BASE DE DATOS: es una recopilación de información relativa a un tema o propósito particular, por ejemplo: seguimiento de cultivos, cria-invernada, tambo, arredamiento maquinarias, etc.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS RELACIONAL (RDBMS) Este sistema crea un ambiente donde se guarda y recupera información de la base de datos en forma conveniente y eficiente. Consiste en un conjunto de datos relacionados entre sí y en un grupo de programas que administran el acceso a esos datos. MS ACCESS: es RDBMS del paquete Office de Microsoft para Windows. Entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Asistentes para creación de tablas y formularios. Integración con Microsoft Office. Asistente para controles. Constructor de consultas y macros. Posee el ambiente gráfico de cualquier aplicación Office. Posee la característica de ser “WYSIWYG” (What You See Is What You Get, lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que se vea en su monitor es lo que se obtendrá. COMPONENTES (Objetos) DE UNA BASE DE DATOS Tablas Formularios Consultas Informes Macros Módulos Páginas

BASE DE DATOS RELACIONAL: es aquella que puede crear relaciones entre campos similares que contengan información común en distintas tablas. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, en un formulario o en un informe, se definen relaciones entre las tablas.

Una Tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como labores o cultivos. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos ) y filas (denominadas registros). Campo: es una categoría de información, que tienen en común todas las entidades que se estarán registrando, pueden ser: nombres, apellidos, número de documento o precios. Registro :es una colección de información acerca de una persona, cosa o evento, puede ser toda la información acerca de un cultivo, una labor o un productor. Debe haber un campo en común que relacione las dos tablas y así poder combinar los datos para verlos, modificarlos o imprimirlos.

Una Consulta se emplea para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos. Las tablas que se citen para la consulta deben estar relacionadas directa o indirectamente. Una consulta puede tener datos combinados de varias tablas entre sí o de otras consultas. Se despliega como resultado una “hoja de respuestas dinámica”.

Formulario: permite la recopilación, visualización y modificación de los datos de la base de datos de forma sencilla. Los formularios pueden utilizarse para la entrada o vista de datos, para abrir otros formularios o informes y también como cuatros de diálogos.

Al abrir un formulario se recuperan los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido. El vínculo entre un formulario y su origen (tabla o consulta) es a través de objetos gráficos (controles), el más común es el cuadro de texto.

Informe: constituye una forma de recuperar y presentar los datos en formato impreso que se pueda usar y distribuir. La mayor parte de la información de un informe procede de una tabla o consulta. El vínculo entre un formulario y su origen también se realiza a través de controles (cuadro de texto, etiquetas, etc.).

Los informes sirven para analizar los datos o presentarlos de cierta manera, al imprimirlos. Se puede crear un informe que agrupe datos y calcule totales.

CONSIDERACIONES PREVIAS A LA CREACIÓN DE UN BASE DE DATOS RELACIONAL Una Macro realiza automáticamente una tarea (acción) o una serie de tareas. Se puede usar en distintos lugares de una base de datos, por ejemplo: es posible adjuntar una macro a un formulario, un informe o una combinación de teclas. Cualquier tarea repetitiva o rutinaria que se realice es buena candidata para ejecutarse desde una macro. Un Módulo es un componente que contiene procedimientos escritos en Access Basic. En una base de datos se puede hacer casi cualquier operación sin necesidad de programar. Sin embargo, es posible utilizar procedimientos en operaciones que requieren un proceso de automatización mucho más complejo de lo que permiten las macros. Una Página de acceso de datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA CREACIÓN DE UN BASE DE DATOS RELACIONAL Determinar el propósito de la base de datos: esto ayudará a decidir qué tablas y datos necesitará para armar la base. Determinar las tablas necesarias: dividir la información en temas (entidades) distintos. Determinar los campos necesarios: armar una lista de todos los conceptos (campos) que serán incluidos en cada tabla. Identificar los registros con valores exclusivos: en las tablas siempre tiene que existir un campo que identifique cada uno de los registros (clave o llave principal) Aislar los campos calculables: eliminar los campos que surgen del cálculo de otros campos; estos se tratarán en las consultas. Determinar las relaciones: examinar cada tabla y decidir cómo se relacionan los datos de una tabla con los de otras. Listar la información que deberá arrojar la base de datos: esto permite tener una idea más clara de cómo distribuir los datos. Deberá analizar los informes y formularios que se crearán; el tipo de búsquedas y consultas que piensa hacer.