LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL. PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA. MARIA JOSÉ VICENTINI JORENTE MARILIA, SP, AGOSTO , 2015

REVOLUCIÓN ELECTRÓNICA Gestión de los Recursos de Archivos MUDANZAS/CAMBIOS Gestión de los Recursos de Archivos Organizar Representar Recuperar Conservar Gestionar Disponer Reproducir PARADIGMA POS-CUSTODIAL

1898-1980 1980 - Actualidad Paradigma: Custodial, Clásico, Industrial, Positivista Historicista, Tecnicista (Thomassen, Cook, Malheiro- Ribeiro) Pos-Custodial, Social, Pos-Moderno De Acceso Informacional Nuevo Paradigma Archivístico (Thomassen, Cook,Mennen- Haritz, Malheiro- Ribeiro,- Guilliland, Taylor) ESTADIOS PARADIGMÁTICOS EN LA ARCHIVÍSTICA

LA ARCHIVÍSTICA POS-CUSTODIAL Naturaleza del documento archivístico Gestión del documento archivístico como evidencia. El modelo de continuidad de los documentos. Record Continuum. El enfoque de la pos-custodia de los documentos: Énfasis en el acceso. Técnicas de tratamiento de los documentos: Clasificación Valoración Acceso REPRESENTACIÓN?

¿QUÉ ES LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN?

REPRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN PROPÓSITO “identificar y explicar el contexto y el contenido de las entidades archivísticas a fin de promover su accesibilidad y uso”.

LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL

CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS AÑOS DEL SIGLO XX

LA REPRESENTACIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL

LA REPRESENTACIÓN Y LOS RECURSOS ELECTRÓNICOS SURGEN NUEVOS CONCEPTOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO METADADOS EVIDENCIA DOCUMENTAL REPRESENTACIÓN Mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos Captar el contexto de creación y contenidos Preservar significado

PRINCIPIOS TEÓRICOS Y MODELOS LA REPRESRNTACIÓN DE INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS ARCHIVÍSTICOS ACTUALES: PRINCIPIOS TEÓRICOS Y MODELOS

DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE REPRESNETACION ARCHIVÍSTICA EE.UU y Canadá comienzan a trabajar en el proyecto CUSTARD. Surgió la Declaración de Principios del Proyecto. En 1992, da a conocer el primer documento oficial publicado sobre este tema en el mundo archivístico. La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios fundamentales de la descripción archivística.

PRINCIPIO UNIDIMENSIONAL (DESCRIPCIÓN MULTINIVEL)

NIVELES DE ORGANIZACIÓN DE UN FONDO Unidad Documental Compuesta FONDO Subfondo Serie Subserie Simple ISAD(G), p. 48.

DESCRIPCIÓN MULTINIVEL

PRINCIPIO PLURIDIMENSIONAL (MODELOS CONCEPTUALES)

MODELO CONCEPTUAL DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA Representación de la realidad archivística en el que quedan descritos los tipos de entidad archivística, sus relaciones y atributos. COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.

ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS “clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como categorías diferentes , que pueden estar reflejadas en los sistemas de descripción de distinta forma, pudiendo, estar representadas por descripciones independientes, aunque interrelacionadas”. COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.

Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia DOCUMENTO DE ARCHIVO PRODUCTOR FUNCIONES NORMA TIEMPO LUGAR CICLO DE VIDA RECURSOS DE INFORMACIÓN RELACIÓN CONCEPTO Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia

TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO NORMATIVO DEL CIA DOCUMENTO DE ARCHIVO PRODUCTOR FUNCIONES INSTITUCIONES DE CUSTODIA

SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS “una categoría de un subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los mismos atributos y relaciones…”. COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones, 2012.

Qué Subtipos de Entidad Existen? DOCUMENTO DE ARCHIVO Grupo de Fondos Fondo División de Fondos Serie Subserie Fracción de serie Processo /Item Colección División de Colección Componente Documental PRODUCTOR Institución Familia Persona FUNCIONES Y SUS DIVISIONES Función División de Función Actividad/Proceso Acción Tomado de: CNEDA/NEDA-I/ModeloConceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012

MODELOS CONCEPTUALES PUBLICADOS Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Version 2.0. 2008. Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones. 2012. Finnish Conceptual Model for Archival Description. 2013. Formó el Grupo de Expertos en Descripción Archivística para la creación de un Modelo Conceptual para la Descripción Archivística. (2012-2016).

son creados, producidos, gestionados, por / crea, produce, gestiona, DOCUMENTO DE ARCHIVO PRODUCTOR son creados, producidos, gestionados, por / crea, produce, gestiona, AUTOR, DESTINATARIO, REMITENTE, PRODUCTOR, COLECCIONISTA, GESTOR DOCUMENTAL.

realiza, / son realizadas por, PRODUCTOR FUNCIONES Y SUBDIVISIONES realiza, / son realizadas por,

testimonian / se testimonian en DOCUMENTOS DE ARCHIVO FUNCIONES Y SUBDIVISIONES testimonian / se testimonian en

NORMALIZACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN: PROCESOS INTERNACIONALES, NACIONALES Y REGIONALES.

CONTEXTO DE LA REPRESENTACIÓN EN LOS ÚLTIMOS AÑOS DEL SIGLO XX

EN QUÉ CONSISTE LA NORMALIZACIÓN? “Guía, modelo, pauta preestablecida y mutuamente acordada que se usa para la realización de cualquier trabajo o la creación de cualquier producto.” Pedro González. La Normalización como punto de partida en la Archivística. En Primeras jornadas sobre metodología para la identificación y valoración de fondos documentales de las Administraciones Públicas. Madrid: Dirección General de Archivos. pp. 21-37.

POR QUÉ NORMALIZAR EN LOS ARCHIVOS? Los archiveros no pueden ser la excepción en la actividad de la vida presente, que exige, en todas las funciones, la racionalización de los procesos y la normalización de las formas. Con ello se simplifican los métodos, se ahorra trabajo y tiempo en la ejecución y se obtienen mayores garantías en los resultados.” Matilla Tascón

QUÉ ES UNA NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA? “Es una guía, un modelo, o un conjunto de pautas preestablecidas, normalizadas y mutuamente acordadas que se usan para la elaboración de descripciones de cualquier tipo de entidad archivística o subtipo de entidad”.

TIPOS DE ENTIDADES IDENTIFICADAS EN EL CONJUNTO NORMATIVO DEL CIA DOCUMENTO DE ARCHIVO PRODUCTOR FUNCIONES INSTITUCIONES DE CUSTODIA

SUBTIPOS DE ENTIDAD DOCUMENTO DE ARCHIVO PRODUCTOR FUNCIONES Y SUS Grupo de Fondos Fondo División de Fondos Serie Subserie Fracción de serie Processo /Item Colección División de Colección Componente Documental PRODUCTOR Institución Familia Persona FUNCIONES Y SUS DIVISIONES Función División de Función Actividad/Proceso Acción Tomado de: CNEDA/NEDA-I/Modelo Conceptual/TiposEntidadRelaciones, 2012

SISTEMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICO Sistema de información orientado a la descripción por parte de los archiveros y a la búsqueda y localización por parte del usuario de la información que sean de su interés. Un sistema de descripción archivística siempre incluye representaciones de documentos de archivo y de agentes y, opcionalmente, de funciones y otros tipos de entidades.

NORMAS INTERNACIONALES: PROCESOS DE CREACIÓN 1988 – Reunión restringida de expertos. 1989 – Reunión de la Unesco. 1990 – Constitución de Comisión Ad Hoc. 1990 – Primera Seción Plenaria. 1992 – Declaración de Principios de la Descripción. 1993 – Publicación de primera Norma Internacional.

ISDF ISAAR(CPF) ISAD(G) NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ISDIAH ISAD (G): Norma Internacional de Descripción Archivística. (1993 – 2000) ISDF ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridades de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias . (1995 – 2004) Realiza: Se plasman en: ISDF: Norma Internacional para la Descripción de Funciones. (2008) Almacena: ISAAR(CPF) ISAD(G) ISDIAH : Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo. (2008) Genera:

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS …“Estas normas constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas” por lo que “deben utilizarse conjuntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de otras normas nacionales”.

Procesos nacionales y regionales de normalización (1990 – Actualidad) RCPPCN (1997) y MAD3 (2000) CUSTARD (1996-2003) DACS (2004), (2013) RAD2 (2008) ODA (2007) NOBRADE (2007) MDM + NODAC + NOGADA + ARANOR + NEPAN + NEDAI (2000) (2007) (2007) (2008) (2010) (2001-) IGAD (Resumen ISAD(G) - 2009) NUDA (2014)

Representación y recuperación de contenidos archivísticos ISAD(G), ISAAR(CPF)), ISDF, ISDIAH, MAD3, DACS, RAD2, ODA, NOBRADE, NEDA, MDM, NODAC, NOGADA, NUDA, NEPAN, RCPPCN, EAD, EAC,MARC, ARANOR, IGAD. Representación y recuperación de contenidos archivísticos ISO/TR 1791:2014, ISO 13008: 2012; ISO 19005-1; ISO 32001, ISO/TR 13028:2010. Especificaciones METS y PREMIS. ISO 23081-1 a 3; MoReq; E-ARQ-Brasil. Preservación de recursos digitales ISO-14721:2012, ISO/TR 17068:2012, ISO/16363:2012, ISO 16919: 2014. Aplicaciones: DRAMBORA, DAF-Data-Audit, Proyecto Néstor. Construcción y mantenimiento de repositorios digitales. ISO 22301:2010; ISO 22301:2014, UNE-EN-ISO 22301: 2015, ISO/TR 18128:2014, ISO 31000:2009, ISO 313010:2010; ISO 27001:2005, ISO 27002:2005, 27003:2010, ISO 27000: 2009, ISO 27004:2009, ISO 27007:2011. 2ª Ed, ISO 27005:2011, 2ª Ed. Continuidad digital ISO 30300:2011, ISO 30301:2011, ISO 30302:2016; ISO 15489 Partes 1 y 2:2001, ISO 26122: 2007, ISO 16175 Partes.1 a 3, ISO 23081 Partes 1 a 3. Sistemas de gestión para los documentos electrónicos

TIPOLOGÍAS DE NORMAS DE REPRESENTACIÓN Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN

QUÉ TIPOLOGÍAS DE NORMAS EXISTEN? NORMAS SEGÚN SU FUNCIÓN ENTRADA DE DATOS SALIDA DE Estructura Contenidos Presentación Codificación Tomado de: SANTAMARIA GALLO, Abelardo. La norma española de descripción archivística (neda): análisis y propuesta de desarrollo. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales.2006. pp.12-13.

NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS REGULAN: Elementos y subelementos informativos Nombre Índice de frecuencia (único o repetible, obligatorio, opcional o condicionado).

Qué Normas son Consideradas de Estructura de Datos?

NORMAS DE CONTENIDO DE DATOS REGULAN: La información que puede incluirse Las fuentes de información Reglas generales y específicas sobre su uso Tipos de datos a consignar (datos numéricos, textuales) Formalización de datos

Código de Referencia

Título

Qué Normas son Consideradas de Contenido de Datos?

NORMAS DE PRESENTACIÓN DE DATOS REGULAN: Cómo se debe presentar la información en pantalla o en salida impresa, es decir: Orden de presentación de la información consignada en los distintos elementos. Agrupación o no en áreas. Uso de signos de puntuación. Tipo y estilo de letra.

EJEMPLOS DATAS [ca.1658], 1600/1700 (aproximada) 1670/1788 (predomina 1699-1712) El año se representa con cuatro cifras, el mes con dos y los días del mes con dos (por ejemplo: 1953-11-03). CÓDIGO DE REFERENCIA Separación de los segmentos que integran el código de referencia.: ES-AHPBU. España-Archivo Histórico Provincial de Burgos TÍTULO Título formal entre comillas: (“”) Título paralelo precedido del signo (=)

Qué Normas son Consideradas de Presentación de Datos?

NORMAS DE ESTRUCTURA DE DATOS, CONTENIDOS Y PRESENTACIÓN Rigen el contenido intelectual y la estructura de las descripciones. Se centran en el texto de los instrumentos de descripción. Estructuran el diseño de las descripciones.

¿QUÉ ACCIONES SE DEBÍAN REALIZAR? Traducir las normas de contenido a un lenguaje propio de entornos electrónicos. Codificar la información descriptiva estructurada con un lenguaje de "etiquetado" normalizado internacionalmente.

QUÉ NORMAS DE CODIFICACIÓN EXISTEN PARA EL MARCADO DE LAS DESCRIPCIONES ARCHIVÍSTICAS ELABORADOS A PARTIR DE LOS METALENGUAJES?

NORMAS DE CODIFICACIÓN

NOMENCLATURA MARC 0XX Información de control, números de identificación 1XX Asientos principales 2XX Títulos y párrafo del título (título, edición..) 3XX Descripción física, etc. 4XX Menciones de serie 5XX Notas 6XX Campos de acceso temático 7XX Asientos secundarios diferentes a los de materias y series; campos ligados 8XX Asientos secundarios de series, existencias, 9XX Reservados para implementación local

ENCODED ARCHIVAL DESCRIPTION Es el primer estándar de estructura de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada sobre fondos archivísticos a través de los instrumento de descripción. EAD es una DTD XML que refleja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento de descripción de archivo, que es compatible con la norma internacional para la descripción de material de archivo (ISADG) y que posibilita la difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de información descriptiva de archivo.

http://www.loc.gov/ead/tglib/element_index.html

ENCODED ARCHIVAL CONTEXT - CORPORATE BODIES, PERSONS AND FAMILIES (EAC-CPF) EAC es una norma para la gestión electrónica de la información de autoridades archivísticas y su contexto. ISAAR(CPF) es la norma de estructura de datos para la creación de registros de autoridades y EAC sería su respectiva norma de codificación de datos. EAC-CPF se basa en XML y funciona independientemente del software o del sistema informático y se vincula de forma sencilla a otros protocolos basados en XML

http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/

Qué Normas son Consideradas de Codificación de Datos?

CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO DE MARC21 (DACS, 2007)

CODIGO DE REFERENCIA EN MARCADO EAD (DACS)

TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN ESTRUCTURA CONTENIDO PRESENTACIÓN CODIFICACIÓN ISAD(G) X - ISAAR(CPF) ISDF ISDIAH MAD3 DACS RAD2 ODA NOBRADE NEDA-I MDM NODAC NOGADA ARANOR IGAD NUDA

ENTIDADES QUE DESCRIBEN LAS NORMAS ISAD(G) DOCUMENTOS DACS PRODUCTORES MATERIAS ODA MDM RAD2 MAD3 NOBRADE NEDAI NODAC NOGADA IGAD NUDA ARANOR ISAAR(CPF)

SUB-ETIDADES ARCHIVÍSTICAS PROPUESTAS EN LAS NORMAS NACIONALES Y REGIONALES GRAN BRETAÑA (MAD3) EE.UU (DACS) CANADÁ (RAD2) PORTUGAL (ODA) ESPAÑA (NEDA) CASTILLA Y LEÓN (MDM) CATALUÑA (NODAC) GALICIA (NOGADA) ARAGÓN (ARANOR) BRASIL (NOBRADE) URUGUAY (NUDA) Acervo Grupo de fondos Fondos Grupo de Fondos Grupo de Fundos Instituciones Series Subfundos Subfondos Sección Personas Acervo de la subunidad de custodia Documento Compuesto Divisiones de Fondos Serie Familia Fondos/Colección Subfondo Documento Simple Subsección Grupo de Series Subserie Colecciones Unidad de localización Fracción de Serie Serie facticia Documento Compuesta Fracción de Serie/Fracción de Subserie Unidad de Instalación Dossier/Proceso Colección División de Colección Componente Documental

LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL PARADIGMA POST-CUSTODIAL. Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y EL PARADIGMA POST-CUSTODIAL. PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE MARILIA, SP, AGOSTO , 2015