BASES DE DATOS Con Access

Definición Una definición sencilla de base de datos pudiera ser la de un conjunto de herramientas que permiten gestionar información relacionada con un tema determinado: libros, piezas, personas, etc.

Los datos Normalmente, los datos se almacenan, como se comprobará posteriormente, en tablas por lo que, en algunos programas gestores de bases de datos, como por ejemplo Paradox, se asocia este concepto con el de tabla.

Access En Access una base de datos puede tener los siguientes objetos: Tablas Consultas Formularios Informes Macros Módulos.

Tablas Las tablas permiten almacenar los datos de modo organizado, característica imprescindible para que la información pueda ser manipulada eficazmente.

Consultas Las consultas permitirán dar respuesta a las preguntas que puedan plantearse respecto a los datos .

Formularios Los formularios permiten visualizar, en pantalla, los datos de modo diferente al de una tabla, resultando más agradable, vistoso y eficaz.

Informes Los informes permiten obtener la impresión de los datos almacenados, con un modelo diseñado por el propio usuario.

Macros Las macros permiten realizar, en un único paso, un conjunto de operaciones repetitivas que previamente han tenido que ser grabadas.

Módulos Los módulos son un conjunto de instrucciones y procedimientos, en lenguaje de programación Visual Basic, que permiten automatizar y modificar operaciones con la base de datos.

La ventana de Access Barra de título Barra de herramientas Barra de menú Área de trabajo Ventana de la base de datos Barra de estado

Crear una tabla La creación de las tablas consiste en definir los campos necesarios para almacenar los datos de cada registro; los registros no se definen ya que se irán añadiendo a medida que se introduzcan los datos. La definición de los campos se realiza en una ventana especial, denominada ventana de diseño de la tabla.

Pasos a seguir Si no está activa la ficha Tabla, haga clic sobre su solapa. Haga clic sobre el botón Nuevo. Access mostrará el cuadro de dialogo

Pasos a seguir Haga clic sobre la opción Vista Diseño y sobre el botón Aceptar. Obtendrá la ventana de diseño de tabla, tal y como muestra la figura. Información sobre la opción activa Panel superior Panel inferior

Pasos a seguir Esta ventana tiene dos paneles, cada uno de los cuales permite definir distintas características de cada campo. En el superior se introduce el nombre del campo y el tipo de dato que va a almacenar (optativamente puede introducirse un comentario) y, en el inferior, se definen otras características particulares del campo, tales como: el tamaño máximo del dato que podrá almacenar, los lugares decimales, un formato para números o fecha, etc.

Definición de campos Existen una serie de características importantes a la hora de definir un campo. Nombre Tipo de dato Tamaño del campo Indexado

Nombre Éste debe describir lo mejor posible su contenido. Puede constar, como máximo, de 64 caracteres.

Tipos de datos Dependiendo del tipo de datos que va a almacenar, el campo debe tener unas características particulares, motivo por el que debe indicárselo al programa. Access permite elegir uno de los nueve tipos de datos que se describen a continuación.

Tipos de datos Texto Memo Numérico, Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Objeto OLE Hipervínculo Asistente para consulta.

Crear los campos de una tabla Escriba Factura , como nombre del campo, y pulse <Enter> o <Tab> para aceptarlo. Haga clic sobre el botón que despliega la lista de tipos de datos, seleccione Autonumérico y pulse <Enter> para aceptarlo. Escriba, Número de la factura. No pulse <Enter> porque aún no se ha terminado de definir este campo.

Crear los campos de una tabla Haga clic sobre el recuadro de la opción Indexado, para activarlo, y sobre el que despliega la lista asociada; seleccione Sí (sin duplicado). Esta opción obliga al programa a crear un índice para este campo, impidiendo además que existan dos registros con el mismo contenido en este campo. Haga clic sobre la celda Nombre del campo de la segunda línea, en el panel superior, para definir el segundo campo.

Crear los campos de una tabla Escriba Matrícula y pulse <Enter>. El cursor quedará situado en la columna Tipo de datos. Pulse <Enter> para aceptar el tipo Texto. Haga clic sobre el recuadro correspondiente a la característica del campo Tamaño del campo, para modificar el tamaño del mismo, ya que sus datos estarán constituidos, como máximo por 10 caracteres.

Crear los campos de una tabla Pulse <Retroceso> hasta borrar el valor 50, escriba 10 y pulse <Enter>. Haga clic sobre el recuadro de la opción Requerido, sobre el botón que despliega la lista y seleccione Sí. De este modo será obligatorio introducir el contenido de este campo para todos los registros.

Crear los campos de una tabla Haga clic sobre el recuadro de la opción Indexado, en el botón de despliegue de la lista, seleccione Sí (con duplicado). Esta opción obliga a crear un índice para el campo, permitiendo que existan varios registros con el mismo contenido. Haga clic sobre la celda Nombre del campo de la tercera línea, en el panel superior, para definir un nuevo campo. Escriba Cliente y después aceptelo.

Crear los campos de una tabla Pulse <Enter> para aceptar el tipo de datos Texto. Como no va a introducir descripción, ni va a modificar otras características de este campo, pulse <Enter> para aceptar su definición; el cursor quedará situado en la cuarta línea, para definir un nuevo campo. Defina el campo Fecha de emisión con las características, Tipo de dato: Fecha/Hora,

Crear los campos de una tabla Formato: Fecha corta, Requerido: No, Indexado: No. El siguiente campo almacenará el importe de la factura, para crearlo siga los próximos pasos. Active la siguiente línea del panel superior, escriba Importe, como nombre del campo, aceptelo. Seleccione el tipo de dato Moneda y pulse <Enter>. El cursor quedará situado en la columna Descripción.

Crear los campos de una tabla Pulse <Enter> para aceptar la definición de este campo y poder definir el último. Escriba ¿Cobrada?, como nombre del campo, y pulse <Enter>. Seleccione el tipo de dato Sí/No y pulse <Enter> para aceptarlo y situar el cursor en la columna Descripción. Escriba Este campo indica si la factura ha sido cobrada, pulse <Enter>.

Crear los campos de una tabla Ahora interesa declarar como mínimo una clave o llave primaria. Esto nos permite relacionar la tabla con otras. Haga clic sobre un punto de la primera línea del panel superior, correspondiente al campo Factura. Seleccione Edición/Clave principal o haga clic sobre el botón con la llave en la barra de herramientas. El programa señalará el campo clave con un icono análogo al anterior.

Guardar la definición de una tabla Seleccione Archivo/Guardar o haga clic sobre el botón con el disco en la barra de herramientas. Escriba Facturas y haga clic sobre el botón Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo pero permanecerá la ventana de diseño. Con esto ha creado su primera tabla

Introducción de datos en la tabla Una vez creada la tabla, hay que introducir datos en ella. Este proceso se realiza de modo análogo al de la hoja de cálculos de Excel, con las siguientes particularidades: Los datos del campo Factura no hay que introducirlos, se hará automáticamente. No se preocupe si el dato de un campo no se visualiza completo; esto se debe al tamaño de la columna.

Introducción de datos en la tabla Los datos del campo Fecha emisión puede introducirlos en cualquier formato de fecha; Access, automáticamente, los mostrará en el formato seleccionado en la definición del campo. Al introducir el importe en el campo Importe, no debe escribir el símbolo monetario ya que el Access lo hará automáticamente. Los campos lógicos, como ¿Cobrada?, presentan una casilla de verificación.

Introducción de datos en la tabla Tenga en cuenta que introducir datos en una tabla equivale a introducir registros en ella ya que, al escribir los datos de una misma persona, factura, etc., se añade un registro a la tabla. No olvide que cada fila constituye un registro. Mientras esté introduciendo datos en una tabla, Access mostrará unos indicadores, en ciertos registros, para señalar alguna de estas situaciones:

Introducción de datos en la tabla El registro en el que se están introduciendo los datos presentará el indicador , para señalar que ha sido modificado. Por debajo de esta fila, existirá otra vacía, con el indicador , que avisa que en ella se puede introducir un nuevo registro. Cuando el cursor está en un registro y no se ha realizado ninguna modificación, éste mostrará el indicador , que quiere decir que ése es el registro activo.

Introducción de datos en la tabla Introduzca los siguientes datos en la tabla . Factura: Este es automático Matrícula: M-0251-AS Cliente: Manolo Figuerete Fecha emisión: Importe: Carlos Cabello ¿Cobrada?: Juan Estevez