Tema: 9. EL archivo. Mireya Bonilla Osuna Comunicación y Atención al Cliente 1º Curso de Grado Superior. Administración y Finanzas.

1. Archivo de la información en soporte papel. 1.1 Clasificación y ordenación de documentos. Los fines de la clasificación pueden concretarse en los siguientes: Acceder a la documentación con facilidad y rapidez. Tener un control de toda la documentación que entra y sale de la empresa. Cumplir con las exigencias legales de conservación de determinados documentos durante un plazo determinado.

1.2 Normas y sistemas de clasificación. Se debe elegir un orden de clasificación que sea fácil de comprender y sencillo de utilizar. El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de cada empresa o departamento: además, debe simplificar al máximo la entrada de documentos, siendo susceptibles de ampliación en el futuro. En caso de duda se debe utilizar la clasificación alfabética. Sistema de clasificación: Alfabética. Numérica. Geográfica. Temática. Cronológica. Mixta.

Clasificación alfabética. Es el método más utilizado. Los documentos se clasifican según el orden determinado por las letras del alfabeto. Ventajas: Es un método muy sencillo tanto respecto a su comprensión como a su mensaje. Permite añadir documentos con facilidad. La localización es fácil; no se precisan índices. Permite clasificar todo tipo de documentos que se refieran a personas o a empresas. Inconvenientes: Pueden surgir dudas y errores en el caso de algunas letras, iniciales, artículos o abreviaturas. Si un expediente incluye muchos documentos, por lo que se hace necesario establecer normas muy precisas para evitar errores. Si se extrae un documento y no se anota, su falta puede pasar inadvertida.

Clasificación numérica Los documentos se agrupan asignando a cada uno un número correlativo y progresivo de la serie de números naturales. Ventajas: Se puede clasificar n número ilimitado de documentos. La búsqueda es rápida. Es un sistema muy exacto. Inconvenientes: Como la numeración es correlativa, si se extrae un documento, se reconoce fácilmente. Es totalmente necesario un índice-guía para la localización de los documentos. Para intercalar nuevos documentos, a veces se hace necesario plantear subclasificaciones que pueden dificultar el esquema principal.

Clasificación temática La pauta de agrupación de documentos se basa en el tema o asunto sobre el que versan los mismo. Ventajas: Fácilmente comprensible. Su utilización es sencilla. Se busca directamente; no son necesarios índices auxiliares. Se pueden intercalar subdivisiones muy fácilmente identificando subtemas. Inconvenientes: No es aconsejable cuando los temas son conocidos por la persona que busca un documento. Puede haber dificultad para decidir el asunto o tema. Un mismo documento puede estar relacionado con distintos asuntos. Puede ser necesario un indice-guía para la localización de los documento.

Clasificación cronológica. Clasificar los documentos por fechas, según se van recibiendo y/o generando. Ventajas: Fácil de organizar. Fácil de utilizar. Permite ir introduciendo nuevos documento sin alterar el orden. Se busca directamente. Inconvenientes: No es aconsejable para archivos grandes. Es necesario conocer la fecha de un determinado documento. Puede resultar necesario mucho tiempo para localizar documentos específicos. Cuando se extrae algún documento es necesario hacer una marca para dejar constancia.

3.1 Archivo: La palabra archivo puede tener dos significados: Conjunto de documentos de una empresa debidamente ordenados y clasificados de manera útil y eficaz, para localizarlos lo más rápido posible. Lugar donde se conserva todos estos documentos. Objetivos: De naturaleza legal. Las empresas deben guardar durante un tiempo determinado documentos porque así lo establece la ley. De carácter técnico. La utilidad práctica del archivo puede concretarse en los siguientes puntos: Un archivo es un centro activo de información necesario para toda todas las empresa. Proporciona un servicio imprescindible a muy bajo coste. Sirve para conservar los documentos en perfecto estado.

1.4 Tipos de archivos. Archivo de documentos: Los papeles se almacenan en carpetas, cajas, cajones o armarios. Archivo de mi microfilm: Los sistemas de archivos de papel suelen requerir unos espacios que pueden ser costosos para la empresa. Una alternativa es utilizar microfotografías para reducir el tamaño del documento original, grabando la imagen en una película. Archivo informatizado: La información se almacena en el ordenador, en la memoria central o en cualquier soporte externo.

1.5 Organización y clasificación de un archivo de oficina. Según el grado de autonomía. Archivo centralizado: Los documentos se encuentran en un único lugar y desde allí se reparten a los departamentos de la empresa que lo soliciten. Archivo descentralizado: Este sistema consiste en organizar el archivo en distintos lugares de la empresa y cuando pasa un tiempo y los documentos ya no se utilizan o pierden vigencia pasan a un archivo definitivo. Según el grado de utilización. Archivo activo: Se utiliza para guardar los documentos de consulta frecuentes. Archivo semiactivo: Conserva documentos de consulta menos frecuentes. Archivo inactivo, definitivo o pasivo: Contendrá documentos que, a pesar de haber perdido su utilidad práctica de consulta, siguen teniendo valor histórico o documental.

1.6 El proceso de archivo. Revisar: Revisar los papeles para decidir si es preciso guardarlos o no. Separar: Deben colocarse en una bandeja todos los documentos que van al archivo. Clasificar: Se clasificarán según el criterio elegido. Referenciar: Debe anotarse una referencia, para saber dónde está, o archivar fotocopias en distintas partes. Prearchivar: Los documentos se colocarán siguiendo el mismo criterio que el decidido para el archivo definitivo. Archivar: Una vez utilizados los documentos, y cuando ya no se utilicen, se archivarán definitivamente en el lugar que les corresponda.

1.7 Permanencia de los documentos en el archivo. Según el Código de Comercio los empresarios, conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio debidamente ordenados, durante seis años. Si existen documentos mercantiles de carácter interno que no afecten a terceros, no es necesaria su conservación durante el plazo anteriormente señalado. Aquellos de los que se derivan derechos de propiedad. Los documentos laborales, los libros de visita y de matrícula, así como los libros contables, tienen que conservarse al menos cinco años.

2. Archivo de la información en soporte informático. 2.1 Las bases de datos para el tratamiento de la información. Economía de espacio en el almacenamiento de la información. Ahorro de tiempo en el acceso a la misma. Facilita las tareas de ordenación, actualización, búsqueda y borrado de los datos. Permite el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de sistemas en red. Hace posible el intercambio de información entre diferentes sistemas informáticos, evitando errores. Proporciona las herramientas adecuadas para la realización de consultas y elaboración de informes personalizados.

2.2 Procedimientos de protección de datos. Perspectiva legal: La constitución española ampara la confidencialidad de los datos. Existe un maco legal que garantiza la protección de datos confidenciales, siendo la Agencia de Protección de Datos el organismo encargado de velar por el cumplimiento de la legislación de datos personales y controlar su aplicación. Perspectiva física: El lugar donde se almacena la información debe cumplir unos requisitos. Perspectiva de seguridad: Para prevenir posibles pérdidas de información, hay que definir una política de seguridad por parte de la empresa y de copia de datos.

Recomendaciones: Realizar copias de seguridad diarias de aquella información que se actualiza frecuentemente y de alto valor. Realizar copias semanales de aquella información menos importante. Realizar una copia total cada mes y conservar una copia de cada mes al menos durante un año. Finalmente, conservar una copia anual de la información. Las cintas no deben almacenarse en el mismo sitio donde se realizaron. Realizar cada cierto tiempo una simulación de recuperación de las copias de seguridad para verificar que funciona correctamente.

3. Organización en carpetas del correo electrónico y otros sistemas de comunicación telemática. Bandeja de entrada: En ella se almacenan los mensajes entrantes. Bandeja de salida: En ella se almacenan los mensajes que hemos redactado y que se envían cuando Outlook Express se conecta con el servidor de correo. Elementos enviados: Contiene los mensajes que ya han sido enviados al servidor de correo. Elementos eliminados: en ella se almacenan los mensajes borrados hasta que se suprimen definitivamente. Borradores: Sirve para crear correos que se almacenan de forma temporal en esta carpeta, hasta que decidimos terminar de redactarlos y enviarlos definitivamente.