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¿Qué son los Datos Personales? Artículo 2 LPDPDF La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o identificable. CORREO ELECTRÓNICO NOMBRE ORÍGEN ETNICO CONVICCIONES FILOSÓFICAS

Categoría de Datos Personales Numeral 5 de los Lineamientos Tipos Identificativos Electrónicos Laborales Patrimoniales Procedimientos administrativos y jurisdiccionales Movimiento Tránsito o migratorios Salud Biométricos Sensibles Naturaleza pública Académicos Vida afectiva o familiar CORREO ELECTRÓNICO NOMBRE ORÍGEN ETNICO CONVICCIONES FILOSÓFICAS

Sistema de Datos Personales (SDP) Todo conjunto organizado de archivos, registros, bases o bancos de datos personales de los entes públicos, que permita el acceso a datos con arreglo a criterios determinados cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Preexistencia del SDP Se define la preexistencia del SDP por la vigencia de la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal (LPDPDF), su entrada en vigor fue en el año 2008. Si la Unidad Médico/Administrativa comenzó su operación antes de este año es preexistente el SDP.

Creación del SDP Para los SDP de nueva creación se debe publicar el Acuerdo de Creación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal. La creación deberá publicarse en un término de 15 días hábiles antes de recabar los Datos Personales. Los Acuerdos serán firmados por el titular del Ente Público.

Nombre del Sistema de Datos Personales Hospitales Expediente Clínico Hospital General Balbuena Expediente de Personal Hospital General Balbuena Padrón de Beneficiarios del Programa de Acceso Gratuito a los Servicios Médicos y Medicamentos a las personas residentes en el Distrito Federal que carecen de seguridad social laboral

Sólo HG Ajusco Medio Programa de Atención Integral del Cáncer de Mama en el Distrito Federal Programa de Atención Integral del Cáncer Cervico-Uterino en el Distrito Federal

Unidades Médicas en Reclusorios Expediente Clínico de la Unidad Médica en el Reclusorio Preventivo Varonil Norte Certificaciones Médico Legales de la Unidad Médica en el Centro de Sanciones Administrativas y de Integración Social Expediente Clínico de la Unidad Médica en la Comunidad para el Desarrollo de Adolescentes

Área Central Mascotatel Ley de Protección a la Salud de los No Fumadores en el DF Interrupción Legal del Embarazo ILE-Tel Atención Domiciliaria para la Población Vulnerable Expediente de Medicina a Distancia Medicina a Distancia Voluntad Anticipada Voluntad Anticipada Capacitación Voluntad Anticipada Donación y Transplantes de Órganos y Tejidos Expresión de la Voluntad respecto a la donación de órganos y tejidos con fines de trasplante después de la muerte Donación Buzón del Secretario, Atención a Quejas, Demandas y Peticiones de la ciudadanía usuaria de los Servicios de Salud de la Red Buzón

Escuela de Enfermería Nuevo Expediente de alumnos de cursos Postécnicos de la Escuela de Enfermería de la Secretaría de Salud del Distrito Federal Expediente de personal de la Escuela de Enfermería de la Secretaría de Salud del Distrito Federal Expediente de seguimiento de control de salud de la Escuela de Enfermería de la Secretaría de Salud del Distrito Federal Expediente de alumnos de la Licenciatura en Enfermería y Obstetricia de la Escuela de Enfermería de la Secretaría de Salud del Distrito Federal Nuevo Servicios en el Hospital Veterinario para Perros y Gatos de la Ciudad de México

Los nombres de los Sistemas de Datos Personales (SDP) deben señalarse como se encuentran inscritos en el Registro Electrónico de Sistemas de Datos Personales El nombre del SDP debe coincidir en el Modelo de Leyenda, Documento de Seguridad y en los Nombramientos

Personas Involucradas en el Tratamiento de los Datos Personales Enlace de Datos Personales (EDP).- Servidor público que fungirá como vínculo entre el ente público y el InfoDF para atender los asuntos relativos a la Ley de la materia.

b) Responsable del SDP: El servidor público de la unidad administrativa a la que se encuentra adscrito el SDP, designado por el titular del Ente público, que decide el tratamiento de DP, el contenido y la finalidad del SDP. Subdirector Médico JUD Médico Subdirector de Enlace Administrativo JUD de Enlace Administrativo JUD de Gratuidad (Área Central)

c) Responsable de Seguridad: Servidor público asignado formalmente por el responsable del SDP, encargado de coordinar y controlar las medidas de seguridad aplicables. Encargado del Archivo d) Encargado del SDP: Personal autorizado del Ente público que en ejercicio de sus funciones realiza tratamiento de datos personales

Subdirectores/ JUD Médicos Nombramientos Expediente Clínico Sec retar io de Salud DG SMU Dir ector es de Hosp itales Subdirectores/ JUD Médicos

Nombramientos Sub direc tores /JUD de Enlac e Admi nistr ativo DG A Expediente de Personal DG A Sub direc tores /JUD de Enlac e Admi nistr ativo

El “Responsable del Sistema de Datos Personales” tiene la obligación de mantener actualizados los nombramientos de los servidores públicos involucrados en el tratamiento de los Datos Personales e integrarlos en la Carpeta Blanca. Los servidores públicos de nueva designación se deberán coordinar con la EDP, con la finalidad de ser capacitados, realizar la actualización del Sistema en el Registro Electrónico de los Sistemas de Datos Personales (RESDP) y del Documento de Seguridad.   Todo servidor público que cuente con nombramiento de Responsable o Responsable de Seguridad tienen la obligación de entregar la Carpeta Blanca al servidor público entrante, en un esquema similar a un Acto de Entrega- Recepción, apoyándose en el numeral 9 del Prontuario para el Manejo, Tratamiento, Resguardo, Protección y Aplicación de medidas de seguridad a los Sistemas de Datos Personales y/o incluirse dentro del apartado de archivos del Acta de Entrega-Recepción ante la Contraloría Interna.

Nivel de Seguridad ... Distribución de soportes Registro de acceso Básico Documento de seguridad Funciones y obligaciones Registro de incidencias. Identificación y autentificación. Control de acceso. Gestión de soportes. Copias de respaldo. Medio … Responsable de seguridad Auditoría Control de acceso físico. Pruebas con datos reales. Alto ... Distribución de soportes Registro de acceso Telecomunicaciones

Medidas de Seguridad SDP Físicos Espacio específico de resguardo Puerta de acceso con cerradura Barra Libreta de registro de control de acceso Libreta de registro de incidencias Vales múltiples e individuales Mobiliario de resguardo: Racks y lockers, Archiveros, Gavetas, Credenza, etc. Programa de Mantenimiento Mapas de ubicación topográfica

SDP Automatizados Equipos de seguridad perimetral (firewall) Respaldos periódicos de base de datos que permiten la recuperación en caso de siniestro. El acceso a las aplicaciones se realiza mediante un usuario único y las claves de acceso es mediante algoritmos de cifrado. Nivel de seguridad en capas: Los niveles de base de datos no son accesibles directamente desde la red pública o red interna. Solamente se tiene acceso desde el servidor de aplicación que usa la base de datos correspondiente.   La gestión de los distintos procesos dentro del sistema se encuentra determinada por privilegios (Control de acceso basado en roles). Control de acceso a servidores mediante la restricción de acceso a programas, archivos y sistemas de administración de base de datos.

Prontuario Difusión del “Prontuario para el manejo, tratamiento, resguardo, protección y aplicación de medidas de seguridad a los Sistemas de Datos Personales” Documento que tienen por objeto homogeneizar los procesos en esta materia, contando con información y recomendaciones prácticas dirigida a los Servidores Públicos involucrados en el tratamiento de datos personales, respecto al cumplimiento de la normatividad aplicable, en sus distintas etapas: recolección, tratamiento, cesión y supresión de sistemas de datos personales, mismo que es de su conocimiento y para facilitar su acceso, se tiene una versión electrónica en el apartado de Transparencia del portal de Internet de esta Dependencia, el cual debe ser difundido ampliamente (escrito y electrónico) a todo el personal involucrado en el manejo, tratamiento, guarda y protección de los SDP principalmente a los Responsables, Responsables de la Seguridad y Encargados de éstos.

Carpeta Blanca Con el objetivo de verificar la observancia de los principios de licitud, consentimiento, calidad de los datos, confidencialidad, seguridad, disponibilidad y temporalidad contenidos en la LPDPDF, que rigen a los SDP, se integró el instrumento denominado “Carpeta Blanca”. Misma que debe estar actualizada y a disposición del personal que realiza tratamiento a datos personales para su conocimiento y consulta.

Documento de Seguridad Una de las obligaciones de los Entes Públicos del Distrito Federal en materia de protección de datos personales conforme al lineamiento 16 inciso a) último párrafo de los “Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal” es la actualización anual del “Documento de Seguridad” o cuando se produzcan cambios relevantes en el tratamiento.   Es relevante que sea de conocimiento de todo el personal involucrado en el manejo, tratamiento, guarda y protección del SDP principalmente a los Responsables, Responsables de la Seguridad y Encargados de éstos la Leyenda y el Documento de Seguridad.

Anexo 6

Modelo de Leyenda La OIP actualiza de forma semestral la Leyenda – deber de informar-, la cual es difundida a todas las Unidades Médico/Administrativas vía oficio para su conocimiento, aplicación y difusión. Por lo que es indispensable colocar el Modelo Leyenda en áreas de atención al interesado y/o en aquellas en las que se recaben Datos Personales, así como en donde se encuentre resguardado y en cada expediente del SDP en el que están siendo protegidos los Datos Personales, con la finalidad de cumplir con el deber de informar, establecido en el artículo 9 de la LPDPDF.

Modelo de Leyenda

Registro de Incidencias Incidencia es cualquier anomalía que afecte la seguridad, integridad, confidencialidad o disponibilidad de los datos; así también se pueden considerar los accesos no autorizados, la pérdida o extravío de datos, una incorrecta gestión, etc. Éstas contarán con un registro en el que se haga constar el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica, los efectos que se hubieran derivado de la misma y las acciones implementadas. El Responsable y Responsable de Seguridad emprenderán las medidas necesarias para su corrección o notificación a la autoridad competente con la finalidad de delegar responsabilidades ante el Órgano de Control Interno o bien Autoridad Administrativa/Médica competente, el Responsable del Sistema deberá notificar el siniestro, a través de acta administrativa y/o ante el Ministerio Público, así como informar al Enlace en Materia de Datos Personales sobre las medidas que se tomen ante cualquier tipo de incidencia.

Registro de Incidencias

Capacitación Es obligación de los Titulares de las unidades médico/administrativas cuando ocurran nuevas designaciones solicitar por escrito a la EDP que se les capacite, dejándose constancia de la capacitación recibida.   Coordinarse con la OIP a efecto de implementar la capacitación en materia de archivos, en razón de la importancia del tratamiento de los SDP por incidir en la gestión documental, medidas de seguridad aplicables y ciclo vida del documento (procedimiento de archivo de trámite).

Instructor OIP Se designe al o los servidor(es) público(s) que considere a efecto de contar con Instructor OIP en materia de Datos Personales, quien(es) tendrá(n) la función de coordinar el proceso de capacitación, obtención de constancia y será el Enlace de capacitación con la OIP, de acuerdo a lo establecido en los “Criterios de Capacitación y obtención de constancias en materia de datos personales”, para continuar con esta fase de formación de Instructores se tiene programado impartir los cursos en cada Unidad Médico/Administrativa. Estos tienen el objetivo de integrar un equipo de servidores públicos con el conocimiento y habilidades en materia de protección de datos personales, generando una cultura que permita asegurar el cumplimiento de la normatividad en la materia.

Cartel

Registro de Sistemas de Datos Personales El registro electrónico de los sistemas de datos personales (RESDP), es una aplicación tecnológica que permite conducir el esquema de inscripción y control de los SDP de los Entes Públicos, un catálogo de los SDP inscritos en todo el Distrito Federal.   Es importante que los Responsables, Responsables de Seguridad y Encargados de los SDP accedan a la liga del portal en la página electrónica del INFODF denominada “Sistema de Datos Personales – Registro Electrónico de Sistemas de Datos Personales (RESDP) – Consulta Pública”, para que conozcan su contenido.

Se encuentra en la página del INFODF www. infodf. org Se encuentra en la página del INFODF www.infodf.org.mx en la parte inferior izquierda y la identificamos como se muestra a continuación:

Se tiene acceso a través de clave y contraseña. Permite restringir tanto el acceso como la modificación de información. Quien detenta las claves y contraseñas de los SDP es la EDP. En coadyuvancia con la OIP se realiza la actualización del RESDP.

Expediente Clínico Qué datos recabas

Expediente de Personal Qué datos recabas

Expediente Clínico Destinatarios

Derecho ARCO Solamente el interesado o su representante legal, previa acreditación de su identidad, podrán solicitar al ente público, a través de la Oficina de Información Pública (OIP) competente, que le permita el acceso, rectificación, cancelación o haga efectivo su derecho de oposición, respecto de los datos personales que le conciernan y que obren en un sistema de datos personales en posesión del ente público.

Lic. Alejandra A. Aguirre Sosa GRACIAS Lic. Alejandra A. Aguirre Sosa Responsable de la OIP 50381700 Ext. 1014 Datos Personales Ext. 5034 Lic. Laura Flores Lic. Rocío Pichardo datos.personales@salud.df.gob.mx