es una medida para el trabajo restante descrito como un costo

60 Nuevos Indicadores de Seguimiento del PIP NombreFórmulaInterpretación Variación de costo CV = EV – AC (-) sobre el presupuesto (+) bajo el presupuesto Variación de cronograma SV = EV - PV (-) detrás del cronograma (+) delante del cronograma Índice de Rendimiento de Costo CPI = EV / AC Cuántos $ se obtienen por cada $ gastado Índice de Rendimiento de Cronograma SPI = EV / PV % de progreso respecto a planeado Índice de Performance del Proyecto IP = CPI x SPI Rendimiento del proyecto en términos de tiempo y costo

61 Comités de Seguimiento evalúan situación de proyectos en función del SOSEM Revisión de Cartera Basado en estos indicadores 100% Alerta Problema 20%40%60%80% % Ejecución financiera.60.80 1.0 IP BB-4.231036 AA-2-451036 NN-2.341067 ZZ-3.451036 XX-3.25036 NN-5.341036 YY-2.45036 Nivel Nacional

62 Ministerio de Economía y Finanzas Dirección General de Política de Inversiones DGPI-USE HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA