Bases de Datos

Sistema de Base de Datos de Microsoft Office Access Sistema de Base de Datos de Microsoft Office

Introducción Si antes ya has utilizado Access probablemente este tutorial puede ser aburrido, su principal propósito es introducir al uso de este programa a los que jamás lo habían utilizado y probablemente lo encontrarás demasiado elemental. La versión de Access que utilizaremos en este curso es Access 2003, aunque si estás utilizando otra versión, casi todo aquí mencionado te serviría igual.

Fundamentos de bases de datos TABLAS Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

El concepto de lo relacional en BD Podemos dividir todas las aplicaciones de bases de datos en dos grupos: simples y relacionales. Un ejemplo de una base de datos simple es Excel, donde tenemos toda la información en un sola tabla. Esto implica que los datos comunes a varios registros tiene que repetirse para cada uno de estos registros.

El concepto de lo relacional en BD Un ejemplo sencillo: si tenemos una hoja de Excel con la información de clientes con los campos de Nombre, Empresa, Ciudad, Dirección y Teléfono, los datos que puedan ser comunes (en este caso Empresa y Ciudad) se repetirían para cada Cliente. En una base de datos relacional, como lo es Access, puede haber más de una tabla con relaciones entre ellas. Por ejemplo, además de tener la tabla de Clientes podríamos crear una o más tablas con elementos comunes (en nuestro caso podrían ser Ciudades y Empresas) y a continuación crear relaciones entre esta tablas.

El concepto de lo relacional en BD Lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información. Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos.

El concepto de lo relacional en BD Un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones

La ventana Base de Datos Entre los diferentes objetos que componen una base de datos Access tenemos tablas que contienen datos, formularios, las páginas de acceso a datos, los informes, las consultas y las macros y módulos (que nos sirven para automatizar las tareas)

La ventana Base de Datos Podemos ver todos estos objetos en la pestaña de la Ventana de Base de datos que es lo que primero que vemos al abrir una base de Datos de Access

La ventana Base de Datos

Los Objetos de Base de Datos Tablas Formularios y páginas de acceso a datos Informes Consultas Programación

Tablas Como ya hemos visto en el comienzo, las tablas son la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos. También hemos visto que tenemos dos modos para trabajar en una tabla: Diseño y Hoja de Datos. El modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos.

Formularios y páginas de acceso a datos Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc). El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla. La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario. La página de acceso a datos se parece a un formulario pero se guarda en un documento HTML y hace posible el acceso a la base de datos desde una Intranet o desde Internet.

Informes Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único.

Consultas Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes. Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.

Programación Igual que otras aplicaciones de Office, Access dispone de herramientas de programación que nos permiten grabar macros para automatizar las tareas habituales o crear soluciones complejas usando VBA (Visual Basic for Applications).