Docente: Jairo Hernán Díaz Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística Abril 2015

 Denis María Arrieta.  María de los Ángeles Reátiga Martínez

Es la fabricación de documentos de las empresas durante el desarrollo de sus funciones. La producción documental comprende: origen, creación, diseño de formatos y documentos, de acuerdo al desarrollo de las funciones de la entidad.

LEY 43 DE 1913 Aquí se establece el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Un documento oficial que se encuentre en los archivos públicos, se hará a mano y con tinta indeleble, para resistir el paso del tiempo. Aquellos documentos como: actas de registro del estado civil, todas las diligencias del estado civil y las notas correspondientes deben garantizar que resisten el paso del tiempo.

LEY 527 DE 1999 ARTICULO 7: FIRMA. Cuando una norma exija que un documento vaya con la firma o establezca consecuencias con la ausencia de esta, en relación con un mensaje de datos, se realizara dicho requerimiento si: Se ha utilizado un método que identifique el iniciador de un mensaje de datos e indicar que el contenido cuenta con su aprobación. Que el método sea tanto confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue comunicado o generado.

CÓDIGO PENAL RESPECTO A LA FALSIFICACIÓN DE DOCUMENTO PÚBLICO ARTICULO 218: Falsedad material de empleado oficial en documento público. Cuando un empleado oficial que se encuentre desarrollando sus funciones falsifique documentos públicos que puedan servir de prueba. ARTICULO 219: Falsedad ideológica en documento público. Cuando un empleado oficial que se encuentre desarrollando sus funciones, al desarrollar un documento que sirva de prueba, entregue una falsedad o calle la verdad. ARTICULO 220: Falsedad material de particular en documento público. Quien falsifique cualquier documento público que pueda servir como prueba.

ARTICULO 221: Falsedad de documento privado. Quien falsifique cualquier documento privado que pueda servir como prueba. ARTICULO 222: Uso de documento público falso. Aquel que no haya falsificado pero si usado documento público falso, incurrirá en prisión; pero la pena aumentara hasta en la mitad, si quien lo usa es el mismo que lo falsifico. ARTICULO 223: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Aquella persona que incurra en destrucción, supresión u oculte documento público, incurrirá en prisión, pero si es realizado por empleado público, en ejercicio de sus funciones, tendrá una pena mas alta. ARTICULO 224: Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. Aquella persona que incurra en destrucción, supresión u oculte documento privado incurrirá en prisión.

ARTICULO 225: Otros documentos. Se entiende por documento, todo aquel que puede servir de prueba, las expresiones de persona conocida recogidas por medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, archivos electromagnéticos y otros. ARTICULO 226: Falsedad personal para obtención de documento público. Aquella persona que suplante a otro u de condiciones falsas para obtener documento público. ARTICULO 227: Falsedad personal. Aquella persona que suplante a otro u de condiciones falsas para obtener un beneficio u dañar a otro, tendrá efecto jurídico. ARTICULO 228: Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. Aquel que realice cualquier acción de los anteriores artículos, para obtener para el o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto.

CÓDIGO DE PROCESAMIENTO PENAL ARTICULO 261: Sobre el valor probatorio de documento público. Responsabilidad de cada custodio. Cada servidor público es responsable de la custodia del contenedor y del elemento material durante el tiempo que este en su poder, de tal manera que no puede ser destruido, alterado o deteriorado.

CIRCULAR INTERNA AGN NO. 13 DE 1999 No se deben utilizar esferos o micropuntas de tinta húmeda para garantizar la conversación de los documentos. Este tipo de esferos se corren con el agua, pierden su coloración con el paso del tiempo, aunque estén en condiciones favorables para su conservación se pierde la legibilidad de los documentos.

NTC 1673 “ PAPEL Y CARTÓN: PAPEL PARA ESCRIBIR E IMPRIMIR” Papel requerido para escribir e imprimir (papel bond), porque tiene resistencia en el momento de imprimir y tiene superficie libre de pelusas.

NTC 2223: 1986 “ Equipos y útiles de la oficina. Tinta liquida para escribir” La tinta debe ser de un liquido uniforme libre de materiales extraños, la tinta debe fluir del esfero para que la escritura sea suave y se seque rápidamente. La tinta no debe atravesar el papel bond. En el momento de exponer la tinta al sol, rayos ultravioleta, sumergida en agua o alcohol tiene perdida de color.

NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales La norma se aplica a cartuchos de disco flexible de 90mm (3.5 pulgadas). Importante tener claro estos conceptos. Disco registrador: disco flexible que acepta y retiene, en una cara específica o en las dos, señales magnéticas para entrada/salida y propósitos de almacenamiento. Protector: material adecuado entre la cubierta y el disco para proporcionar una acción limpiadora y protección contra la abrasión. Cubierta: funda para guardar el disco.

NTC 3393: Elaboración de cartas comerciales. La carta es una comunicación escrita utilizada en las comunicaciones comerciales entre empresas y personas naturales. La carta tendrá: acrónimo, anexo, apóstrofo, asunto, copia, datos del remitente, despedida, destinatario, encabezado, fecha, membrete. Las márgenes de la carta deben ser de superior entre 3 a 4 cm, inferior entre 2 y 3 cm, lateral izquierdo entre 3 y 4 cm y lateral derecho entre 2 a 3 cm.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

BIBLIOGRAFIA Producción documental. YouTube (En línea) Archivo General de la Nación Colombia. Página Normatividad. (En línea) Icontec. Página Normativa. (En línea)