Mgt. Norma Catalina Fenoglio Universidad Nacional de Córdoba Argentina II Conferencia Internacional de Archivos Chiclayo, Perú - 8 de mayo de 2015 IDENTIFICACION Y VALOR DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Mgt. Norma Catalina Fenoglio Universidad Nacional de Córdoba Argentina

GLOBALIZACION discusión – debates – cambios Nuevos términos - PROCESOS Record Management Tratamiento archivístico Identificación

Tratamiento archivístico Gestión de documentos conjunto de funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad, para su mayor uso y mejor servicio. Tratamiento archivístico macro proceso que incluye el conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso documental de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos (identificación, valoración, descripción y difusión) Identificación proceso de análisis de las funciones y actividades de una organización para reconocer y sistematizar los documentos en estructuras lógicas que dan consistencia a la representatividad de un fondo

EVALUACION VALORACION RELACIÓN: Identificación: primer eslabón del tratamiento archivístico valor: base del proceso de evaluación documental IDENTIFICACION EVALUACION VALORACION reconocer al documento y sus agrupaciones, a partir de las funciones primera de las tareas a realizar función archivística en la cual se determinan los valores de los documentos y se define el plazo de conservación, de transferencia y de acceso de cada serie. estudio de las series documentales, su origen, su valor administrativo, legal e histórico, de información y de investigación, presente y futuro.

Objetivos: Fundamentos Significados teóricos Forma de llevarlos a la práctica

“identificar significa determinar la identidad del documento de archivo, de reconocer los elementos específicos y exclusivos que le confieren identidad en el contexto de la acción que ha determinado su producción” – (Ana Celia Rodríguez) Proceso intelectual RELACION: etapa de tipificación (reconocimiento de la tipología documental) diplomática contemporánea la diplomática confiere rigor a las tareas archivísticas

Procedimiento de identificación: Diplomática contemporánea: “estudio de las formas y procesos de formación de los documentos de archivo” – (Luciana Duranti) Objetivo: estudiar la relación entre la naturaleza de la acción que genera el documento y la forma del documento. Procedimiento de identificación: actividades integradas, de mayor a menor: * identificación del órgano productor, la estructura administrativa (elemento orgánico) y las competencias, funciones, actividades y tareas (elemento funcional) que le dieron origen. * análisis del tipo documental (denominación, procedimiento administrativo, trámite, marco legal y vigencia), para delimitar la serie documental

Cuándo identificar: Ana Celia Rodríguez: durante todas las fases del ciclo de vida de los documentos - en el momento de producción o en el momento de su acumulación. Antonia Heredia Herrera: en la edad activa de los documentos, la más cercana a su producción, en los archivos de oficina. En el momento del diseño estudiar y conocer tipo documental, área productora, función administrativa, legislación, soporte, caracteres externos, ordenación, series relacionadas, antecedentes y consecuentes, permite: ajustar de denominación de la serie documental, vincularlo al cuadro de clasificación disponer de un programa de gestión documental.

Valor de los documentos Cualidad o conjunto de cualidades que determinan el grado de utilidad de un documento de archivo para satisfacer las necesidades o proporcionar seguridad o tranquilidad, tanto a la entidad productora como a la sociedad en general. Valor Primario: directamente relacionado con el objetivo por y para el cual fue producido Valor Secundario: trasciende el motivo de su creación

Según Teodora Schellenberg: Valor Primario: directamente relacionado con el objetivo por y para el cual fue producido Valor Secundario trasciende el motivo de su creación Valores dependen del tipo de usuarios de los documentos: usuarios internos o externos Son concurrentes y no sucesivos

encontrar el valor para poder determinar el plazo de conservación. Valor Secundario: T.Schellenberg: Ligado a dos cuestiones: testimonio que contienen de la organización y el funcionamiento del organismo productor. información que contienen sobre personas, organismos, objetos, problemas, condiciones, etc. en los cuales está implicado el gobierno. Carol Couture: condición de testimonio Hilary Jenkinson: condición de evidencia Proyecto Evaluación de Documentos: ámbitos de valoración encontrar el valor para poder determinar el plazo de conservación.

DEBATIR: CONCEPTO DE VALOR Contexto de producción Naturaleza del documento Soporte Costos de conservación Interés del usuario Nuevos usos de la información Formas de acceso Caudal de información Complementariedad entre las series Inteligibilidad de la información Requerimientos del soporte

Cuando y donde evaluar Tradicionalmente: cuando termina la vigencia Documentos digitales: al comienzo del ciclo vital Posibilidad de anticipar el proceso para los documentos en soporte tradicional

Conclusión Relación FUNCION DE LA ENTIDAD / VALOR DE LOS DOCUMENTOS ROL DEL ARCHIVO / USO DE LOS DOCUMENTOS Otros USOS de los documentos Dimensión poética de los archivos - capacidad para evocar emociones.

¡Muchas gracias! norma.cfenoglio@yahoo.com.ar