Capítulo 2: Ciclo de vida del Proyecto y organización Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Cuarta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Ciclo de vida del proyecto “El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”, Pmbok, cuarta edición Tamaño Complejidad Necesidades de Control Proyecto Fase

Fases del Proyecto Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse, Pmbok, cuarta edición. Proyecto Fase Número Grado de control

Ciclo de vida del proyecto Niveles típicos de costos y personal Estructura del ciclo de vida Características Nivel de costo Dotación de personal Influencia de los interesados Riesgos Incertidumbres Costo de los cambios Impacto de la variable en función del tiempo En las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto: Las necesidades de recursos son generalmente más bajas El nivel de incertidumbre (riesgo) es más alto Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad de influir en el proyecto En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto: La certeza de completar un proyecto aumenta Se necesitan más recursos La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en: Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto El patrocinador aprueba la realización del proyecto

Relaciones Ciclo de vida del Producto y del proyecto Organización Operación 1 Fase Operación 2 Operación 3 Operación 4 Operación m Proyecto 1 Proyecto 3 Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 4

Ciclo de vida del proyecto y Fases del Proyecto El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen: Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase Qué entregables se producen y cuándo Quién está involucrado en cada fase Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado en cada fase Un entregable es un producto o un servicio producido o facilitado como parte de un proyecto

Relaciones básicas entre fases Relación secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anterior Relación de superposición: Una fase se inicia antes de que finalice la anterior Relación iterativa: una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual

Ejemplo de Proyecto en una sola Fase

Ejemplo de Proyecto de tres Fases

Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

Ejemplo de ciclo de vida del proyecto Viabilidad del proyecto Adquisición del proyecto Concepto Desarrollo Implementación Cierre Plan de Gestión Estimación preliminar de costos EDT 2 niveles Plan de gestión del proyecto Estimación del presupuesto de gastos EDT 3+ niveles Paquete final de trabajo Estimación definitiva Del costo Reportes de desempeño Trabajo terminado Lecciones aprendidas Aceptación del cliente Ejemplo de entregables para cada fase

Importancia de las Fases del Proyecto y Revisiones de gestión Las revisiones de gestión, también llamadas salidas de fase o puntos de muerte, se deben efectuar después de cada fase con el fin de evaluar el progreso del proyecto, sus posibilidades de éxito, y si continúa siendo compatible con los objetivos de la organización

Ciclo de vida del Producto* Los productos también tienen su ciclo de vida Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto que, generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres y números son determinados por las necesidades de fabricación y control de la organización”, Pmbok cuarta edición Ciclo de vida del Producto Fase * Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”, Pmbok cuarta edición

Proyectos no pueden ejecutarse aislados Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la Empresa Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos en el contexto de la organización

Proyectos no pueden ejecutarse aislados

Estructuras organizacionales Tres estructuras básicas de las organizaciones Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO Por Proyectos: Gerentes de programa informan al CEO Matricial: término medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o más jefes; la estructura puede ser de matriz débil, equilibrada o fuerte CEO: chief executive officer

Estructura organizacional funcional

Estructura organizacional orientada a proyectos

Estructura organizacional matricial débil

Estructura organizacional matricial fuerte

Estructura organizacional matricial equilibrada

Estructura organizacional combinada

Influencia de la estructura organizacional en los proyectos

Cultura Organizacional La cultura organizacional es un conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organización Muchos expertos creen que las causas subyacentes de los problemas de muchas empresas, no es la estructura o el personal, es la cultura

Gestión de los interesados del proyecto Los gerentes de proyectos deben tomarse el tiempo para identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyecto Usar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto La alta gerencia y los altos ejecutivos son importantes interesados del proyecto

Necesidad de estándares organizacionales Los estándares y directrices ayudan a los gerentes de proyectos a ser más efectivos La alta gerencia puede fomentar: La utilización de formularios estándar y programas informáticos para la gestión de proyectos El desarrollo y uso de directrices para redactar los planes de un proyecto o para proporcionar información del estado La creación de una oficina de gestión de proyectos o centro de excelencia

Fin Preguntas

Resumen del capítulo Las organizaciones tienen cuatro marcos diferentes: estructural, recursos humanos, políticos y simbólicos La estructura y la cultura de una organización tienen fuertes implicaciones para los administradores de proyectos Los gerentes de proyecto deben considerar varios factores debido al contexto único de los proyectos Ciclo de vida de los proyectos Los proyectos deben superar con éxito cada fase del ciclo de vida del proyecto Ciclo de vida del producto

Objetivos de Aprendizaje Describir la Gestión de Proyectos como Sistema y cómo se aplica a los proyectos Comprender las organizaciones, incluidos los cuatro marcos, estructuras organizacionales y cultura organizacional Explicar por qué la administración de los interesados y el compromiso de la alta dirección son esenciales para el éxito de un proyecto Comprender los conceptos fase de proyecto y ciclo de vida del proyecto y distinguir entre el desarrollo de proyectos y desarrollo de productos Discutir los atributos únicos y la naturaleza diversa de proyectos

Entendiendo las organizaciones Marco estructural: Se enfoca en roles y responsabilidades, coordinación y control. Los organigramas ayudan a definir este marco. Marco de recursos humanos: Se enfoca en encontrar una armonía entre las necesidades de la organización y las necesidades de las personas. Marco político: Asume que las organizaciones son coaliciones compuestas por individuos variados y grupos de individuos. Conflicto y poder, son temas clave Marco simbólico: Se enfoca en los símbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importante