En el presente trabajo, se explica los diferentes elementos que nos ofrece Microsoft Access, para hacer mas fácil y rápido la realización de bases de datos, formularios y todas las aplicaciones que nos ofrece este programa.

Son los almacenes de datos. Se trata de listas de registros. El diseño de tablas consiste en la definición de los campos necesarios para almacenar correctamente la información de la base de datos.

Fecha/hora: Fecha, hora o ambos a la vez. Existen diversos formatos de fecha y hora que pueden ser definidos como atributo. Moneda: Un número con formato monetario. Se trata de un valor numérico real con formato especializado para la manipulación de valores monetarios: abreviatura de la moneda local, separación con puntos y comas al estilo local,... Auto numérico: Un contador autoincrementado. Se trata de un valor numérico que el sistema genera automáticamente para cada registro de manera que nunca existirán dos registros en la misma tabla con el mismo valor en el campo autonumérico. Si/no: Un valor lógico. Objeto OLE: Un objeto de otra aplicación, vinculado mediante OLE: sonido, imagen, vídeo, gráfico... Hipervínculo: Un vínculo a un documento de Internet.

Los formularios son formatos de pantalla destinados a que el usuario los utilice como interfaz para la manipulación de los datos. Son equivalentes al modo de vista de datos de las tablas, pero permiten mayor libertad a la hora de personalizar los controles que se muestran en pantalla: colocación de los controles, aspecto de los mismos y de la pantalla en general, presentaciones anidadas, gráficos e imágenes, presentación de objetos multimedia, etc.

 La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

 Un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población.

 El administrador de la Base de Datos (DBA: Data Base Administrator), es quien se encarga del control general del Sistema de Base de Datos.

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde lo será únicamente de una población.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de pedido relacionada con clientes y con artículos.

 Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

 Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

 El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.  El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos.  Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla. En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual.

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar, Imprimir o Deshacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir.. Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente. Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más... para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir.

 Para guardar una base de datos damos clic en el botón office o simplemente nos dirigimos a la barra de acceso rápido en el icono guardar; damos nombre a la base de datos y seleccionamos la carpeta donde se guardara y por ultimo damos aceptar.

1. En el Botón de Office, elegir la opción Cerrar base de datos 2. Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.