ARCHIVO Normas de clasificación.

Tipos de clasificación Clasificación alfabética. Clasificación numérica. Clasificación alfanumérica. Clasificación geográfica. Clasificación cronológica. Clasificación por asunto o tema. 2

Clasificación alfabética Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos: nombre, título, formato, tipo de documento… La palabra clave se llama ordenatriz. 3

VENTAJAS DESVENTAJAS Es un tipo de archivo fácil de usar. Permite la ampliación: pueden incluirse nuevos expedientes sin necesidad de mover el resto. El alfabeto es conocido por todos. Hay que determinar la palabra ordenatriz. Si se extrae un expediente debe dejarse una señal para que se sepa que falta. 4

El nombre completo de una persona consta de nombre(s) y apellidos paterno y materno. Al archivar un documento relacionado con una persona: Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por último el nombre(s), antecedido de una coma. Leticia Garrido Ruiz Garrido Ruiz, Leticia Luis Álvarez Cortés Álvarez Cortés, Luis Carmen Martínez Díaz Martínez Díaz, Carmen 5

NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA NOMBRES DE PERSONA Personas individuales: la palabra ordenatriz es el primer apellido. Si es igual se ordena por el segundo. Si también es igual se ordena por el nombre. Apellidos compuestos: se consideran como unidos. Las partículas de, el, la, y en los apellidos no se tienen en cuenta a efectos de ordenación. Si el nombre está en inglés, lo clasificaremos teniendo en cuenta esta partícula. 6

NOMBRES DE PERSONA Para el archivo no existen letras dobles (ll, rr, ch), éstas siempre se tomarán como consonantes sencillas seguidas de otra. Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno. Ejemplo: José Luis Carmona González Carmona González, José Luis Jorge Carmona Valdés. Carmona Valdés, Jorge Patricia Díaz Gutiérrez. Díaz Gutiérrez, Patricia Elvira Díaz Flores. Díaz Flores, Elvira 7

NOMBRES DE PERSONA Cuando dos o más personas tienen el mismo apellido paterno y materno, se archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre. Ejemplo: Victoria Rosas Torres Rosales Pérez, Alejandra Luis Rosales Pérez Rosales Pérez, Luis Josefina Rosas Torres Rosas Torres, Josefina Alejandra Rosales Pérez Rosas Torres, Victoria 8

NOMBRES DE PERSONA Si las personas tienen un título o grado (académico, eclesiástico, militar) se escribe la abreviatura de éste después del nombre y entre paréntesis. Ejemplo: Dra. Martha Rivas Gaytán Barrera Torres, Lucía (Profa) Profa. Lucía Barrera Torres Chávez Suárez, Ernesto (Gral.) Lic. Mario Robledo Martínez Rivas Gaytán, Martha (Dra.) Gral. Ernesto Chávez Suárez Robledo Martínez, Mario (Lic.) 9

NOMBRES DE PERSONA Apellido de esposo, nombre de la persona, apellido paterno y la preposición «de» entre paréntesis o la abreviatura Vda. de, sin olvidar que si tiene un título siempre irá después del nombre y a éste le antecede una coma. Ejemplo: Teresa Villafuente de Medina. Medina, Teresa Villafuente (de) María Salazar de Miranda. Miranda, Maria Salazar (de) C.P. Luisa Almaguer de Nava. Mora, Ana (Ing.) García Vda. de Ing. Ana García Vda. de Mora. Nava, Luisa (C.P.) Almaguer (de) 10

NOMBRES DE PERSONA Los apellidos con preposiciones, artículos o prefijos (de, del, de la, de los, entre otros) se archivan después del nombre. Cuando forman parte del primer apellido, se escriben después del nombre. Si la partícula va en mayúscula, se considera parte del apellido, entonces es la palabra ordenatriz. Ejemplo: Virginia de los Cobos Ríos. Cobos Ríos, Virgina de los Luís de los Ríos Ruiz. Ríos Ruiz, Ángela de los (Arq.) Arq. Ángela de los Ríos Ruiz. Ríos Ruiz, Luis de los Dra. Laura de la Cuadra de Rubio. Rubio, Laura de la (Dra.) Cuadra (de) 11

NOMBRES DE PERSONA Si los artículos se encuentran en el segundo apellido, no se separan de éste. Ejemplo: Fernando Camarena de la Madrid. Baeza de los Monteros, Laura (Lic.) Luz Baeza de los Monteros. Baeza de los Monteros, Luz Lic. Laura Baeza de los Monteros. Camarena de la Madrid, Fernando Ana Carrión de del Río. del Río, Ana Carrión (de) 12

NORMAS DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA NOMBRES DE EMPRESA Se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo con significado distinto. No se tendrán en cuenta palabras genéricas como Sociedad, Compañía, Bar, Café… Los organismos oficiales se clasifican por su denominación genérica. Ayuntamiento de Palma, Ayuntamiento de Inca… se ordenan por la letra “A”. En nombre de empresa extranjera tendremos en cuenta el primer nombre que aparece. 13