UNIVERSIDAD POPULAR AUTÓNOMA DE VERACRUZ EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR BACHILLERATO VIRTUAL TALLER DE LECTURA Y REDACCIÓN 2 TRIMESTRE 2 MODULO III ACTIVIDAD 9: ELABORACIÓN DE ARCHIVOS DE TRABAJO FECHA: 18-12-2014 ------ 26-12-2014 ALUMNA: MA. LUISA BADILLO BELTRÁN ASESORA: TERESA ROSALES CRUZ

CLASIFICACION DE ARCHIVOS Debido a la gran cantidad de documentos que se generan en un negocio es importante tener un control de ello y una manera de hacerlo es, archivando.

FUNCIONES BASICAS DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en negocio. Guardar de manera ordenada el material reunido. Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

CLASIFICACION DE ARCHIVOS Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la persona encargada de ello se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad. .

EXISTEN VARIOS ELEMENTOS DE CLASIFICACIÓN Y SON LOS SIGUIENTES: CARPETAS: Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión). GUÍA: Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. PESTAÑAS Y SU POSICIÓN: Las pestañas son una parte salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas. GUÍAS FALTAS: Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes.

INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos INDICADORES: Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto. COMPRESORES: Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos. PINZAS: Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos. FICHAS: Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas).

MÉTODOS PARA CLASIFICAR ARCHIVOS SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido.

SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALES: Consiste en ordenar las carpetas según el último par de dígitos en lugar del estricto orden numérico. SISTEMA DECIMAL: Se basa en la división de 10 grupos, a cada uno de los cuales se le asigna un número del 0 al 9 o bien del 1 al 0. SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente

ARCHIVADORES: Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computerizado.