SOPORTE DE LA INFORMACION CONTABLE Lizeth Beleño Orozco Contabilidad sistematizada Grupo BN

TABLA DE CONTENIDO Contabilidad Evolución de la contabilidad y sus principales aportes Sistema de información contable Propósito y estructura de la información contable Objetivos de la información contable Cualidades de la información contable Importancia de los informes contables dentro de la organización La información contable y las teorías de la información

CONTABILIDAD La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio  con el fin de interpretar sus resultados, para que los gerentes  a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante  datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa.

Evolución de la contabilidad y sus principales aportes La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades.    El inicio  de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: “ La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá” en donde se considera el  concepto de la partida doble  por primera ves donde uno de los méritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los  procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo cual  se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono. 

Actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de  prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las empresas; La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables Tecnología, Complejidad y globalización de los negocios, Formación y educación

Sistema de Información Contable Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.   Se puede clasificar en dos grandes  categorías: la contabilidad  financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna.

La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no  participa en la administración de la empresa; Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad  de la empresa.   La contabilidad de costos estudia las relaciones costos  – beneficios  – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y  permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público; la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones. 

Propósito y naturaleza de la información contable   El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. en la cual el papel del sistema contable de la organización  es desarrollar y comunicar esta información. Estructura de un sistema contable   Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones; Además un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Se deben ejecutar tres pasos básicos  relacionada con las actividades financieras:   1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un  registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. 2.Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades  comerciales, a información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga  dinero. 3. Resumen de la información:  para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.

Objetivos de la información contable. La información contable debe servir  fundamentalmente para:  Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones  que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.   Predecir flujos  de  efectivo. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de  los  negocios. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 

Cualidades De La información contable Para poder satisfacer  adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.  La información es comprensible  cuando es clara y fácil de comprender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es  oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económico  

Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información.  La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de  sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Importancia de la información contable dentro de la organización   Los sistemas de información contable deben entenderse no sólo como aquellos que producen información financiera (la cual fue muy útil en la era industrial), sino como aquellos que producen información: financiara y no financiera, interna y externa, para evaluar la gestión y el control de los procesos oportunamente.

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE El sistema contable cumple con las características básicas de las definiciones de sistema: SISTEMA ABIERTO:  El sistema toma sus entradas, y manda sus salidas al medio, de tal forma que está intercambiando flujos de  entrada y/o salida con el medio o entorno. SISTEMA CIBERNÉTICO:  El sistema toma de sus salidas entradas, en forma de retroalimentación (feed back),  con el objetivo de autorregularse y equilibrarse a las condiciones cambiantes del entorno y las condiciones internas generadoras de entropía (desorden), a través de procesos de homestoasis (ajustes) que permiten generar la negentropía (orden) necesaria para que el sistema se equilibre a las nuevas condiciones impuestas por el entorno o internamente.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE LOS ELEMENTOS DE ENTRADA: Un sistema de información contable que trascienda a la toma de decisiones, es decir, un sistema de información gerencial tiene como elementos de entrada la tecnología. LOS ELEMENTOS DE CONVERSIÓN: Hay elementos de entrada, que una vez entran a ser parte del sistema se convierten en elementos de conversión como es el caso de los elementos relacionados en el punto anterior.

 LOS ELEMENTOS DE SALIDA Son los informes financieros (estados financieros) y no financieros  que cumplen con los objetivos y cualidades que las normas exigen para la información contable que produce el sistema  de información gerencial, la cual permite controlar el proceso del registro contable.   EL MEDIO El medio en el cual se establecen los sistemas de información gerenciales, parte del entorno económico en el que se desenvuelva la organización.

LA VISIÓN Propósito imaginado, criterio inusual o pronóstico, donde  se visualiza la organización en el futuro, es una meta ambiciosa pero verosímil y  asequible.    LA MISIÓN Tarea específica que se encarga a una persona o a un grupo.  Es la razón de ser, el deber ser de la organización.

LOS OBJETIVOS instrumenta para el logro de la visión. Estos deben estar orientados al logro de la misión, y esta a su vez se instrumenta para el logro de la visión.   Los objetivos se clasifican en: Internos:  También llamados institucionales, están orientados al uso eficiente de los recursos que consumen los productos y/o servicios que se producen, se controlan con indicadores de eficiencia. Externos:  También llamados sociales, están orientados a cumplir con los atributos del producto y/o servicio que espera el cliente, se controlan con indicadores de eficacia y efectividad.

 LA SINERGIA El sistema de información adquiere una dimensión diferente al integrar como sus elementos componentes al sistema de información financiera contable y al sistema de información gerencial (toma de decisiones), de esta forma se hace frente a la entropía (desorden) generando la información para lo toma de decisiones cumpliendo con los objetivos y cualidades que la información contable debe tener.   LA ENTROPÍA un sistema en actividad, es un sistema con alto contenido de información, cuando un sistema tiene alto contenido de información se encuentra ordenado.  Cuando un sistema no tiene actividad, es por que ha alcanzado su máximo nivel de desorden y se dice que tiene bajo contenido de información.

LA NEGENTROPÍA   La negentropía la genera la  organización con una actualización constante de la  normatividad, el uso de tecnologías adecuadas, personal capacitado, procedimientos adecuados a las funciones que realiza organización, de tal forma  que sé de armonía a todos los elementos involucrados en la preparación de la  información y monitoreo constante del medio. LA RETROALIMENTACIÓN (FEED BACK)  La retroalimentación se da como producto o resultado de la evaluación que se hace da la información de salida que produce el sistema, esta evaluación permite observar si la organización está cumpliendo con los objetivos y cualidades que el medio le establecen.

LA HOMEOSTASIS Entenderemos como homeostasis los procesos de ajuste que se realizan al interior de la organización con el objetivo de equilibrarse  o autorregularse  cuando no se está cumpliendo con los objetivos, estos procesos de ajuste se dan como resultado de los procesos de retroalimentación.    LAS ENTIDADES  En un sistema de información contable tradicional  las entidades están conformadas por las organizaciones que realizan las diferentes transacciones existentes en el universo económico, estas transacciones se configuran en registros contables, y es en esta forma de registros contables que los datos entran al sistema de información contable.

LOS FLUJOS  Son los datos que entran al sistema y que fluyen hasta convertirse en salidas en forma de información, estos datos se capturan en formatos y se originan cada vez que se realizan transacciones económicas entre las organizaciones dentro de una economía.   LOS ATRIBUTOS Son los posibles valores que puede tomar cada uno de los campos del registro que conforma el flujo. LOS VALORES Es el registro que asume un valor entre un universo de posibles valores.

LOS PROCEDIMIENTOS   Las funciones se apoyan en los procedimientos, cuando un procedimiento involucra una transacción se produce un flujo de datos para el sistema de información gerencial.  Los procedimientos propiamente contables, son aquellos propios del departamento contable y tratan desde la forma en que llegan los datos al sistema de  información contable tradicional (información financiera), hasta que salen de él en forma de información (estados financieros),  estos procedimientos son responsabilidad del área contable, es decir son funciones por las cuales el área contable es responsable, por lo tanto las funciones y responsabilidades del área contable deben figurar en el manual administrativo.

3. LA TEORÍA PRAGMÁTICA DE LA INFORMACIÓN  la información es el producto de una síntesis de propiedades reales de los objetos (elementos objetivos) y la actividad del sujeto (elementos subjetivos).  Las estructuras que utiliza el sujeto para estructurar esas propiedades objetivas se encuentran condicionadas por el desarrollo psicogenético y el contexto social, político, histórico y cultural en el que vive el sujeto. Esta teoría es la el que mejor explica la naturaleza de la información contable, ya que  permite abandonar la  ontología de primer nivel, que trabaja con objetos concretos, tangibles e individuales, y pasar a trabajar con entes más abstractos y elaborados como la información contable.

BIBLIOGRAFIA BARKER, Richard.  El Modelo Entidad relación: Case * Method.  Massachusetts:  Addison – Wesley Publishing, 1990.  241 P.  ISBN: 0-201-60111- 7.  BRIMSON, James A.  Contabilidad por Actividades.  México:  Prentice Hall, 1998.  256 P.  ISBN:  970-15-0214-0. DAVIS, Paul.  El Universo Desbocado.  Barcelona:  Salvat Editores, 1985.  204 P.  ISBN: 84-345-8361-5.  DE MIGUEL,  Adoración y PIATTINI, Mario.  Concepción y Diseño de Bases de Datos.  Madrid:  Ra-Ma, 1993.  989 P.  ISBN:  0-201-64497-5.  EDWARDS, Chris; WARD, John y BYTHEWAY, Andy.  Fundamentos de Sistemas de Información.   BAR HILLEL, y CARNAP, R. Semantic Information, En: Introduction to Information Science. Compiled and edited by Tekfo Saracevic. New York and London: Browker Company, 1970 P. 18-23. BARKER, Richard. El Modelo Entidad relación: Case * Method.

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