El Rol y la Estrategia de la Seguridad en empresas de Logística de Valores Enrique Malek Regional Director Cash Logistics Companies Latin America & Caribbean Region

Agenda El Mundo de los servicios de logística de valores Porque de la necesidad de cambio? La Solución Objetivos claves Estrategias de Seguridad en empresas de transporte de valores Implementando las estrategias Causas frecuentes en la ocurrencia de robos Resumen Mejores Prácticas

El Mundo de los Servicios de Logística del Dinero Cinco empresas controlan cerca del 60 % del mercado global de CIT. Ellas son: Brinks 19% G4S 15% Loomis 12% Prosegur 8% Garda 4% Pocas empresas a parte de estas cinco tienen operaciones más allá de sus fronteras originales debido a los costos significativos para establecer una nueva empresa de CIT. Empresa locales y regionales ejercen control en muchos países latinoamericanos: Dunbar/Proval en Centroamérica Tevcol en Ecuador GSI en México Servicio Panamericano de Protección en Venezuela Y otros que seria largo enumerar

Porqué la necesidad de cambio?

Robos a empresas de L de V

La Solución Expandir el rol de la división o departamento de seguridad a todas las sucursales de las empresas. Crear una organización de seguridad con la capacidad de asumir este rol. Establecer objetivos realistas para el éxito.

Objetivos Claves Reducir el riesgo para nuestros empleados. Las pérdidas por ataques o robos internos no debe exceder del 1.5 % de los ingresos totales. Minimizar los costos de seguro.

Estrategias de Seguridad Asegurarse de tener una estructura consistente de seguridad. Proveer el mayor soporte posible desde la oficina principal. Establecer estándares mínimos de seguridad de estricto cumplimiento. Revisar, actualizar e implementar los estándares mínimos de seguridad. Realizar auditorias de seguridad en todas las sucursales.

Estrategias de Seguridad Seguridad debe estar involucrada en todos los proyectos. Debe facilitar y acelerar la transferencia de las mejores prácticas. Mejoramiento continuo del proceso de reporte de ataques y pérdidas. Administración continua de los límites operativos.

Implementando las Estrategias - Estructura de Seguridad

La Estructura ideal de Seguridad Requerimientos Genéricos Gerencia de Seguridad Procedimientos Revisión y actualización de procedimientos operativos y de seguridad Revisión y actualización del BCP en colaboración con el departamento de operaciones Relación con la Policía Investigaciones y reportes sobre ataques Pérdidas internas Obtención de información Reconocimiento del sitio (Site Surveys) Centro de Control Nacional Cumplimiento Auditorias de Seguridad Auditorias y Conteo del efectivo Auditorias de rutas Área Técnica/Proyectos Diseño de sucursales Diseño de Vehículos Blindados Soluciones para protección del efectivo Alarmas, CCTV y Controles de Acceso

Implementando las Estrategias - Soporte de la Oficina Principal

Cumplimiento de Seguridad Proyectos de Seguridad Soporte de la Oficina Principal- Responsabilidades primarias Cumplimiento de Seguridad Proyectos de Seguridad Auditorias de cumplimiento de seguridad, informes y seguimiento de casos Aprobación de límites operativos Participación en foros y asociaciones locales de seguridad. Administración de proyectos estratégicos de seguridad. Miembro de los comités de proyectos relevantes. Desarrollar los estándares mínimos de seguridad. Revisión de los reportes relacionados con ataques y darle seguimiento a las pérdidas e investigaciones. Revisión y aprobación de los diseños de nuevas sucursales y modificaciones a estas, nuevos vehículos y equipos de seguridad. Representación de la empresa en las asociaciones gremialistas de seguridad. Consolidación de los reportes mensuales de seguridad. Identificación y transferencia de las mejores prácticas de seguridad Apoyar en las necesidades de entrenamiento de seguridad de todas las unidades de negocios

Implementando las Estrategias - Estándares Mínimos de Seguridad

Estándares Mínimos de Seguridad Rutas de área segura hacia área segura Área segura para carga y descarga Sin acceso de las tripulaciones de la carga estando en ruta. Prohibido parar dentro de la ruta. Control de Llaves Almacenamiento y control estricto de todas las llaves de la empresa/Sucursal Revisiones de Seguridad Instalaciones / Vehículos / Equipos Inspecciones Regulares Reporte de las fallas y seguimiento hasta estar en cumplimiento. Procedimientos Operativos Deben ser escritos por Operaciones Verificados por Seguridad Tripulaciones debidamente entrenadas en estos.

Estándares Mínimos de Seguridad Revisiones de seguridad para asegurar cumplimiento Encubiertas o abiertas Instalaciones / Vehículos/ Equipos/ Tripulaciones Seguimiento de los procesos Procedimiento anti secuestro (Tiger Kidnap) Escrito Entrenamiento Práctica Efectivo Seguimiento de Vehículos Tener sistema vigente y funcionando Monitoreo efectivo Procedimiento de Apertura y Cierre de Sucursales Mínimo de 2 empleados Monitoreo remoto del proceso Control de Acceso Efectivo sistema de CCTV, e interlock para detectar intentos de entrada no autorizada.

Estándares Mínimos de Seguridad Evaluación de riesgo en los sitios de los clientes Antes de firmar el contrato Evaluaciones regulares Luego de ocurrido un evento Investigaciones de antecedentes de empleados/candidatos Antes de ser contratados Antes de ser transferidos desde otro departamento Revisiones regulares Transferencia electrónica de Fondos Seguridad de la información Integridad del sistema Relaciones con la Policía Relación cercana y permanente Otras agencias

Estándares Mínimos de Seguridad Seguridad en los vehículos blindados Limitar la posibilidad de incidentes de secuestro Acceso limitado de la tripulación a los valores Prevención de la unidad blindada pueda ser tomada por el conductor Cumplimiento de los límites operativos Calculo del monto de los valores que se llevan en todo momento Relación con Clientes/Contratos Efectiva Administración de las Reconciliaciones del Efectivo Reconciliación de los centros de procesamiento de efectivo Reconciliación de los ATM´s Confirmación de saldos con los clientes

Implementando las Estrategias - Auditorias de Seguridad

Auditorias de Seguridad Permanente mejora de los programas de auditorias de seguridad. Establecer programas de entrenamiento para realizar auditorias de seguridad. Seguimiento permanente de los planes de acción de las unidades de negocios para solventar las fallas encontradas. Todas las sucursales tienen que ser auditadas independientemente de su tamaño y volumen operativo.

Auditorias de Seguridad – Problemas recurrentes Falta de procedimientos operativos estándar. Controles de acceso deficientes Deficiente control de llaves Interlocking de puertas inexistente o no operativo Vehículos blindados obsoletos y con bajo nivel de especificaciones. En empresas pequeñas existe alto riesgo de colusión. Carencia de procedimientos anti-secuestro. Deficiente procedimiento en pavimento. Carencia de procedimiento de continuidad de negocios (BCP)

Implementando las Estrategias - Límites operativos

Límites operativos Mantener estrecha gestión de la administración en los procesos de autorización de limites operativos Los límites operativos deben estar integrados y reflejar los acuerdos de seguro y contratos con clientes. Estrecho enlace entre seguridad y la Compañía de Seguros.

Implementando las Estrategias - Proyectos

Proyectos Algunos ejemplos de proyectos Manejo integral del efectivo Procesos y equipos de protección en pavimento Automatización de rutas Soluciones integrales para minoristas Administración integral de ATM´s

Causas frecuentes en la ocurrencia de robos

Algunas de las causas frecuentes en la ocurrencia de robos Controles defectuosos en instalaciones, vehículos y equipos de seguridad. Falta de supervisión en las áreas de seguridad y operaciones. Procedimientos de operaciones inexistentes o deficientes. Sistema de rastreo de vehículos inexistente o deficiente. Conducta inapropiada de la tripulación y falta de seguimiento a los procedimientos operativos y de seguridad. Fallas en el proceso de reclutamiento de tripulaciones

Algunas de las causas frecuentes en la ocurrencia de robos Deficiente sistema de control de llaves. Fallas en la administración de incidentes. Confusión en las responsabilidades entre Operaciones y Seguridad.

Resumen Puntos Claves: Se tiene que designar un recurso de alto nivel dedicado al tema de seguridad. Equipo experimentado. Se debe tener una clara estrategia. Debe ser responsable de toda la seguridad (incluyendo sucursales si es el caso) con la misión de darle soporte a todos. Debe tener el soporte de la alta gerencia y el compromiso de enfrentar los problemas. Debe tener objetivos y plazos desafiantes pero alcanzables.

Mejores Prácticas

Que son las mejores prácticas? El principio de las mejores practicas afirma que: “..Entre los diferentes métodos e implementos utilizados en cada elemento de cada acción, siempre hay un método y una práctica que es más rápido y mejor que cualquiera de los demás.” (Frederick Taylor, 1919)

En términos reales? Esto es: Más que una buena idea Una buena práctica o proceso que mejora la eficiencia y - en nuestro entorno – reduce el riesgo. En continua evolución. Requiere invención, aprendizaje e intercambio. No contiene una plantilla o forma para que todos la sigan. La transferencia de mejores prácticas es un proceso de persona a persona. No es: Una receta para hacer lo que se quiera. Autorización para ignorar procedimientos.

Algunos ejemplos de donde encontrarlas Tecnología en los vehículos. Relaciones con la Policía. Monitoreo y rastreo de vehículos. Operaciones en centros de procesamiento de dinero. Seguridad en centros de procesamiento de dinero. Cumplimiento de las tripulaciones. Control de llaves. Apertura y cierre remoto de sucursales.

Resumen Existen muchos ejemplos de “mejores prácticas”. Hay un desafío en identificarlas y compartirlas. Todos estamos en el mismo barco. Uno de los propósitos de Altraval es facilitar este intercambio. Queremos escuchar sobre sus buenas ideas y prácticas.

Y por último… Hay que mantenerse totalmente enfocado en lo que hacemos. Operaciones, Seguridad, Ventas, Precios, Costos, Finanzas… Una equivocación puede ser fatal. No de oportunidad¡¡

Manténgase enfocado – No de oportunidad

GRACIAS POR SU ATENCIÓN Enrique Malek Regional Director Cash Logistics Companies Latin America & Caribbean Region